Sdn Bhd 的书面决议：如何运作，以及它们做不到什么

马来西亚的 Sdn Bhd 股东决定，大多数从来不涉及会议。文件签一签，秘书归档，之后 再没人想起。这套做法行得通——直到那唯一一项法律上不能这么做的决定也这么做了， 而董事的罢免日后被指为无效。

这样的决定恰恰有两项。知道是哪两项、以及为什么，就是理解 s.297 的全部价值。

Companies Act 2016 下的书面决议是什么？

s.290(1) 给了私人公司两条通过成员决议的路径：书面决议，或在成员会议上通过的 决议。两者效力相同。s.290(2) 对公众公司关上了第一条路——它们的成员决议必须在 会议上通过，没有例外。

s.290(3) 提供了一条有用的默认规则：凡 Act 没有指明需要哪一类决议，而公司章程 又未有规定，普通决议即可。

书面决议可以由董事会或私人公司的任何成员提出（s.297(1)）。提出一项书面决议 并无最低持股要求——s.302 中的 5% 门槛只适用于强制公司传阅一项决议。

哪些不能以书面决议通过？

这才是要紧的部分，而 Act 在这件事上说得异常简短。s.297(2) 如此写道：

以下各项不得以书面决议方式通过： (a) 依第 206 条在董事任期届满前将其罢免的决议；或 (b) 依第 276 条在审计师任期届满前将其罢免的决议。

两项。此外再无。 相当多的马来西亚评论把书面决议这条路径说成四周布满未言明 的限制——并非如此。私人公司的成员可以议决的其他任何事项，都可以用书面议决， 包括特别决议、资本削减、公司章程修订与自愿清盘。

这两项排除背后的逻辑在两种情形下是同一个：面临被罢免的人享有法定的陈述权。 依 s.206(3)，凡依 s.206 罢免董事的决议——包括依 s.206(1)(a) 罢免私人公司董事—— 均须特别通知，s.207 随后赋予该董事作出口头或书面陈述的权利。s.277(3) 给予审计师自收到特别通知起七天作出书面陈述的时间，而 s.277(5) 容许审计师要求 在会议上宣读其陈述。没有会议，这两项权利都无从运作。这项排除保护的是陈述的 机会，不是表决。

请留意这对私人公司的后果。依 s.206(1)(a)，私人公司可以普通决议罢免董事， 但须受公司章程约束——门槛很低。可是它仍然必须为此召开会议。门槛容易；程序 不可省。

书面决议如何传阅？

步骤	要求	条文
确定合资格成员	在传阅日有权表决的成员	s.298(1)
定下传阅日	文件副本寄出之日，或数个日期中的第一日	s.299
选择媒介	硬拷贝或电子形式	s.300(1)
送达	亲自或邮寄至所提供的地址，或寄至所提供的电子地址	s.300(2)
附上说明	表示同意的程序与失效日期	s.301(2)、s.303(4)

凡决议由董事会提出，s.301(1) 要求副本在切实可行范围内同时送交每一名合资格 成员。未能做到即属罪行，可处罚款高达 RM10,000（s.301(3)）——但 s.301(4) 保留了 该决议若仍获通过时的效力。同样的分野也出现在 s.303(5)。

s.298(2) 处理的是登记册在传阅当日发生变动这个尴尬情形：资格以第一份副本寄出的 那一刻为准。

成员可以强制公司传阅一项决议吗？

可以，而这是本分节中被低估的另一半。依 s.302(1)，任何持有全体合资格成员总 表决权 5% 的成员——或公司章程订下的更低百分比——均可要求公司传阅一项可以 妥当地作为书面决议提出的决议。他们可以随附一份不超过 1,000 字的陈述 （s.302(3)）。

公司仅可基于 s.302(2) 的四项理由拒绝：该决议因与成文法或公司章程不一致而不生 效力、属诽谤性、属琐屑或无理取闹，或不符合公司的最佳利益。

一旦该要求生效，s.303(3) 给董事21 天寄出副本。若他们不寄，s.303(6) 容许提出 要求的成员自行传阅，而 s.303(7) 要求公司偿付合理开支——s.303(8) 则容许公司从 失职董事的酬金中把这笔钱追回。

