# 每家 Sdn Bhd 必须保存的法定登记册：核对清单

> 马来西亚每家 Sdn Bhd 依 Companies Act 2016 必须保存的登记册与记录一览，逐项列出其法定条文、存放地点与更新规则。

- Category: company-secretary
- Language: zh
- Status: published
- Updated: 2026-07-20
- Canonical: https://negaraku.md/zh/company-secretary/statutory-registers

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法定登记册是那种没人放在心上的文书工作——直到审计师、银行或买家的律师开口要看，
而到了那个时候，三年份缺失的更新已经补不回来了。

底下每一本登记册都贯穿着同一个结构性要点，而这一点也是大多数指南漏掉的。
**保存登记册与告知 SSM 永远是两项独立的义务。** s.50 要求设立成员登记册；s.51 要求
作出通知。s.57 要求设立董事登记册；s.58 要求作出通知。s.60B(1) 要求设立实益拥有权
登记册；s.60B(3) 要求呈报。每一对都有自己的期限与自己的罚则，而且任何一项都可以在
不违反另一项的情况下被违反。

## 一家 Sdn Bhd 必须保存哪些登记册？

| 登记册或记录 | 条文 | 必须存放于何处 | 更新规则 |
| --- | --- | --- | --- |
| 成员登记册 | s.50(1) | 注册办事处，或 s.54(1) 所允许的替代地点 | 14 天内通知 SSM（s.51） |
| 成员索引（成员超过 50 名时） | s.52(1) | 与登记册一同存放 | 14 天内修订（s.52(2)） |
| 董事、经理与秘书登记册 | s.57(1) | 注册办事处 | 14 天内修订登记册（s.57(4)）；14 天内通知 SSM（s.58） |
| 董事持股登记册 | s.59(1) | 由公司保存 | 收到 s.219 通知后 3 天内录入（s.59(4)、s.59(5)） |
| 押记登记册 | s.362(3) | 注册办事处 | 押记设定时即记入登记册（s.362(3)）；另须于设定后 30 天内向 SSM 呈报（s.352(1)） |
| 实益拥有人登记册 | s.60B(1) | 注册办事处，或已通知 SSM 的地点 | 收到后 14 天内录入（s.60C(4)）；录入后 14 天内呈报（s.60B(4)） |
| 成员决议与会议记录 | s.341(1) | 注册办事处，或已通知的地点（s.342） | 至少保存 7 年（s.341(2)） |

与这些并列的，是 s.47(1) 所列的文件——注册通知书、公司章程、董事会会议记录、
财务报表、s.245 下的会计记录，以及押记文书的副本。

## 它们必须存放在哪里，以什么形式？

s.47(1) 把默认地点定在注册办事处。s.47(2) 允许上述大部分文件在通知注册官后存放于
他处，但有一个例外：成员的会议记录与决议必须留在注册办事处。任何替代地址的变更
本身，也须依 s.47(3) 在 14 天内通知。

形式则有弹性。s.49(1) 允许记录以书面或任何其他形式保存，无论电子与否，只要能够
轻易查阅并复制成书面形式——但仍须遵守 s.49(2) 采取合理防范措施以防伪造的义务。

## 每一本登记册的详细说明在哪里

- **[成员登记册](/zh/company-secretary/register-of-members)**——什么使一个人成为
  成员、s.106(1) 下股份转让的 30 天录入时限，以及 s.50 与 s.51 之间的分野。
- **[董事、经理与秘书登记册](/zh/company-secretary/register-of-directors)**
  ——s.57 的登记册对照 s.58 的通知、任职同意书，以及送达地址。
- **[注册办事处](/zh/company-secretary/registered-office)**——s.46(2) 的公众查阅
  义务、14 天的变更通知，以及 s.47 的文件清单。
- **[会议记录簿与记录](/zh/company-secretary/minute-books-and-records)**——
  所有保存期限一处集齐，另加 s.245(2) 的 60 天会计录入规则。
- **[押记登记册](/zh/company-secretary/register-of-charges)**——s.352 的 30 天
  期限、无效的后果，以及 s.362 另设的内部登记册。
- **[核证副本](/zh/company-secretary/certified-true-copies)**——公司秘书在核证
  一份文件时，实际上是在断言什么。

## 常见错误

- **把向 SSM 的呈报当成登记册的更新。** 它们是不同条文下的不同义务，罚则也不同。
- **一年只在常年申报表前集中更新一次。** 上述每一个期限都是从事件起算，不是从
  周年日起算。
- **在更换秘书时断了连贯性。** 登记册属于公司，而一次没有移交完整现行档案的交接，
  会让董事们背上违规责任。
- **忽略董事持股登记册。** s.59 要求在董事发出 s.219 通知后三天内录入——这是整个
  领域里最短的时限。
- **忘记实益拥有权登记册。** Division 8A 普遍适用于公司，而且它带的是两道时限，
  不是一道。

## 下一步

在下一份[常年申报表](/zh/company-secretary/annual-return)到期之前，把每一本登记册
与 SSM 自己的记录核对一遍，因为 s.68(3) 要求随表呈报注册办事处地址、成员登记册与
财务记录的存放地址、高职人员的详情以及成员名单。两者不一致时，先更正登记册，再
呈报尚未提交的通知——两者永远无法互相取代。

## Sources

- Companies Act 2016 (Act 777), reprint as at 1 August 2022 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/Companies%20Act%202016_Akta%20777_BI%20(1.8.2022).pdf (SSM)
- Companies (Amendment) Act 2024 (Act A1701) — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/A1701%20BI.pdf (SSM)
- Companies Act 2016 — legal framework — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Companies-Act-2016.aspx (SSM)

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License: CC BY-SA 4.0