The Audit Committee: What Malaysian Public Companies Actually Have to Do

Tanya kebanyakan pengarah Malaysia dari mana datangnya keperluan jawatankuasa audit, dan anda akan diberitahu Akta Syarikat. Itu tidak benar. Frasa “jawatankuasa audit” tidak wujud di mana-mana dalam Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) — tidak sekali pun merentasi 620 seksyen — dan Akta Syarikat (Pindaan) 2024 (Companies (Amendment) Act 2024) tidak menambahnya.

Itu bukan satu kealpaan dalam penggubalan. Ia adalah satu pemindahan yang disengajakan, dan mengetahui di mana kewajipan itu sebenarnya terletak mengubah siapa yang terikat dengannya dan siapa yang menguatkuasakannya.

Dari mana sebenarnya keperluan ini datang

Di bawah Akta Syarikat 1965, s.15A, setiap syarikat yang mempunyai saham yang disebut harga mesti mempunyai jawatankuasa audit. Seksyen 620 Akta Syarikat 2016 memansuhkan Akta 1965, dan Akta 2016 tidak menyediakan peruntukan gantian. Kewajipan itu berpindah sepenuhnya ke dalam Keperluan Penyenaraian Bursa Malaysia, Bab 15.

Tiga akibat berikutan daripada ini, dan setiap satunya kerap disalahfahami.

Kewajipan ini hanya mengikat pengeluar tersenarai. Bab 15 merujuk kepada “pengeluar tersenarai” (listed issuer) di Pasaran Utama dan “perbadanan tersenarai” (listed corporation) di Pasaran ACE. Sebuah syarikat awam yang tidak tersenarai — sebuah Berhad biasa yang tidak pernah disenaraikan — tidak mempunyai kewajipan undang-undang am untuk menubuhkan jawatankuasa audit, dan begitu juga sebuah Sdn Bhd. Pengawal selia sektor adalah pengecualiannya: sebuah institusi kewangan berlesen tertakluk kepada keperluan tadbir urus Bank Negara sendiri, yang tidak dibincangkan di sini.

Penguat kuasanya ialah Bursa, bukan SSM. Kegagalan komposisi adalah satu pelanggaran keperluan penyenaraian. Pendaftar tidak mempunyai bidang kuasa ke atasnya, kerana tiada apa-apa dalam Akta itu untuk dilanggar.

Kegagalan itu bukan suatu kesalahan jenayah di bawah Akta. Sebaliknya ia menarik sekatan pengawalseliaan Bursa — satu pendedahan risiko yang jauh berbeza berbanding, katakan, kegagalan melantik seorang setiausaha syarikat dalam tempoh 30 hari di bawah s.236.

Siapa yang layak menganggotai jawatankuasa ini?

Peraturan 15.09(1) menetapkan empat ujian komposisi, dan kesemuanya mesti dipenuhi serentak.

Ujian	Keperluan
Saiz	Tidak kurang daripada 3 ahli
Status eksekutif	Semua ahli mesti pengarah bukan eksekutif
Kebebasan	Majoriti mesti pengarah bebas
Celik kewangan	Sekurang-kurangnya seorang ahli mesti memenuhi cabang kelayakan di bawah

Cabang celik kewangan (peraturan 15.09(1)(c)) lebih khusus daripada apa yang disarankan oleh istilah ringkas “celik kewangan”. Sekurang-kurangnya seorang ahli mesti sama ada:

• seorang ahli Institut Akauntan Malaysia (Malaysian Institute of Accountants, MIA); atau
• jika bukan ahli MIA, seseorang yang mempunyai sekurang-kurangnya 3 tahun pengalaman bekerja yang sama ada telah lulus peperiksaan yang dinyatakan dalam Bahagian I Jadual Pertama Akta Akauntan 1967 (Accountants Act 1967), atau merupakan ahli salah satu daripada persatuan akauntan yang dinyatakan dalam Bahagian II Jadual Pertama tersebut; atau
• seseorang yang memenuhi keperluan lain sebagaimana ditetapkan atau diluluskan oleh Bursa (the Exchange).

Peraturan 15.09(2) kemudian melarang satu perkara yang sering dicuba orang: tiada pengarah silih ganti boleh dilantik sebagai ahli jawatankuasa audit. Anda tidak boleh menyelesaikan masalah jadual perjalanan seorang ahli dengan pengganti sementara.

