马来西亚公司董事的委任与辞职

一家两人 Sdn Bhd 的董事与共同股东闹翻，签了一封辞职信，递交出去，转身走人。十八个月后， SSM 的记录仍然显示他是董事，一名债权人在索偿函中点了他的名，他这才发现自己的辞职从来没有 被提交过——而按事实来看，依 Companies Act 2016 s.196(3)，那份辞职也许根本从未生效。

委任与辞职看起来是公司一生中最简单的两件事。它们也是最常被搞砸的两件，因为 Act 在两端都 附加了条件，而一封辞职信压不过它们。

一个人获委任之前必须先发生什么？

s.201 是先决条件，不是形式。 除非一个人已书面同意出任董事，并且已作出声明表明 自己并未依 Act 被取消受委或任职的资格，否则不得获委任为董事。

两份文件，或一份文件干两件事。一份只写着「我同意出任董事」的同意书是不完整的——未被取消 资格的声明是另一项法定要素，而 s.198(1) 列出了声明人所对照声明的内容。

该人也必须符合 s.196(2)：董事须为年满十八岁的自然人。Act 下不可能有法人董事。

由谁委任，凭什么文书？

情况	机制	任期
在注册成立申请中具名	自注册成立日期起任职——s.202(1)	直至依 Act 不再任职为止
其后的董事	成员的普通决议——s.202(2)	依决议与章程
董事部委任的额外董事	在章程规限下，董事部可随时委任——s.202(3)	公众公司：至下一次 AGM。私人公司：依委任条款
填补临时空缺	董事部可随时委任——s.208(4)	公众公司：至下一次 AGM。私人公司：依委任条款

两点细节。在公众公司里，s.203(1) 禁止以单一决议委任两名或以上董事，除非会议先在无人 反对的情况下同意可以如此提案；违反此规定而通过的决议依 s.203(2) 无效。而 s.204 保全董事 行为的效力，纵使其后发现委任上或其资格上有任何瑕疵——那保护的是第三方，不是公司的合规 状况。

董事的最低人数是多少？

s.196(1) 订下底线：

• 私人公司——一名董事
• 公众公司——两名董事

s.196(4) 接着限定哪些董事可计入该底线：

• (a) 他们须在马来西亚设有主要居所因而通常居住于马来西亚；且
• (b) 他们不得包括候补或替代董事。

居所这一项要读仔细。测试的是马来西亚的主要居所，不是公民身份、不是工作准证，也不是特定 天数的实际在境。真正居住在马来西亚的外国国民可以满足它；主要居所在新加坡的马来西亚公民 则可能不行。

这一项在委任时咬人，而且一直咬下去。若一家 Sdn Bhd 唯一的本地居住董事永久迁居海外，就 s.196(1) 而言，公司便不再拥有合资格的董事，尽管没有人辞职。

辞职实际上是怎么运作的？

s.208(2)——在 s.196(3) 与 s.209 的规限下，董事可以向公司的注册办事处发出书面通知 的方式辞去其职位。

s.208(3)——该通知于送达注册办事处地址时生效，或于通知所指明的较后日期生效。

由此有三项后果。送达注册办事处才是那个起作用的动作，所以在咖啡店递给同僚董事的一封信， 并不会让时钟开始跑。董事部的接受不是必要条件——Act 中并无这样的条件，董事部也不能 拒绝一份符合 s.208 的辞职。而董事可以在通知中写明未来的生效日期，实务上有序移交通常就是 这样记录下来的。

辞职只是职位出缺的其中一种方式。s.208(1) 列出全部七种：

• (a) 依 s.208(2) 辞职；
• (b) 依 Act 或章程退任而未获重选；
• (c) 依 Act 或章程被撤换；
• (d) 依 s.198 或 s.199 被取消资格；
• (e) 变得精神失常，或其人身或财产须依 Mental Health Act 2001 处理；
• (f) 死亡；
• (g) 以其他方式依章程离任。

请留意，(d)、(e) 与 (f) 是自动发生的。使职位出缺的不是决议，而是那个事件本身。公司的义务 是在事件发生后 14 天内通报 SSM。

会绊倒人的那条限制：s.196(3)

这是最常被归到 s.208 名下的条文，而它并不在那里。s.208(2) 明文受制于它。

s.196(3)——若公司董事人数会因其辞职或离任而减至低于第 (1) 款所要求的最低人数，公司 董事不得辞职或离任，而任何违反本条文的所谓辞职或离任，除非已有人获委任接替，否则视为 无效。

