# Statutory Registers Every Sdn Bhd Must Keep: A Checklist

> Gambaran keseluruhan daftar dan rekod yang perlu disimpan oleh setiap Sdn Bhd di Malaysia di bawah Akta Syarikat 2016, berserta seksyen statutori, lokasi dan peraturan kemas kini bagi setiap satu.

- Category: company-secretary
- Language: ms
- Status: published
- Updated: 2026-07-20
- Canonical: https://negaraku.md/company-secretary/statutory-registers

---

Daftar berkanun adalah kerja kertas yang tidak difikirkan oleh sesiapa sehingga
seorang juruaudit, bank, atau peguam pembeli meminta untuk melihatnya — dan pada
waktu itu sudah terlambat untuk membina semula tiga tahun kemas kini yang hilang.

Terdapat satu titik struktur yang meresap dalam setiap daftar di bawah, dan
inilah yang paling kerap terlepas pandang oleh panduan lain. **Menyimpan
daftar dan memberitahu SSM sentiasa merupakan dua kewajipan yang berasingan.**
Seksyen 50 memerlukan daftar ahli; s.51 memerlukan notifikasi. Seksyen 57
memerlukan daftar pengarah; s.58 memerlukan notifikasi. Seksyen 60B(1)
memerlukan daftar pemilik benefisial; s.60B(3) memerlukan pendaftaran
(lodgement). Setiap pasangan mempunyai tarikh akhirnya sendiri dan penalti
tersendiri, dan setiap satu boleh dilanggar tanpa yang satu lagi.

## Daftar apakah yang perlu disimpan oleh sebuah Sdn Bhd?

| Daftar atau rekod | Seksyen | Di mana ia perlu disimpan | Peraturan kemas kini |
| --- | --- | --- | --- |
| Daftar ahli | s.50(1) | Pejabat berdaftar, atau alternatif yang dibenarkan oleh s.54(1) | Maklumkan SSM dalam masa 14 hari (s.51) |
| Indeks ahli (jika melebihi 50 ahli) | s.52(1) | Bersama daftar | Pinda dalam masa 14 hari (s.52(2)) |
| Daftar pengarah, pengurus dan setiausaha | s.57(1) | Pejabat berdaftar | Pinda daftar dalam masa 14 hari (s.57(4)); maklumkan SSM dalam masa 14 hari (s.58) |
| Daftar pegangan saham pengarah | s.59(1) | Disimpan oleh syarikat | Catatkan dalam masa 3 hari selepas notis s.219 (s.59(4), s.59(5)) |
| Daftar caj | s.362(3) | Pejabat berdaftar | Catatkan setiap caj dalam daftar apabila diwujudkan (s.362(3)); daftarkan secara berasingan dengan SSM dalam masa 30 hari selepas diwujudkan (s.352(1)) |
| Daftar pemilik benefisial | s.60B(1) | Pejabat berdaftar atau tempat yang dimaklumkan kepada SSM | Rekodkan dalam masa 14 hari selepas penerimaan (s.60C(4)); daftarkan (lodge) dalam masa 14 hari selepas direkodkan (s.60B(4)) |
| Rekod resolusi dan mesyuarat ahli | s.341(1) | Pejabat berdaftar atau tempat yang dimaklumkan (s.342) | Simpan sekurang-kurangnya 7 tahun (s.341(2)) |

Selain daripada itu, terdapat dokumen-dokumen dalam s.47(1) — notis
pendaftaran, perlembagaan (constitution), minit lembaga pengarah, penyata
kewangan, rekod perakaunan di bawah s.245, dan salinan instrumen caj.

## Di mana ia perlu disimpan, dan dalam bentuk apa?

Seksyen 47(1) meletakkan lokasi lalai di pejabat berdaftar. Seksyen 47(2)
membenarkan kebanyakan dokumen tersebut disimpan di tempat lain jika notis
diberikan kepada Pendaftar, dengan satu pengecualian: minit dan resolusi ahli
mesti kekal di pejabat berdaftar. Sebarang perubahan kepada alamat alternatif
itu sendiri perlu dimaklumkan dalam masa 14 hari di bawah s.47(3).

