What a Malaysian Statutory Financial Statement Pack Contains

Tanya seorang pengarah Malaysia apa yang dihantar ke SSM setiap tahun dan jawapannya biasanya “akaun”. Tanya pula tandatangan yang mana antara empat tandatangan pada akaun itu adalah miliknya, dan jawapannya mula kabur.

Pek ini terdiri daripada lima dokumen, di bawah empat seksyen berbeza dalam Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016), dengan empat peraturan penandatanganan yang berbeza. Dua daripadanya terletak dalam subseksyen bersebelahan pada seksyen yang sama dan sering dikelirukan antara satu sama lain. Panduan pesaing memperlakukan keseluruhannya sebagai satu kelompok yang dipanggil “penyata kewangan”, dan itulah sebabnya pengarah akhirnya menandatangani deklarasi berkanun yang tidak pernah mereka baca.

Lima dokumen itu

Dokumen	Statut	Siapa menandatangani
Penyata kewangan	s.244, s.248, s.249, s.250	Diluluskan oleh Lembaga Pengarah di bawah s.251(1)(a)
Penyataan oleh pengarah	s.251(2)–(3)	Sekurang-kurangnya dua pengarah, atau pengarah tunggal
Deklarasi berkanun	s.251(1)(b)	Seorang pengarah, atau orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan
Laporan pengarah	s.252, kandungan dalam s.253	Sekurang-kurangnya dua pengarah, atau pengarah tunggal, bagi pihak pengarah
Laporan juruaudit	s.266	Juruaudit

Segala di bawah ini adalah huraian bagi jadual tersebut.

1. Penyata kewangan

Seksyen 248(1) meletakkan kewajipan ke atas pengarah setiap syarikat untuk menyediakan penyata kewangan — dalam tempoh lapan belas bulan dari pemerbadanan, dan seterusnya dalam tempoh enam bulan selepas setiap akhir tahun kewangan.

Seksyen 244(1) mengaplikasikan piawaian perakaunan yang diluluskan, iaitu MFRS atau MPERS sebagaimana dikeluarkan oleh Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (Malaysian Accounting Standards Board). Seksyen 249(1) menghendaki gambaran benar dan saksama (true and fair view) bagi kedudukan kewangan. Seksyen 250 membawa masuk penyatuan (consolidation) apabila syarikat itu adalah syarikat induk.

Penalti ini terpakai kepada individu: mana-mana pengarah yang melanggar s.248 boleh disabitkan kesalahan dengan denda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga satu tahun, atau kedua-duanya. Ini bukan yuran kaunter pentadbiran — ia adalah pendedahan jenayah ke atas pengarah itu secara peribadi.

Seksyen 251(1)(a) menghendaki penyata kewangan diluluskan oleh Lembaga Pengarah. Ini adalah tindakan lembaga yang diminitkan, dan ia mencetuskan segala-galanya yang selebihnya dalam pek ini.

2. Penyataan oleh pengarah

Ini adalah dokumen yang paling kerap dipanggil “penyataan pengarah”, dan ia bukan laporan pengarah.

Seksyen 251(2) menghendaki pengarah membuat penyataan, selaras dengan resolusi Lembaga Pengarah, yang menyatakan sama ada pada pendapat mereka penyata kewangan — dan jika berkaitan, penyata kewangan disatukan — telah disediakan mengikut piawaian perakaunan yang berkenaan supaya memberikan gambaran benar dan saksama bagi kedudukan kewangan dan prestasi kewangan syarikat serta kumpulan.

Seksyen 251(3) menetapkan tandatangan: sekurang-kurangnya dua pengarah, atau dalam kes pengarah tunggal, pengarah itu. Ia mesti dilampirkan pada penyata kewangan untuk diedarkan di bawah s.257.

3. Deklarasi berkanun

Subseksyen berbeza, penandatangan berbeza, sifat undang-undang yang berbeza.

Seksyen 251(1)(b) menghendaki penyata kewangan disertai dengan deklarasi berkanun yang dibuat oleh seorang pengarah — atau, jika pengarah itu bukan orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan syarikat, oleh orang yang bertanggungjawab demikian — yang menyatakan pendapatnya sama ada penyata kewangan itu betul atau sebaliknya dan, jika berkaitan, penyata kewangan disatukan.

Dua perkara praktikal timbul daripada perkataan itu, dan kedua-duanya sering terlepas pandang.

Ia melibatkan seorang, bukan dua. Peraturan dua tandatangan itu terpakai kepada s.251(2)–(3). Deklarasi ini adalah oleh seorang pendeklar sahaja.

