Applying for an Extension of Time from SSM

Kebanyakan permohonan lanjutan masa yang ditolak bukan ditolak atas merit. Permohonan itu ditolak kerana ia tiba terlalu lewat untuk dipertimbangkan langsung.

Peraturan ini ringkas dan ia mutlak. Seksyen 259(2) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) memberi Pendaftar kuasa untuk melanjutkan tempoh penyata kewangan hanya “jika permohonan lanjutan dibuat sebelum tamat tempoh” bagi tempoh yang dirujuk dalam perenggan 1(a) atau (b). Tiada budi bicara untuk menghidupkan semula tempoh yang telah luput. Sebaik sahaja tarikh akhir berlalu, anda bukan lewat-dengan-permohonan — anda semata-mata lewat.

Sumber kuasa ini

Tiga peruntukan dalam Akta Syarikat 2016 mewujudkan kuasa lanjutan masa, dan Practice Note 3/2018 menjelaskan cara SSM menggunakan ketiga-tiganya:

Peruntukan	Apa yang dilanjutkan
s.609(2)	Mana-mana tempoh masa pemfailan yang ditetapkan di bawah Akta, atas permohonan dan pembayaran fi. Pendaftar boleh mengenakan terma dan syarat.
s.259(2)	Tempoh untuk memfailkan penyata kewangan dan laporan, dan seterusnya tempoh edaran yang membawa kepadanya.
s.340(4)	Tempoh untuk mengadakan mesyuarat agung tahunan sesebuah syarikat awam.

Apabila sesuatu dokumen perlu difailkan tetapi Akta tidak menetapkan sebarang tempoh masa, s.609(1) terpakai. Practice Directive 1/2017 mengisi jurang yang sama secara pentadbiran: jika tiada tempoh masa ditetapkan, masa untuk memfailkan ialah 30 hari dari tarikh keperluan itu timbul.

Tempoh notis awal — inilah peraturan yang beroperasi

“Sebelum tarikh akhir” adalah keperluan minimum berkanun. Practice Note 3/2018 mengenakan sesuatu yang lebih ketat: tempoh notis awal, supaya Pendaftar mempunyai masa untuk mempertimbangkan permohonan itu.

Peraturan am (perenggan 8). Permohonan mesti diterima oleh Pendaftar sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum tamat peristiwa yang berkaitan dengan dokumen itu. Sebarang lanjutan seterusnya juga mesti dibuat sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum hari terakhir tempoh yang dilanjutkan.

Dokumen tempoh pendek (perenggan 9). Jika tempoh pemfailan yang ditetapkan ialah tujuh hari atau kurang, permohonan mesti diterima sekurang-kurangnya tiga hari sebelum tamat peristiwa berkenaan.

Syarikat sendirian, penyata kewangan (perenggan 13 dan 14).

Yang berisiko	Tarikh akhir permohonan
Edaran di bawah s.258(1)(a)	Sekurang-kurangnya 7 hari sebelum hari terakhir tempoh edaran
Pemfailan di bawah s.259(1)(a)	Sekurang-kurangnya 7 hari sebelum hari terakhir tempoh pemfailan

Syarikat awam, penyata kewangan (perenggan 21 dan 22).

Yang berisiko	Tarikh akhir permohonan
Edaran di bawah s.258(1)(b)	Sekurang-kurangnya 30 hari sebelum hari terakhir untuk mengadakan AGM
Pemfailan di bawah s.259(1)(b)	Sekurang-kurangnya 30 hari sebelum hari terakhir untuk mengadakan AGM

Perhatikan bahawa kedua-dua tempoh notis awal syarikat awam dikira dari tarikh AGM, bukan dari tarikh pemfailan. Sesebuah syarikat awam yang menunggu sehingga AGM selesai baharu menyedari ia tidak dapat memfailkan dalam masa 30 hari, sudah pun terlepas peluang untuk memohon.

Contoh pengiraan

Ambil contoh syarikat sendirian dengan tahun kewangan berakhir 31 Disember 2025.

• Tarikh akhir edaran di bawah s.258(1)(a): 30 Jun 2026
• Permohonan lanjutan tempoh edaran mesti sampai ke SSM sebelum 23 Jun 2026 — tujuh hari lebih awal

Andaikan lanjutan itu diluluskan dan edaran berlaku pada 31 Ogos 2026. Tarikh akhir pemfailan menjadi 30 September 2026, dan permohonan untuk melanjutkan tempoh itu pula mesti sampai ke SSM sebelum 23 September 2026.

Corak ini berulang pada setiap peringkat: tujuh hari sebelum mana-mana tempoh yang bakal anda langgar.

Kos

Practice Note 3/2018 menetapkan fi sebanyak RM100 bagi setiap permohonan, dibayar semasa penyerahan. Jika syarikat yang sudah mempunyai lanjutan masih tidak dapat memfailkan tepat pada masanya, RM100 tambahan kena dibayar bagi permohonan seterusnya. Table of Fees SSM turut merekodkan RM100 yang sama bagi permohonan di bawah s.259 dan RM100 bagi permohonan untuk melanjutkan masa mengadakan AGM di bawah s.340.