Pengerusi dipilih, bukan dilantik oleh lembaga pengarah. Peraturan 15.10 menghendaki ahli-ahli memilih seorang pengerusi dari kalangan mereka sendiri yang merupakan pengarah bebas. Lembaga Pengarah tidak membuat pilihan itu bagi pihak mereka.

Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia (Malaysian Code on Corporate Governance, sehingga 28 April 2021) menambah lapisan amalan patuh-atau-jelaskan (apply-or-explain) di atas semua ini. Amalan 9.1: pengerusi jawatankuasa audit bukanlah pengerusi lembaga pengarah. Amalan 1.4, baharu dalam edisi 2021: pengerusi lembaga pengarah tidak seharusnya menjadi ahli jawatankuasa audit, pencalonan atau imbuhan langsung. Step Up 9.4 menggalakkan jawatankuasa itu terdiri semata-mata daripada pengarah bebas. Amalan 9.5 meminta semua ahli celik kewangan dan menjalani pembangunan profesional berterusan.

Peraturan tempoh penyejukan (cooling-off) adalah daripada MCCG, bukan Bursa. Amalan 9.2 meminta jawatankuasa itu menerima pakai satu dasar yang menghendaki bekas rakan kongsi firma audit luar memerhati tempoh penyejukan sekurang-kurangnya tiga tahun sebelum dilantik. Kemas kini 2021 meluaskannya daripada rakan kongsi audit utama (key audit partner) kepada mana-mana bekas rakan kongsi firma itu atau firma bersekutu, termasuk rakan kongsi yang hanya menyediakan perkhidmatan penasihatan atau percukaian. Panduan yang ditulis berdasarkan edisi 2017 masih menyebut “rakan kongsi audit utama” — itu adalah perkataan yang telah digantikan.

Apa yang berlaku apabila komposisi itu tergendala?

Pengarah meletak jawatan, menjadi eksekutif, atau kehilangan kebebasan akibat tempoh perkhidmatan. Dua peraturan mengawal akibatnya, dan kedua-duanya melakukan tugas yang berbeza.

Peraturan 15.19 — tempoh pembetulan. Apabila komposisi itu tidak lagi mematuhi keperluan, kekosongan atau kekurangan itu mesti diisi dalam tempoh tiga bulan.

Peraturan 15.18 — kuorum. Majoriti ahli yang hadir pada mana-mana mesyuarat mesti pengarah bebas. Ini adalah ujian bagi setiap mesyuarat, bukan ujian komposisi tetap. Sebuah jawatankuasa yang disusun dengan betul di atas kertas masih boleh mengadakan mesyuarat yang tidak cukup kuorum kerana dua orang yang salah muncul, dan keputusan yang dibuat di situ terdedah kepada risiko.

Peraturan 15.13 mengawal kehadiran dari luar: pengarah dan pekerja lain hadir hanya atas jemputan jawatankuasa audit, khusus bagi mesyuarat berkenaan. Jemputan tetap kepada Ketua Pegawai Kewangan (CFO) bukanlah apa yang dimaksudkan oleh peraturan ini.

Apa sebenarnya kerja jawatankuasa ini?

Peraturan 15.12 menyenaraikan fungsi-fungsinya. Dalam praktiknya, ia terkumpul kepada empat tugas.

Menyemak audit luar. Jawatankuasa itu menyemak bersama juruaudit luar pelan audit, penilaian juruaudit terhadap sistem kawalan dalaman, dan laporan audit.

Menyemak angka-angka sebelum lembaga pengarah melihatnya. Keputusan suku tahunan dan penyata kewangan akhir tahun disampaikan kepada jawatankuasa audit sebelum kelulusan lembaga pengarah — jawatankuasa itu berada di hulu lembaga pengarah, bukan penyemak kepada apa yang telah diluluskan oleh lembaga pengarah.

Mengawasi konflik. Transaksi pihak berkaitan dan situasi konflik kepentingan adalah tugas teras jawatankuasa ini, dan peraturan 15.15 menghendaki laporan tahunan mengandungi ringkasan situasi konflik yang telah disemak.

