AGM Requirements in Malaysia: Who Still Has to Hold One

“Sdn Bhd tidak lagi perlu mengadakan AGM” ialah kenyataan piawai, dan bagi kebanyakan syarikat ia adalah betul. Itu juga titik di mana hampir semua panduan Malaysia berhenti — sekali gus meninggalkan dua kumpulan syarikat yang masih memikul kewajipan yang tiada siapa memberitahu mereka.

Kumpulan pertama jelas: syarikat awam. Kumpulan kedua lebih menarik — syarikat persendirian yang perlembagaannya sendiri masih mewajibkan AGM, biasanya kerana ia adalah memorandum dan tataurusan Akta Syarikat 1965 yang tidak pernah disemak semula sejak itu.

Syarikat manakah yang wajib mengadakan AGM?

Seksyen 340(1) Akta Syarikat 2016 ditujukan kepada satu golongan syarikat sahaja:

Setiap syarikat awam hendaklah mengadakan mesyuarat agung tahunan pada setiap tahun kalendar sebagai tambahan kepada mana-mana mesyuarat lain yang diadakan dalam tempoh tersebut…

Syarikat persendirian sememangnya tidak disebut dalam seksyen ini. Keperluan am AGM dalam Akta Syarikat 1965 tidak dikekalkan; sebaliknya Akta ini memindahkan intipati AGM — iaitu membentangkan akaun di hadapan ahli — ke dalam kewajipan pengedaran di bawah s.258.

Perhatikan bahawa s.340 terletak dalam Subbahagian 8 Bahagian 5, yang bertajuk Keperluan Tambahan bagi Syarikat Awam. Itu adalah isyarat struktur, bukan kebetulan dalam penggubalan.

Bahagian yang selalu terlepas pandang: perlembagaan yang mewajibkan AGM

Syarikat persendirian yang telah menerima pakai perlembagaan terikat dengannya. Seksyen 33(1) memperuntukkan bahawa perlembagaan, apabila diterima pakai, mengikat syarikat dan ahlinya setakat yang sama seolah-olah ia telah ditandatangani dan dimeteraikan oleh setiap ahli serta mengandungi janji (covenant) daripada setiap ahli untuk mematuhi semua peruntukannya. Seksyen 31(2) menambah bahawa apabila sesebuah syarikat mempunyai perlembagaan, hak, kuasa, kewajipan dan tanggungjawab dalam Akta terpakai kecuali setakat yang diubah suai secara sah oleh perlembagaan itu.

Jika perlembagaan itu menyatakan syarikat hendaklah mengadakan mesyuarat agung tahunan, syarikat itu wajib mengadakannya. Kewajipan ini bersifat kontraktual, bukan berkanun, yang mengubah laluan penguatkuasaannya — seorang ahli yang menguatkuasakannya, bukan Pendaftar — tetapi itu tidak menjadikannya pilihan.

Ini bukan kes terpencil yang jarang berlaku. Syarikat yang diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 memiliki memorandum dan tataurusan yang secara nyata dianggap oleh s.34(c) sebagai perlembagaan syarikat yang berdaftar di bawah undang-undang bertulis terdahulu. Tataurusan tersebut dibina berdasarkan Table A yang lama dan lazimnya merangkumi keseluruhan rejim AGM: mesyuarat tahunan, persaraan pengarah secara giliran, pembentangan akaun.

Dua akibat berikut terpakai bagi syarikat sedemikian:

1. Ia wajib mengadakan AGM yang diwajibkan oleh perlembagaannya, dan mematuhi apa-apa tempoh notis yang dinyatakan oleh perlembagaan itu (s.316(1) menetapkan tempoh minimum 14 hari; perlembagaan boleh menaikkannya, lazimnya kepada 21 hari).
2. Jika syarikat tidak mahu berbuat demikian, jalan penyelesaiannya ialah resolusi khas untuk meminda atau menghapuskan tataurusan berkenaan di bawah s.36(1), dengan perlembagaan yang dipinda difailkan kepada Pendaftar dalam tempoh 30 hari di bawah s.36(3).

