Disclosure of Interest in Contracts: s.221 and s.222 in Practice

Pengisytiharan itu telah dibuat. Semua orang dalam bilik mesyuarat mendengarnya. Dua tahun kemudian seorang pemegang saham minoriti meminta minit mesyuarat lembaga pengarah pada mesyuarat itu, dan minit itu hanya merekodkan bahawa perjanjian bekalan telah diluluskan. Tiada apa-apa mengenai kepentingan itu.

Pada ketika itu syarikat menghadapi masalah yang lebih besar daripada kontrak itu sendiri. Di bawah s.221(10) Akta Syarikat 2016, kontrak itu menjadi boleh batal atas pilihan syarikat. Dan orang yang gagal mematuhi statut itu bukan sahaja pengarah — tetapi juga setiausaha, kerana s.221(8) meletakkan tanggungjawab menulis minit ke atas setiausaha secara khusus.

Pengisytiharan kepentingan dalam syarikat Malaysia hampir tidak pernah gagal pada saat ia diucapkan. Ia gagal pada saat ia ditulis.

Apakah sebenarnya yang perlu diisytiharkan oleh seorang pengarah?

Seksyen 221(1) menghendaki setiap pengarah yang berkepentingan dalam apa jua cara, sama ada secara langsung atau tidak langsung, dalam suatu kontrak atau cadangan kontrak dengan syarikat, untuk mengisytiharkan sifat kepentingannya pada suatu mesyuarat lembaga pengarah, secepat mungkin selepas fakta-fakta berkaitan diketahui olehnya.

Empat elemen yang menentukan kedudukan ini:

• “dalam apa jua cara, sama ada secara langsung atau tidak langsung” — tiada ambang materialiti dalam perkataan pembukaan, dan tiada syarat bahawa kepentingan itu mestilah kewangan.
• “kontrak atau cadangan kontrak” — tanggungjawab ini terpakai sebelum kontrak ditandatangani, bukan selepasnya.
• “pada suatu mesyuarat lembaga pengarah” — forumnya adalah tetap. Perbualan peribadi dengan pengerusi, e-mel kepada pengarah lain, atau nota dalam fail bukanlah pengisytiharan di bawah s.221(1).
• “secepat mungkin selepas fakta-fakta berkaitan diketahui oleh pengarah itu” — jangka masa bermula apabila fakta itu diketahui, bukan pada tarikh mesyuarat lembaga pengarah yang seterusnya dijadualkan.

Seksyen 221(6) menambah satu lagi tanggungjawab berasingan yang sering terlepas pandang: setiap pengarah yang memegang apa-apa jawatan atau memiliki apa-apa harta di mana tugas atau kepentingannya mungkin bercanggah dengan tugasnya sebagai pengarah mesti mengisytiharkan hakikat itu dan sifat, ciri dan takat percanggahan itu pada suatu mesyuarat lembaga pengarah. Seksyen 221(7) menetapkan bila — pada mesyuarat pengarah pertama yang diadakan selepas dia menjadi pengarah, atau jika dia sudah menjadi pengarah, selepas dia mula memegang jawatan atau memiliki harta itu.

Itu adalah pengisytiharan percanggahan berterusan, dan kebanyakan lembaga pengarah Sdn Bhd tidak pernah membuatnya.

Kepentingan siapakah yang dikira sebagai kepentingan anda?

Seksyen 221(9) turut merangkumi ahli keluarga. Kepentingan dalam saham atau debentur syarikat yang dipegang oleh:

• pasangan seorang pengarah, di mana pasangan itu bukan sendiri seorang pengarah syarikat itu; atau
• anak, termasuk anak angkat atau anak tiri, seorang pengarah, di mana anak itu bukan pengarah syarikat itu,

dianggap sebagai kepentingan pengarah itu dalam kontrak atau cadangan kontrak itu.

Perhatikan bentuknya. Anggapan ini terpakai apabila ahli keluarga itu bukan seorang pengarah — kerana jika mereka seorang pengarah, mereka menanggung tanggungjawab s.221(1) mereka sendiri.

Bilakah pengisytiharan tidak diperlukan?

Dua pengecualian, dan kedua-duanya lebih sempit daripada yang kelihatan.

s.221(2) — di mana kepentingan pengarah itu timbul daripada menjadi ahli atau pemiutang sesuatu perbadanan yang sendirinya berkepentingan dalam kontrak itu, dan kepentingan itu boleh dianggap bukan suatu kepentingan material. Materialiti adalah pintu masuknya, dan ia tidak ditakrifkan dalam seksyen ini.

s.221(3) — seorang pengarah tidak dianggap berkepentingan semata-mata kerana:

• kontrak itu berkaitan dengan pinjaman kepada syarikat yang dijamin atau turut dijamin oleh pengarah itu; atau
• kontrak itu telah atau akan dibuat dengan, untuk faedah, atau bagi pihak sesuatu perbadanan yang dianggap berkaitan di bawah s.7 dengan syarikat di mana dia menjadi pengarah.