Menguasai hubungan dengan juruaudit. Jawatankuasa itu menyemak surat peletakan jawatan juruaudit luar, membentuk pandangan sama ada terdapat alasan untuk mempercayai juruaudit itu tidak sesuai untuk dilantik semula, dan mengesyorkan pencalonan juruaudit luar.

Peraturan 15.15 turut menetapkan apa yang mesti didedahkan oleh Laporan Jawatankuasa Audit dalam laporan tahunan: komposisi berserta jawatan dan status kebebasan setiap ahli, bilangan mesyuarat dan kehadiran setiap ahli, ringkasan kerja jawatankuasa itu, dan ringkasan kerja audit dalaman yang dijalankan.

Dan peraturan 15.27 menghendaki pengeluar tersenarai menubuhkan fungsi audit dalaman yang bebas daripada aktiviti yang diauditnya, melapor terus kepada jawatankuasa audit. Laluan pelaporan itu adalah inti keseluruhan peraturan ini; seorang ketua audit dalaman yang melapor kepada CFO tidak memenuhinya.

Bagaimana ia berinteraksi dengan juruaudit luar?

Bab 15 memberikan jawatankuasa itu mekanismenya, dan Akta Syarikat memberikan juruaudit hak yang sepadan. Kedua-duanya direka untuk saling mengunci.

Peraturan 15.17 — hak-hak jawatankuasa itu. Kuasa untuk menyiasat sebarang perkara dalam terma rujukannya; sumber yang diperlukannya; capaian penuh dan tidak terhad kepada maklumat; saluran komunikasi terus dengan juruaudit luar dan dengan audit dalaman; kuasa untuk mendapatkan nasihat profesional bebas; dan kuasa untuk mengadakan mesyuarat dengan juruaudit luar tanpa kehadiran pengarah dan pekerja lain, apabila difikirkan perlu.

Perhatikan piawainya: apabila difikirkan perlu. Bab 15 tidak menetapkan sebarang bilangan minimum sesi persendirian sebegini setiap tahun. Angka “sekurang-kurangnya dua kali setahun” yang tersebar dalam kandungan tadbir urus Malaysia tidak terdapat dalam Keperluan Penyenaraian — jangan menganggapnya sebagai satu peraturan Bursa.

Peraturan 15.24 menjalankan saluran itu ke arah sebaliknya: juruaudit luar boleh meminta pengerusi jawatankuasa audit mengadakan satu mesyuarat.

Di sebelah Akta pula, juruaudit sesebuah syarikat awam bukanlah pembekal pendapat yang pasif:

Hak atau kewajipan	Seksyen
Capaian pada setiap masa yang munasabah kepada rekod perakaunan dan rekod lain, serta berhak menghendaki maklumat daripada mana-mana pegawai	s.266(4)
Capaian yang sama kepada rekod anak syarikat apabila penyata kewangan disatukan disediakan	s.266(5)
Berhak menghadiri mana-mana mesyuarat agung, menerima notis, dan didengar mengenai perkara audit	s.266(7)
Kewajipan melaporkan pelanggaran Akta kepada Pendaftar jika ia tidak akan ditangani dengan cara lain	s.266(8)
Imbuhan ditetapkan oleh ahli-ahli melalui resolusi biasa, atau oleh Lembaga Pengarah jika dilantik oleh Lembaga Pengarah	s.274
Pemecatan hanya melalui resolusi biasa pada mesyuarat agung, atas notis khas	ss.276, 277
Peletakan jawatan melalui notis bertulis kepada pejabat berdaftar, berkuat kuasa selepas 21 hari atau sebagaimana dinyatakan	s.281
Juruaudit sesebuah syarikat awam mesti menghadiri setiap AGM di mana penyata kewangan dibentangkan	s.285(1)

Seksyen 285(1) adalah yang paling penting untuk dipegang. Dalam sebuah syarikat tersenarai, juruaudit luar wajib berada di dalam bilik semasa AGM untuk menjawab soalan berkaitan audit, dan kegagalan berbuat demikian adalah suatu kesalahan tertakluk kepada alasan pengecualian s.285(3). Sesi persendirian jawatankuasa audit dan kehadiran juruaudit di AGM adalah dua titik struktur di mana juruaudit boleh bersuara tanpa ditapis oleh pihak pengurusan.

