Appointing and Resigning a Director of a Malaysian Company

Seorang pengarah dalam sebuah Sdn Bhd berdua bertelagah dengan rakan pemegang sahamnya, menandatangani surat peletakan jawatan, menyerahkannya dan berlalu pergi. Lapan belas bulan kemudian rekod SSM masih menunjukkan dia sebagai pengarah, seorang pemiutang menamakannya dalam suatu tuntutan, dan dia mendapati bahawa peletakan jawatannya tidak pernah difailkan — dan bahawa berdasarkan fakta itu, di bawah s.196(3) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016), ia mungkin tidak pernah berkuat kuasa sama sekali.

Perlantikan dan peletakan jawatan kelihatan seperti dua peristiwa paling mudah dalam kehidupan sesebuah syarikat. Kedua-duanya juga yang paling kerap tersalah urus, kerana Akta ini melekatkan syarat pada kedua-dua hujung yang tidak dapat diatasi oleh sekeping surat peletakan jawatan.

Apa yang perlu berlaku sebelum seseorang boleh dilantik?

Seksyen 201 adalah suatu prasyarat, bukan sekadar formaliti. Seseorang tidak boleh dilantik sebagai pengarah melainkan dia telah memberikan persetujuan secara bertulis untuk menjadi pengarah dan membuat perisytiharan bahawa dia tidak hilang kelayakan daripada dilantik atau memegang jawatan di bawah Akta ini.

Dua dokumen, atau satu dokumen yang menjalankan dua fungsi. Suatu persetujuan yang hanya menyatakan “saya bersetuju bertindak sebagai pengarah” adalah tidak lengkap — perisytiharan tidak hilang kelayakan itu adalah elemen berkanun yang berasingan, dan s.198(1) menetapkan perkara yang diisytiharkan oleh pengisytihar itu.

Orang itu juga mesti memenuhi s.196(2): seseorang pengarah mestilah seorang manusia biasa yang berumur sekurang-kurangnya lapan belas tahun. Pengarah korporat tidak dibenarkan di bawah Akta ini.

Siapa yang melantik, dan melalui instrumen apa?

Situasi	Mekanisme	Tempoh pegangan
Dinamakan dalam permohonan pemerbadanan	Memegang jawatan dari tarikh pemerbadanan — s.202(1)	Sehingga dia berhenti memegang jawatan di bawah Akta
Pengarah berikutnya	Resolusi biasa ahli-ahli — s.202(2)	Mengikut resolusi dan perlembagaan
Pengarah tambahan yang dilantik oleh Lembaga Pengarah	Tertakluk kepada perlembagaan, Lembaga Pengarah boleh melantik pada bila-bila masa — s.202(3)	Syarikat awam: sehingga AGM berikutnya. Syarikat sendirian: mengikut terma perlantikan
Mengisi kekosongan kebetulan	Lembaga Pengarah boleh melantik pada bila-bila masa — s.208(4)	Syarikat awam: sehingga AGM berikutnya. Syarikat sendirian: mengikut terma perlantikan

Dua butiran perlu diberi perhatian. Dalam sebuah syarikat awam, s.203(1) melarang satu resolusi tunggal melantik dua atau lebih pengarah melainkan mesyuarat itu terlebih dahulu bersetuju, tanpa sebarang undi menentang, bahawa usul itu boleh dibuat sedemikian; suatu resolusi yang diluluskan secara melanggar peruntukan ini adalah terbatal di bawah s.203(2). Dan s.204 mengekalkan kesahihan tindakan seseorang pengarah walaupun terdapat sebarang kecacatan yang ditemui selepas perlantikan atau dalam kelayakannya — yang melindungi pihak ketiga, bukan kedudukan pematuhan syarikat itu.

Berapakah bilangan minimum pengarah?

Seksyen 196(1) menetapkan tahap minimum:

• syarikat sendirian — seorang pengarah
• syarikat awam — dua orang pengarah

Seksyen 196(4) kemudiannya menentukan pengarah yang manakah dikira ke arah tahap minimum itu:

• (a) mereka mestilah bermastautin biasa di Malaysia dengan mempunyai tempat kediaman utama di Malaysia; dan
• (b) ia tidak termasuk pengarah silih atau pengganti.

Baca dengan teliti syarat kediaman ini. Ujiannya ialah tempat kediaman utama di Malaysia, bukan kewarganegaraan, bukan permit kerja, dan bukan kehadiran fizikal bagi sebarang bilangan hari tertentu. Seorang warga asing yang benar-benar bermastautin di Malaysia boleh memenuhinya; seorang warganegara Malaysia yang kediaman utamanya di Singapura mungkin tidak.

Syarat ini terpakai pada masa perlantikan dan terus terpakai selepasnya. Jika satu-satunya pengarah pemastautin sesebuah Sdn Bhd berpindah secara kekal ke luar negara, syarikat itu tidak lagi mempunyai pengarah yang layak bagi maksud s.196(1), walaupun tiada sesiapa yang meletak jawatan.

