Circulating and Lodging Financial Statements: The Two Deadlines

Tanya seorang pengarah Malaysia bila akaun syarikatnya perlu difailkan di SSM, dan anda akan mendapat salah satu daripada dua jawapan: “enam bulan selepas akhir tahun” atau “tujuh bulan selepas akhir tahun.” Kedua-duanya salah, kerana soalan ini mempunyai dua jawapan, dan jawapan kedua bergantung kepada bila jawapan pertama berlaku.

Hampir setiap laman pesaing menyatakan satu tarikh akhir sahaja dan mengabaikan yang satu lagi. Peninggalan itulah puncanya syarikat memfailkan lewat sedangkan mereka menyangka mereka awal.

Dua jam yang berjalan

Jam pertama — edaran. Di bawah s.258(1)(a) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016), sebuah syarikat persendirian mesti mengedarkan penyata kewangan dan laporannya dalam tempoh enam bulan dari akhir tahun kewangannya. Edaran bermaksud seperti yang dinyatakan dalam s.257(1): menghantar satu salinan kepada setiap ahli, setiap orang yang berhak menerima notis mesyuarat agung, setiap juruaudit, dan setiap pemegang debentur yang memintanya, ke alamat terakhir yang diketahui yang diberikan kepada syarikat.

Jam kedua — pemfailan. Di bawah s.259(1)(a), syarikat mesti memfailkan penyata kewangan tersebut dengan Pendaftar dalam tempoh 30 hari dari tarikh ia diedarkan kepada ahli-ahli di bawah seksyen 258.

Jam kedua tidak bermula pada akhir tahun kewangan. Ia bermula pada hari jam pertama berhenti. Kedua-duanya berjalan secara berturutan.

Sebab ramai orang tersilap

Akibatnya bercanggah dengan naluri: mengedarkan lebih awal menjadikan tarikh akhir pemfailan anda lebih awal.

Seorang pengarah yang mendapat audit ditandatangani pada bulan keempat, terus mengedarkannya, dan kemudian menyangka “peraturan enam bulan” masih melindunginya, sebenarnya baru sahaja memberikan dirinya tarikh akhir bulan kelima tanpa disedari.

Panduan SSM sendiri menggambarkan mekanisme ini. Dalam Bahagian M FAQ-nya, SSM membentangkan contoh sebuah syarikat yang mengedarkan penyata kewangan tertunggak bagi tiga tahun pada 30 Jun 2017, dan set keempat pada 30 November 2017. Hasilnya, dua tarikh akhir pemfailan berasingan dalam tahun yang sama — sebelum 30 Julai dan sebelum 30 Disember — kerana syarikat itu mengedarkan FS tersebut dua kali pada 2017. Tarikh pemfailan sentiasa terikat kepada peristiwa edaran, setiap kali.

Contoh kerja: Akhir Tahun Kewangan 31 Disember 2025

Langkah	Peraturan	Tarikh
Akhir tahun kewangan	—	31 Disember 2025
Hari terakhir untuk mengedarkan	s.258(1)(a), enam bulan	30 Jun 2026
Hari terakhir untuk memfailkan, jika diedarkan pada hari terakhir	s.259(1)(a), 30 hari	30 Julai 2026

Sekarang ubah satu pembolehubah. Audit selesai lebih awal dan para pengarah mengedarkan pada 15 April 2026:

Langkah	Tarikh
Edaran	15 April 2026
Hari terakhir untuk memfailkan	15 Mei 2026

Tahun kewangan yang sama, syarikat yang sama, tarikh akhir pemfailan dua bulan setengah lebih awal. Tiada apa-apa tentang 30 Julai 2026 yang kekal terpakai sebaik sahaja anda mengedarkan pada bulan April.

Had terluar — lebih kurang tujuh bulan selepas akhir tahun — hanya terpakai kepada syarikat yang mengedarkan pada hari terakhir yang dibenarkan. Itu adalah strategi yang sah, tetapi ia tidak meninggalkan sebarang ruang lega pada langkah edaran, iaitu langkah yang mempunyai kebergantungan luaran yang lebih sukar (juruaudit).

Syarikat awam beroperasi mengikut pencetus yang berbeza

Bagi syarikat awam, urutan ini berpaksikan mesyuarat agung tahunan (AGM), bukan edaran.

• Mengedarkan sekurang-kurangnya 21 hari sebelum AGM — s.258(1)(b). Tempoh ini hanya boleh dipendekkan jika semua ahli yang berhak hadir dan mengundi bersetuju, di bawah s.258(2).
• Mengadakan AGM dalam tempoh enam bulan dari akhir tahun kewangan, dan tidak lewat daripada 15 bulan selepas AGM terakhir — s.340(2).
• Memfailkan dalam tempoh 30 hari dari AGM — s.259(1)(b).

Jadi bagi syarikat awam, mengedarkan lebih awal langsung tidak menggerakkan tarikh akhir pemfailan. Mesyuaratlah yang menggerakkannya.