Sebelum menganggap Sdn Bhd anda bebas daripada AGM, baca perlembagaannya. Jika syarikat itu diperbadankan selepas 31 Januari 2017 dan tidak pernah menerima pakai perlembagaan, tiada apa yang perlu dibaca dan jawapannya memang tidak.

Dua tarikh akhir yang berjalan serentak

Bagi syarikat awam, s.340(2) menetapkan dua had berasingan, dan kedua-duanya perlu dipatuhi:

Had	Tempoh	Seksyen
Dari penghujung tahun kewangan	dalam tempoh 6 bulan	s.340(2)(a)
Dari AGM sebelumnya	tidak lewat daripada 15 bulan	s.340(2)(b)

Had 15 bulan ini menangkap syarikat yang menangguhkan AGM ke penghujung tempoh enam bulan pada satu tahun dan cuba berbuat demikian lagi pada tahun berikutnya. Apabila penghujung tahun kewangan berubah, jam 15 bulan itu biasanya menjadi had yang mengikat.

Bagi syarikat awam yang baru diperbadankan, s.340(3) menghapuskan keperluan tersebut untuk tahun pemerbadanan dan tahun berikutnya, dengan syarat AGM pertama diadakan dalam tempoh 18 bulan selepas pemerbadanan.

Apakah urusan yang perlu dijalankan oleh AGM?

Seksyen 340(1) menyenaraikannya:

• (a) pembentangan penyata kewangan yang diaudit serta laporan pengarah dan juruaudit
• (b) pemilihan pengarah untuk menggantikan mereka yang bersara
• (c) pelantikan dan penetapan imbuhan juruaudit
• (d) mana-mana resolusi atau urusan lain yang notisnya diberikan mengikut Akta atau perlembagaan

Dua daripadanya berkait dengan peraturan lain. Perkara (a) berkait rapat dengan s.248(1) dan tarikh akhir pengedaran syarikat awam dalam s.258. Perkara (c) perlu dibaca bersama s.277 — menyingkirkan juruaudit sebelum tamat tempoh perkhidmatannya memerlukan notis khas di bawah s.277(1), iaitu 28 hari di bawah s.322(1), dan merupakan salah satu daripada hanya dua resolusi yang dihalang oleh s.297(2) daripada laluan bertulis.

Perkara (d) ialah laluan praktikal bagi ahli untuk menambah urusan pada agenda, dan bagi syarikat awam ia berfungsi bersama s.323, di mana ahli yang memegang 2.5% modal mengundi berbayar, atau sekurang-kurangnya 50 ahli yang masing-masing memegang secara purata RM500 berbayar, boleh memohon pengedaran sesuatu resolusi — permohonan yang mesti sampai kepada syarikat 28 hari sebelum mesyuarat di bawah s.323(3)(d)(i).

Notis, kuorum dan notis pendek

Notis bagi AGM syarikat awam ialah sekurang-kurangnya 21 hari di bawah s.316(2)(a), atau lebih lama jika dinyatakan oleh perlembagaan. Mana-mana mesyuarat lain syarikat awam ialah 14 hari di bawah s.316(2)(b); mesyuarat syarikat persendirian ialah 14 hari di bawah s.316(1).

Notis pendek bagi AGM jauh lebih sukar berbanding mesyuarat lain. Seksyen 316(3) memerlukan persetujuan semua ahli yang berhak menghadiri dan mengundi. Ambang 90% dan 95% dalam s.316(5) hanya terpakai kepada mesyuarat selain AGM.

Kuorum di bawah s.328(2) ialah dua ahli yang hadir secara peribadi atau melalui proksi, melainkan perlembagaan menetapkan bilangan yang lebih tinggi — seorang ahli bagi syarikat berahli tunggal di bawah s.328(1). Di bawah s.328(5), jika kuorum tidak hadir dalam tempoh setengah jam, AGM ditangguhkan ke hari yang sama pada minggu berikutnya, manakala mesyuarat yang diadakan atas permintaan (requisition) ahli akan dibubarkan.

Melanjutkan tarikh akhir

Seksyen 340(4) membenarkan syarikat memohon kepada Pendaftar untuk melanjutkan tempoh dalam seksyen tersebut, dan Pendaftar boleh melanjutkannya sebagaimana yang difikirkannya wajar setelah berpuas hati dengan sebab yang diberikan.

