Sdn Bhd Compliance Calendar: Every SSM Deadline

Sebab syarikat di Malaysia memfailkan lewat jarang sekali kerana kecuaian. Ia kerana kewajipan-kewajipan ini berjalan mengikut tiga jam yang tidak berkaitan, dan tiada satu pun dokumen SSM yang menyenaraikan kesemuanya bersama-sama.

Jam pertama: ulang tahun pemerbadanan

Hanya satu kewajipan berjalan mengikut jam ini, dan inilah yang paling kerap tersilap masa.

Penyata tahunan wajib difailkan dalam tempoh 30 hari dari ulang tahun tarikh pemerbadanan — s.68(1). Bukan penghujung tahun kalendar. Bukan penghujung tahun kewangan. Syarikat yang diperbadankan pada 14 Mac perlu memfailkannya selewat-lewatnya 13 April setiap tahun.

Terdapat satu pengecualian: s.68(2) mengecualikan keperluan ini pada tahun kalendar syarikat itu diperbadankan. Penyata tahunan pertama anda wajib difailkan pada ulang tahun pertama anda, bukan pada tahun pertama anda.

Jika anda gagal memfailkannya selama tiga tahun atau lebih berturut-turut, s.68(8) membenarkan Pendaftar membatalkan pendaftaran syarikat di bawah s.549.

Jam kedua: penghujung tahun kewangan

Dua kewajipan, dan ia berjalan secara bersiri, bukan selari.

1. Edarkan penyata kewangan dan laporan kepada ahli dalam tempoh enam bulan dari penghujung tahun kewangan — s.258(1)(a).
2. Failkan penyata tersebut dengan Pendaftar dalam tempoh 30 hari dari tarikh pengedaran — s.259(1)(a).

Jam pemfailan tidak bermula pada penghujung tahun. Ia bermula apabila anda mengedarkan penyata tersebut. Oleh itu, mengedarkan lebih awal turut menarik tarikh akhir pemfailan menjadi lebih awal. Dihuraikan dengan tarikh sebenar dalam mengedar dan memfailkan penyata kewangan.

Kedua-dua tarikh akhir ini boleh dilanjutkan di bawah s.259(2), tetapi hanya melalui permohonan yang dibuat sebelum tempoh itu tamat, dan Practice Note 3/2018 mewajibkan syarikat persendirian memohon sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum hari terakhir. Lihat memohon lanjutan masa.

Jam ketiga: peristiwa sepanjang tahun

Jam ini tiada tarikh tetap. Ia bermula apabila sesuatu berlaku, dan hampir kesemuanya adalah 14 hari.

Peristiwa	Tarikh akhir	Seksyen
Pengarah, pengurus atau setiausaha dilantik, berhenti, atau menukar butiran	14 hari	s.58(1)
Perubahan dalam daftar ahli	14 hari	s.51(1)
Perubahan alamat pejabat berdaftar	14 hari	s.46(3)
Perubahan alamat tempat rekod disimpan	14 hari	s.47(3)
Peruntukan saham — penyata peruntukan	14 hari	s.78(1)
Penciptaan caj ke atas harta syarikat	30 hari	s.352(1)
Kekosongan jawatan setiausaha syarikat	30 hari	s.240
Sijil saham, atas permohonan pemegang saham	60 hari	s.98(1)

Tarikh akhir caj inilah yang membawa risiko melangkaui sekadar penalti. Di bawah s.352(2), caj yang tidak didaftarkan adalah terbatal terhadap penyelesai dan mana-mana pemiutang, dan di bawah s.352(3), wang yang dijamin menjadi kena bayar dengan serta-merta. Terlepas tarikh akhir itu bukan sekadar membayar fi — ia menghilangkan cagaran itu sendiri.

Jam penyimpanan rekod

Bukan tarikh akhir pemfailan, tetapi tetap kewajipan yang bertarikh.

• Rekod perakaunan dan rekod lain: catatan dalam tempoh 60 hari selepas urus niaga selesai (s.245(2)); simpan selama tujuh tahun selepas urus niaga atau operasi yang berkaitan selesai (s.245(3)).
• Resolusi ahli, minit mesyuarat ahli dan keputusan ahli tunggal: simpan sekurang-kurangnya tujuh tahun dari tarikh resolusi, mesyuarat atau keputusan itu (s.341(2)).

Syarikat awam menambah jam keempat

Syarikat awam wajib mengadakan AGM dalam tempoh enam bulan dari penghujung tahun kewangan dan tidak lewat daripada 15 bulan selepas AGM terakhir — s.340(2). Pengedaran mesti dibuat sekurang-kurangnya 21 hari sebelum AGM di bawah s.258(1)(b), dan pemfailan pula dalam tempoh 30 hari dari tarikh AGM di bawah s.259(1)(b). Tempoh notis permohonan lanjutan masa ialah 30 hari sebelum hari terakhir untuk mengadakan AGM, bukan tujuh hari.

Syarikat persendirian tidak diwajibkan mengadakan AGM di bawah Akta Syarikat 2016. Jika perlembagaan syarikat anda mewajibkannya, itu adalah kewajipan kontraktual, bukan kewajipan berkanun.

Apa yang dibincangkan di tempat lain

Pemilikan berfaedah. Division 8A dimasukkan oleh Companies (Amendment) Act 2024 (Act A1701) dan kewajipan-kewajipannya telah terpakai sepenuhnya sejak 1 Oktober 2024: syarikat mencatatkan perubahan dalam daftar pemilik berfaedahnya dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan di bawah s.60C(4), kemudian memfailkannya melalui e-BOS dalam tempoh 14 hari dari catatan itu di bawah s.60B(3) dan (4). Jam-jam ini berjalan secara berasingan dan dihuraikan dalam memfailkan maklumat BO melalui e-BOS dan tidak diulang di sini.

Tarikh akhir 30 hari untuk penyetempan instrumen pemindahan juga tidak dibincangkan dalam halaman ini — ia terletak di bawah Stamp Act 1949 dan ditadbir oleh LHDN, bukan SSM.

Kesilapan biasa

• Menetapkan masa penyata tahunan berdasarkan penghujung tahun kewangan. Ia berjalan mengikut ulang tahun pemerbadanan, dan kedua-duanya jarang bertepatan.
• Memfailkan penyata tahunan pada tahun pemerbadanan. s.68(2) menyatakan anda tidak perlu berbuat demikian.
• Menganggap tarikh akhir penyata kewangan sebagai satu sahaja. Pengedaran dan pemfailan adalah bersiri; yang kedua dicetuskan oleh yang pertama.
• Menganggap syarikat dorman dikecualikan. Ia tidak dikecualikan — penyata tahunan dan pemfailan penyata kewangan kedua-duanya tetap terpakai.
• Membiarkan notis perubahan 14 hari tertangguh. Inilah pelanggaran yang paling senyap dan paling mudah bertimbun, dan s.58(4) membawa denda sehingga RM50,000 ditambah RM500 sehari.
• Mendaftarkan caj pada hari ke-31. Penalti itu adalah masalah yang paling kecil berbanding akibat lain.

Langkah seterusnya

Tetapkan kalendar berdasarkan dua tarikh tetap — ulang tahun pemerbadanan dan penghujung tahun kewangan — kemudian layan segala yang lain secara reaktif. Kewajipan 14 hari yang dicetuskan oleh peristiwa paling baik diuruskan dengan menjadikannya sebahagian daripada resolusi lembaga pengarah yang mencipta peristiwa itu, bukannya tugas berasingan selepas itu.