# 认证外国文件以在马来西亚使用：领事认证与海牙认证（Apostille）

> 在国外签发的出生证、结婚证或学位证书不能直接递交给国民登记局（JPN）或移民局——由于马来西亚并非《海牙认证公约》缔约国，这些文件必须经过领事认证链。

- Category: settling-in
- Language: zh
- Status: published
- Updated: 2026-08-07
- Canonical: https://negaraku.md/zh/settling-in/document-legalisation-and-apostille-malaysia

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你拿着在国外签发的结婚证走到国民登记局（JPN）的柜台，官员却拒绝受理——不是因为它是伪造的，而是因为它还没有经过"认证"（dilegalisasi）。许多人正是在这里栽了跟头：文件在原属国有效，并不代表它能在马来西亚直接被接受。在此之前，要先走完一条认证链。

本指南说明在国外签发的文件——出生证、结婚证、死亡证、学位证书或授权书——如何取得认证，从而被马来西亚机构如国民登记局（JPN）和移民局所接受。

## 为什么海牙认证在马来西亚不够用？

许多人以为海牙认证（apostille）——1961年《海牙公约》下的单一认证印章——就能解决一切。对大多数国家来说确实如此：一张海牙认证便可取代整条大使馆认证链。

马来西亚并不在其中。根据海牙国际私法会议（HCCH）的官方状态表，截至2026年6月30日，1961年《海牙认证公约》共有130个缔约方，而马来西亚**不在**该名单之内。其影响简单却重要：仅加盖海牙认证的文件不会在马来西亚被自动承认。你仍须经过完整的**领事认证**。

也就是说，即便你的文件来自签发海牙认证的国家，仅凭那张海牙认证仍不足以在马来西亚使用。以马来西亚外交使团印章（或外交部 Wisma Putra 领事司）作为终点的领事认证链依然不可或缺。

## 什么是领事认证？

领事认证是一套层层递进的认证程序。每一层只证明前一层——即官员签名、印章或盖章的真实性——而**不是**文件内容的真实性。比利时驻吉隆坡大使馆对这一角色有清晰的说明：在加盖下一层之前，主管机关证明"文件上公职人员的签名、印章或盖章是有效的"。

同样的原则也由马来西亚外交部领事司自身表明：文件认证"不证明文件内容的真实性，而只证明获授权签署该文件的外交部官员的印章与签名"。正是这条认证链，在非公约成员国取代了海牙认证。由于它涉及多个主管机关先后经手，而非单一印章，因此更为耗时。

## 外国文件的认证链如何进行？

对于**在国外签发**、拟在马来西亚使用的文件，最常见的路径是在原属国先完成认证，然后再带入马来西亚。韩国驻马来西亚大使馆以来自韩国的文件反向说明了这一原则：这些文件"须在获得〔韩国〕外交部认证之后，由马来西亚驻首尔大使馆公证"。同样的模式适用于来自任何国家的文件。

简而言之，从原属国到马来西亚的路径：

| 步骤 | 负责方 | 发生什么 |
| --- | --- | --- |
| 1. 准备 | 原属国的文件签发机构 / 公证人（Notary Public） | 民事身份类文件（出生、结婚、死亡）往往可直接进行；其他文件通常须先经公证（请向相关使团确认） |
| 2. 国家级认证 | 签发国外交部 | 证明签发文件官员的签名与印章 |
| 3. 领事认证 | 马来西亚驻该国的大使馆 / 最高专员署 | 加盖马来西亚认证章——这正是海牙认证的替代品 |
| 4. 使用 | 马来西亚机构（JPN、移民局等） | 文件现在可以提交 |

对于已经身处马来西亚的文件，还有一条常见的替代路径：文件由签发国驻马来西亚的外交使团认证，然后由外交部（Wisma Putra）领事司背书。（请向外交部确认这条路径的确切方向，因为其官方页面说明的是文件用于国外时的认证流程。）两条路径的目标相同——为该外国文件赋予一条马来西亚机构可以信赖的正式认证链。

## 公证人（Notary Public）与宣誓专员（Pesuruhjaya Sumpah）——有何区别？

这是一个常见的混淆点。两者都可以认证文件副本，但用途不同：

- **公证人（Notary Public）**——认证文件供在签发国**之外**使用。这正是国际认证链中相关的一环。
- **宣誓专员（Commissioner for Oaths）**——认证**仅**供该国国内使用。

德国联邦政府驻吉隆坡的官方来源强调了这一区别：公证人认证文件供国外使用，而宣誓专员仅供国内使用。如果你需要文件跨境认证，仅凭宣誓专员的认证是不够的。

## 翻译怎么办？

如果你的文件是马来文或英文以外的语言，就必须翻译，并且**译文本身**须获得认证。不只是原文——译文会成为正式文件的一部分。

例如，比利时驻吉隆坡大使馆要求译文由"受马来西亚外交部认可的翻译公司"完成，然后原件与译文一并认证。其他使团也采用同样的原则：未经认证的译文可能导致整份申请被驳回。

还须记住，外国大使馆通常**不**提供翻译服务——你需要自行通过受认可的译者办理，正如韩国驻马来西亚大使馆所指出的那样。

## 需要多久，费用多少？

时间和费用因国家、文件类型及涉及的使团而异，因此没有一个适用于所有情形的单一数字。以某一使团为例：韩国驻马来西亚大使馆对其**自身**的签名认证服务每份文件收取 RM18——那只是单一使团、单一层次的费用，而非马来西亚方面的一般认证收费。其他每一层（原属国外交部、马来西亚使团、翻译）都有各自的费用与时限。

实用建议：尽早规划。由于这条认证链涉及一个以上国家的多个主管机关，整个流程可能需要数周，而不是一天。在迈出第一步之前，先向马来西亚驻签发国的外交使团确认具体要求。

## 接下来怎么做

在开始之前，先确认两件事：文件在哪个国家签发，以及哪个马来西亚机构将接收它。这两点决定了你这条认证链的确切细节。

- 联系文件签发国的**马来西亚大使馆或最高专员署**，索取他们最新的认证要求清单。
- 向马来西亚的目标机构确认受理要求（民事身份类文件找 JPN；准证与签证事务找移民局）。
- 如果文件是外语，尽早办好**经认证的翻译**。
- 沿认证链保存好每个印章和收据的副本，因为下一层往往要参考前一层。

> 注：马来西亚对《海牙认证公约》的状态是依据 HCCH 状态表、截至2026年6月30日确认的。如果马来西亚将来加入该公约，这套程序将会改变——在行动前，请务必向外交部（Wisma Putra）确认最新状态。

## Sources

- Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents — Status table — https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 (Hague Conference on Private International Law (HCCH))
- Attestation of Documents — https://www.kln.gov.my/web/guest/attestation-of-documents (Ministry of Foreign Affairs, Malaysia (Wisma Putra) — Consular Division)
- Legalisation of documents — https://malaysia.diplomatie.belgium.be/en/consular-services/legalisation-documents (Embassy of Belgium in Kuala Lumpur)
- Guide to Legalizing Malaysian Documents for Use in Germany — https://kuala-lumpur.diplo.de/my-en/service/1673424-1673424 (German Federal Foreign Office / German Embassy Kuala Lumpur)
- Document Notarization Service — https://overseas.mofa.go.kr/my-en/brd/m_1912/view.do?seq=761496 (Embassy of the Republic of Korea in Malaysia)

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