Nota Amalan SSM 3/2018 mengawal selia mekanismenya. Bagi permohonan berkaitan AGM, syarikat awam patut memohon sekurang-kurangnya 30 hari sebelum hari terakhir mesyuarat itu wajib diadakan. Yuran pemfailan bagi lanjutan masa ialah RM100. Tiada tempoh maksimum lanjutan yang diterbitkan.

Jangan tunggu sehingga ke saat akhir: permohonan yang lewat adalah masalah berasingan daripada AGM yang lewat.

Apa yang menggantikan AGM bagi syarikat persendirian

Kewajipan itu tidak hilang sepenuhnya, tetapi berubah bentuk. Syarikat persendirian wajib:

• Mengedarkan penyata kewangan dan laporannya kepada setiap ahli dalam tempoh enam bulan selepas penghujung tahun kewangannya — s.258(1)(a)
• Memfailkannya kepada Pendaftar dalam tempoh 30 hari selepas pengedaran — s.259(1)(a)
• Memfailkan penyata tahunan dalam tempoh 30 hari selepas ulang tahun pemerbadanan — s.68(1), dengan tiada yang perlu difailkan pada tahun kalendar pemerbadanan di bawah s.68(2)

Itulah jam-jam sebenar yang menjadi asas operasi sesebuah Sdn Bhd. Apabila ahli mahukan mesyuarat, laluannya bukan AGM tetapi permintaan menurut s.311.

Kegagalan dan akibatnya

Seksyen 340(6) menjadikan syarikat dan setiap pegawai yang melanggar s.340(1), (2) atau (3) bertanggungan, apabila disabitkan kesalahan, kepada denda tidak melebihi RM20,000.

Secara berasingan, s.340(5) membenarkan Mahkamah, atas permohonan mana-mana ahli, memerintahkan supaya mesyuarat agung diadakan sekiranya syarikat gagal mengadakan AGM. Itu adalah remedi ahli, dan ia tidak bergantung kepada apa-apa tindakan oleh Pendaftar.

Kesilapan lazim

Memberitahu setiap Sdn Bhd bahawa ia tiada kewajipan AGM tanpa membaca perlembagaannya. Bagi syarikat lama era 1965 dengan tataurusan yang diwarisi, nasihat itu salah, dan ahli yang menguatkuasakan tataurusan itu tidak memerlukan bantuan SSM.

Mematuhi tarikh akhir enam bulan tetapi mengabaikan had 15 bulan. Seksyen 340(2)(b) ialah had yang berasingan, bukan pengulangan.

Memberi notis pendek untuk AGM berdasarkan persetujuan 95%. Seksyen 316(3) memerlukan persetujuan semua ahli yang berhak menghadiri dan mengundi. Angka 95% itu ialah s.316(5)(b) dan terpakai kepada mesyuarat lain.

Menyingkirkan juruaudit pada AGM tanpa notis khas. Seksyen 277(1) memerlukan notis khas, iaitu 28 hari di bawah s.322(1), dan juruaudit mempunyai hak untuk membuat representasi di bawah s.277(3) hingga (5).

Memohon lanjutan masa selepas tarikh akhir berlalu. Nota Amalan 3/2018 menetapkan tempoh notis 30 hari bagi permohonan AGM syarikat awam.

Menganggap pengedaran penyata kewangan sebagai AGM. Itu adalah kewajipan berasingan di bawah s.258 dengan tarikh akhir dan dendanya sendiri, dan ia turut terpakai kepada syarikat awam.

Langkah seterusnya

Jika anda mewakili syarikat persendirian, keluarkan perlembagaannya dan cari perkataan “mesyuarat agung”. Jika terdapat frasa itu, sama ada catatkan mesyuarat itu dalam diari atau letakkan resolusi khas pindaan pada agenda seterusnya.

Untuk jam pengedaran dan pemfailan yang menggantikan AGM, lihat financial-statements-lodgement. Untuk lanjutan masa, lihat extension-of-time-ssm. Untuk tempoh notis dalam satu jadual, lihat resolution-notice-periods. Bagi ahli yang mahukan mesyuarat yang enggan dipanggil oleh lembaga pengarah, lihat egm-requisition.