从中要抓住三件事：

1. 它涵盖的是离任与辞职两者。一名被取消资格的董事，或职位本来会依章程出缺的董事，同样 被这段文字网住。
2. 后果不是罚则——而是那份辞职没有发生。该董事仍然是董事，s.213 的每一项职责都还挂在 身上，并且在他以为自己已经走人的期间，公司所做的一切他都继续承担风险。
3. 该款所提供的唯一解药，就是有人获委任接替。

与 s.196(4) 一并阅读，其效果比光看数字要锋利。最低人数必须由通常居住于马来西亚且非候补的 董事凑成。一个三人董事部若其中两人非本地居住，就不能因辞职而失去那名本地居住的董事。

唯一或最后一名留任董事：s.209

s.209(1) 本身也受 s.196(3) 规限，它订明，若公司只有一名董事或只剩最后一名董事，该董事在 召开成员会议以接收辞职通知并委任一名或多名新董事之前，不得辞职。s.209(2) 把同一规则适用 于唯一董事同时也是唯一股东的情况。

若唯一董事的职位是因取消资格、精神失常、死亡或依章程而出缺——即 s.208(1)(d)、(e)、(f) 或 (g)——义务就落到秘书身上。s.209(3) 要求秘书在切实可行范围内尽快召开近亲、其他遗产 代理人或成员（视情况而定）的会议，以委任新董事。s.209(4) 使秘书有权就该会议的合理成本与 开支获得公司弥偿。

而且有一道外部界限。依 s.209(5)，若近亲、遗产代理人或成员未能在最后一名董事死亡后 六个月内委任董事，注册官可指示将该公司除名。

s.210(6) 另提供一条途径：若同时也是唯一股东的唯一董事因精神失常而无法管理公司事务，依 Mental Health Act 2001 获委任管理其财产的委员会，可委任一人为董事。

必须提交什么，何时提交？

十四天，两次，为两项不同的义务。

s.58(1)(c) 要求公司在某人不再担任或成为董事后十四天内通报注册官，并提供 s.57 登记册所 要求的资料。就委任而言，s.58(3) 要求通知载有 s.57(1)(a) 的资料，并附上该人的同意任职书 ——s.201 的同意书正是在这里被真正用上。违反者依 s.58(4) 可处最高 RM50,000 罚款，另 每日 RM500。

另外，s.57(4) 要求公司在十四天内在自己的登记册中落实变更。该登记册存放于注册办事处， 带着自己的罚则。向 SSM 提交并不解除这项义务。

新董事也立即取得自己的个人义务：依 s.219(2)(a)，他有自成为董事之日起十四天的时间， 以书面向公司通报其在公司股份与债权证中的权益。

常见错误

引用 s.208 作为最低人数限制的依据。 那是 s.196(3)。s.208(2) 只是使辞职权受制于它。引用 s.208 来讲这条规则的指南，通常也会漏掉这条限制涵盖的是离任，而不只是辞职。

以为辞职需要董事部接受。 s.208(3) 使它于送达注册办事处时生效。并无接受的要求，而一份 「接受」辞职的董事部决议记录的是事实，不是在创造事实。

把通知送到注册办事处以外的任何地方。 s.208(2) 与 (3) 都明确点了它的名。

没有书面同意与声明就委任。 s.201 使同意与未被取消资格的声明成为先决条件，而 s.58(3)(b) 要求同意书随委任通知一并提交。

把候补董事计入最低人数。 s.196(4)(b) 明文排除候补与替代董事。

委任之后就忽略居所要求。 s.196(4)(a) 是关于谁能计入最低人数的持续性资格条件，不是注册 成立时的一次性查核。

以为六个月的除名风险适用于任何空缺。 s.209(5) 是围绕最后一名董事的死亡来措辞的。 其他出缺途径，则由 s.209(3) 下秘书须在切实可行范围内尽快召开会议的义务管辖，并未订明外部 期限。

下一步

若离任并非出于自愿，其机制完全不同，而且禁止使用书面决议——见 撤换董事。

关于这项变更所触发的呈报，s.57 与 s.58 的分工见 董事登记册，更完整的一套见 法定登记册。新获委任的董事应就 董事职责接受简报，并获发一份 s.219 持股通知以在其上任后的头 十四天内填妥。