Seksyen 221(3) menyatakan ia turut berkuat kuasa bagi maksud undang-undang bertulis lain — tetapi ia berakhir dengan satu ayat yang membatalkannya bagi banyak syarikat: subseksyen ini tidak menjejaskan operasi mana-mana peruntukan dalam perlembagaan syarikat itu. Jika perlembagaan syarikat anda mengenakan peraturan pengisytiharan yang lebih ketat, s.221(3) tidak menyelamatkan anda daripadanya. Seksyen 221(11) menyatakan perkara yang sama dari arah yang lain: s.221 adalah tambahan kepada dan bukan mengurangkan mana-mana sekatan perlembagaan.

Adakah notis am berkesan?

Ya, dalam had tertentu. Seksyen 221(4) membenarkan seorang pengarah memberikan lembaga pengarah suatu notis am yang menyatakan bahawa dia adalah pegawai atau ahli sesuatu perbadanan yang dinyatakan, atau ahli sesuatu firma yang dinyatakan, dan hendaklah dianggap berkepentingan dalam mana-mana kontrak yang dibuat dengan perbadanan atau firma itu selepas tarikh notis itu.

Notis itu dianggap sebagai pengisytiharan yang mencukupi hanya jika:

1. ia menyatakan sifat dan takat kepentingan pengarah itu dalam perbadanan atau firma itu; dan
2. kepentingan sebenar pada masa setiap kontrak dibuat tidak berbeza sifatnya atau lebih besar takatnya daripada apa yang dinyatakan dalam notis itu.

Dan s.221(5) menetapkan peraturan penyampaian yang menyebabkan kebanyakan notis am gagal: notis itu tidak berkuat kuasa melainkan ia diberikan pada suatu mesyuarat pengarah, atau pengarah itu mengambil langkah munasabah untuk memastikan ia dibangkitkan dan dibacakan pada mesyuarat pengarah yang seterusnya selepas ia diberikan.

Jadi notis am yang difailkan dengan setiausaha tetapi tidak pernah dibentangkan tidak bernilai langsung. Ia mesti sampai ke mesyuarat lembaga pengarah, dan minit mesyuarat mesti menunjukkan bahawa ia telah berbuat demikian.

Mengapakah s.221(8) menjadi tanggungjawab setiausaha?

Seksyen 221(8) adalah satu ayat sahaja:

Setiausaha syarikat hendaklah merekodkan setiap pengisytiharan yang dibuat di bawah seksyen ini dalam minit mesyuarat di mana pengisytiharan itu dibuat.

Ia tidak dirangka sebagai amalan baik dan ia tidak ditujukan kepada lembaga pengarah. Ia adalah tanggungjawab ke atas setiausaha, dan s.221(12) menjadikan setiap pegawai dan mana-mana orang lain yang melanggar seksyen ini boleh disabitkan kesalahan dan dikenakan hukuman penjara sehingga lima tahun atau denda sehingga RM3 juta atau kedua-duanya. Setiausaha adalah seorang pegawai di bawah takrifan s.2.

Apa yang perlu ditunjukkan oleh minit yang patuh, pada zahirnya:

Elemen	Sebab
Nama pengarah dan bahawa dia telah mengisytiharkan kepentingan	s.221(1) menghendaki pengisytiharan oleh pengarah itu
Sifat kepentingan itu, dinyatakan	s.221(1) menghendaki sifat kepentingan diisytiharkan, bukan sekadar bahawa kepentingan itu wujud
Jika bergantung kepadanya, bahawa notis am di bawah s.221(4) telah dibentangkan dan dibacakan	s.221(5)
Sama ada pengarah itu mengambil bahagian atau mengundi	s.222(1), jika terpakai
Resolusi itu dan siapa yang mengundi menyokongnya	untuk membuktikan kelulusan yang sah

Minit yang menyatakan “Encik Lim mengisytiharkan kepentingan” gagal pada baris kedua. Seksyen ini menghendaki sifat kepentingan itu diisytiharkan, dan minit yang tidak merekodkan sifat itu bukanlah bukti bahawa sifat itu telah diisytiharkan.

Bilakah sekatan mengundi di bawah s.222 sebenarnya terpakai?

Di sinilah kebanyakan panduan yang diterbitkan terlebih tafsir, dan pembetulan ini penting bagi majoriti syarikat Malaysia.

Seksyen 222(1) memperuntukkan bahawa seorang pengarah yang berkepentingan dalam kontrak yang dimasuki atau dicadangkan untuk dimasuki oleh syarikat hendaklah dikira hanya untuk membentuk kuorum, tidak boleh mengambil bahagian dalam sebarang perbincangan semasa kontrak itu dipertimbangkan, dan tidak boleh mengundi mengenainya.