费用在默认情况下是反方向流动的。依 s.304，提出要求的成员须支付公司的传阅开支， 而除非在该义务产生不迟于一星期之前存入足额款项，否则公司无须照办。s.305 容许公司或受屈人在 s.302 的权利遭滥用时向法院提出申请。

书面决议究竟在何时通过？

当公司收到一份载明该决议并表明同意的经认证文件时，成员即已表示同意 （s.306(1)）。它可以硬拷贝或电子形式送出（s.306(2)）。一经表示， 同意不得撤回（s.306(3)）。

决议在所需多数表示同意的那一刻即告通过（s.306(4)）——不是在最后一个签名被 催到手时，也不是在秘书整理档案时。

至于所需多数是多少，取决于决议的类型：

• 普通决议——有权就该书面决议表决的成员中的过半数（s.291(1)(b)）。
• 特别决议——上述成员中不少于 75%（s.292(1)(b)），而且该文件必须载明它是 一项特别决议，并按特别决议通过（s.292(2)）。

最后这项要求，是马来西亚书面决议中最常见的技术性瑕疵。一份取得 90% 同意、却从未 写上「特别决议」（special resolution）这几个字的文件，在 s.292(2) 的字面上， 并不是一项特别决议。

特别决议的 21 天通知期适用于书面决议吗？

s.292(1) 的开头写的是「已给予不少于二十一天通知的决议」。该通知要求针对的是 会议——s.316(1) 之所以把特别决议会议从一般的 14 天通知期中划出来，正是因为 s.292 自设了一个更长的通知期。

对书面这条路径而言，起作用的控制机制是另一套：成员提出要求时 s.303(3) 的 21 天 传阅义务、s.307(1) 的 28 天失效期，以及 s.292(2) 的标示要求。那些断言「书面特别 决议签署前须有 21 天通知」的指南，是把一条会议规则硬套进一个根本没有会议的 机制里。

事后必须保存什么？

s.341(1)(a) 要求公司保存所有并非在会议上通过的成员决议的记录——也就是每一项 书面决议。s.341(2) 要求这些记录至少保存七年。

书面决议录入记录并无法定期限。 s.341 是一项保存条文，不是一项编制条文。 经常被安到它头上的 60 天规则其实是 s.245(2)，那条管的是会计录入。

s.343(1) 使一份由董事或秘书签署的书面决议记录，足以证明该决议已获通过，而 s.343(2) 则推定 Act 的各项要求已获遵守，除非有相反证明。正是这项证据推定，使得 一份整洁、已签署、已注明日期的档案，比一套无人记录的完美程序更有价值。

常见错误

以传阅决议罢免董事。 这是本领域中后果最严重的错误，而它之所以发生，是因为 s.206(1)(a) 让私人公司的罢免变得太容易，以致程序被略过。s.297(2)(a) 毫不含糊。 去召开那场会议。

没有标示特别决议。 s.292(2) 是一项真有牙齿的形式要求。凡 Act 要求该决议须为 特别决议者——s.36(1) 下的公司章程修订、s.115 下的资本削减——这个标示是承重的。

以为公众公司可以走书面路径。 s.290(2) 挡住了这条路。这会咬到那些由私人转为 公众、却沿用旧秘书作业习惯的公司。

把 s.302 的 5% 当成提出决议的门槛。 它不是。s.297(1) 容许任何成员提出书面 决议；s.302 讲的是在董事会不愿意的情况下强制公司传阅一项决议。

传阅给了错误的名单。 资格由传阅日的登记册确定（s.298），不是由最后一个签名 送达的日期确定。传阅期间登记的股份转让，不会追溯改变谁当时具备资格。

让一项应要求传阅的决议拖过 28 天。 s.307(2) 使逾期的同意不生效力。除了重新 传阅，别无补救。

下一步

先查你的公司章程——上述数条规则是以默认规定的形式表述的，公司章程可以变更， 包括 s.302 的百分比与 s.307 的失效期。如果你的 Sdn Bhd 没有公司章程，Act 的默认 规定就是你的规则手册。

如果摆在桌上的决定是罢免董事，请读 remove-a-director，了解会议程序与特别通知 的规则。所有其他通知期集中在一个表格里，见 resolution-notice-periods。至于 董事会那边同步在做什么，见 board-meetings-and-minutes。