Appointing an Auditor for a Malaysian Company

Surat penglibatan yang ditandatangani bukanlah satu pelantikan. Begitu juga e-mel yang mengesahkan yuran. Pelantikan juruaudit adalah satu tindakan berkanun dengan organ syarikat yang dinamakan sebagai pihak yang membuat pelantikan, tarikh akhir yang melekat padanya, dan peruntukan kesalahan bagi syarikat dan setiap pengarah sekiranya ia terlepas.

Kebanyakan pemilik Sdn Bhd pada tahun pertama menyedari perkara ini apabila juruaudit meminta salinan resolusi pengarah-pengarah dan tiada satu pun wujud.

Siapa yang dibenarkan mengaudit syarikat anda?

Tiga kebenaran berasingan bertindih antara satu sama lain, dan memenuhi satu tidak memenuhi yang lain.

Kelulusan menteri. Seksyen 263 Akta Syarikat 2016 menyatakan mana-mana orang boleh memohon kepada Menteri yang bertanggungjawab bagi kewangan untuk diluluskan sebagai juruaudit syarikat. Kelulusan itu bergantung kepada Menteri berpuas hati bahawa pemohon berperibadi baik dan berkecekapan. Tiga ciri kelulusan itu sering terlepas pandang:

• ia boleh diberikan tertakluk kepada had atau syarat, dan dibatalkan pada bila-bila masa melalui notis, di bawah s.263(3)
• setiap kelulusan, termasuk pembaharuan, berkuat kuasa selama dua tahun dari tarikh dikeluarkan di bawah s.263(4)
• Menteri boleh mewakilkan kuasa itu kepada sesebuah badan yang bertanggungjawab bagi pendaftaran atau kawalan akauntan di Malaysia, di bawah s.263(5)

Pemohon yang ditolak boleh merayu kepada Mahkamah di bawah s.263(6).

Status akauntan bertauliah. Seksyen 263(7) mentakrifkan “orang” bagi keseluruhan seksyen itu sebagai akauntan bertauliah sebagaimana ditakrifkan di bawah Akta Akauntan 1967. Dengan kata lain, lesen itu terletak di atas keahlian MIA. Seseorang yang bukan akauntan bertauliah langsung tidak boleh diluluskan.

Pendaftaran AOB, bagi entiti kepentingan awam. Jika syarikat itu merupakan entiti kepentingan awam atau dana berjadual, juruaudit itu juga mesti didaftarkan dengan Lembaga Pengawasan Audit di bawah Bahagian IIIA Akta Suruhanjaya Sekuriti Malaysia 1993. Ini adalah daftar berasingan yang disimpan oleh Suruhanjaya Sekuriti (SC), dengan kriterianya sendiri, dan ia tidak terhasil secara automatik daripada kelulusan s.263.

Firma, bukan hanya individu

Apabila sesebuah firma dilantik, s.264(4) menghendaki semua rakan kongsi firma yang bermastautin di Malaysia adalah juruaudit syarikat yang diluluskan, dan tiada seorang rakan kongsi pun didiskualifikasi di bawah s.264(1). Jika firma itu tidak berdaftar di bawah mana-mana undang-undang lain, satu penyata nama penuh dan alamat semua rakan kongsi mesti dikemukakan kepada Pendaftar.

Seksyen 265 seterusnya menghendaki firma juruaudit baharu memberitahu Pendaftar dalam tempoh 30 hari daripada mula menjalankan perniagaan, dengan memberikan nama firma, nombor firma, alamat, tarikh mula beroperasi dan nombor kelulusan semua rakan kongsi. Sebarang penyusunan semula firma itu mesti diberitahu dalam tempoh 30 hari daripada perubahan itu.

