Notice Periods for Company Resolutions and Meetings in Malaysia

Tanya tiga firma setiausaha syarikat Malaysia berapa hari notis yang diperlukan bagi resolusi khas, dan anda akan mendapat jawapan 14, 21 dan “bergantung kepada perlembagaan”. Hanya satu daripadanya betul, dan perlembagaan hanya mampu menjadikannya lebih panjang, bukan lebih pendek.

Berikut ialah setiap tempoh notis dalam Akta Syarikat 2016 disusun dalam satu tempat, setiap satu berserta seksyennya.

Jadual lengkap

Perkara	Tempoh	Seksyen
Mesyuarat ahli, syarikat persendirian	Minimum 14 hari, atau lebih lama mengikut perlembagaan	s.316(1)
AGM, syarikat awam	Minimum 21 hari, atau lebih lama mengikut perlembagaan	s.316(2)(a)
Mana-mana mesyuarat lain, syarikat awam	Minimum 14 hari, atau lebih lama mengikut perlembagaan	s.316(2)(b)
Mesyuarat untuk meluluskan resolusi khas	21 hari	s.292(1)
Notis khas, apabila diperlukan oleh Akta	28 hari sebelum mesyuarat	s.322(1)
Notis mesyuarat yang ditangguhkan	Diperlukan apabila penangguhan 30 hari atau lebih	s.318
Pengarah memanggil mesyuarat yang diminta (requisitioned)	14 hari dari tarikh permintaan	s.312(1)(a)
Mesyuarat yang diminta diadakan	tidak lewat daripada 28 hari selepas notis yang memanggilnya	s.312(1)(b)
Mesyuarat sendiri ahli selepas pengarah gagal bertindak	dalam tempoh 3 bulan daripada permintaan	s.313(3)
Mengedarkan resolusi bertulis yang diminta oleh ahli	21 hari	s.303(3)
Luput resolusi bertulis	28 hari dari tarikh pengedaran	s.307(1)
Syarikat awam: permohonan mengedarkan resolusi	diterima 28 hari sebelum mesyuarat	s.323(3)(d)(i)
Syarikat awam: permohonan mengedarkan penyata	diterima 7 hari sebelum mesyuarat	s.323(3)(d)(ii)
Mendepositkan instrumen proksi	48 jam sebelum mesyuarat	s.334(3)
Mendepositkan proksi untuk pengundian	24 jam sebelum pengundian	s.334(3)
Notis niat untuk menerbitkan saham bagi pengambilalihan	14 hari sebelum penerbitan	s.75(2)(d)

Setiap tempoh yang dinyatakan sebagai minimum boleh dipanjangkan oleh perlembagaan. Tiada satu pun boleh dipendekkan olehnya — notis pendek pula berjalan melalui s.316(3) hingga (5).

Notis pendek: ambang yang sering disalah anggap

Seksyen 316(4) membenarkan mesyuarat selain AGM dipanggil dengan notis yang lebih singkat sekiranya dipersetujui oleh majoriti dari segi bilangan ahli yang berhak menghadiri dan mengundi, iaitu majoriti yang bersama-sama memegang tidak kurang daripada peratusan yang diperlukan bagi saham yang memberikan hak tersebut, tidak termasuk saham perbendaharaan.

Peratusan yang diperlukan di bawah s.316(5) ialah:

• 90% bagi syarikat persendirian — atau angka yang lebih tinggi sebagaimana dinyatakan dalam perlembagaan, dihadkan pada 95%
• 95% bagi syarikat awam

Dua ciri sering tertinggal. Pertama, ia adalah ujian berganda: majoriti dari segi bilangan ahli, yang bersama-sama memegang peratusan yang diperlukan. Sembilan puluh peratus saham yang dipegang oleh seorang daripada lima pemegang saham adalah tidak mencukupi. Kedua, perlembagaan syarikat persendirian boleh menaikkan ambang itu tetapi tidak melebihi 95%.

Bagi AGM, s.316(3) memerlukan persetujuan semua ahli yang berhak menghadiri dan mengundi. Kesepakatan sebulat suara, bukan 95%.

Notis khas ialah 28 hari, bukan 21

Seksyen 322(1) memerlukan notis niat untuk mengemukakan resolusi itu diberikan kepada syarikat sekurang-kurangnya 28 hari sebelum mesyuarat. Ia adalah jam dari ahli kepada syarikat, dan ia wujud tambahan kepada notis biasa yang kemudiannya diberikan oleh syarikat kepada ahli-ahlinya.

Apabila Akta memerlukan notis khas, ia menyatakannya secara nyata. Dua contoh utama ialah s.206(3), menyingkirkan pengarah syarikat awam, dan s.277(1), menyingkirkan juruaudit.

