The Directors' Report and Statutory Declaration: s.251 to s.253

Mulakan dengan satu pembetulan, kerana ia mengubah apa yang anda lakukan.

Seksyen 251 Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) bukanlah seksyen pemfailan. Ia tidak menyebut Pendaftar. Ia adalah peruntukan di mana Lembaga meluluskan penyata kewangan dan akuan berkanun dilampirkan. Pengedaran terletak di s.258 dan pemfailan di s.259. Beberapa ringkasan yang tersebar luas menggambarkan s.251 sebagai memerlukan penyata kewangan difailkan dengan SSM, dan syarikat yang mengikutnya akan mencari tarikh akhir yang tidak wujud dalam seksyen tersebut.

Berikut ialah apa yang sebenarnya dilakukan oleh setiap peruntukan.

Seksyen 251 — Kelulusan Lembaga dan akuan berkanun

Seksyen 251(1) memerlukan penyata kewangan:

• (a) diluluskan oleh Lembaga; dan
• (b) disertakan dengan akuan berkanun oleh seorang pengarah atau, jika pengarah itu bukan orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan syarikat, oleh orang yang bertanggungjawab itu, yang menyatakan pendapatnya tentang ketepatan atau sebaliknya penyata kewangan dan, jika berkenaan, penyata kewangan disatukan.

Anak seksyen kedua itu perlu dibaca dengan teliti. Pengaku lalai ialah seorang pengarah. Alternatif itu terpakai apabila pengarah itu bukan orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan — dalam hal itu, orang yang bertanggungjawab itulah yang membuat akuan tersebut. Ia bukan pilihan bebas antara kedua-duanya.

Seksyen 251(2) kemudiannya memerlukan pengarah membuat satu penyataan, selaras dengan resolusi Lembaga, menyatakan sama ada pada pendapat mereka penyata kewangan disediakan mengikut piawaian perakaunan yang berkenaan supaya memberikan pandangan benar dan saksama tentang kedudukan kewangan dan prestasi kewangan syarikat dan kumpulan.

Seksyen 251(3) menetapkan tandatangan: penyataan s.251(2) hendaklah ditandatangani oleh sekurang-kurangnya dua orang pengarah dan, dalam hal pengarah tunggal, oleh pengarah itu — dan hendaklah dilampirkan pada penyata kewangan untuk diedarkan di bawah s.257.

Seksyen 251(4) mendedahkan syarikat dan setiap pegawai yang melanggar, berkenaan dengan mana-mana penyata kewangan yang diedarkan, diterbitkan atau dikeluarkan, kepada denda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga satu tahun atau kedua-duanya.

Seksyen 252 — menyediakan dan menandatangani laporan

Seksyen 252(1) memerlukan pengarah menyediakan, bagi setiap tahun kewangan, satu laporan, dan laporan itu hendaklah dilampirkan pada penyata kewangan yang disediakan di bawah s.248.

Seksyen 252(2) kemudiannya memerlukan laporan pengarah:

• (a) diluluskan oleh Lembaga; dan
• (b) ditandatangani bagi pihak pengarah oleh sekurang-kurangnya dua orang pengarah, atau dalam hal pengarah tunggal, oleh pengarah itu.

Seksyen 252(3) menambah satu keperluan pembentangan yang mudah gagal dipatuhi: setiap salinan laporan pengarah yang dibentangkan di hadapan syarikat pada mesyuarat agung tahunan di bawah s.340, dihantar kepada seorang ahli di bawah s.257, atau sebaliknya diedarkan, diterbitkan atau dikeluarkan oleh syarikat, hendaklah menyatakan nama orang yang menandatangani laporan itu bagi pihak pengarah. Tandatangan yang diimbas tanpa nama yang dicetak tidak memenuhi keperluan ini.

Penalti dibahagikan:

Pelanggaran	Pendedahan
Seorang pengarah yang gagal mengambil semua langkah munasabah untuk memastikan pematuhan s.252(1)	Denda sehingga RM500,000 atau penjara sehingga 1 tahun atau kedua-duanya — s.252(4)
Syarikat dan setiap pegawai yang melanggar peraturan kelulusan dan tandatangan s.252(2)	Denda sehingga RM20,000 — s.252(5)

Seksyen 253 dan Fifth Schedule (Jadual Kelima) — apa yang perlu dimasukkan

Seksyen 253(1) memerlukan laporan itu mengandungi:

• (a) nama setiap orang yang menjadi pengarah syarikat semasa tahun kewangan, dan semasa tempoh dari akhir tahun kewangan hingga tarikh laporan;
• (b) aktiviti utama syarikat semasa tahun kewangan itu, termasuk anak syarikatnya; dan
• (c) perkara yang dinyatakan dalam Fifth Schedule (Jadual Kelima).

