Statutory Registers Every Sdn Bhd Must Keep: A Checklist

Daftar berkanun adalah kerja kertas yang tidak difikirkan oleh sesiapa sehingga seorang juruaudit, bank, atau peguam pembeli meminta untuk melihatnya — dan pada waktu itu sudah terlambat untuk membina semula tiga tahun kemas kini yang hilang.

Terdapat satu titik struktur yang meresap dalam setiap daftar di bawah, dan inilah yang paling kerap terlepas pandang oleh panduan lain. Menyimpan daftar dan memberitahu SSM sentiasa merupakan dua kewajipan yang berasingan. Seksyen 50 memerlukan daftar ahli; s.51 memerlukan notifikasi. Seksyen 57 memerlukan daftar pengarah; s.58 memerlukan notifikasi. Seksyen 60B(1) memerlukan daftar pemilik benefisial; s.60B(3) memerlukan pendaftaran (lodgement). Setiap pasangan mempunyai tarikh akhirnya sendiri dan penalti tersendiri, dan setiap satu boleh dilanggar tanpa yang satu lagi.

Daftar apakah yang perlu disimpan oleh sebuah Sdn Bhd?

Daftar atau rekod	Seksyen	Di mana ia perlu disimpan	Peraturan kemas kini
Daftar ahli	s.50(1)	Pejabat berdaftar, atau alternatif yang dibenarkan oleh s.54(1)	Maklumkan SSM dalam masa 14 hari (s.51)
Indeks ahli (jika melebihi 50 ahli)	s.52(1)	Bersama daftar	Pinda dalam masa 14 hari (s.52(2))
Daftar pengarah, pengurus dan setiausaha	s.57(1)	Pejabat berdaftar	Pinda daftar dalam masa 14 hari (s.57(4)); maklumkan SSM dalam masa 14 hari (s.58)
Daftar pegangan saham pengarah	s.59(1)	Disimpan oleh syarikat	Catatkan dalam masa 3 hari selepas notis s.219 (s.59(4), s.59(5))
Daftar caj	s.362(3)	Pejabat berdaftar	Catatkan setiap caj dalam daftar apabila diwujudkan (s.362(3)); daftarkan secara berasingan dengan SSM dalam masa 30 hari selepas diwujudkan (s.352(1))
Daftar pemilik benefisial	s.60B(1)	Pejabat berdaftar atau tempat yang dimaklumkan kepada SSM	Rekodkan dalam masa 14 hari selepas penerimaan (s.60C(4)); daftarkan (lodge) dalam masa 14 hari selepas direkodkan (s.60B(4))
Rekod resolusi dan mesyuarat ahli	s.341(1)	Pejabat berdaftar atau tempat yang dimaklumkan (s.342)	Simpan sekurang-kurangnya 7 tahun (s.341(2))

Selain daripada itu, terdapat dokumen-dokumen dalam s.47(1) — notis pendaftaran, perlembagaan (constitution), minit lembaga pengarah, penyata kewangan, rekod perakaunan di bawah s.245, dan salinan instrumen caj.

Di mana ia perlu disimpan, dan dalam bentuk apa?

Seksyen 47(1) meletakkan lokasi lalai di pejabat berdaftar. Seksyen 47(2) membenarkan kebanyakan dokumen tersebut disimpan di tempat lain jika notis diberikan kepada Pendaftar, dengan satu pengecualian: minit dan resolusi ahli mesti kekal di pejabat berdaftar. Sebarang perubahan kepada alamat alternatif itu sendiri perlu dimaklumkan dalam masa 14 hari di bawah s.47(3).

Bentuknya fleksibel. Seksyen 49(1) membenarkan rekod disimpan secara bertulis atau dalam apa-apa bentuk lain, sama ada elektronik atau selainnya, yang membolehkannya diakses dengan mudah dan dihasilkan semula dalam bentuk bertulis — tertakluk kepada kewajipan di bawah s.49(2) untuk mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah terhadap pemalsuan.

Di mana setiap daftar dihuraikan dengan lengkap

• Daftar ahli — apa yang menjadikan seseorang itu ahli, tempoh 30 hari untuk catatan pemindahan di bawah s.106(1), dan perbezaan antara s.50 dengan s.51.
• Daftar pengarah, pengurus dan setiausaha — daftar s.57 berbanding notifikasi s.58, persetujuan untuk bertindak, dan alamat perkhidmatan.
• Pejabat berdaftar — kewajipan akses awam di bawah s.46(2), notifikasi perubahan 14 hari, dan senarai dokumen s.47.
• Buku minit dan rekod — setiap tempoh penyimpanan di satu tempat, ditambah peraturan catatan perakaunan 60 hari di bawah s.245(2).
• Daftar caj — tarikh akhir 30 hari s.352, akibat ketidaksahan (voidness), dan daftar dalaman s.362 yang berasingan.
• Salinan diperakui benar — apa sebenarnya yang diisytiharkan oleh setiausaha syarikat apabila mereka mengesahkan sesuatu dokumen.

Kesilapan biasa

• Menganggap pemfailan SSM sebagai kemas kini daftar. Ini adalah kewajipan berbeza di bawah seksyen berbeza dengan penalti berbeza.
• Mengumpulkan kemas kini sekali setahun sebelum penyata tahunan. Setiap tarikh akhir di atas bermula dari tarikh peristiwa berlaku, bukan dari tarikh ulang tahun.
• Kehilangan kesinambungan semasa pertukaran setiausaha. Daftar-daftar ini adalah milik syarikat, dan serah tugas yang tidak memindahkan set semasa yang lengkap akan meninggalkan pengarah menanggung pelanggaran tersebut.
• Terlepas pandang daftar pegangan saham pengarah. Seksyen 59 memerlukan catatan dalam masa tiga hari selepas notis s.219 seorang pengarah — tempoh paling singkat dalam keseluruhan bidang ini.
• Melupakan daftar pemilik benefisial. Bahagian 8A terpakai kepada syarikat secara amnya, dan ia membawa dua tempoh, bukan satu.

Apa seterusnya

Selaraskan setiap daftar dengan rekod SSM sendiri sebelum penyata tahunan yang seterusnya perlu difailkan, memandangkan s.68(3) memerlukan alamat pejabat berdaftar, alamat tempat daftar ahli dan rekod kewangan disimpan, butiran pegawai dan senarai ahli dilodgekan bersamanya. Apabila kedua-duanya tidak selari, betulkan daftar dahulu dan failkan notifikasi yang tertunggak kemudian — satu tidak pernah membetulkan yang satu lagi.