Ia tidak semestinya seorang pengarah. Jika pengarah bukan orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan, Akta mengarahkan deklarasi itu kepada orang yang bertanggungjawab demikian — dalam kebanyakan syarikat, pengurus kewangan atau akauntan. Ini bukan pewakilan kewajipan pengarah; ia adalah pengiktirafan bahawa orang yang tahu sama ada angka itu betul sepatutnya orang yang bersumpah mengenainya.

Seksyen 251(4) membawa sekatan bagi keseluruhan seksyen ini: berhubung dengan mana-mana penyata kewangan yang diedarkan, diterbitkan atau dikeluarkan, syarikat dan setiap pegawai yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan, boleh didenda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga satu tahun, atau kedua-duanya.

4. Laporan pengarah

Seksyen 252(1): pengarah hendaklah menyediakan, bagi setiap tahun kewangan, satu laporan yang dilampirkan pada penyata kewangan yang disediakan di bawah s.248.

Seksyen 252(2): diluluskan oleh Lembaga Pengarah, dan ditandatangani bagi pihak pengarah oleh sekurang-kurangnya dua pengarah, atau oleh pengarah itu jika hanya seorang.

Seksyen 252(3) adalah peruntukan yang sering terlepas pandang. Setiap salinan laporan pengarah yang dibentangkan di hadapan mesyuarat agung tahunan (AGM) di bawah s.340, dihantar kepada ahli di bawah s.257, atau sebaliknya diedarkan, diterbitkan atau dikeluarkan oleh syarikat hendaklah menyatakan nama orang yang menandatangani laporan itu bagi pihak pengarah. Tandatangan imbasan tanpa nama bercetak tidak memenuhi syarat ini.

Kandungannya ditetapkan, bukan bebas bentuk. Seksyen 253(1) menghendaki:

• nama setiap orang yang menjadi pengarah semasa tahun kewangan itu, dan semasa tempoh dari akhir tahun kewangan sehingga tarikh laporan itu;
• aktiviti utama syarikat semasa tahun kewangan itu, termasuk anak syarikatnya; dan
• perkara yang dinyatakan dalam Jadual Kelima.

Seksyen 253(2) meluaskan rujukan itu kepada perusahaan subsidiari yang disertakan dalam penyata kewangan disatukan. Seksyen 253(3) membenarkan — tetapi tidak mewajibkan — satu tinjauan perniagaan (business review) sebagaimana dinyatakan dalam Bahagian II Jadual Kelima.

Penalti ini berbeza. Seorang pengarah yang gagal mengambil segala langkah munasabah untuk memastikan pematuhan s.252(1) berdepan denda sehingga RM500,000 atau penjara setahun. Pelanggaran s.252(2) — peraturan kelulusan dan tandatangan — membawa denda yang lebih rendah sehingga RM20,000 ke atas syarikat dan setiap pegawai.

5. Laporan juruaudit

Seksyen 266(1): setiap juruaudit hendaklah melaporkan kepada ahli mengenai penyata kewangan dan mengenai rekod perakaunan serta rekod lain syarikat yang berkaitan dengan penyata kewangan tersebut, dan mengenai penyata kewangan disatukan jika ada.

Ke mana laporan itu pergi bergantung pada syarikat. Bagi syarikat awam, ia dibentangkan di hadapan mesyuarat agung tahunan. Bagi syarikat sendirian, ia diedarkan kepada ahli, atau dibentangkan di hadapan mesyuarat ahli.

Seksyen 266(2) menetapkan kandungannya. Juruaudit mesti menyatakan sama ada penyata kewangan itu, pada pendapatnya, disediakan dengan betul supaya memberikan gambaran benar dan saksama bagi perkara yang dikehendaki oleh s.249, mengikut Akta, dan mengikut piawaian perakaunan yang diluluskan yang berkenaan — dengan pengecualian bagi penyata kewangan yang disediakan untuk pihak berkuasa di bawah s.26D Akta Pelaporan Kewangan 1997 (Financial Reporting Act 1997), yang tertakluk kepada spesifikasi pihak berkuasa tersebut.

Pek yang dikecualikan audit

Pengecualian audit menggugurkan satu daripada lima dokumen. Ia tidak menggugurkan apa-apa lagi.