Apabila penyata kewangan disatukan disediakan, s.253(2) membaca rujukan kepada syarikat sebagai rujukan kepada syarikat dan perusahaan anak syarikat yang disertakan dalam penyatuan itu. Seksyen 253(3) membenarkan laporan itu memasukkan tinjauan perniagaan sebagaimana dinyatakan dalam Part II (Bahagian II) Fifth Schedule, atau apa-apa pelaporan lain sebagaimana ditetapkan — bersifat pilihan, bukan mandatori.

Part I (Bahagian I) perenggan 1 Fifth Schedule ialah teras kandungannya. Ringkasannya:

Item	Keperluan
(a)	Keuntungan atau kerugian bersih bagi tahun kewangan selepas peruntukan cukai pendapatan
(b)	Jumlah dan butiran pemindahan yang material ke atau daripada rizab atau peruntukan
(c)	Saham atau debentur yang diterbitkan sepanjang tahun — tujuan, kelas, bilangan dan jumlah, serta terma penerbitan
(d)	Susunan yang membolehkan pengarah memperoleh manfaat dengan memperoleh saham atau debentur, yang wujud pada akhir tahun atau pada bila-bila masa dalam tahun itu, berserta nama pengarah yang terlibat
(e)	Bagi setiap orang yang menjadi pengarah pada akhir tahun — kepentingannya dalam saham dan debentur mengikut daftar s.59, pada akhir tahun, pada awal tahun atau semasa menjadi pengarah, dan jumlah keseluruhan yang dibeli dan dijual sepanjang tahun
(f)	Dividen yang disyorkan, dan dividen yang dibayar atau diisytiharkan sejak akhir tahun kewangan sebelumnya
(g), (h)	Sama ada langkah munasabah telah diambil berkenaan hutang lapuk dan ragu, dan sama ada pengarah menyedari keadaan yang menjadikan jumlah tersebut tidak mencukupi
(i), (j)	Sama ada langkah munasabah telah diambil untuk menghapus kira aset semasa yang tidak boleh direalisasikan, dan sama ada nilai atau kaedah penilaian mengelirukan
(k)	Caj ke atas aset yang menjamin liabiliti orang lain, dan liabiliti luar jangka, yang timbul sejak akhir tahun
(l)	Liabiliti luar jangka atau liabiliti lain yang menjadi boleh dikuatkuasakan dalam tempoh dua belas bulan selepas akhir tahun yang mungkin menjejaskan keupayaan syarikat memenuhi obligasinya
(m)	Apa-apa keadaan yang tidak dinyatakan sebaliknya yang akan menjadikan sesuatu jumlah yang dinyatakan dalam akaun mengelirukan
(n)	Sama ada keputusan dijejaskan secara ketara oleh item, transaksi atau peristiwa yang bersifat material dan luar biasa
(o)	Apa-apa item, transaksi atau peristiwa material dan luar biasa yang timbul antara akhir tahun dan tarikh laporan
(p)	Apa-apa butiran lain sebagaimana ditentukan oleh Pendaftar

Perenggan 1(e) adalah sebab notis pemegangan saham s.219 penting — laporan itu dibina daripada daftar s.59, dan daftar itu dibina daripada notis-notis tersebut.

Perenggan 2 memerlukan laporan menyatakan, bagi pengarah dan bekas pengarah, jumlah fi dan manfaat lain dibezakan secara berasingan, termasuk fi, peratusan, bonus, komisen dan pampasan kehilangan jawatan; nilai wang yang dianggarkan bagi manfaat bukan tunai; jumlah yang dibayar kepada mana-mana pihak ketiga bagi perkhidmatan seorang pengarah; dan jumlah keseluruhan indemniti yang diberikan kepada, atau insurans yang diambil bagi, mana-mana pengarah, pegawai atau juruaudit. Apabila seorang pengarah atau firmanya bertindak dalam kapasiti profesional, jumlah tersebut dikecualikan daripada jumlah agregat tetapi mesti ditunjukkan secara berasingan.