Kesan praktikalnya kelihatan pada muka surat tandatangan. Di bawah s.265(5), laporan oleh sesebuah firma tidak dibuat dengan sah melainkan ia ditandatangani atas nama firma dan atas namanya sendiri oleh seorang rakan kongsi yang merupakan juruaudit syarikat yang diluluskan, dengan nombor firma dan nombor kelulusan rakan kongsi itu ditulis atau dicetak dengan jelas di sebelah tandatangan tersebut. Itulah sebabnya sesebuah laporan audit berakhir dengan nombor AF di bawah nama firma dan nombor seperti 03000/09/2028 (J) di bawah nama rakan kongsi itu. Kedua-duanya boleh disemak.

Persetujuan mendahului pelantikan

Seksyen 264(5) melarang sesebuah syarikat daripada melantik seseorang atau sesebuah firma sebagai juruaudit melainkan, sebelum pelantikan itu, orang itu telah memberikan persetujuan bertulis, atau dalam kes firma sekurang- kurangnya seorang rakan kongsi telah memberikan persetujuan bertulis.

Lembaga-lembaga pengarah lazimnya meluluskan resolusi terlebih dahulu dan mengumpul surat persetujuan kemudian. Itu adalah susunan yang salah, dan fail itu akan menunjukkannya.

Seksyen 264(6) menambah satu perkara yang penting semasa penggantian: melantik sesebuah firma atas nama firma itu berkuat kuasa sebagai pelantikan orang-orang yang menjadi rakan kongsi pada masa pelantikan itu. Seksyen 264(7) menangani perkara yang setara bagi perkongsian liabiliti terhad.

Siapa yang melantik, dan bila

Dua bab Akta itu membezakan syarikat sendirian dan syarikat awam.

Syarikat sendirian — s.267. Syarikat itu mesti melantik seorang juruaudit bagi setiap tahun kewangan melainkan dikecualikan oleh Pendaftar di bawah s.267(2), yang merupakan asas kepada Practice Directive 10/2024.

Lembaga Pengarah melantik di bawah s.267(3):

• bagi syarikat yang baru diperbadankan, sekurang-kurangnya 30 hari sebelum berakhirnya tempoh untuk mengemukakan penyata kewangan pertama kepada Pendaftar
• untuk mengisi kekosongan biasa

Ahli-ahli melantik melalui resolusi biasa di bawah s.267(4), pada tahun-tahun berikutnya dalam tempoh untuk melantik juruaudit, atau apabila Lembaga Pengarah gagal membuat pelantikan.

Seksyen 267(6) mentakrifkan tempoh itu sebagai 30 hari sebelum berakhirnya tempoh pengemukaan bagi penyata kewangan tahun sebelumnya di bawah s.259(1) — atau, jika penyata itu dikemukakan lebih awal, 30 hari sebelum hari ia sebenarnya dikemukakan. Justeru, pengemukaan awal menarik tempoh pelantikan itu ke hadapan.

Seksyen 267(5) melengkapkan peraturan itu: seorang juruaudit hanya boleh dilantik di bawah subseksyen (3) atau (4). Tiada laluan ketiga, dan s.267(7) menjadikan syarikat dan setiap pengarah bertanggungan atas sebarang pelanggaran.

Pembetulan yang wajar dibuat. Beberapa panduan menyatakan bahawa juruaudit pertama mesti dilantik 30 hari sebelum pengedaran penyata kewangan pertama. Akta itu menyatakan 30 hari sebelum berakhirnya tempoh untuk pengemukaannya kepada Pendaftar. Pengedaran di bawah s.258 dan pengemukaan di bawah s.259 adalah tarikh berbeza yang terpisah 30 hari, jadi kedua-dua tafsiran itu memberikan tarikh akhir yang berbeza.

Untuk mengira tarikh itu secara songsang bagi syarikat baharu: penyata kewangan pertama perlu disiapkan dalam tempoh 18 bulan daripada pemerbadanan di bawah s.248(1)(a), pengedaran dalam tempoh enam bulan daripada penghujung tahun kewangan di bawah s.258, dan pengemukaan dalam tempoh 30 hari daripada pengedaran di bawah s.259(1).

