Certificate of Residence Malaysia — Applying Through e-Residence

Sijil ini bukan bukti bahawa anda seorang warganegara Malaysia. Ia adalah bukti bahawa rakan perjanjian tertentu mesti membenarkan anda masuk ke dalam perjanjian cukai tertentu. LHDN menyatakan sedemikian di laman webnya sendiri: sijil ini dikeluarkan untuk menuntut faedah di bawah perjanjian percukaian dua hala (double taxation agreement) dan mengelakkan percukaian dua kali ke atas pendapatan yang sama, dan oleh itu hanya untuk tujuan itu dan hanya dengan rakan perjanjian Malaysia. Ayat itu menjelaskan kebanyakan penolakan permohonan.

Wujudkan taraf mastautin sebelum memohon

Sijil ini mengesahkan taraf yang ditentukan di tempat lain. LHDN merujuk kepada empat peruntukan berikut:

Pemohon	Ujian
Individu	s.7 Akta Cukai Pendapatan 1967
Syarikat, badan orang, LLP, amanah perniagaan	s.8 Akta Cukai Pendapatan 1967
Badan amanah	s.61(3) Akta Cukai Pendapatan 1967
Entiti Labuan	s.3B Akta Cukai Aktiviti Perniagaan Labuan 1990

Bagi syarikat, s.8 bergantung kepada tempat pengurusan dan kawalan dijalankan. Public Ruling 9/2019 tidak memberi sebarang kelonggaran — mesyuarat lembaga pengarah di Kuala Lumpur yang dihadiri oleh pengarah dari luar negara melalui persidangan video diputuskan tidak membentuk pengurusan dan kawalan, dan operasi, pengarah serta pemegang saham di Malaysia secara jelas tidak relevan. Betulkan proses lembaga pengarah sebelum memohon, bukan selepasnya.

Memohon melalui e-Residence

Sejak 1 Februari 2023, permohonan bagi tujuan perjanjian percukaian mesti dibuat melalui e-Residence, supaya pentadbiran cukai negara asing yang menerima dapat mengesahkan sijil tersebut secara terus. Bagi negara yang tiada perjanjian dengan Malaysia, hantar Form STM1 berserta dokumen sokongan melalui e-mel sebagai gantinya.

Dokumen yang perlu dimuat naik mengikut jenis pemohon

Pemohon	Dokumen sokongan
Individu	Pasport, semua muka surat. Rekod kemasukan dan keluar Imigresen juga diperlukan jika pasport tidak lengkap, atau pemegangnya menggunakan autogate
Syarikat	Minit mesyuarat lembaga pengarah atau pengesahan pengarah bahawa pengurusan dan kawalan dijalankan di Malaysia, berserta ekstrak SSM terkini bagi pengarah dan pegawai
Kelab, persatuan atau seumpamanya	Minit lembaga pengurusan atau AGM, atau surat pengesahan, berserta ekstrak lembaga terkini daripada pihak berkuasa berkaitan
LLP	Perjanjian LLP, berserta minit rakan kongsi atau pengesahan mengenai pengurusan dan kawalan
Perkongsian	Dokumen mengikut kategori setiap rakan kongsi, berserta ekstrak senarai rakan kongsi daripada pihak berkuasa berkaitan
Badan amanah	Surat ikatan amanah, berserta dokumen mengikut kategori pemegang amanah
Amanah perniagaan	Surat ikatan amanah, berserta surat pengurus pemegang amanah yang mengesahkan ia telah menjalankan perniagaan di Malaysia dalam kapasiti tersebut dan bahawa pengurusan dan kawalan dijalankan di sini
Entiti Labuan	Pasport dan helaian kemasukan-keluar bagi pengarah bukan warganegara, minit mesyuarat lembaga pengarah, pengesahan pengurusan dan kawalan, Form 25 dan Form 27

Perkara autogate ini yang selalu terlepas pandang. Jika anda melalui imigresen melalui autogate, pasport anda tidak mempunyai sebarang cap dan tidak dapat membuktikan bilangan hari anda di Malaysia. Dapatkan rekod pergerakan daripada Jabatan Imigresen sebelum anda memulakan permohonan.

Pemprosesan, dan apa yang anda terima

• Slip pengesahan (acknowledgement) dipaparkan sebaik sahaja permohonan dihantar.
• Sijil diproses dalam tempoh 10 hari bekerja dari tarikh penghantaran, tertakluk kepada dokumen yang lengkap dan teratur.
• Kelulusan tiba melalui e-mel berserta PIN.
• Pemohon menggunakan PIN tersebut untuk mencetak sijil daripada portal e-Residence.
• Sijil dijana oleh portal dan tidak mempunyai tandatangan — ini memang direka bentuk sedemikian, dan rakan perjanjian yang mempersoalkan ketiadaan tandatangan perlu dirujuk kepada kemudahan pengesahan (verification facility).
• Tiada yuran dikenakan.

Kesilapan lazim

Memohon sedangkan penyata cukai masih tertunggak. LHDN menyatakan dengan jelas bahawa sesuatu permohonan hanya akan diproses jika semua dokumen telah dikemukakan dengan lengkap dan teratur, termasuk penyerahan penyata cukai pendapatan yang lengkap dan terkini. Form C atau Form BE yang tertunggak akan menghentikan permohonan sebelum ia dinilai.

Meminta LHDN menandatangani borang pihak asing. Perkhidmatan itu telah dihentikan. Sijil e-Residence itu sendiri adalah pengesahan yang diperlukan.

Menggunakan e-Residence untuk negara yang tiada perjanjian percukaian. Gunakan Form STM1 melalui e-mel sebagai gantinya.

Menghantar minit mesyuarat lembaga pengarah yang tidak menunjukkan pengurusan dan kawalan. Resolusi yang ditandatangani secara edaran, atau minit mesyuarat yang pesertanya menyertai dari luar negara, adalah tepat corak fakta yang ditolak oleh Public Ruling 9/2019.

Pasport yang tidak lengkap. Semua muka surat, dan rekod pergerakan imigresen jika terdapat sebarang jurang.

Langkah seterusnya

Mohon lebih awal. Sepuluh hari bekerja adalah tempoh pemprosesan, tetapi bukti — mesyuarat lembaga pengarah yang dijalankan dengan betul di Malaysia, rekod pergerakan Imigresen, ekstrak SSM terkini — biasanya mengambil masa lebih lama untuk disediakan berbanding borang itu sendiri. Jika pembayar asing memerlukan sijil untuk memotong cukai pada kadar perjanjian, sijil itu mesti berada di tangan pembayar tersebut sebelum pembayaran dibuat, bukan selepasnya.

Pertanyaan boleh dihantar ke cor@hasil.gov.my. Baca company-tax-residence jika terdapat keraguan sama ada syarikat anda memenuhi s.8, dan dta-network untuk mengesahkan kewujudan sesuatu perjanjian percukaian.