Financial Reporting Deadlines for a Malaysian Company

Tanya kebanyakan sumber Malaysia bila penyata kewangan perlu diserahkan dan anda akan diberitahu salah satu daripada dua perkara: enam bulan selepas akhir tahun, atau tujuh bulan selepas akhir tahun. Kedua-duanya adalah jawapan separuh, dan separuh yang tertinggal itulah yang menyebabkan penyerahan lewat.

Akta Syarikat 2016 menetapkan dua jam yang berjalan secara berurutan. Seksyen 258(1)(a) memberikan syarikat sendirian enam bulan dari akhir tahun kewangan untuk mengedarkan penyata kewangan dan laporan kepada ahlinya. Seksyen 259(1)(a) kemudian memberikan tiga puluh hari dari tarikh edaran tersebut untuk menyerahkannya kepada Pendaftar.

Tiga puluh hari dari edaran. Bukan tiga puluh hari dari tanda enam bulan.

Kesan praktikalnya berjalan bertentangan dengan intuisi. Mengedarkan pada bulan keempat tidak memberikan anda tambahan dua bulan untuk penyerahan — sebaliknya ia memulakan jam penyerahan anda dua bulan lebih awal. Satu-satunya cara untuk mencapai had luar kira-kira tujuh bulan ialah dengan mengedarkan pada hari terakhir yang dibenarkan, iaitu tepat sikap yang tidak meninggalkan sebarang ruang jika juruaudit atau proses penandaan (tagging) lewat.

Setiap tarikh akhir pelaporan statutori

Kewajipan	Jam	Bermula dari	Statut	Pihak Berkuasa
Menyediakan penyata kewangan pertama	18 bulan	Tarikh pemerbadanan	s.248(1)(a) CA 2016	SSM
Menyediakan penyata kewangan, setiap tahun selepas itu	6 bulan	Akhir tahun kewangan	s.248(1)(b) CA 2016	SSM
Merekodkan transaksi dalam rekod perakaunan	60 hari	Penyempurnaan transaksi	s.245(2) CA 2016	SSM
Mengedarkan penyata kewangan — syarikat sendirian	6 bulan	Akhir tahun kewangan	s.258(1)(a) CA 2016	SSM
Mengedarkan penyata kewangan — syarikat awam	Sekurang-kurangnya 21 hari sebelum	Tarikh AGM	s.258(1)(b) CA 2016	SSM
Mengadakan AGM — syarikat awam sahaja	6 bulan dan 15 bulan	Akhir tahun kewangan, dan AGM terakhir	s.340(1)(a) CA 2016	SSM
Menyerahkan penyata kewangan — syarikat sendirian	30 hari	Tarikh edaran	s.259(1)(a) CA 2016	SSM
Menyerahkan penyata kewangan — syarikat awam	30 hari	AGM	s.259(1)(b) CA 2016	SSM
Menyerahkan sijil EPC sebagai ganti	30 hari	Tarikh edaran	s.260(1) CA 2016	SSM
Menyerahkan penyata tahunan	30 hari	Ulang tahun pemerbadanan	s.68 CA 2016	SSM
Menyimpan rekod perakaunan	7 tahun	Penyempurnaan transaksi	s.245(3) CA 2016	SSM
Memfailkan Borang C	7 bulan, ditambah satu bulan tempoh tangguh e-Filing	Hari berikutnya selepas penutupan tempoh perakaunan	s.77A(1) ITA 1967	LHDN
Mengemukakan CP204	30 hari sebelum	Permulaan tempoh asas	s.107C ITA 1967	LHDN

Dua baris ini wajar diberi perhatian lanjut.

Penyata tahunan tidak berubah mengikut akhir tahun kewangan anda. Ia berjalan dari ulang tahun pemerbadanan, dan s.68(2) bermakna tiada penyata tahunan perlu diserahkan pada tahun kalendar syarikat itu diperbadankan. Syarikat yang menyusun semula kalendar pematuhan mereka selepas perubahan akhir tahun sering turut menyeret penyata tahunan bersama, yang salah dalam kedua-dua arah.

