每家 Sdn Bhd 必须保存的法定登记册：核对清单

法定登记册是那种没人放在心上的文书工作——直到审计师、银行或买家的律师开口要看， 而到了那个时候，三年份缺失的更新已经补不回来了。

底下每一本登记册都贯穿着同一个结构性要点，而这一点也是大多数指南漏掉的。 保存登记册与告知 SSM 永远是两项独立的义务。 s.50 要求设立成员登记册；s.51 要求 作出通知。s.57 要求设立董事登记册；s.58 要求作出通知。s.60B(1) 要求设立实益拥有权 登记册；s.60B(3) 要求呈报。每一对都有自己的期限与自己的罚则，而且任何一项都可以在 不违反另一项的情况下被违反。

一家 Sdn Bhd 必须保存哪些登记册？

登记册或记录	条文	必须存放于何处	更新规则
成员登记册	s.50(1)	注册办事处，或 s.54(1) 所允许的替代地点	14 天内通知 SSM（s.51）
成员索引（成员超过 50 名时）	s.52(1)	与登记册一同存放	14 天内修订（s.52(2)）
董事、经理与秘书登记册	s.57(1)	注册办事处	14 天内修订登记册（s.57(4)）；14 天内通知 SSM（s.58）
董事持股登记册	s.59(1)	由公司保存	收到 s.219 通知后 3 天内录入（s.59(4)、s.59(5)）
押记登记册	s.362(3)	注册办事处	押记设定时即记入登记册（s.362(3)）；另须于设定后 30 天内向 SSM 呈报（s.352(1)）
实益拥有人登记册	s.60B(1)	注册办事处，或已通知 SSM 的地点	收到后 14 天内录入（s.60C(4)）；录入后 14 天内呈报（s.60B(4)）
成员决议与会议记录	s.341(1)	注册办事处，或已通知的地点（s.342）	至少保存 7 年（s.341(2)）

与这些并列的，是 s.47(1) 所列的文件——注册通知书、公司章程、董事会会议记录、 财务报表、s.245 下的会计记录，以及押记文书的副本。

它们必须存放在哪里，以什么形式？

s.47(1) 把默认地点定在注册办事处。s.47(2) 允许上述大部分文件在通知注册官后存放于 他处，但有一个例外：成员的会议记录与决议必须留在注册办事处。任何替代地址的变更 本身，也须依 s.47(3) 在 14 天内通知。

形式则有弹性。s.49(1) 允许记录以书面或任何其他形式保存，无论电子与否，只要能够 轻易查阅并复制成书面形式——但仍须遵守 s.49(2) 采取合理防范措施以防伪造的义务。

每一本登记册的详细说明在哪里

• 成员登记册——什么使一个人成为 成员、s.106(1) 下股份转让的 30 天录入时限，以及 s.50 与 s.51 之间的分野。
• 董事、经理与秘书登记册 ——s.57 的登记册对照 s.58 的通知、任职同意书，以及送达地址。
• 注册办事处——s.46(2) 的公众查阅 义务、14 天的变更通知，以及 s.47 的文件清单。
• 会议记录簿与记录—— 所有保存期限一处集齐，另加 s.245(2) 的 60 天会计录入规则。
• 押记登记册——s.352 的 30 天 期限、无效的后果，以及 s.362 另设的内部登记册。
• 核证副本——公司秘书在核证 一份文件时，实际上是在断言什么。

常见错误

• 把向 SSM 的呈报当成登记册的更新。 它们是不同条文下的不同义务，罚则也不同。
• 一年只在常年申报表前集中更新一次。 上述每一个期限都是从事件起算，不是从 周年日起算。
• 在更换秘书时断了连贯性。 登记册属于公司，而一次没有移交完整现行档案的交接， 会让董事们背上违规责任。
• 忽略董事持股登记册。 s.59 要求在董事发出 s.219 通知后三天内录入——这是整个 领域里最短的时限。
• 忘记实益拥有权登记册。 Division 8A 普遍适用于公司，而且它带的是两道时限， 不是一道。

下一步

在下一份常年申报表到期之前，把每一本登记册 与 SSM 自己的记录核对一遍，因为 s.68(3) 要求随表呈报注册办事处地址、成员登记册与 财务记录的存放地址、高职人员的详情以及成员名单。两者不一致时，先更正登记册，再 呈报尚未提交的通知——两者永远无法互相取代。