董事查阅会计记录的权利

在股东纠纷中，第一枪很少是入禀呈请。那通常是一封少数派董事要求查阅会计记录的信件 ——而它之所以奏效，是因为董事会几乎无话可回。

这项权利本身

Companies Act 2016 第 245(4) 条要求公司的会计及其他记录须在任何时候开放供董事查阅。

有三个词承载了全部分量。须——不是酌情。在任何时候——条文中没有通知的要求。 董事——他们每一个人，各自单独，而不是董事会集体。

该分条中没有任何内容要求董事说明理由、证明有知悉的必要，或证明该请求与董事会正在 处理的事项有关。马来西亚法院把这项权利视为表面上绝对，并把抗拒它的举证责任放在公司 身上。经报道的立场，如马来西亚评论文章所归纳：

案例	从中得出的要点
Dato’ Tan Kim Hor & Ors v Tan Chong Consolidated Sdn Bhd [2009] 2 MLJ 527	董事无须为其请求说明任何特定理由；公司必须以明确证据证明其目的不当
Dato’ Seri Timor Shah Rafiq v Nautilus Tug & Towage Sdn Bhd [2018] 8 MLJ 394	对不当行为的怀疑，可以使查阅成为董事履行其职责的一部分，而不是拒绝查阅的理由
Low Ean Nee v SNE Marketing Sdn Bhd [2024] 1 MLJ 447	要剥夺董事这项权利需要很强的理由；但该权利属于在任董事，前董事不得援引，除非其被撤职一事受到质疑
Haw Par Bros (Pte) Ltd v Dato Aw Kow [1973] 2 MLJ 169	前董事对记录既无产权上的利益，亦无管理上的利益

从 Low Ean Nee 得出的实务教训，才是真正决定现实纠纷的那一条：**先把董事撤掉， 这项权利就蒸发了。**一名心中起疑却等到股东特别大会之后才行动的少数派董事，已经失去 了手上最便宜的工具。

延伸到子公司

这是会计类网站从来不谈的部分，也正是这项救济在集团架构中比表面看来更有威力的原因。

在 Datuk Beh Kim Ling & Anor v NEP Holdings (Malaysia) Bhd 一案中，控股公司的一名 董事要求查阅该公司以及约二十家直接与间接子公司的会计及其他记录，其中包括司法管辖 区之外的子公司——他在这些子公司中并非董事，这些子公司也不是该诉讼的当事方。

高等法院援引新加坡上诉庭在 Mukherjee Amitava v DyStar Global Holdings (Singapore) Pte Ltd 一案中的裁决，判定第 245 条的权利延伸至公司子公司的会计及其他记录，只要 那些记录是就公司事务状况作出真实公允反映所必需的。该裁决于 2023 年 9 月 27 日获上诉庭 维持，其后一直被遵循。

其推理紧贴条文。第 245(1)(a) 条是以「编制真实公允的账目所需者」来界定记录的。对控股 公司而言，那些账目是合并账目——因此下一层的记录也落在这个描述之内。

通过审计师查阅

第 245(8) 条为无法亲自看懂材料的董事提供了一条路径。法院可以命令记录开放供代表某 董事行事的核准公司审计师查阅，但须向法院作出书面承诺：审计师在查阅过程中取得的 资讯，除向该董事披露外不得披露。

有两点要注意。它需要法院命令，不同于 s.245(4) 下的个人权利。而该承诺是向法院作出的， 这使得进一步披露成为一项藐视法庭的风险，而不是一个商业判断。

常见错误

• **附带条件地回应查阅要求。**把承诺书、说明用途或保密协议当作前提条件，并不是 s.245(4) 所规定的东西，而法院对这类条件一向不予认同。
• **在没有证据的情况下以怀疑动机为由拒绝。**举证责任在公司身上，光是主张董事怀有 敌意是不够的。
• **以为子公司的记录够不着。**够得着——只要那些记录是就母公司事务作出真实公允反映 所必需的。
• **忘了拒绝本身就是罪行。**拒绝查阅违反 s.245，而 s.245(9) 对公司及每一名高级职员 可处最高 RM500,000 罚款或三年监禁，或两者兼施。
• **等到被撤职之后才动。**这是在任董事的权利。

下一步

若记录存放于境外的集团 ERP 或区域共享服务中心，对查阅要求的实务答案，取决于公司一 开始究竟被要求在马来西亚保存什么——那是 s.245(5) 至 (7) 下另一组条件。