Notifying the Company of Your Shareholdings: the s.219 Duty on Every Director

Tanya seorang pengarah Malaysia bila kali terakhir dia memberi syarikatnya notis bertulis tentang pegangan sahamnya sendiri, dan biasanya anda akan mendapat renungan kosong. Saham itu telah dikeluarkan kepadanya semasa pemerbadanan. Setiausaha sudah mempunyainya dalam daftar. Apa yang perlu diberitahu lagi?

Seksyen 219 Akta Syarikat 2016 mengatakan ada. Ia mengenakan kewajipan peribadi dan berterusan selama empat belas hari ke atas pengarah itu sendiri — berasingan daripada apa jua yang dilakukan oleh syarikat — dan s.219(6)(b) menetapkan harga bagi notis yang lewat sehingga RM25,000 ditambah RM1,000 bagi setiap hari ia berterusan. Ia adalah salah satu kewajipan yang paling kurang dipatuhi dalam Akta itu, dan ia tidak kelihatan dalam kebanyakan senarai semak pematuhan Malaysia.

Apakah yang dikehendaki s.219 daripada seorang pengarah untuk diberitahu?

Seksyen 219(1) mewajibkan seorang pengarah memberi notis bertulis kepada syarikat bagi tiga kategori:

• s.219(1)(a) — butiran berkaitan saham, debentur, kepentingan penyertaan, hak, opsyen dan kontrak yang diperlukan oleh syarikat untuk mematuhi s.59;
• s.219(1)(b) — butiran tentang sebarang perubahan pada butiran tersebut, termasuk balasan, jika ada, yang diterima akibat peristiwa yang menimbulkan perubahan itu;
• s.219(1)(c) — peristiwa dan perkara yang menyentuh atau berkaitan dengan dirinya yang diperlukan bagi pematuhan syarikat terhadap kehendak Akta itu.

Limb (c) adalah yang tersembunyi. Ia tidak terhad kepada saham sahaja. Apa-apa sahaja tentang pengarah itu secara peribadi yang diperlukan oleh syarikat untuk mematuhi Akta — perubahan alamat kediaman untuk daftar s.57, peristiwa hilang kelayakan di bawah s.198 — termasuk di bawahnya, pada jangka masa empat belas hari yang sama.

Seksyen 219(5) menambah dua peraturan tafsiran: “kepentingan penyertaan” membawa maksudnya daripada Interest Schemes Act 2016, dan dalam menentukan sama ada seseorang mempunyai kepentingan dalam sesuatu debentur atau kepentingan penyertaan, s.8 terpakai (selain ss.8(1) dan (3)) dengan rujukan kepada saham dibaca sebagai rujukan kepada debentur atau kepentingan penyertaan itu.

Apakah tarikh akhirnya?

Empat belas hari, dari tarikh mula yang bergantung pada limb mana yang terpakai.

Limb	Jangka masa bermula	Tempoh
s.219(1)(a) saham dan kepentingan berkaitan	Tarikh orang itu menjadi pengarah, atau tarikh dia memperoleh kepentingan itu	14 hari — s.219(2)(a)
s.219(1)(b) perubahan pada butiran	Berlakunya peristiwa yang menimbulkan perubahan itu	14 hari — s.219(2)(b)
s.219(1)(c) peristiwa dan perkara	Tarikh peristiwa atau perkara itu	14 hari — s.219(2)(c)
s.219(1)(a) dan (b), syarikat disebut harga	Seperti di atas	5 hari — s.219(3)

Perhatikan bahawa s.219(3) memendekkan tempoh itu hanya bagi limb (a) dan (b), dan hanya apabila saham syarikat disebut harga di bursa saham. Limb (c) kekal pada empat belas hari walaupun bagi penerbit yang tersenarai.

Apakah pula yang perlu dilakukan oleh syarikat?

Dua lagi jangka masa bermula daripada notis pengarah itu, dan kedua-duanya lebih pendek daripada tempoh notis itu sendiri.

