# Registered Office: Rules, Change and the Public Access Duty

> Apa yang mesti dipatuhi oleh pejabat berdaftar sesebuah syarikat di Malaysia, kewajipan di bawah s.46(2) untuk memastikannya terbuka kepada orang awam pada waktu perniagaan biasa, dan tempoh akhir 14 hari untuk memberitahu SSM tentang sebarang perubahan.

- Category: company-secretary
- Language: ms
- Status: published
- Updated: 2026-07-20
- Canonical: https://negaraku.md/company-secretary/registered-office

---

Setiap firma kesetiausahaan syarikat di Malaysia menjual perkhidmatan pejabat
berdaftar. Namun sangat sedikit laman web mereka menyebut s.46(2) Akta Syarikat
2016, yang menyatakan pejabat berdaftar **hendaklah terbuka dan boleh diakses
oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa**.

Itulah keseluruhan produknya, dinyatakan sebagai suatu kewajipan berkanun, dan
ia tiada dalam pemasaran kerana itulah bahagian yang memerlukan kos untuk
disampaikan. Alamat yang menerima mel bukanlah perkara yang sama dengan alamat
yang boleh dimasuki oleh mana-mana anggota orang awam untuk meminta pemeriksaan
daftar pengarah.

## Apakah sebenarnya yang dikehendaki oleh Akta?

Seksyen 46 mengandungi empat subseksyen dan setiap satunya berkuat kuasa.

- **s.46(1)** — sesebuah syarikat hendaklah **pada setiap masa** mempunyai
  pejabat berdaftar di Malaysia yang boleh menerima segala komunikasi dan
  notis. Tiada tempoh tangguh, termasuk dalam jurang masa antara satu firma
  kesetiausahaan meletak jawatan dan firma seterusnya dilantik.
- **s.46(2)** — pejabat berdaftar hendaklah terbuka dan boleh diakses oleh
  orang awam pada waktu perniagaan biasa.
- **s.46(3)** — Pendaftar hendaklah dimaklumkan tentang sebarang perubahan
  alamat pejabat berdaftar dalam tempoh **empat belas hari** daripada
  perubahan itu.
- **s.46(4)** — syarikat dan setiap pegawai yang melanggar seksyen ini
  melakukan suatu kesalahan dan boleh, apabila disabitkan, dikenakan denda
  tidak melebihi **RM50,000**.

Dua ciri s.46(4) wajar diberi perhatian. Pertama, liabiliti terpakai kepada
setiap pegawai secara peribadi, bukan syarikat sahaja. Kedua, dan tidak seperti
kebiasaan bagi Bahagian Akta ini, tiada **denda harian tambahan** bagi
kesalahan berterusan — seksyen-seksyen jiran seperti 47, 50, 51 dan 57
semuanya mengenakan tambahan RM500 sehari, tetapi s.46 tidak. Ini menjadikan
pendedahan utama tinggi tetapi susutan hariannya lebih rendah.

## Apakah yang perlu disimpan di situ?

Seksyen 47(1) menyenaraikan sebelas kategori dokumen yang mesti disimpan oleh
syarikat di pejabat berdaftarnya:

| Perkara | Dokumen |
| --- | --- |
| (a) | Notis pendaftaran yang dikeluarkan di bawah s.15 |
| (b) | Perlembagaan, jika ada |
| (c) | Sijil yang diberikan di bawah Akta ini atau undang-undang bertulis terdahulu |
| (d) | Semua daftar, buku, rekod dan dokumen yang dikehendaki di bawah Akta |
| (e) | Minit semua mesyuarat ahli dan resolusi ahli |
| (f) | Minit semua mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah dan jawatankuasa Lembaga Pengarah |
| (g) | Salinan semua komunikasi bertulis kepada semua ahli atau semua pemegang sesuatu kelas |
| (h) | Salinan semua penyata kewangan dan penyata kewangan kumpulan |
| (i) | Rekod perakaunan yang dikehendaki di bawah s.245 |
| (j) | Salinan semua instrumen yang mewujudkan atau membuktikan caj |
| (k) | Dokumen lain sedemikian yang dikehendaki disimpan oleh Pendaftar |