Eskalasi melangkaui lembaga pengarah. Peraturan 15.16 adalah peruntukan yang paling tajam dalam Bab 15 dan paling kurang dibincangkan: apabila sesuatu perkara yang dilaporkan kepada lembaga pengarah tidak diselesaikan dengan memuaskan, sehingga mengakibatkan pelanggaran Keperluan Penyenaraian, jawatankuasa audit mesti segera melaporkannya kepada Bursa (the Exchange). Laluan pelaporan muktamad jawatankuasa itu adalah Bursa, bukan lembaga pengarah yang melantiknya.

Peraturan Pasaran ACE mencerminkan semua ini. Bab 15 ACE menggunakan nombor peraturan yang sama dan perkataan yang secara substansial serupa — tiga ahli yang sama, ujian bukan eksekutif dan majoriti bebas yang sama, cabang Akta Akauntan yang sama, larangan yang sama ke atas pengarah silih ganti, tempoh pembetulan tiga bulan yang sama, kuorum yang sama, laluan pelaporan audit dalaman yang sama. Perbezaannya hanya dari segi penggubalan: “perbadanan tersenarai” bagi “pengeluar tersenarai”, dan rujukan silang kepada Guidance Note 9 dan bukannya Practice Note 13.

Kesilapan biasa

Memetik Akta Syarikat 2016 sebagai sumbernya. Tiada apa-apa untuk dipetik. Setiap kewajipan jawatankuasa audit dalam artikel ini datang daripada Bursa atau daripada MCCG.

Menganggap sebuah Berhad yang tidak tersenarai memerlukannya. Ia tidak, dari segi undang-undang syarikat. Lembaga pengarah sering menubuhkannya secara sukarela, yang mana munasabah — tetapi itu adalah pilihan tadbir urus, bukan pematuhan kepada sesuatu statut.

Melantik pengarah silih ganti untuk menggantikan ahli yang tidak hadir. Peraturan 15.09(2) melarangnya secara mutlak.

Menganggap komposisi dan kuorum sebagai ujian yang sama. Peraturan 15.09 mengawal siapa ahli-ahlinya; peraturan 15.18 mengawal siapa yang berada di dalam bilik. Kedua-duanya mesti dipenuhi.

Membenarkan pengerusi lembaga pengarah mempengerusikan jawatankuasa itu. Bursa membenarkannya jika beliau bebas; Amalan 9.1 dan 1.4 MCCG mengatakan jangan berbuat demikian, dan sesebuah pengeluar tersenarai mesti mendedahkan penerapan MCCG di bawah peraturan 15.25. Menyimpang tanpa penjelasan adalah risiko pendedahannya.

Membiarkan audit dalaman melapor kepada CFO. Peraturan 15.27 menghendaki fungsi itu melapor terus kepada jawatankuasa audit.

Memetik “rakan kongsi audit utama” (key audit partner) bagi dasar tempoh penyejukan. MCCG 2021 meluaskannya kepada mana-mana bekas rakan kongsi firma itu atau firma bersekutu.

Langkah seterusnya

Keluarkan terma rujukan jawatankuasa anda dan ujinya berbanding peraturan 15.09 baris demi baris — saiz, status bukan eksekutif, majoriti kebebasan, cabang kelayakan, dan larangan ke atas pengarah silih ganti. Peraturan 15.11 menghendaki terma rujukan itu disiarkan di laman web pengeluar tersenarai, jadi sebuah dokumen yang lapuk adalah lapuk secara terbuka kepada umum.

Kemudian semak dua perkara yang sering gagal secara senyap: sama ada empat mesyuarat terakhir mencukupi kuorum di bawah peraturan 15.18, dan sama ada laluan pelaporan audit dalaman menuju kepada jawatankuasa itu dan bukannya kepada pihak pengurusan.

Pengarah yang menganggotai jawatankuasa ini tetap terikat dengan kewajipan am dalam Bahagian III Akta Syarikat 2016 — keanggotaan jawatankuasa menambah kewajipan tanpa menggugurkan mana-mana pun. Lihat kewajipan pengarah. Bagi mekanisme pelantikan dan pemecatan di pihak juruaudit, lihat melantik juruaudit.