Tiga hari — masukkan ke dalam daftar. Seksyen 59(4) mewajibkan syarikat memasukkan ke dalam daftar pegangan saham pengarahnya butiran yang dirujuk dalam s.59(1), termasuk bilangan dan penerangan saham, debentur, kepentingan penyertaan, hak, opsyen dan kontrak yang berkaitan dengan notis itu, dalam tempoh tiga hari selepas menerima notis daripada seorang pengarah di bawah s.219(1)(a). Kemasukan itu juga mesti merekodkan harga atau balasan lain bagi transaksi itu, dan tarikh perjanjian itu atau, jika lebih lewat, penyempurnaannya — atau jika tiada transaksi, tarikh peristiwa itu. Seksyen 59(5) memakai peraturan tiga hari yang sama bagi perubahan yang diberitahu di bawah s.219(1)(b).

Tujuh hari — salinkan kepada pengarah lain. Seksyen 219(4) mewajibkan syarikat menghantar salinan notis itu kepada setiap pengarah lain dalam tempoh tujuh hari selepas menerimanya. Kebanyakan syarikat Malaysia langsung tidak berbuat demikian. Syarikat yang mungkir melakukan kesalahan di bawah s.219(7) — denda sehingga RM25,000 ditambah RM1,000 sehari.

Urutannya dalam amalan: pengarah memberi notis dalam tempoh 14 hari, daftar dikemas kini dalam tempoh 3 hari selepas notis itu, dan pengarah lain disalinkan dalam tempoh 7 hari selepas notis itu. Kedua-dua jangka masa syarikat berjalan selari daripada penerimaan, bukan daripada peristiwa asas itu.

Apakah daftar yang dibekalkan oleh notis itu?

Seksyen 59(1) mewajibkan setiap syarikat menyimpan satu daftar yang menunjukkan, bagi setiap pengarah, butiran:

• saham dalam syarikat atau dalam perbadanan berkaitan yang pengarah itu mempunyai kepentingan di dalamnya, serta sifat dan takat kepentingan itu;
• debentur yang dikeluarkan oleh, atau kepentingan penyertaan yang disediakan oleh, syarikat atau perbadanan berkaitan, serta sifat dan takat kepentingan itu;
• hak atau opsyen pengarah itu, atau pengarah itu bersama-sama dengan orang lain, berhubung dengan pemerolehan atau pelupusan saham, debentur atau kepentingan penyertaan tersebut;
• kontrak yang pengarah itu menjadi pihak kepadanya atau yang di bawahnya dia berhak mendapat faedah, iaitu kontrak yang di bawahnya seseorang berhak menuntut atau membuat penyerahan saham, debentur atau kepentingan penyertaan tersebut.

Dua pelepasan turut wujud. Seksyen 59(2) menghapuskan keperluan mendedahkan kepentingan pengarah dalam anak syarikat milik penuh yang dianggap berkaitan di bawah s.7. Seksyen 59(3) menganggap anak syarikat milik penuh telah mematuhi berhubung dengan pengarahnya apabila butiran itu ditunjukkan dalam daftar syarikat induk.

Daftar itu bukan sulit. Seksyen 59(7) menjadikannya terbuka untuk pemeriksaan oleh seorang ahli tanpa bayaran dan oleh mana-mana orang lain dengan bayaran RM20 atau jumlah yang lebih rendah sebagaimana dikehendaki oleh syarikat. Di bawah s.59(8) mana-mana orang boleh meminta salinan dengan bayaran RM20, dan syarikat mesti menghantarnya dalam tempoh dua puluh satu hari.

Mengapa ia penting pada penghujung tahun

Perenggan 1(e) Fifth Schedule mewajibkan laporan pengarah menyatakan, bagi setiap orang yang menjadi pengarah pada penghujung tahun kewangan itu, sama ada atau tidak mengikut daftar yang disimpan bagi maksud s.59 dia mempunyai kepentingan dalam saham atau debentur syarikat atau badan korporat berkaitan, bilangan dan jumlah yang dipegang pada penghujung tahun itu, kedudukan pada permulaan tahun itu atau semasa menjadi pengarah, dan jumlah keseluruhan saham dan debentur yang dibeli dan dijual sepanjang tahun kewangan itu.