Seksyen 47(2) kemudiannya membenarkan mana-mana daripada dokumen ini disimpan
di tempat **lain** selain pejabat berdaftar, dengan syarat notis berkenaan
telah diberikan kepada Pendaftar — dengan satu pengecualian. Perenggan (1)(e),
iaitu minit dan resolusi ahli, dikecualikan secara nyata. Rekod mesyuarat ahli
kekal di pejabat berdaftar.

Jika alamat alternatif itu kemudiannya berubah, s.47(3) mengenakan
pemberitahuan 14 harinya sendiri. Ini adalah kewajipan yang berbeza daripada
s.46(3), dan pemindahan pejabat sering mencetuskan kedua-duanya serentak.
Penalti di bawah s.47(4) ialah denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500
sehari bagi kesalahan berterusan.

## Perlukah rekod itu dalam bentuk kertas?

Tidak. Seksyen 49(1) membenarkan dokumen dan rekod yang dirujuk dalam s.47
disimpan dalam bentuk bertulis atau dalam apa-apa bentuk atau cara lain, sama
ada elektronik atau selainnya, yang membolehkannya diakses dengan mudah dan
dihasilkan semula ke dalam bentuk bertulis.

Balasannya terletak pada s.49(2) dan (4). Syarikat mesti mengambil langkah
berjaga-jaga yang munasabah untuk mencegah rekod itu daripada dipalsukan, dan
pelanggaran s.49 membawa denda tidak melebihi **RM500,000** atau penjara
sehingga lima tahun atau kedua-duanya — jauh lebih tinggi berbanding
selebihnya Bahagian ini. Jika sesebuah syarikat mendapati sesuatu rekod telah
dipalsukan, s.49(3) menghendakinya memaklumkan Pendaftar dengan segera.

Seksyen 48 menyokong keseluruhan ini dari segi akses: dokumen yang mesti
disediakan untuk pemeriksaan hendaklah disediakan di pejabat berdaftar atau di
tempat lain yang dibenarkan oleh Akta, syarikat mesti menyediakan kemudahan
yang sewajarnya untuk membolehkan pemeriksaan, dan di bawah s.48(3) orang yang
membuat pemeriksaan berhak membuat salinan atau mengambil petikan.

## Apakah lagi yang mesti berada secara fizikal di alamat itu?

Seksyen 30(1) menghendaki syarikat memaparkan nama berdaftar dan nombor
pendaftaran syarikatnya di pejabat berdaftarnya, di setiap tempat
perniagaannya dijalankan, dan di setiap tempat buku-bukunya disimpan. Seksyen
30(3) menyerahkan cara paparan itu kepada budi bicara Pendaftar.

Pelanggaran s.30 merupakan suatu kesalahan di bawah s.30(5) tanpa penalti
dinyatakan dalam seksyen itu sendiri, yang bermakna peruntukan lalai dalam
s.588(2) terpakai: bagi seorang individu, denda tidak melebihi RM50,000 atau
penjara sehingga tiga tahun atau kedua-duanya.

Jika syarikat telah menukar namanya di bawah s.28 atau s.29, s.30(4)
menghendaki nama terdahulu dipaparkan di bawah nama berdaftar semasa selama
sekurang-kurangnya dua belas bulan dari tarikh perubahan itu.

## Bagaimanakah cara yang betul untuk menukar pejabat berdaftar?

Urutannya pendek dan susunannya penting.