Kemudian s.222(2) mengecualikan s.222(1) daripada terpakai:

• (a) kepada syarikat sendirian, melainkan ia adalah anak syarikat kepada syarikat awam;
• (b) kepada syarikat sendirian yang merupakan anak syarikat milik penuh kepada syarikat awam, bagi kontrak dengan syarikat induk atau anak syarikat milik penuh yang lain;
• (c) kepada kontrak indemniti terhadap kerugian yang mungkin dialami seorang pengarah kerana menjadi penjamin bagi syarikat; dan
• (d) kepada kontrak sesuatu syarikat awam, atau syarikat sendirian yang menjadi anak syarikat kepada syarikat awam, dengan syarikat lain di mana kepentingan pengarah itu hanya terdiri daripada menjadi pengarah yang memegang tidak lebih daripada saham kelayakannya, atau kepentingan dalam tidak lebih daripada lima peratus modal berbayar syarikat lain itu.

Jadi bagi Sdn Bhd biasa yang bukan anak syarikat kepada syarikat awam, larangan berkanun untuk mengundi dan berbincang tidak terpakai. Tanggungjawab pengisytiharan di bawah s.221 terpakai sepenuhnya; sekatan s.222 tidak.

Itu tidak bermakna pengarah yang berkepentingan bebas mengundi. Dua perkara masih mengikatnya. Perlembagaan syarikat mungkin mengenakan sekatannya sendiri, dan s.221(11) secara nyata mengekalkannya. Dan s.213(1) masih menghendaki kuasa itu dilaksanakan untuk tujuan yang wajar dan dengan suci hati demi kepentingan terbaik syarikat — yang tidak sesuai dengan mencampakkan undi penentu bagi kontrak anda sendiri. Di mana lembaga pengarah itu kecil, amalan yang lebih selamat adalah untuk berkecuali dan meminitkan perkecualian itu tanpa mengira apa yang dibenarkan oleh s.222(2)(a).

Di mana s.222(1) terpakai, pelanggaran adalah suatu kesalahan di bawah s.222(4) yang membawa hukuman sehingga lima tahun atau RM3 juta atau kedua-duanya, dan s.222(3) menjadikan kontrak itu boleh batal atas pilihan syarikat mengikut terma yang sama seperti s.221(10).

Kesilapan lazim

Meminitkan fakta pengisytiharan tetapi bukan sifatnya. Seksyen 221(1) menghendaki sifat kepentingan diisytiharkan. Minit yang tidak menyatakannya tidak meninggalkan bukti bahawa pengisytiharan berkanun itu benar-benar telah dibuat.

Memfailkan notis am tetapi tidak pernah membentangkannya. Seksyen 221(5) menjadikannya tidak berkuat kuasa. Notis itu mesti diberikan pada suatu mesyuarat atau dibacakan pada mesyuarat yang seterusnya.

Menganggap s.222 terpakai secara universal. Seksyen 222(2)(a) mengecualikan syarikat sendirian biasa sepenuhnya daripada sekatan mengundi itu. Panduan yang memberitahu seorang pengarah Sdn Bhd bahawa dia dilarang dari segi undang-undang daripada mengundi adalah melampaui apa yang diperuntukkan oleh Akta itu — walaupun perlembagaan syarikat dan s.213(1) mungkin masih membawa anda ke kedudukan yang sama.

Menganggap syarikat sendirian yang dikecualikan (EPC) berada di luar s.221. Pengecualian EPC dalam Akta itu terpakai kepada pinjaman di bawah s.224, bukan kepada pengisytiharan kepentingan. Seksyen 221 terpakai kepada setiap syarikat.

Mengisytiharkan selepas kontrak ditandatangani. Tanggungjawab ini terpakai kepada cadangan kontrak dan bermula dari saat kepentingan itu diketahui. Pengisytiharan yang dibuat pada mesyuarat lembaga pengarah suku tahunan yang seterusnya, selepas kontrak ditandatangani, bukanlah “secepat mungkin”.

Terlupa pengisytiharan berterusan di bawah s.221(6). Seorang pengarah baharu yang juga menjadi pengarah tiga syarikat lain dan memegang harta yang disewakan kepada syarikat itu mesti mengisytiharkan jawatan dan pemilikan yang bercanggah itu pada mesyuarat lembaga pengarah pertamanya. Ini adalah tanggungjawab yang berbeza daripada tanggungjawab khusus kontrak.

Langkah seterusnya

Bina pengisytiharan ini ke dalam agenda tetap mesyuarat lembaga pengarah supaya s.221(1) dan s.221(6) ditangani pada setiap mesyuarat dan templat minit memaksa sifat kepentingan itu direkodkan — lihat buku minit dan rekod untuk peraturan penyimpanan dan pemeriksaan yang terpakai sebaik sahaja minit itu wujud.

Baca ini bersama-sama dengan tanggungjawab pengarah, yang menetapkan rangka kerja s.213 dan s.218 di mana tanggungjawab pengisytiharan ini berada, dan pinjaman kepada pengarah, di mana kepentingan yang sama biasanya muncul dalam bentuk berkanun yang berbeza.