Dua mekanisme sering terlepas pandang:

• Di bawah s.322(4), apabila tidak praktikal untuk memberitahu ahli bersama notis mesyuarat, syarikat mesti memberi ahli sekurang-kurangnya 14 hari notis resolusi tersebut dengan mengiklankannya dalam satu akhbar bahasa Melayu yang diedarkan secara meluas dan satu akhbar bahasa Inggeris di Malaysia, atau sebagaimana yang ditetapkan oleh perlembagaan.
• Di bawah s.322(5), jika syarikat memanggil mesyuarat pada tarikh 28 hari atau kurang selepas notis khas itu diterima, notis itu tetap dianggap telah diberikan dengan sewajarnya. Lembaga pengarah tidak boleh mengalahkan notis khas dengan mempercepatkan mesyuarat.

Apa yang mesti terkandung dalam notis

Seksyen 317(1) adalah ringkas: tempat, tarikh dan masa, serta sifat am urusan yang akan dijalankan. Seksyen 317(2) menjadikan penyertaan teks resolusi sebagai pilihan — dengan satu pengecualian mutlak.

Bagi resolusi khas yang diluluskan pada suatu mesyuarat, s.292(5)(a) memerlukan notis itu menyertakan teks resolusi dan menyatakan bahawa ia dicadangkan sebagai resolusi khas. Dan s.292(5)(b) menjadikan pernyataan itu mengikat: jika notis menyatakan “khas”, resolusi itu hanya boleh diluluskan sebagai resolusi khas.

Seksyen 335(1) menambah satu item mandatori yang berasingan — setiap notis yang memanggil mesyuarat mesti menyatakan dengan jelas hak ahli untuk melantik proksi di bawah s.334, dengan ancaman denda sehingga RM10,000 bagi setiap pegawai yang melanggar. Seksyen 335(3) mengekalkan kesahan mesyuarat itu walau apa pun.

Siapa yang mesti menerima notis

Seksyen 321(1) memerlukan notis mesyuarat ahli diberikan kepada setiap ahli, pengarah dan juruaudit syarikat. Pengarah dan juruaudit sering tertinggal daripada senarai notis di Malaysia atas andaian bahawa hanya pemegang saham yang mengundi — tetapi seksyen ini tidak terhad kepada orang yang berhak mengundi.

Seksyen 321(2) memanjangkan lagi senarai itu. Apabila seseorang menjadi berhak ke atas sesuatu saham akibat kematian atau kebankrapan seorang ahli, dan syarikat telah dimaklumkan secara bertulis tentang hak tersebut, orang itu mesti menerima notis menggantikan ahli yang sepatutnya berhak. Sehingga makluman bertulis itu diterima, syarikat boleh menganggap pemegang saham berdaftar sebagai satu-satunya orang yang berhak di bawah s.101(2).

Kaedah pemberian notis ditetapkan oleh s.319: notis mesti dalam bentuk bertulis dan boleh diberikan dalam salinan bercetak, dalam bentuk elektronik, atau sebahagian dalam setiap satu. Di bawah s.319(2), salinan bercetak diberikan secara peribadi atau melalui pos ke alamat yang diberikan oleh ahli untuk tujuan itu, dan notis elektronik dihantar ke alamat elektronik yang diberikan — atau dengan menerbitkannya di laman web. Penerbitan di laman web hanya sah jika syarikat turut memberikan makluman bertulis berasingan di bawah s.320(2) yang menyatakan bahawa ia berkaitan mesyuarat ahli, tempat, tarikh dan masa, serta (bagi syarikat awam) sama ada ia adalah AGM. Seksyen 320(3) kemudian memerlukan notis itu kekal di laman web dari tarikh makluman tersebut sehingga mesyuarat itu selesai.

Kesilapan lazim

Menggunakan 21 hari bagi notis khas. Ia sepatutnya 28 hari (s.322(1)). Angka 21 hari adalah bagi resolusi khas (s.292(1)) dan AGM syarikat awam (s.316(2)(a)).

Menganggap notis pendek sebagai ujian pemegangan 90% sahaja. Ia adalah majoriti dari segi bilangan dan peratusan saham yang diperlukan (s.316(4)).

Memberi notis pendek untuk AGM berdasarkan 95%. Seksyen 316(3) memerlukan persetujuan semua ahli yang berhak menghadiri dan mengundi.

Meninggalkan teks resolusi daripada notis resolusi khas. Seksyen 292(5)(a) memerlukannya. Tanpanya, resolusi itu bukan resolusi khas.

Terlupa pernyataan proksi. Seksyen 335(1) adalah kesalahan yang berasingan, mudah dipatuhi tetapi mudah tertinggal dalam templat.

Langkah seterusnya

Mengira hari adalah lebih penting berbanding jadual itu sendiri. Akta menetapkan tempoh minimum tetapi tidak sendiri menentukan sama ada hari notis diberikan dan hari mesyuarat itu dikira — amalan yang selamat ialah mengecualikan kedua-duanya dan menambah hari yang jelas (clear days), serta menyemak perlembagaan, yang sering menyatakannya secara nyata.

Bagi laluan resolusi bertulis, yang mengelakkan kebanyakan hal ini, lihat written-resolutions. Bagi siapa yang wajib mengadakan AGM, lihat agm-requirements. Bagi memaksa mesyuarat yang tidak dikehendaki oleh lembaga pengarah, lihat egm-requisition.