In-House or Outsourced Bookkeeping: The Real Cost Comparison

Cari soalan ini dan setiap keputusan carian ditulis oleh sebuah firma perakaunan. Itu bukan celaan terhadap firma-firma tersebut — ia adalah fakta struktur tentang siapa yang menerbitkan mengenai topik ini, dan ia bermakna versi jujur bagi perbandingan ini tidak tersedia di mana-mana. Jadi inilah versinya, tanpa memihak kepada mana-mana pihak.

Kos majikan yang tiada siapa tambah pada gaji

Mengambil pekerja bukan sekadar gaji. Bagi pekerja bawah 60 tahun yang bergaji RM4,000 sebulan:

Kos majikan	Kadar	Bulanan
Gaji	—	RM4,000.00
EPF	13% daripada gaji sehingga RM5,000	RM520.00
SOCSO, Kategori 1	1.75%, siling RM6,000	RM70.00
EIS	0.2%, siling RM6,000	RM8.00
Tambahan berkanun		RM598.00

Itu bermakna kira-kira 15% tambahan, atau lebih kurang RM7,176 setahun bagi gaji RM48,000. Dua peringatan yang berlaku pada kedua-dua arah: EPF dan SOCSO dikira daripada jadual band gaji berkanun dan bukan sebagai peratusan tepat — EPF sehingga RM20,000, SOCSO sehingga siling RM6,000 — jadi jumlah ringgit bergerak mengikut tangga; dan melebihi RM5,000 sebulan, kadar EPF majikan turun kepada 12%.

HRD Corp adalah satu ambang, bukan satu item kos. Levi ini ialah 1% daripada gaji, tetapi hanya untuk majikan dalam kelas industri First Schedule yang mempunyai sepuluh atau lebih pekerja Malaysia; antara lima hingga sembilan pekerja, ia adalah pilihan pada kadar 0.5%. Mengambil pekerja kesepuluh anda menyebabkan kos 1% ke atas keseluruhan gaji, bukan 1% daripada gaji orang itu sahaja. Sama ada pekerja kesepuluh itu seorang jurubuku atau tidak, tidak relevan kepada pengiraan tetapi sangat relevan kepada keputusan itu.

Kemudian ada kos-kos yang tiada kadar untuk disebut: pengambilan pekerja, lesen perisian, dua minggu setahun apabila tiada siapa menutup lejar, dan bil pembinaan semula apabila seseorang berhenti kerja separuh tahun dengan pemetaan akaun tersimpan dalam kepalanya sahaja.

Apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam bayaran outsource

Bayaran outsource menghapuskan sepenuhnya tambahan berkanun tersebut, dan menetapkan harga mengikut skop. Perbandingan itu gagal apabila skopnya tidak sama. Sebelum membandingkan angka, dapatkan jawapan bertulis untuk setiap perkara berikut:

• Adakah pengiraan cukai dan Form C termasuk, atau itu adalah penglibatan ejen cukai yang berasingan?
• Adakah penukaran XBRL dan pemfailan MBRS termasuk, atau disebut harga secara berasingan bagi setiap pemfailan?
• Siapa yang mengendalikan liaison audit — senarai permintaan, soalan, dan pelarasan?
• Siapa yang menguruskan penggajian, PCB, penyerahan EPF dan SOCSO, serta Form E dan EA pada akhir tahun?
• Siapa yang memiliki fail lejar dan bolehkah anda membawanya bersama jika bertukar firma?
• Apakah masa pusing ganti — akaun pengurusan bulanan, atau kejar-mengejar pada akhir tahun?

Yang terakhir itu adalah yang senyap. Bayaran yang kelihatan rendah kerana kerja hanya berlaku sekali setahun sebenarnya membeli anda pematuhan, bukan maklumat, dan ia meletakkan s.245(2) — kemasukan dalam tempoh enam puluh hari dari setiap transaksi — kekal di luar jangkauan buat selama-lamanya.

Kos tersembunyi pada kedua-dua belah

Tiada satu model pun yang selamat daripada perkara ini: seorang jurubuku, sama ada diambil bekerja atau dilantik, yang outputnya tidak dapat ditukar menjadi satu pemfailan.

Tiada apa yang anda beli boleh terus memfail ke SSM. Penyata kewangan sampai ke Pendaftar sebagai satu instans XBRL yang dibina dalam alat penyediaan SSM sendiri berdasarkan taksonomi SSMxT, dan taksonomi itu tidak boleh diperluaskan — setiap angka mesti diletakkan pada satu konsep yang sudah wujud. Carta akaun yang tidak pernah direka untuk dipetakan kepadanya akan menghasilkan satu latihan pemetaan setiap tahun, dengan harga ditetapkan oleh sesiapa yang melakukan penukaran itu.

Petunjuknya bukan kelayakan. Ia adalah sama ada orang itu dapat menunjukkan kepada anda pemetaan akaun-kepada-konsep tahun lepas dan baki percubaan yang menjadi sumbernya. Jika artefak itu tidak wujud, ia sedang dibina semula setiap tahun mengikut kadar sejam seseorang.

Kesilapan biasa

• Membandingkan gaji dengan bayaran. Bandingkan jumlah kos majikan tahunan dengan jumlah bayaran tahunan, dengan skop yang sepadan.
• Terlupa ambang HRD Corp. Pekerja Malaysia yang kesepuluh mencetuskan 1% ke atas keseluruhan gaji.
• Menganggap bayaran outsource merangkumi pengiraan cukai dan penukaran XBRL. Selalunya ia tidak merangkumi mana-mana pun.
• Membeli kejar-mengejar tahunan dan menggelarnya sebagai pembukuan. Seksyen 245(2) menghendaki kemasukan dalam tempoh enam puluh hari dari transaksi.
• Menganggap dalaman semestinya lebih murah pada skala besar. Ia menjadi lebih murah apabila jumlah transaksi mewajarkan satu jawatan sepenuh masa, iaitu persoalan jumlah, bukan persoalan saiz.
• Mengabaikan risiko pergantungan kepada individu tunggal. Seorang jurubuku dalaman adalah satu titik kegagalan tunggal; satu firma outsource tanpa fail lejar yang boleh dieksport adalah perkara yang sama, cuma dengan invois.

Langkah seterusnya

Tetapkan harga bagi kedua-dua pilihan sebagai jumlah dua belas bulan berdasarkan satu skop bertulis yang merangkumi penutupan bulanan, pemfailan berkanun, pengiraan cukai dan penukaran MBRS. Kemudian minta setiap calon menghasilkan pemetaan akaun-kepada-konsep yang mereka gunakan tahun lepas. Jawapan kepada soalan itu mengubah jumlah kos lebih daripada kadar headline pada mana-mana pihak.