Nilai sebenar lanjutan masa

Perenggan 7 Practice Note 3/2018 adalah sebab ia berbaloi: dokumen yang difailkan kepada Pendaftar selepas tarikh akhir dianggap difailkan dalam tempoh yang ditetapkan (“shall be deemed to be lodged within the prescribed period”) jika ia difailkan dalam tempoh lanjutan yang diluluskan.

Itu bukan diskaun atas penalti. Ia adalah peruntukan anggapan (deeming provision) — kelewatan itu terus hilang. Bandingkan itu dengan alternatifnya, iaitu penalti pemfailan lewat di bawah Practice Directive 1/2017 terpakai dan, lebih serius lagi, kesalahan s.259(3) mendedahkan setiap pegawai syarikat kepada denda sehingga RM50,000 ditambah sehingga RM1,000 bagi setiap hari kesalahan itu berterusan.

Practice Note 3/2018 tidak menyatakan tempoh maksimum lanjutan masa. Pendaftar melanjutkan “to such period as specified in the notice of extension” — iaitu setakat mana yang beliau anggap wajar.

Siapa yang memohon

Setiausaha syarikat. SSM menyatakan perkara ini secara terus dalam garis panduan lanjutan masa (extension of time) miliknya sendiri: permohonan itu “should only be made by the company secretary” — hanya boleh dibuat oleh setiausaha syarikat, bukan oleh pengarah.

Ini selari dengan segala-galanya dalam rantaian pemfailan. Di bawah MBRS 2.0, penyerahan memerlukan pemfail (lodger) yang memegang sijil amalan aktif di bawah s.241. Jika sijil setiausaha itu sudah luput, syarikat tiada jalan untuk memohon — inilah sebab untuk menyemaknya jauh sebelum tanda tujuh hari itu.

Sebab yang diiktiraf oleh SSM

Garis panduan SSM yang diterbitkan mengenai permohonan lanjutan masa menyenaraikan jenis proses yang mewajarkan satu permohonan:

• penyediaan penyata kewangan
• penyediaan laporan pengarah
• proses audit dan penyediaan laporan juruaudit
• edaran penyata kewangan kepada pemegang saham
• pembentangan penyata kewangan pada AGM

Audit yang belum selesai adalah alasan yang diiktiraf. Terlupa tarikh akhir bukan.

Menukar tahun kewangan syarikat

Ini adalah kes lanjutan masa yang selalu terlepas pandang sepenuhnya, kerana ia tidak terasa seperti masalah tarikh akhir.

Part M FAQ SSM membincangkan perkara ini: apabila sesebuah syarikat menukar tahun kewangannya dan tarikh akhir edaran atau pemfailan yang baharu jatuh lebih lewat daripada yang asal, syarikat itu mesti memohon lanjutan masa — sebelum tarikh akhir asal tamat, selaras dengan Practice Note 3/2018.

Melalui contoh SSM sendiri:

• FYE asal 30 Jun 2019, tarikh akhir edaran asal 31 Disember 2019. FYE baharu 31 Mac 2019 (tempoh sembilan bulan), tarikh akhir edaran baharu 30 September 2019 — lebih awal, jadi tiada lanjutan diperlukan.
• FYE asal 30 Jun 2019, tarikh akhir edaran asal 31 Disember 2019. FYE baharu 30 September 2019 (tempoh lima belas bulan), tarikh akhir edaran baharu 31 Mac 2020 — lebih lewat, jadi lanjutan masa diperlukan.

Memendekkan tahun kewangan adalah percuma dari segi pentadbiran. Memanjangkannya tidak.

Kesilapan biasa

• Memohon selepas tarikh akhir. Kegagalan paling biasa dan satu-satunya yang tidak boleh dibetulkan. Seksyen 259(2) tiada kesan retrospektif.
• Memohon pada hari terakhir. Mematuhi peraturan berkanun tetapi melanggar tempoh notis awal tujuh hari dalam Practice Note 3/2018.
• Syarikat awam menetapkan masa permohonan berdasarkan tarikh akhir pemfailan. Kedua-dua tempoh notis awal syarikat awam dikira dari hari terakhir untuk mengadakan AGM.
• Terlupa permohonan kedua. Lanjutan seterusnya memerlukan permohonannya sendiri, tujuh hari sebelum tempoh lanjutan tamat, dan RM100 tersendiri.
• Membiarkan pengarah menyerahkan permohonan. SSM memerlukan setiausaha syarikat.
• Memanjangkan tahun kewangan tanpa memohon. Jika tarikh akhir baharu lebih lewat daripada yang lama, lanjutan masa adalah wajib.
• Menganggap lanjutan masa merangkumi segala-galanya. Lanjutan tempoh edaran tidak secara automatik melanjutkan tempoh pemfailan; kedua-duanya adalah permohonan berasingan yang dibincangkan dalam perenggan berasingan dalam Practice Note 3/2018.

Langkah seterusnya

Bina tempoh notis awal tujuh hari itu ke dalam jadual waktu audit, bukan menganggapnya sebagai pilihan sandaran. Jika tingkap lanjutan masa sudah tertutup, pendedahan beralih kepada jadual penalti pemfailan lewat dan kesalahan di peringkat pegawai syarikat — kira dahulu kos itu sebelum memutuskan berapa lama lagi hendak menunggu juruaudit.