Arahan Amalan 10/2024 (Practice Directive 10/2024) adalah jelas. Perenggan 15 menghendaki syarikat yang dikecualikan memfailkan penyata kewangan tidak diaudit berserta sijil yang diperlukan, mematuhi seksyen 258 dan 259. Perenggan 16 menghendaki penyata itu mematuhi piawaian perakaunan yang diluluskan di bawah s.244(1). Perenggan 17 menghendaki ia difailkan bersama-sama laporan pengarah, penyataan oleh pengarah, deklarasi berkanun dan mana-mana laporan lain yang perlu difailkan, termasuk pemfailan di bawah seksyen 251 dan 252.

Perenggan 18 menambah item kelima: satu sijil pengecualian audit yang menyatakan perkara dalam Lampiran 1 — bahawa ahli tidak meminta audit bagi tahun tersebut, bahawa pengarah mengakui tanggungjawab mereka bagi rekod perakaunan dan penyediaan penyata kewangan, dan bahawa penyata itu disediakan mengikut piawaian yang diluluskan yang berkenaan dikeluarkan oleh MASB. Perenggan 19 menghendaki ia ditandatangani oleh seorang pengarah, dan jika pengarah itu bukan orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan, nama orang yang bertanggungjawab itu juga mesti dinyatakan — pembahagian yang sama seperti deklarasi berkanun.

Jadi, sebuah syarikat sendirian yang dikecualikan menghimpunkan empat dokumen berkanun ditambah satu sijil, dan menjimatkan yuran audit. Ia tidak menjimatkan penyediaan akaun.

Apa yang SSM lakukan dengan pek ini

Di bawah MBRS 2.0, dokumen-dokumen ini bukan lampiran. Setiap satunya adalah struktur yang ditanda (tagged) dalam instans XBRL, dengan konsepnya sendiri dalam Taksonomi SSM (SSM Taxonomy): 24 konsep bagi laporan pengarah, 29 bagi penyataan oleh pengarah, 22 bagi laporan juruaudit kepada ahli, dan 11 bagi tinjauan perniagaan pengarah.

Kesan praktikalnya ialah laporan pengarah yang ditulis sebagai prosa dan tidak pernah dipetakan kepada tajuk s.253 dan Jadual Kelima akan menjadi masalah penandaan (tagging) semasa waktu pemfailan. Merangka laporan itu mengikut struktur berkanun sejak awal menghapuskan kerja tersebut sepenuhnya.

Kesilapan lazim

• Mengelirukan penyataan oleh pengarah dengan deklarasi berkanun. Dua dokumen, dua subseksyen s.251, dua peraturan penandatanganan yang berbeza.
• Meminta dua pengarah menandatangani deklarasi berkanun kerana disangka peraturan dua pengarah terpakai. Peraturan itu terpakai kepada s.251(3), bukan s.251(1)(b).
• Seorang pengarah bersumpah atas deklarasi itu sedangkan pengurus kewangan adalah orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan. Akta mengarahkan kepada orang tersebut.
• Tertinggal nama bercetak penandatangan daripada laporan pengarah. Seksyen 252(3) menghendaki setiap salinan yang diedarkan menyatakannya.
• Memperlakukan laporan pengarah sebagai naratif. Seksyen 253 dan Jadual Kelima menetapkan kandungannya; tinjauan perniagaan di bawah Bahagian II adalah bahagian pilihan.
• Menyenaraikan hanya pengarah yang berjawatan pada akhir tahun. Seksyen 253(1)(a) turut menghendaki mereka yang berjawatan antara akhir tahun dan tarikh laporan itu.
• Menyangka pengecualian audit mengurangkan pek itu kepada akaun sahaja. Perenggan 17 PD 10/2024 mengekalkan empat dokumen dan perenggan 18 menambah dokumen kelima.
• Memetik denda pemfailan RM50,000 sebagai keseluruhan risiko. Seksyen 248(3), 251(4) dan 252(4) masing-masing membawa denda sehingga RM500,000 dan penjara setahun.

Langkah seterusnya

Ambil pek terakhir yang telah ditandatangani dan semak tiga perkara terhadap halaman ini: bahawa deklarasi berkanun dibuat oleh orang yang betul, bahawa laporan pengarah menyatakan nama penandatangan, dan bahawa pengarah yang disenaraikan termasuk sesiapa yang masuk atau keluar antara akhir tahun dan tarikh laporan itu. Ketiga-tiga perkara ini yang paling kerap timbul, dan ketiga-tiganya boleh dibetulkan pada peringkat merangka tanpa sebarang kos tambahan.

Kemudian, kira ke belakang dari akhir tahun kewangan anda ke tarikh pengedaran, kerana di bawah s.259(1)(a) jam pemfailan tidak bermula sehingga pengedaran berlaku.