Filing Beneficial Ownership Information Through e-BOS

Pemfailan adalah bahagian yang paling diingati semua orang, kerana ia menghasilkan pengesahan penerimaan. Itulah sebabnya ia menjadi bahagian yang menyembunyikan pelanggaran: sejarah e-BOS yang bersih kelihatan seperti pematuhan walaupun syarikat itu langsung tidak mempunyai daftar.

Asingkan kedua-duanya. Halaman ini membincangkan kewajipan yang terhutang kepada Pendaftar. Kewajipan untuk menyimpan daftar syarikat itu sendiri adalah kewajipan berasingan dengan tempoh masa yang berasingan.

Apakah sebenarnya kewajipan pemfailan itu

Seksyen 60B(3) menghendaki syarikat memfailkan dengan Pendaftar satu notis bagi sebarang perubahan kepada butiran dalam daftar pemilik benefisialnya. Seksyen 60B(4) menetapkan tempoh akhir: dalam masa 14 hari dari tarikh perubahan itu direkodkan dalam daftar.

Practice Directive 9/2024, yang dikeluarkan pada 13 Mei 2024 di bawah s.20C Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001 dan s.60B(7) Akta Syarikat 2016, menyediakan mekanismenya: melainkan Pendaftar membenarkan sebaliknya, pemfailan mesti dibuat melalui Sistem Pemilikan Benefisial Elektronik (e-BOS).

Itulah asas undang-undang yang ditinggalkan oleh panduan-panduan pesaing. Mereka menerangkan skrin-skrin sistem; skrin bukanlah kewajipan itu sendiri.

Tempoh masa bermula lebih lewat daripada yang anda sangka

Bacakan s.60B(4) bersama s.60C(4) dan urutannya adalah seperti berikut:

Langkah	Tempoh Akhir	Bermula dari
Rekodkan dalam daftar pemilik benefisial	14 hari	Tarikh maklumat diterima daripada orang yang diberi notis — s.60C(4)
Failkan perubahan dengan Pendaftar	14 hari	Tarikh perubahan itu direkodkan dalam daftar — s.60B(4)

Jadi tempoh pemfailan bukanlah 14 hari dari jawapan pemegang saham. Ia adalah 14 hari dari catatan daftar anda. Syarikat yang merekodkan catatan itu pada hari yang sama ia menerima jawapan mempunyai 14 hari untuk memfail; syarikat yang merekodkannya pada hari ke-14 mempunyai masa sehingga hari ke-28.

Garis Panduan semakan bertarikh 10 Januari 2025 menghuraikan perkara ini dengan jelas dalam perenggan 20, yang ditulis semula khusus untuk memisahkan langkah merekod daripada langkah memfail. Versi 1 April 2024 memampatkan kedua-dua langkah itu menjadi satu arahan, dan itulah sebabnya begitu banyak panduan yang diterbitkan menyatakan satu tempoh akhir 14 hari sahaja.

Jangan anggap tempoh akhir yang lewat ini sebagai lesen untuk berlengah-lengah. Tempoh 14 hari untuk merekod itu sendiri adalah satu kewajipan di bawah s.60C(4), dan s.60B(6) turut menjangkau syarikat serta setiap pegawainya.

Titik permulaan, mengikut urutan

Syarikat yang baru diperbadankan mempunyai 60 hari dari tarikh pelantikan setiausaha syarikatnya untuk mendapatkan maklumat pemilikan benefisial. Tempoh 60 hari itu merangkumi kedua-dua tempoh merekod 14 hari dan tempoh memfail 14 hari — jadi notis-notis mesti dihantar awal dalam tempoh itu, bukan pada penghujungnya.

Syarikat sedia ada memfail dalam masa 14 hari selepas setiap catatan daftar yang merekodkan sesuatu perubahan, dan terus berbuat demikian selagi ia wujud.

Syarikat asing yang baru berdaftar memfailkan maklumat pemilikan benefisial pada peringkat pendaftaran di bawah s.562(1)(fa), kemudian merekodkan maklumat itu dalam daftarnya dalam masa 14 hari selepas pendaftaran — songsang daripada urutan bagi syarikat tempatan.

Garis Panduan itu juga meliputi kemungkinan maklumat pemilikan benefisial disertakan bersama penyata tahunan, di bawah perenggan 68(3)(ia) yang dimasukkan oleh Companies (Amendment) Act 2024. SSM telah menyatakan bahawa perenggan itu berkuat kuasa pada tarikh yang akan ditentukan oleh Pendaftar dan, sementara itu, maklumat pemilikan benefisial menyertai penyata tahunan di bawah keperluan MBRS sedia ada. Sahkan kedudukan semasa sebelum bergantung kepada penyata tahunan sebagai laluan pemfailan anda — perkara ini disenaraikan dalam verificationNeeded pada halaman ini.

Mekanik pemfailan

e-BOS dicapai melalui portal SSM4U di ssm4u.com.my. Pengguna yang membuat penyerahan mesti terlebih dahulu menjadi pengguna SSM4U yang berdaftar dan disahkan, kemudian memohon melalui papan pemuka e-BOS untuk menaik taraf kepada Verified Professional User, dan menunggu kelulusan sebelum sebarang penyerahan boleh dibuat. Firma yang menangguhkan perkara ini sehingga hari tempoh akhir akan mendapati kelulusan itu tidak berlaku serta-merta.

