马来西亚不是1961年《海牙取消认证要求公约》（Apostille 公约）的缔约国，因此仅凭海牙认证（apostille）在这里不被接受——外国文件必须经过完整的领事认证。常见的流程是：文件先由签发国的外交部认证，再由马来西亚驻该国的大使馆或最高专员署（High Commission）进行领事认证，之后才能在马来西亚机构（如国民登记局 JPN 或移民局）使用。外语文件必须翻译，且译文本身也须获得认证。
- 马来西亚不是1961年《海牙认证公约》的缔约国；截至2026年6月30日，该公约共有130个缔约方，而马来西亚不在名单之内。
- 正因如此，仅有海牙认证（apostille）并不足够——外国文件须经过领事认证，并以马来西亚外交使团的印章作为终点。
- 民事身份类文件（出生、结婚、死亡）往往可直接进入认证阶段，而其他文件通常须先经公证——请向相关使团确认确切要求。
- 外语文件必须翻译，且译文本身也须获得认证。
- 马来西亚外交部（Wisma Putra）领事司认证的是官员签名与印章的真实性，而非文件内容的真实性。
适用对象： 需要在马来西亚政府机构使用国外签发文件（出生证、结婚证、死亡证、学位证书、授权书）的外国公民及马来西亚公民。
本页内容
你拿着在国外签发的结婚证走到国民登记局（JPN）的柜台，官员却拒绝受理——不是因为它是伪造的，而是因为它还没有经过”认证”（dilegalisasi）。许多人正是在这里栽了跟头：文件在原属国有效，并不代表它能在马来西亚直接被接受。在此之前，要先走完一条认证链。
本指南说明在国外签发的文件——出生证、结婚证、死亡证、学位证书或授权书——如何取得认证，从而被马来西亚机构如国民登记局（JPN）和移民局所接受。
为什么海牙认证在马来西亚不够用？
许多人以为海牙认证（apostille）——1961年《海牙公约》下的单一认证印章——就能解决一切。对大多数国家来说确实如此：一张海牙认证便可取代整条大使馆认证链。
马来西亚并不在其中。根据海牙国际私法会议（HCCH）的官方状态表，截至2026年6月30日，1961年《海牙认证公约》共有130个缔约方，而马来西亚不在该名单之内。其影响简单却重要：仅加盖海牙认证的文件不会在马来西亚被自动承认。你仍须经过完整的领事认证。
也就是说，即便你的文件来自签发海牙认证的国家，仅凭那张海牙认证仍不足以在马来西亚使用。以马来西亚外交使团印章（或外交部 Wisma Putra 领事司）作为终点的领事认证链依然不可或缺。
什么是领事认证？
领事认证是一套层层递进的认证程序。每一层只证明前一层——即官员签名、印章或盖章的真实性——而不是文件内容的真实性。比利时驻吉隆坡大使馆对这一角色有清晰的说明：在加盖下一层之前，主管机关证明”文件上公职人员的签名、印章或盖章是有效的”。
同样的原则也由马来西亚外交部领事司自身表明：文件认证”不证明文件内容的真实性，而只证明获授权签署该文件的外交部官员的印章与签名”。正是这条认证链，在非公约成员国取代了海牙认证。由于它涉及多个主管机关先后经手，而非单一印章，因此更为耗时。
外国文件的认证链如何进行？
对于在国外签发、拟在马来西亚使用的文件，最常见的路径是在原属国先完成认证，然后再带入马来西亚。韩国驻马来西亚大使馆以来自韩国的文件反向说明了这一原则：这些文件”须在获得〔韩国〕外交部认证之后，由马来西亚驻首尔大使馆公证”。同样的模式适用于来自任何国家的文件。
简而言之，从原属国到马来西亚的路径：
| 步骤 | 负责方 | 发生什么 |
|---|---|---|
| 1. 准备 | 原属国的文件签发机构 / 公证人（Notary Public） | 民事身份类文件（出生、结婚、死亡）往往可直接进行；其他文件通常须先经公证（请向相关使团确认） |
| 2. 国家级认证 | 签发国外交部 | 证明签发文件官员的签名与印章 |
| 3. 领事认证 | 马来西亚驻该国的大使馆 / 最高专员署 | 加盖马来西亚认证章——这正是海牙认证的替代品 |
| 4. 使用 | 马来西亚机构（JPN、移民局等） | 文件现在可以提交 |
对于已经身处马来西亚的文件，还有一条常见的替代路径：文件由签发国驻马来西亚的外交使团认证，然后由外交部（Wisma Putra）领事司背书。（请向外交部确认这条路径的确切方向，因为其官方页面说明的是文件用于国外时的认证流程。）两条路径的目标相同——为该外国文件赋予一条马来西亚机构可以信赖的正式认证链。
公证人（Notary Public）与宣誓专员（Pesuruhjaya Sumpah）——有何区别？
这是一个常见的混淆点。两者都可以认证文件副本，但用途不同：
- 公证人（Notary Public）——认证文件供在签发国之外使用。这正是国际认证链中相关的一环。
- 宣誓专员（Commissioner for Oaths）——认证仅供该国国内使用。
德国联邦政府驻吉隆坡的官方来源强调了这一区别：公证人认证文件供国外使用，而宣誓专员仅供国内使用。如果你需要文件跨境认证，仅凭宣誓专员的认证是不够的。
翻译怎么办？
如果你的文件是马来文或英文以外的语言，就必须翻译，并且译文本身须获得认证。不只是原文——译文会成为正式文件的一部分。
例如，比利时驻吉隆坡大使馆要求译文由”受马来西亚外交部认可的翻译公司”完成，然后原件与译文一并认证。其他使团也采用同样的原则：未经认证的译文可能导致整份申请被驳回。
还须记住，外国大使馆通常不提供翻译服务——你需要自行通过受认可的译者办理，正如韩国驻马来西亚大使馆所指出的那样。
需要多久，费用多少？
