Registered Office: Rules, Change and the Public Access Duty

Setiap firma kesetiausahaan syarikat di Malaysia menjual perkhidmatan pejabat berdaftar. Namun sangat sedikit laman web mereka menyebut s.46(2) Akta Syarikat 2016, yang menyatakan pejabat berdaftar hendaklah terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa.

Itulah keseluruhan produknya, dinyatakan sebagai suatu kewajipan berkanun, dan ia tiada dalam pemasaran kerana itulah bahagian yang memerlukan kos untuk disampaikan. Alamat yang menerima mel bukanlah perkara yang sama dengan alamat yang boleh dimasuki oleh mana-mana anggota orang awam untuk meminta pemeriksaan daftar pengarah.

Apakah sebenarnya yang dikehendaki oleh Akta?

Seksyen 46 mengandungi empat subseksyen dan setiap satunya berkuat kuasa.

• s.46(1) — sesebuah syarikat hendaklah pada setiap masa mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia yang boleh menerima segala komunikasi dan notis. Tiada tempoh tangguh, termasuk dalam jurang masa antara satu firma kesetiausahaan meletak jawatan dan firma seterusnya dilantik.
• s.46(2) — pejabat berdaftar hendaklah terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa.
• s.46(3) — Pendaftar hendaklah dimaklumkan tentang sebarang perubahan alamat pejabat berdaftar dalam tempoh empat belas hari daripada perubahan itu.
• s.46(4) — syarikat dan setiap pegawai yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila disabitkan, dikenakan denda tidak melebihi RM50,000.

Dua ciri s.46(4) wajar diberi perhatian. Pertama, liabiliti terpakai kepada setiap pegawai secara peribadi, bukan syarikat sahaja. Kedua, dan tidak seperti kebiasaan bagi Bahagian Akta ini, tiada denda harian tambahan bagi kesalahan berterusan — seksyen-seksyen jiran seperti 47, 50, 51 dan 57 semuanya mengenakan tambahan RM500 sehari, tetapi s.46 tidak. Ini menjadikan pendedahan utama tinggi tetapi susutan hariannya lebih rendah.

Apakah yang perlu disimpan di situ?

Seksyen 47(1) menyenaraikan sebelas kategori dokumen yang mesti disimpan oleh syarikat di pejabat berdaftarnya:

Perkara	Dokumen
(a)	Notis pendaftaran yang dikeluarkan di bawah s.15
(b)	Perlembagaan, jika ada
(c)	Sijil yang diberikan di bawah Akta ini atau undang-undang bertulis terdahulu
(d)	Semua daftar, buku, rekod dan dokumen yang dikehendaki di bawah Akta
(e)	Minit semua mesyuarat ahli dan resolusi ahli
(f)	Minit semua mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah dan jawatankuasa Lembaga Pengarah
(g)	Salinan semua komunikasi bertulis kepada semua ahli atau semua pemegang sesuatu kelas
(h)	Salinan semua penyata kewangan dan penyata kewangan kumpulan
(i)	Rekod perakaunan yang dikehendaki di bawah s.245
(j)	Salinan semua instrumen yang mewujudkan atau membuktikan caj
(k)	Dokumen lain sedemikian yang dikehendaki disimpan oleh Pendaftar

Seksyen 47(2) kemudiannya membenarkan mana-mana daripada dokumen ini disimpan di tempat lain selain pejabat berdaftar, dengan syarat notis berkenaan telah diberikan kepada Pendaftar — dengan satu pengecualian. Perenggan (1)(e), iaitu minit dan resolusi ahli, dikecualikan secara nyata. Rekod mesyuarat ahli kekal di pejabat berdaftar.

Jika alamat alternatif itu kemudiannya berubah, s.47(3) mengenakan pemberitahuan 14 harinya sendiri. Ini adalah kewajipan yang berbeza daripada s.46(3), dan pemindahan pejabat sering mencetuskan kedua-duanya serentak. Penalti di bawah s.47(4) ialah denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari bagi kesalahan berterusan.

Perlukah rekod itu dalam bentuk kertas?

Tidak. Seksyen 49(1) membenarkan dokumen dan rekod yang dirujuk dalam s.47 disimpan dalam bentuk bertulis atau dalam apa-apa bentuk atau cara lain, sama ada elektronik atau selainnya, yang membolehkannya diakses dengan mudah dan dihasilkan semula ke dalam bentuk bertulis.

Balasannya terletak pada s.49(2) dan (4). Syarikat mesti mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah untuk mencegah rekod itu daripada dipalsukan, dan pelanggaran s.49 membawa denda tidak melebihi RM500,000 atau penjara sehingga lima tahun atau kedua-duanya — jauh lebih tinggi berbanding selebihnya Bahagian ini. Jika sesebuah syarikat mendapati sesuatu rekod telah dipalsukan, s.49(3) menghendakinya memaklumkan Pendaftar dengan segera.