Apa yang sebenarnya difailkan

Pemfailan bukan sekadar akaun sahaja. Bergantung kepada syarikat:

• Syarikat yang diaudit: penyata kewangan dan laporan yang telah diaudit.
• Syarikat persendirian yang dikecualikan audit: penyata kewangan tidak diaudit yang mematuhi piawaian perakaunan yang diluluskan di bawah s.244(1), berserta laporan pengarah, penyataan oleh pengarah, akuan berkanun, pemfailan yang dikehendaki di bawah ss.251 dan 252, dan sijil pengecualian audit yang dikehendaki oleh Practice Directive 10/2024. Lihat penyata kewangan tidak diaudit.
• Syarikat persendirian dikecualikan yang memilih laluan s.260: satu sijil berkenaan status EPC, ditandatangani oleh seorang pengarah, juruaudit dan setiausaha, difailkan sebagai ganti keperluan s.259(1)(a) dalam tempoh 30 hari dari edaran.

Semua jumlah mesti dinyatakan dalam mata wang Malaysia, dan mana-mana dokumen dalam bahasa selain Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris mesti disertakan terjemahan yang disahkan — s.259(1)(c).

Sejak Fasa 3 pelaksanaan MBRS 2.0 pada 1 Jun 2025, penyata kewangan yang diaudit di bawah Akta Syarikat 2016 mesti difailkan dalam format XBRL melalui MBRS 2.0. Penyata kewangan tidak diaudit telah dimasukkan lebih awal, di bawah Fasa 1 pada 1 Disember 2024.

Apa kosnya jika lewat

Dua akibat berasingan, dan ia bukan alternatif antara satu sama lain.

Penalti pentadbiran kerana lewat memfailkan di bawah perenggan 17 Practice Directive 1/2017 (disemak 1 Oktober 2024) adalah dari RM50 hingga RM200 bagi syarikat persendirian bergantung kepada tempoh kelewatan, dan RM150 hingga RM500 bagi syarikat awam atau syarikat asing. Pendaftar mengekalkan budi bicara di bawah perenggan 18 untuk mengecualikan yuran tersebut sepenuhnya atau sebahagiannya sekiranya keciciran itu berlaku secara tidak sengaja, atau di mana ia adil dan saksama untuk berbuat demikian.

Kesalahan berkanun pula lebih besar dan berdiri sendiri. Di bawah s.259(3), setiap pegawai yang melanggar kewajipan pemfailan melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila disabitkan, dikenakan denda tidak melebihi RM50,000, dan bagi kesalahan berterusan, denda tambahan tidak melebihi RM1,000 bagi setiap hari kesalahan itu diteruskan. Kegagalan mengedarkan turut membawa kesalahannya sendiri di bawah s.258(3) — sehingga RM50,000, ditambah sehingga RM500 sehari.

Perhatikan perbezaan perkataan ini. s.258(3) melibatkan “syarikat dan setiap pegawai”. s.259(3) pula hanya melibatkan “setiap pegawai” — pendedahan tanggungjawab peribadi itulah intinya.

Jika anda bakal terlepas tarikh akhir

Mohon lanjutan masa sebelum tempoh itu tamat, bukan selepasnya. Seksyen 259(2) hanya memberi kuasa kepada Pendaftar untuk melanjutkan tempoh “jika permohonan lanjutan dibuat sebelum tamatnya tempoh yang dirujuk dalam perenggan 1(a) atau (b)”. Practice Note 3/2018 menambah satu tempoh masa hadapan: sebuah syarikat persendirian mesti mengemukakan permohonan sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum hari terakhir tempoh berkenaan.

Mekanisme penuh terdapat di memohon lanjutan masa.

Kesilapan lazim

• Menyatakan satu tarikh akhir sahaja. “Enam bulan” hanya menggambarkan edaran. “Tujuh bulan” menggambarkan senario terbaik bagi pemfailan. Tiada satu pun yang menggambarkan peraturan sebenar.
• Menyangka edaran awal menyimpan masa. Sebaliknya, ia membelanjakan masa itu. Jam pemfailan 30 hari bermula pada hari anda mengedarkan.
• Menganggap AGM sebagai pencetus bagi syarikat persendirian. Syarikat persendirian tidak diwajibkan mengadakan AGM di bawah Akta Syarikat 2016. Edaran adalah pencetusnya; sesuatu mesyuarat tidak relevan melainkan perlembagaan syarikat mewajibkannya.
• Mengedarkan set akaun kedua tanpa mengira semula. Setiap peristiwa edaran menjana tarikh akhir pemfailan 30 harinya sendiri, seperti yang ditunjukkan dalam contoh Bahagian M SSM sendiri.
• Memohon lanjutan selepas tarikh akhir luput. Seksyen 259(2) tidak mempunyai kuat kuasa retrospektif.
• Hanya menyebut yuran lewat RM50. Pendedahan di peringkat pegawai di bawah s.259(3) boleh mencecah RM50,000 ditambah denda harian yang berterusan.

Langkah seterusnya

Tetapkan tarikh edaran anda secara sengaja, bukannya membiarkannya ditentukan begitu sahaja oleh jadual audit, kerana tarikh itulah yang menentukan segala-galanya seterusnya. Kemudian letakkan kedua-dua tarikh — edaran dan pemfailan — pada kalendar yang sama dengan penyata tahunan anda, yang berjalan mengikut pencetus yang sama sekali berbeza.