Seksyen 258(1)(b) ialah tarikh akhir yang bersifat ke belakang. Bagi syarikat awam, kewajipan edaran itu bukan langsung suatu tempoh selepas akhir tahun — ia adalah sekurang-kurangnya dua puluh satu hari sebelum AGM. Kekangan enam bulan itu terletak dalam s.340, berkenaan mesyuarat itu sendiri.

Tahun kewangan pertama

Seksyen 248(1)(a) menghendaki pengarah setiap syarikat menyediakan penyata kewangan dalam tempoh lapan belas bulan dari tarikh pemerbadanan. Ini adalah kewajipan penyediaan, bukan penyerahan — jam s.258 dan s.259 kemudian berjalan berdasarkan akhir tahun kewangan yang anda pilih dalam tempoh tersebut.

Seorang pengarah yang melanggar s.248 melakukan suatu kesalahan yang membawa denda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga satu tahun, atau kedua-duanya, di bawah s.248(3). Perhatikan di mana liabiliti itu terletak: ke atas pengarah secara peribadi, bukan ke atas syarikat.

Kelonggaran lapan belas bulan itu bukannya percuma. Lihat tahun kewangan pertama anda untuk mengetahui kesan tempoh pertama yang panjang terhadap ujian pengecualian audit.

Lanjutan masa, dan tempoh masa hadapan yang sering menjerat orang

Seksyen 259(2) membenarkan Pendaftar melanjutkan tempoh tersebut, tetapi hanya jika permohonan dibuat sebelum tempoh itu tamat. Seksyen 609(2) ialah kuasa lanjutan am bagi mana-mana penyerahan, dan s.340(4) merangkumi AGM syarikat awam. Nota Amalan 3/2018 menetapkan berapa lama lebih awal setiap permohonan mesti dikemukakan.

Situasi	Permohonan mesti sampai kepada Pendaftar	Sumber
Syarikat sendirian, edaran tidak dapat dibuat tepat pada masanya	Sekurang-kurangnya 7 hari sebelum hari terakhir tempoh edaran	PN 3/2018 para 13
Syarikat sendirian, penyerahan tidak dapat dibuat tepat pada masanya	Sekurang-kurangnya 7 hari sebelum hari terakhir tempoh penyerahan	PN 3/2018 para 14
Mana-mana dokumen yang tempoh penyerahan ditetapkannya 7 hari atau kurang	Sekurang-kurangnya 3 hari sebelum tamatnya peristiwa tersebut	PN 3/2018 para 9
Lanjutan selanjutnya bagi tempoh yang telah dilanjutkan	Sekurang-kurangnya 7 hari sebelum hari terakhir tempoh yang dilanjutkan	PN 3/2018 para 8
Syarikat awam, edaran atau penyerahan tidak dapat dibuat tepat pada masanya	Sekurang-kurangnya 30 hari sebelum hari terakhir untuk mengadakan AGM	PN 3/2018 paras 21–22

Setiap permohonan dikenakan bayaran RM100, dan perenggan 16 menjelaskan bahawa permohonan kedua untuk melanjutkan tempoh yang telah dilanjutkan dikenakan RM100 lagi. SSM tidak menerbitkan sebarang had panjang lanjutan maksimum — perenggan 7 hanya menganggap dokumen yang diserahkan dalam tempoh lanjutan yang diluluskan sebagai telah diserahkan tepat pada masanya.

Tempoh masa hadapan tujuh hari itulah perangkapnya. Syarikat yang baru menyedari pada hari terakhir tempoh edaran enam bulan bahawa audit belum selesai sudah pun terlepas peluang untuk memohon lanjutan masa.

Kos kelewatan

Dua akibat berasingan, dan kedua-duanya bukan alternatif antara satu sama lain.

Penalti pentadbiran penyerahan lewat terkandung dalam Arahan Amalan 1/2017 sebagaimana disemak pada 1 Oktober 2024, perenggan 17. Ia terpakai kepada mana-mana dokumen yang diserahkan selepas tempoh masa yang ditetapkan, dan jalur-jalur itu hanya bermula selepas tujuh hari.