Bentuknya fleksibel. Seksyen 49(1) membenarkan rekod disimpan secara bertulis
atau dalam apa-apa bentuk lain, sama ada elektronik atau selainnya, yang
membolehkannya diakses dengan mudah dan dihasilkan semula dalam bentuk
bertulis — tertakluk kepada kewajipan di bawah s.49(2) untuk mengambil langkah
berjaga-jaga yang munasabah terhadap pemalsuan.

## Di mana setiap daftar dihuraikan dengan lengkap

- **[Daftar ahli](/company-secretary/register-of-members)** — apa yang
  menjadikan seseorang itu ahli, tempoh 30 hari untuk catatan pemindahan di
  bawah s.106(1), dan perbezaan antara s.50 dengan s.51.
- **[Daftar pengarah, pengurus dan setiausaha](/company-secretary/register-of-directors)**
  — daftar s.57 berbanding notifikasi s.58, persetujuan untuk bertindak, dan
  alamat perkhidmatan.
- **[Pejabat berdaftar](/company-secretary/registered-office)** — kewajipan
  akses awam di bawah s.46(2), notifikasi perubahan 14 hari, dan senarai
  dokumen s.47.
- **[Buku minit dan rekod](/company-secretary/minute-books-and-records)** —
  setiap tempoh penyimpanan di satu tempat, ditambah peraturan catatan
  perakaunan 60 hari di bawah s.245(2).
- **[Daftar caj](/company-secretary/register-of-charges)** — tarikh akhir 30
  hari s.352, akibat ketidaksahan (voidness), dan daftar dalaman s.362 yang
  berasingan.
- **[Salinan diperakui benar](/company-secretary/certified-true-copies)** —
  apa sebenarnya yang diisytiharkan oleh setiausaha syarikat apabila mereka
  mengesahkan sesuatu dokumen.

## Kesilapan biasa

- **Menganggap pemfailan SSM sebagai kemas kini daftar.** Ini adalah kewajipan
  berbeza di bawah seksyen berbeza dengan penalti berbeza.
- **Mengumpulkan kemas kini sekali setahun sebelum penyata tahunan.** Setiap
  tarikh akhir di atas bermula dari tarikh peristiwa berlaku, bukan dari
  tarikh ulang tahun.
- **Kehilangan kesinambungan semasa pertukaran setiausaha.** Daftar-daftar ini
  adalah milik syarikat, dan serah tugas yang tidak memindahkan set semasa
  yang lengkap akan meninggalkan pengarah menanggung pelanggaran tersebut.
- **Terlepas pandang daftar pegangan saham pengarah.** Seksyen 59 memerlukan
  catatan dalam masa tiga hari selepas notis s.219 seorang pengarah — tempoh
  paling singkat dalam keseluruhan bidang ini.
- **Melupakan daftar pemilik benefisial.** Bahagian 8A terpakai kepada
  syarikat secara amnya, dan ia membawa dua tempoh, bukan satu.

## Apa seterusnya

Selaraskan setiap daftar dengan rekod SSM sendiri sebelum
[penyata tahunan](/company-secretary/annual-return) yang seterusnya perlu
difailkan, memandangkan s.68(3) memerlukan alamat pejabat berdaftar, alamat
tempat daftar ahli dan rekod kewangan disimpan, butiran pegawai dan senarai
ahli dilodgekan bersamanya. Apabila kedua-duanya tidak selari, betulkan daftar
dahulu dan failkan notifikasi yang tertunggak kemudian — satu tidak pernah
membetulkan yang satu lagi.

## Sources

- Companies Act 2016 (Act 777), reprint as at 1 August 2022 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/Companies%20Act%202016_Akta%20777_BI%20(1.8.2022).pdf (SSM)
- Companies (Amendment) Act 2024 (Act A1701) — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/A1701%20BI.pdf (SSM)
- Companies Act 2016 — legal framework — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Companies-Act-2016.aspx (SSM)

---
Source of truth: https://github.com/negaraku-md/NegaraKu.md
License: CC BY-SA 4.0