Seksyen 48 menyokong keseluruhan ini dari segi akses: dokumen yang mesti disediakan untuk pemeriksaan hendaklah disediakan di pejabat berdaftar atau di tempat lain yang dibenarkan oleh Akta, syarikat mesti menyediakan kemudahan yang sewajarnya untuk membolehkan pemeriksaan, dan di bawah s.48(3) orang yang membuat pemeriksaan berhak membuat salinan atau mengambil petikan.

Apakah lagi yang mesti berada secara fizikal di alamat itu?

Seksyen 30(1) menghendaki syarikat memaparkan nama berdaftar dan nombor pendaftaran syarikatnya di pejabat berdaftarnya, di setiap tempat perniagaannya dijalankan, dan di setiap tempat buku-bukunya disimpan. Seksyen 30(3) menyerahkan cara paparan itu kepada budi bicara Pendaftar.

Pelanggaran s.30 merupakan suatu kesalahan di bawah s.30(5) tanpa penalti dinyatakan dalam seksyen itu sendiri, yang bermakna peruntukan lalai dalam s.588(2) terpakai: bagi seorang individu, denda tidak melebihi RM50,000 atau penjara sehingga tiga tahun atau kedua-duanya.

Jika syarikat telah menukar namanya di bawah s.28 atau s.29, s.30(4) menghendaki nama terdahulu dipaparkan di bawah nama berdaftar semasa selama sekurang-kurangnya dua belas bulan dari tarikh perubahan itu.

Bagaimanakah cara yang betul untuk menukar pejabat berdaftar?

Urutannya pendek dan susunannya penting.

1. Luluskan resolusi lembaga pengarah yang menetapkan alamat baharu dan tarikh berkuat kuasanya.
2. Pindahkan dokumen s.47 — atau, jika sebahagiannya akan kekal di alamat lain, sahkan bahawa notis s.47(2) yang meliputi alamat itu telah pun difailkan.
3. Failkan pemberitahuan Seksyen 46 kepada SSM dalam tempoh 14 hari daripada perubahan itu. Tempoh itu bermula dari tarikh perubahan, bukan dari tarikh resolusi lembaga pengarah yang meluluskannya pada prinsipnya.
4. Semak pencetus s.47(3). Jika alamat tempat mana-mana daftar atau rekod perakaunan disimpan turut berpindah, itu adalah satu lagi pemberitahuan yang berasingan.
5. Kemas kini paparan s.30(1) di premis baharu, serta pada surat perniagaan, invois, laman web dan surat-menyurat lain di bawah s.30(2).

Alamat itu juga mesti betul dalam penyata tahunan yang berikutnya: s.68(3)(a) menghendaki alamat pejabat berdaftar, dan s.68(3)(d) serta (e) menghendaki alamat tempat daftar ahli dan rekod kewangan disimpan jika ia tidak berada di pejabat berdaftar.

Kesilapan lazim

• Membeli peti mel dan menganggapnya sebagai pejabat berdaftar. Seksyen 46(2) menghendaki akses awam pada waktu perniagaan biasa, dan s.48(2) menghendaki kemudahan yang sewajarnya untuk pemeriksaan.
• Menganggap s.46(3) meliputi segala-galanya. Memindahkan tempat rekod perakaunan atau daftar disimpan mencetuskan pemberitahuan s.47(3) yang berasingan.
• Membiarkan pejabat terputus semasa peralihan kesetiausahaan. Seksyen 46(1) menyatakan “pada setiap masa”. Sebarang jurang adalah suatu pelanggaran walaupun alamat baharu difailkan dengan segera.
• Memindahkan buku minit ahli ke luar premis. Seksyen 47(2) membenarkan lokasi alternatif bagi semua perkara dalam s.47(1) kecuali perenggan (e).
• Mengira 14 hari dari tarikh resolusi lembaga pengarah. Tempoh dalam s.46(3) bermula dari perubahan alamat itu sendiri.
• Mengabaikan papan tanda. Seksyen 30(1)(a) menghendaki nama berdaftar dan nombor pendaftaran dipaparkan di pejabat berdaftar, dan penalti lalai s.588(2) bagi seorang individu boleh mencecah RM50,000.
• Melupakan nama lama tempoh dua belas bulan. Selepas perubahan nama, s.30(4) menghendaki nama terdahulu dipaparkan di bawah nama baharu selama sekurang-kurangnya setahun.

Langkah seterusnya

Kunjungi alamat itu sendiri. Jika seorang anggota orang awam tiba pada jam 10 pagi pada hari Selasa dan meminta untuk memeriksa daftar pengarah di bawah s.57(3), bolehkah syarikat itu mengemukakannya? Ujian tunggal itu menyelesaikan s.46(2), s.47(1) dan s.48(2) sekali gus. Kemudian sahkan rekod mana yang benar-benar disimpan di situ dan mana yang telah senyap-senyap berpindah, menggunakan panduan penyimpanan buku minit dan rekod, dan semak bahawa mana-mana alamat luar premis dilindungi oleh notis s.47(2) yang telah difailkan.