Berapa lewat	Syarikat sendirian	Syarikat awam atau asing
Lebih 7 hari, tidak lebih 3 bulan	RM50	RM150
Lebih 3 bulan, tidak lebih 6 bulan	RM100	RM250
Lebih 6 bulan, tidak lebih 12 bulan	RM150	RM300
Lebih 12 bulan	RM200	RM500

Perenggan 18 memberikan Pendaftar budi bicara untuk mengecualikan penalti tersebut secara keseluruhan atau sebahagian jika kealpaan itu berlaku secara tidak sengaja atau disebabkan kecuaian, atau jika ia adil dan saksama untuk berbuat demikian.

Peruntukan kesalahan pula berada pada tahap yang jauh lebih berat.

Seksyen	Siapa yang bertanggungjawab	Denda	Denda harian berterusan
s.248(3) — gagal menyediakan	Mana-mana pengarah	Sehingga RM500,000, atau 1 tahun, atau kedua-duanya	—
s.258(3) — gagal mengedarkan	Syarikat dan setiap pegawai	Sehingga RM50,000	Sehingga RM500 sehari
s.259(3) — gagal menyerahkan	Setiap pegawai	Sehingga RM50,000	Sehingga RM1,000 sehari
s.260(3) — sijil EPC	Syarikat dan setiap pegawai	Sehingga RM20,000	Sehingga RM1,000 sehari

Dua ketidaksimetrian yang wajar diperhatikan. Seksyen 259(3) dikenakan ke atas setiap pegawai dan langsung tidak menyebut syarikat, sedangkan s.258(3) menyebut kedua-duanya. Dan denda harian berterusan di bawah s.259 adalah dua kali ganda daripada di bawah s.258 — Akta itu menganggap kegagalan memfailkan sebagai lebih teruk berbanding kegagalan mengedarkan.

Kesilapan biasa

• Menganggap enam bulan dan tiga puluh hari itu sebagai satu tempoh tujuh bulan. Kedua-duanya berurutan. Tarikh akhir penyerahan anda bergantung kepada tarikh sebenar anda mengedarkan penyata kewangan.
• Mengedarkan lebih awal demi keselamatan. Ini menggerakkan tarikh akhir penyerahan anda lebih awal dengan jumlah yang sama tepat.
• Memohon lanjutan masa pada tarikh akhir itu sendiri. Permohonan mesti sampai tujuh hari sebelumnya, atau tiga puluh hari sebelum AGM bagi syarikat awam.
• Menganggap pengecualian audit menghapuskan tarikh akhir. Perenggan 15 PD 10/2024 mengekalkan s.258 dan s.259 berkuat kuasa bagi penyata kewangan yang tidak diaudit, berserta sijil yang dilampirkan.
• Menjadualkan semula penyata tahunan mengikut akhir tahun kewangan. Ia berjalan berdasarkan ulang tahun pemerbadanan di bawah s.68.
• Menganggap penalti PD 1/2017 sebagai keseluruhan risiko. RM200 hanyalah yuran pentadbiran; s.259(3) ialah RM50,000 ke atas setiap pegawai ditambah RM1,000 sehari.
• Terlupa bahawa penyerahan bermaksud pemfailan MBRS yang diterima. Penyerahan yang dipersoalkan dan dikembalikan belum lagi diserahkan, dan jam itu tidak berhenti semasa anda membetulkan penandaan (tagging).

Langkah seterusnya

Ambil tarikh edaran sebenar tahun lepas, bukan tarikh akhirnya, dan kira ke hadapan tiga puluh hari daripadanya. Itulah tarikh pemfailan MBRS anda mesti diterima. Jika jurang antara tarikh biasa pengesahan audit anda dengan tarikh tersebut kurang daripada tiga minggu, permohonan lanjutan masa — tujuh hari sebelum tarikh akhir edaran — wajar dimasukkan ke dalam kalendar sekarang dan bukannya pada minggu ia diperlukan.