Syarikat awam — s.271. Lembaga Pengarah melantik pada bila-bila masa sebelum mesyuarat agung tahunan pertama, atau untuk mengisi kekosongan biasa. Ahli-ahli melantik melalui resolusi biasa pada AGM tersebut. Di bawah s.273, juruaudit memegang jawatan sehingga berakhirnya AGM berikutnya melainkan dilantik semula.

Jika tiada sesiapa melantik. Seksyen 268 dan 272 membenarkan Pendaftar melantik seorang juruaudit atas permohonan bertulis mana-mana ahli. Ini adalah remedi untuk kebuntuan, bukan kemudahan semata-mata.

Berapa lama jawatan itu berlangsung

Bagi syarikat sendirian, s.269(1)(b) adalah penentu masanya: juruaudit berhenti memegang jawatan 30 hari dari tarikh pengedaran penyata kewangan kepada ahli-ahli, melainkan dilantik semula.

Apabila jawatan itu kosong dengan cara itu dan ahli-ahli tidak melantik sesiapa pun, s.269(3) menganggap juruaudit yang menamatkan jawatan itu telah dilantik semula — melainkan dia dilantik oleh Lembaga Pengarah, perlembagaan syarikat menghendaki pelantikan semula sebenar, ahli-ahli telah membuat resolusi bahawa dia tidak patut dilantik semula, atau pelantikan semula yang dianggap itu dihalang di bawah s.270.

Seksyen 270 memberikan ahli-ahli yang memegang sekurang-kurangnya 5% daripada jumlah hak mengundi hak untuk menghalang pelantikan semula yang dianggap itu melalui notis, dalam bentuk salinan cetak atau elektronik, disahkan oleh setiap ahli yang memberikannya, dan diterima oleh syarikat sekurang-kurangnya 30 hari sebelum pengedaran penyata kewangan itu.

Di bawah s.269(1)(a), juruaudit baharu tidak mengambil alih jawatan sehingga juruaudit terdahulu berhenti memegang jawatan, melainkan dia adalah juruaudit pertama — dengan pengecualian di bawah s.269(2) bagi juruaudit bersama dan juruaudit tambahan. Anda tidak boleh secara senyap menjalankan dua juruaudit tunggal secara serentak.

Kebebasan: apa yang sebenarnya didiskualifikasi oleh seksyen 264

Seksyen 264(1) menjadikannya suatu kesalahan untuk secara sedar bersetuju dilantik, secara sedar bertindak, atau menyediakan laporan yang dikehendaki disediakan oleh seorang juruaudit syarikat yang diluluskan, apabila orang itu:

Diskualifikasi	Butiran
Tidak diluluskan	Bukan juruaudit syarikat yang diluluskan
Terhutang	Berhutang kepada syarikat, atau perbadanan berkaitan dengannya di bawah s.7, melebihi RM25,000
Kaitan pegawai	Adalah, atau pasangannya adalah, pegawai syarikat itu
Kaitan rakan kongsi atau majikan	Adalah rakan kongsi, majikan atau pekerja seorang pegawai; atau rakan kongsi atau pekerja kepada pekerja seorang pegawai
Kaitan pemegang saham	Adalah, atau pasangannya adalah, pemegang saham sesebuah perbadanan yang pekerjanya merupakan pegawai syarikat itu
Daftar	Bertanggungjawab, atau merupakan rakan kongsi, majikan atau pekerja kepada seseorang yang bertanggungjawab, menyimpan daftar ahli atau pemegang debentur
Kebankrapan	Merupakan bankrap yang belum dilepaskan di dalam atau di luar Malaysia, kecuali dengan kebenaran Mahkamah
Sabitan	Telah disabitkan atas kesalahan yang melibatkan penipuan atau ketidakjujuran yang boleh dihukum penjara tiga bulan atau lebih

Dua kelayakan mengubah jawapannya dalam praktik. Seksyen 264(2) menganggap seseorang sebagai pegawai jika dia pernah menjadi pegawai atau promoter syarikat, atau perbadanan berkaitan, pada bila-bila masa dalam tempoh dua belas bulan sebelumnya — jadi seorang pengarah kewangan yang berhenti pada bulan Mac tidak boleh mengaudit akaun bulan Disember. Seksyen 264(3) mengesahkan bahawa dilantik sebagai juruaudit sesebuah perbadanan itu sendiri tidak menjadikan seseorang itu pegawai perbadanan tersebut.