Perkhidmatan yang tersedia dalam e-BOS adalah terhad dan khusus:

• Notifikasi maklumat pemilikan benefisial — menambah pemilik benefisial atau pengurusan kanan yang baharu, mengemas kini yang sedia ada, atau merekodkan penamatan
• Pembetulan maklumat pemilikan benefisial — pembetulan maklumat yang telah difailkan

Dua butiran operasi yang wajar diketahui. Apabila pemilik benefisial direkodkan sebagai satu susunan bersama, SSM mengenakan minimum 50.001% bagi setiap kumpulan. Dan apabila daftar pemilik benefisial disimpan di tempat selain pejabat berdaftar, syarikat memberitahu SSM di bawah s.47(2) — pemberitahuan lokasi ini tidak dibuat di dalam e-BOS.

Fi, fi lewat dan tempoh yang telah ditutup

Pemfailan adalah percuma. Practice Directive 9/2024 menyatakan bahawa tiada fi dikenakan untuk pemfailan maklumat pemilikan benefisial, termasuk untuk mengemas kini perubahan kepada mana-mana butiran.

Pemfailan lewat bukanlah percuma, dan tempoh tenggang itu sudah lama berlalu:

Tarikh	Kedudukan
1 April 2024	Bahagian 8A berkuat kuasa; tempoh peralihan dibuka, asalnya berakhir 30 Jun 2024 di bawah PD 9/2024
27 Mei 2024	PD 9/2024 disemak semula, melanjutkan tempoh itu selama tiga bulan
30 September 2024	Tempoh yang dilanjutkan itu ditutup
Dari 1 Oktober 2024	Tempoh 14 hari terpakai sepenuhnya; fi pemfailan lewat dan fi pembetulan dikenakan

Sepanjang tempoh itu, syarikat boleh memfail dan mengemas kini pada bila-bila masa tanpa perlu mematuhi tempoh 14 hari, dan tiada fi pemfailan lewat atau fi pembetulan dikenakan. SSM mengesahkan tiada lanjutan lanjut akan diberikan, dengan merujuk kepada penilaian bersama FATF Malaysia.

Jika anda membaca panduan yang menyatakan tempoh akhir itu ialah 30 Jun 2024, atau bahawa penguatkuasaan bermula pada 1 Julai 2024, panduan itu terbit sebelum semakan 27 Mei 2024.

Membetulkan kesilapan: kemas kini berbanding pembetulan

Ini adalah dua operasi yang berbeza dan memilih yang salah akan mencipta rekod yang bercanggah dengan daftar anda.

Kemas kini merekodkan sesuatu yang berubah di dunia sebenar — alamat baharu seorang pemilik benefisial, kriteria baharu yang dipenuhi, atau satu penamatan. Ia mengikut kitaran biasa 14 hari dan tidak dikenakan sebarang fi.

Pembetulan membetulkan maklumat yang salah semasa ia difailkan — nombor kad pengenalan yang tersilap taip, tarikh pelantikan yang tidak tepat. Ia dibuat di bawah s.602 Akta Syarikat 2016, diserahkan melalui e-BOS dengan dokumen sokongan yang lengkap, dan diproses selaras dengan Practice Note 6/2019 (dikeluarkan 5 November 2019, disemak semula 31 Disember 2020 dan 24 Januari 2022). e-BOS turut menyokong penyingkiran atau pembatalan catatan pemilik benefisial atau pengurusan kanan yang tidak sepatutnya dibuat.

Fi pembetulan telah diketepikan sepanjang tempoh peralihan. Ia tidak lagi diketepikan sekarang.

Kewajipan percanggahan

Berasingan daripada pemfailan perubahan, syarikat mesti memberitahu Pendaftar tentang sebarang percanggahan antara maklumat dalam daftar mereka sendiri dengan maklumat yang difailkan dengan Pendaftar. Garis Panduan yang disemak semula mengarahkan laporan percanggahan dihantar kepada SSM melalui e-mel.

Semakan 2025 juga menambah satu kewajipan yang berjalan ke arah bertentangan: seseorang yang telah dibekalkan dengan maklumat pemilikan benefisial daripada daftar Pendaftar dan kemudiannya menemui sebarang percanggahan mesti melaporkannya dalam masa 30 hari dari tarikh maklumat itu dibekalkan.

Kesilapan yang lazim

• Mengira tempoh dari jawapan pemegang saham. Ia bermula dari catatan daftar di bawah s.60B(4).
• Menganggap pengesahan e-BOS sebagai daftar itu sendiri. Daftar adalah rekod berkanun berasingan di bawah s.60B(1) yang disimpan di pejabat berdaftar.
• Melangkau e-BOS kerana penyata tahunan sudah membawa maklumat itu. SSM telah mengesahkan penyerahan e-BOS masih diperlukan.
• Menggunakan kemas kini untuk membetulkan kesilapan. Kesilapan mesti melalui pembetulan s.602 dengan dokumen sokongan.
• Menangguhkan penaiktarafan Verified Professional User sehingga hari tempoh akhir.
• Menganggap fi dikenakan dan melengah-lengahkan aturan pembayaran. Pemfailan adalah percuma.
• Bergantung kepada kelonggaran peralihan. Ia telah tamat pada 30 September 2024.

Langkah seterusnya

Bina daftar dahulu dan pemfailan akan menjadi sekadar kerja perekodan — lihat menyimpan daftar BO. Jika anda masih menentukan butiran siapa yang tergolong di dalamnya, ikuti siapa yang dikira sebagai pemilik benefisial.

Untuk sistem itu sendiri, asas undang-undangnya dan siapa yang boleh mengakses apa yang disimpannya, lihat e-BOS.