1. **Luluskan resolusi lembaga pengarah** yang menetapkan alamat baharu dan
   tarikh berkuat kuasanya.
2. **Pindahkan dokumen s.47** — atau, jika sebahagiannya akan kekal di alamat
   lain, sahkan bahawa notis s.47(2) yang meliputi alamat itu telah pun
   difailkan.
3. **Failkan pemberitahuan Seksyen 46 kepada SSM dalam tempoh 14 hari**
   daripada perubahan itu. Tempoh itu bermula dari tarikh perubahan, bukan
   dari tarikh resolusi lembaga pengarah yang meluluskannya pada prinsipnya.
4. **Semak pencetus s.47(3).** Jika alamat tempat mana-mana daftar atau rekod
   perakaunan disimpan turut berpindah, itu adalah satu lagi pemberitahuan
   yang berasingan.
5. **Kemas kini paparan s.30(1)** di premis baharu, serta pada surat
   perniagaan, invois, laman web dan surat-menyurat lain di bawah s.30(2).

Alamat itu juga mesti betul dalam penyata tahunan yang berikutnya: s.68(3)(a)
menghendaki alamat pejabat berdaftar, dan s.68(3)(d) serta (e) menghendaki
alamat tempat daftar ahli dan rekod kewangan disimpan jika ia tidak berada di
pejabat berdaftar.

## Kesilapan lazim

- **Membeli peti mel dan menganggapnya sebagai pejabat berdaftar.** Seksyen
  46(2) menghendaki akses awam pada waktu perniagaan biasa, dan s.48(2)
  menghendaki kemudahan yang sewajarnya untuk pemeriksaan.
- **Menganggap s.46(3) meliputi segala-galanya.** Memindahkan tempat rekod
  perakaunan atau daftar disimpan mencetuskan pemberitahuan s.47(3) yang
  berasingan.
- **Membiarkan pejabat terputus semasa peralihan kesetiausahaan.** Seksyen
  46(1) menyatakan "pada setiap masa". Sebarang jurang adalah suatu
  pelanggaran walaupun alamat baharu difailkan dengan segera.
- **Memindahkan buku minit ahli ke luar premis.** Seksyen 47(2) membenarkan
  lokasi alternatif bagi semua perkara dalam s.47(1) kecuali perenggan (e).
- **Mengira 14 hari dari tarikh resolusi lembaga pengarah.** Tempoh dalam
  s.46(3) bermula dari perubahan alamat itu sendiri.
- **Mengabaikan papan tanda.** Seksyen 30(1)(a) menghendaki nama berdaftar dan
  nombor pendaftaran dipaparkan di pejabat berdaftar, dan penalti lalai
  s.588(2) bagi seorang individu boleh mencecah RM50,000.
- **Melupakan nama lama tempoh dua belas bulan.** Selepas perubahan nama,
  s.30(4) menghendaki nama terdahulu dipaparkan di bawah nama baharu selama
  sekurang-kurangnya setahun.

## Langkah seterusnya

Kunjungi alamat itu sendiri. Jika seorang anggota orang awam tiba pada jam 10
pagi pada hari Selasa dan meminta untuk memeriksa daftar pengarah di bawah
s.57(3), bolehkah syarikat itu mengemukakannya? Ujian tunggal itu menyelesaikan
s.46(2), s.47(1) dan s.48(2) sekali gus. Kemudian sahkan rekod mana yang
benar-benar disimpan di situ dan mana yang telah senyap-senyap berpindah,
menggunakan [panduan penyimpanan buku minit dan rekod](/company-secretary/minute-books-and-records),
dan semak bahawa mana-mana alamat luar premis dilindungi oleh notis s.47(2)
yang telah difailkan.

## Sources

- Companies Act 2016 (Act 777), reprint as at 1 August 2022 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/Companies%20Act%202016_Akta%20777_BI%20(1.8.2022).pdf (SSM)
- Notification for a Change in the Registered Address — Section 46 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/PDF%20Tab%202/14._notification_for_a_change_in_the_registered_address_-_section_46.pdf (SSM)
- Companies Act 2016 — legal framework — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Companies-Act-2016.aspx (SSM)

---
Source of truth: https://github.com/negaraku-md/NegaraKu.md
License: CC BY-SA 4.0