Perenggan 3 memerlukan setiap pengarah menyatakan sama ada, sejak akhir tahun kewangan sebelumnya, dia menerima atau menjadi berhak menerima suatu manfaat — selain daripada yang termasuk dalam saraan yang didedahkan atau gaji tetapnya sebagai pekerja sepenuh masa — atas sebab kontrak yang dibuat oleh syarikat atau perbadanan berkaitan dengannya, dengan firma di mana dia menjadi ahli, atau dengan syarikat di mana dia mempunyai kepentingan kewangan substansial, dan jika ada, sifat umumnya.

Perenggan 4 memerlukan anak syarikat menamakan syarikat induk muktamadnya dan, jika diketahui, negara pemerbadanannya. Perenggan 5 dan 6 meliputi opsyen yang diberikan ke atas saham yang belum diterbitkan — bilangan dan kelas, tarikh luput, asas pelaksanaan, dan apa-apa hak untuk mengambil bahagian dalam penerbitan saham syarikat lain — serta saham yang diterbitkan sepanjang tempoh itu hasil pelaksanaan opsyen tersebut.

Di mana tarikh akhir sebenar terletak

Baik s.251 mahupun s.252 tidak membawa sebarang tarikh. Jam-jam berikut yang berkuat kuasa:

• s.258(1)(a) — sebuah syarikat sendirian hendaklah mengedarkan penyata kewangan dan laporan dalam tempoh enam bulan dari akhir tahun kewangannya;
• s.259(1)(a) — memfailkan dengan Pendaftar dalam tempoh tiga puluh hari dari pengedaran;
• s.248(1)(a) — penyata kewangan pertama perlu disediakan dalam tempoh lapan belas bulan dari pemerbadanan.

Dua peruntukan pelepasan wajar diketahui. Seksyen 255 membenarkan pengarah memohon kepada Pendaftar untuk perintah melepaskan mereka daripada mana-mana keperluan berkenaan bentuk dan kandungan penyata kewangan atau laporan pengarah — tetapi di bawah s.255(2) bukan apabila ia tidak konsisten dengan piawaian perakaunan yang diluluskan, dan di bawah s.255(5) hanya apabila pematuhan akan mengelirukan, tidak sesuai dengan keadaan syarikat, atau mengenakan beban yang tidak munasabah. Seksyen 255(3) membenarkan perintah sejagat kelas. Dan seksyen 254 mengenakan peraturan bentuk dan kandungan ke atas institusi berlesen dengan pengubahsuaian sebagaimana ditentukan oleh Bank Negara Malaysia.

Kesilapan lazim

Menganggap s.251 sebagai peruntukan pemfailan. Ia adalah kelulusan Lembaga ditambah akuan berkanun. Pemfailan ialah s.259 dan pengedaran ialah s.258. Kesilapan ini cukup lazim dalam ringkasan yang diterbitkan sehingga wajar disemak dalam mana-mana senarai semak yang anda warisi.

Orang yang salah membuat akuan berkanun. Seksyen 251(1)(b) mengarahkannya kepada orang yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan kewangan hanya apabila pengarah itu bukan orang tersebut. Ia bukan pilihan atas dasar kemudahan.

Satu tandatangan pada lembaga dua orang pengarah. Seksyen 251(3) dan 252(2)(b) kedua-duanya memerlukan sekurang-kurangnya dua orang pengarah apabila terdapat lebih daripada seorang.

Meninggalkan nama penandatangan daripada salinan yang diedarkan. Seksyen 252(3) memerlukan setiap salinan menyatakannya.

Menamakan hanya pengarah yang berkhidmat pada akhir tahun. Seksyen 253(1)(a) memerlukan setiap orang yang menjadi pengarah semasa tahun itu, dan juga semasa tempoh dari akhir tahun hingga tarikh laporan.

Mengisi perenggan 1(e) daripada daftar saham. Ia mesti datang daripada daftar pemegangan saham pengarah s.59, yang merupakan buku berbeza dengan pencetus statutori yang berbeza.

Melupakan anak perenggan terakhir perenggan 2. Jumlah keseluruhan sebarang indemniti yang diberikan kepada, atau insurans yang diambil bagi, mana-mana pengarah, pegawai atau juruaudit adalah pendedahan yang diperlukan dan sering ditinggalkan.

Langkah seterusnya

Sebaik sahaja laporan diluluskan dan ditandatangani, jam pengedaran dan pemfailan mengambil alih — lihat pemfailan penyata kewangan untuk urutan s.258 dan s.259, dan penyata kewangan tidak diaudit apabila syarikat menuntut pengecualian audit.

Dua input kepada laporan mempunyai halaman sendiri: notifikasi pemegangan saham pengarah menyumbang kepada perenggan 1(e), dan kelulusan fi pengarah menyumbang kepada perenggan 2.