Pelanggaran s.264(1) atau (4) membawa denda sehingga RM100,000 apabila disabitkan di bawah s.264(8).

Terletak di atas semua ini ialah By-Laws MIA (On Professional Ethics, Conduct and Practice), yang menggabungkan piawaian kebebasan antarabangsa. Piawaian itu lebih ketat daripada s.264 dan mengikat juruaudit itu sendiri dan bukan syarikat — tetapi itulah sebabnya sesebuah firma akan menolak sesuatu penglibatan yang secara teknikal dibenarkan oleh s.264.

Menetapkan yuran

Seksyen 274 memperuntukkan kuasa itu. Seorang juruaudit yang dilantik oleh ahli-ahli mempunyai imbuhan yang ditetapkan oleh ahli-ahli melalui resolusi biasa atau sebagaimana mereka tentukan; seorang yang dilantik oleh Lembaga Pengarah mempunyai imbuhannya ditetapkan oleh Lembaga Pengarah, dan jika gagal, oleh syarikat; seorang yang dilantik oleh Pendaftar mempunyai imbuhannya ditetapkan oleh Pendaftar atau Lembaga Pengarah, dan jika gagal, oleh syarikat. Imbuhan termasuk perbelanjaan dan bayaran bukan tunai.

Secara berasingan, s.275 membenarkan 5% ahli-ahli, atau pemegang 5% modal saham terbitan, menuntut butiran segala yang dibayar kepada juruaudit bagi perkhidmatan bukan audit — satu alat pemegang saham yang hampir tidak mendapat perhatian.

Kesilapan biasa

• Menganggap surat penglibatan sebagai pelantikan. Pelantikan itu ialah resolusi Lembaga Pengarah atau ahli-ahli; surat penglibatan adalah satu kontrak.
• Meluluskan resolusi sebelum persetujuan bertulis wujud, bertentangan dengan s.264(5).
• Menggunakan tarikh pengedaran untuk mengira tarikh akhir juruaudit pertama. s.267(3)(a) dikira daripada tempoh pengemukaan, bukan pengedaran.
• Terlupa bahawa pengemukaan awal menggerakkan tempoh pelantikan, di bawah s.267(6)(b).
• Menganggap seorang akauntan bertauliah boleh menandatangani laporan audit. Hanya juruaudit syarikat yang diluluskan boleh berbuat demikian, dan hanya dengan nombor kelulusan dicetak di sebelah tandatangan itu.
• Mengabaikan tempoh semakan semula dua belas bulan bagi pegawai dalam s.264(2) apabila seorang bekas pegawai kewangan menyertai firma audit itu, atau sebaliknya.
• Terlepas pandang had terhutang RM25,000, yang turut merangkumi pinjaman pengarah yang disalurkan melalui perbadanan berkaitan.
• Bergantung kepada pelantikan semula yang dianggap sedangkan juruaudit itu dilantik oleh Lembaga Pengarah, iaitu salah satu daripada empat kes dalam s.269(3) yang tidak terpakai.

Apa seterusnya

Setelah juruaudit dilantik, perkara seterusnya yang wajar dirancang ialah penglibatan itu sendiri — penerimaan, senarai permintaan, kerja lapangan dan tarikh laporan semuanya terletak pada garis masa yang mesti disesuaikan dalam tempoh akhir pengedaran enam bulan.