Oleh itu, laporan pengarah dibina daripada daftar s.59, dan daftar s.59 hanya dapat dibina daripada notis s.219. Sebuah syarikat yang tidak pernah mengumpul notis-notis itu sebenarnya menandatangani laporan pengarah yang pendedahan kepentingan sahamnya tiada asas berkanun.

Apakah hukumannya?

Seksyen 219 memisahkan kesalahan itu, dan pemisahan itu luar biasa luas.

Pelanggaran	Pendedahan
Gagal memberi notis langsung — s.219(1)	Penjara sehingga 5 tahun atau denda sehingga RM3 juta atau kedua-duanya — s.219(6)(a)
Gagal memberikannya tepat waktu — s.219(2)	Denda sehingga RM25,000 ditambah RM1,000 sehari berterusan — s.219(6)(b)
Syarikat gagal menyalin kepada pengarah lain — s.219(4)	Denda sehingga RM25,000 ditambah RM1,000 sehari berterusan — s.219(7)

Jurang antara s.219(6)(a) dan s.219(6)(b) itulah intinya. Lewat hanyalah denda. Tidak langsung ialah kesalahan lima tahun dalam kelompok yang sama dengan pelanggaran s.213.

Kesilapan lazim

Menganggap daftar setiausaha itulah pematuhannya. Ia bukan, dan ia tidak boleh menjadi begitu. Seksyen 59(4) memberi syarikat tiga hari selepas menerima notis itu. Jika tiada notis pernah diterima, kemasukan dalam daftar itu tiada pencetus berkanun dan kewajipan pengarah itu sendiri masih tidak tersentuh.

Memberi notis hanya semasa pemerolehan, tidak pernah semasa pelupusan. Seksyen 219(1)(b) meliputi sebarang perubahan, dan secara nyata mewajibkan balasan yang diterima dinyatakan. Jualan adalah satu perubahan.

Mengabaikan opsyen dan kontrak. Seksyen 59(1)(c) dan (d) meliputi hak dan opsyen ke atas saham serta kontrak yang di bawahnya saham boleh dituntut atau diserahkan. Pemberian ESOS kepada seorang pengarah wajib diberitahu.

Melangkau pengedaran di bawah s.219(4). Menghantar salinan kepada setiap pengarah lain dalam tempoh tujuh hari adalah kewajipan syarikat dengan hukumannya sendiri. Lembaga pengarah yang menganggap notis itu sekadar pemfailan dan bukan komunikasi langsung terlepas pandang perkara ini.

Menggunakan tempoh 14 hari bagi syarikat tersenarai. Seksyen 219(3) memendekkannya kepada lima hari bagi notis saham dan perubahan apabila saham itu disebut harga.

Terlupa bahawa jangka masa pengarah baharu bermula semasa pelantikan. Seksyen 219(2)(a)(i) berjalan dari tarikh orang itu menjadi pengarah — bukan dari tarikh dia mula-mula memperoleh saham. Seorang pengarah yang dilantik tanpa memegang apa-apa masih mempunyai tempoh empat belas hari untuk kedudukannya dikemukakan kepada syarikat.

Apa seterusnya

Kumpulkan notis s.219 daripada setiap pengarah sebagai item tetap dalam pek pelantikan, dan bina kemasukan s.59 tiga hari serta pengedaran tujuh hari itu ke dalam aliran kerja yang sama. Lihat daftar berkanun untuk kedudukan daftar s.59 antara buku-buku lain, dan daftar pengarah untuk kewajipan s.57 dan s.58 yang berasingan tetapi dicetuskan oleh pelantikan yang sama.

Pada penghujung tahun daftar itu membekalkan laporan pengarah. Rangka kewajipan yang lebih luas digariskan dalam kewajipan pengarah.