时间和费用因国家、文件类型及涉及的使团而异，因此没有一个适用于所有情形的单一数字。以某一使团为例：韩国驻马来西亚大使馆对其自身的签名认证服务每份文件收取 RM18——那只是单一使团、单一层次的费用，而非马来西亚方面的一般认证收费。其他每一层（原属国外交部、马来西亚使团、翻译）都有各自的费用与时限。
实用建议：尽早规划。由于这条认证链涉及一个以上国家的多个主管机关，整个流程可能需要数周，而不是一天。在迈出第一步之前，先向马来西亚驻签发国的外交使团确认具体要求。
接下来怎么做
在开始之前，先确认两件事：文件在哪个国家签发，以及哪个马来西亚机构将接收它。这两点决定了你这条认证链的确切细节。
- 联系文件签发国的马来西亚大使馆或最高专员署，索取他们最新的认证要求清单。
- 向马来西亚的目标机构确认受理要求（民事身份类文件找 JPN；准证与签证事务找移民局）。
- 如果文件是外语，尽早办好经认证的翻译。
- 沿认证链保存好每个印章和收据的副本，因为下一层往往要参考前一层。
注：马来西亚对《海牙认证公约》的状态是依据 HCCH 状态表、截至2026年6月30日确认的。如果马来西亚将来加入该公约，这套程序将会改变——在行动前，请务必向外交部（Wisma Putra）确认最新状态。
我可以在马来西亚只凭带海牙认证（apostille）的文件使用吗？
不足够。马来西亚不是《海牙认证公约》的成员，因此海牙认证在这里不会被自动承认。文件仍须经过领事认证，并以马来西亚外交使团或外交部（Wisma Putra）领事司的认证作为终点。
外国文件要在马来西亚使用，认证链是怎样的？
通常是：文件在原属国经公证或签发，由该国外交部认证，然后由马来西亚驻该国的大使馆或最高专员署进行领事认证。之后才能提交给马来西亚机构。
外语文件需要翻译吗？
需要。外语文件必须翻译（通常译为马来文或英文），且译文本身须由受认可的机构认证后才会被接受。
外交部（Wisma Putra）会证明我的文件内容正确吗？
不会。根据外交部领事司自身的说明，认证只证明获授权官员的印章与签名的真实性——而非文件内容的真实性。
以下内容在专家确认前，刻意未予明示或仅作定性描述：
- Arah laluan alternatif dalam negara (misi diplomatik negara pengeluar di Malaysia mengesahkan dokumen, kemudian Bahagian Konsular Wisma Putra mengendors) untuk dokumen ASING yang hendak digunakan di Malaysia — halaman KLN menerangkan proses pengesahan dokumen Malaysia untuk kegunaan di LUAR negara; sahkan arah masuk ini terus dengan Wisma Putra.
- Generalisasi bahawa dokumen taraf sivil (kelahiran, perkahwinan, kematian) biasanya boleh terus ke peringkat pengesahan tanpa notari sementara dokumen lain perlu dinotarikan dahulu — tidak terikat pada satu sumber rasmi tertentu; sahkan dengan misi diplomatik Malaysia berkenaan.
- Yuran dan tempoh masa setiap lapisan berbeza mengikut negara dan misi; yuran RM18 yang disebut ialah yuran perkhidmatan Kedutaan Korea di Kuala Lumpur sahaja, bukan kadar am legalisasi pihak Malaysia.
来源
- Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents — Status table — Hague Conference on Private International Law (HCCH)
- Attestation of Documents — Ministry of Foreign Affairs, Malaysia (Wisma Putra) — Consular Division
- Legalisation of documents — Embassy of Belgium in Kuala Lumpur
- Guide to Legalizing Malaysian Documents for Use in Germany — German Federal Foreign Office / German Embassy Kuala Lumpur
- Document Notarization Service — Embassy of the Republic of Korea in Malaysia
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| 版本 | 日期 | 变更 | 修订者 |
|---|---|---|---|
| 01.00 | 2026年8月7日 | Approved and published. | — |