Bagaimanakah peletakan jawatan sebenarnya berfungsi?

Seksyen 208(2) — tertakluk kepada s.196(3) dan s.209, seseorang pengarah boleh meletak jawatannya dengan memberikan notis bertulis kepada syarikat di pejabat berdaftarnya.

Seksyen 208(3) — notis itu berkuat kuasa apabila ia diserahkan di alamat pejabat berdaftar, atau pada tarikh kemudian yang dinyatakan dalam notis itu.

Tiga akibat berikutan daripada ini. Penyerahan kepada pejabat berdaftar adalah tindakan yang menentukan, jadi sepucuk surat yang diserahkan kepada rakan pengarah di sebuah kedai kopi tidak memulakan jam tersebut. Penerimaan oleh lembaga pengarah tidak diperlukan — Akta ini tidak mengandungi sebarang syarat sedemikian, dan lembaga pengarah tidak boleh menolak sesuatu peletakan jawatan yang memenuhi s.208. Dan seseorang pengarah boleh memilih tarikh berkuat kuasa pada masa hadapan dengan menyatakannya dalam notis itu, yang merupakan cara biasa sesuatu peralihan tersusun didokumenkan.

Peletakan jawatan hanyalah satu daripada cara sesuatu jawatan dikosongkan. Seksyen 208(1) menyenaraikan kesemua tujuh cara itu:

• (a) peletakan jawatan menurut s.208(2);
• (b) persaraan di bawah Akta atau perlembagaan tanpa pemilihan semula;
• (c) pemecatan menurut Akta atau perlembagaan;
• (d) hilang kelayakan di bawah s.198 atau s.199;
• (e) menjadi tidak siuman fikiran, atau seorang yang dirinya atau hartanya boleh diuruskan di bawah Akta Kesihatan Mental 2001 (Mental Health Act 2001);
• (f) kematian;
• (g) mengosongkan jawatan dengan cara lain menurut perlembagaan.

Perhatikan bahawa (d), (e) dan (f) beroperasi secara automatik. Bukan sesuatu resolusi yang mengosongkan jawatan itu; peristiwa itu sendirilah yang berbuat demikian. Kewajipan syarikat ialah memberitahu SSM dalam tempoh 14 hari selepas ia berlaku.

Sekatan yang sering menjerat orang: s.196(3)

Inilah peruntukan yang paling kerap disandarkan kepada s.208, sedangkan ia bukan di situ. Seksyen 208(2) secara nyata tertakluk kepada peruntukan ini.

s.196(3) — Seseorang pengarah sesebuah syarikat tidak boleh meletak jawatan atau mengosongkan jawatannya jika akibat peletakan jawatan atau pengosongan jawatan itu bilangan pengarah syarikat itu berkurang di bawah bilangan minimum yang dikehendaki di bawah subseksyen (1), dan mana-mana percubaan peletakan jawatan atau pengosongan jawatan yang melanggar seksyen ini hendaklah dianggap tidak berkuat kuasa melainkan seorang pengganti dilantik di tempatnya.

Tiga perkara perlu diambil daripadanya:

1. Ia meliputi pengosongan jawatan mahupun peletakan jawatan. Seseorang pengarah yang hilang kelayakan, atau yang jawatannya sebaliknya akan dikosongkan di bawah perlembagaan, turut terjerat oleh peruntukan yang sama.
2. Akibatnya bukan suatu penalti — sebaliknya peletakan jawatan itu tidak berlaku. Pengarah itu kekal sebagai pengarah, dengan setiap kewajipan s.213 masih melekat padanya, dan dengan pendedahan berterusan terhadap apa yang dilakukan oleh syarikat semasa dia menyangka dirinya telah berhenti.
3. Satu-satunya penyelesaian yang ditawarkan oleh subseksyen ini ialah seorang pengganti dilantik di tempatnya.

Dibaca bersama s.196(4), kesannya lebih tajam daripada yang disarankan oleh angka semata-mata. Bilangan minimum itu mesti terdiri daripada pengarah-pengarah yang bermastautin biasa di Malaysia dan bukan pengarah silih. Sebuah lembaga pengarah yang mempunyai tiga orang pengarah, dengan dua daripadanya bukan pemastautin, tidak boleh kehilangan pengarah pemastautin itu melalui peletakan jawatan.

Pengarah tunggal atau pengarah terakhir yang tinggal: s.209

Seksyen 209(1), yang sendirinya tertakluk kepada s.196(3), memperuntukkan bahawa apabila sesebuah syarikat hanya mempunyai seorang pengarah atau pengarah terakhir yang tinggal, pengarah itu tidak boleh meletak jawatan sehingga dia telah memanggil mesyuarat ahli-ahli untuk menerima notis peletakan jawatan itu dan melantik seorang atau lebih pengarah baharu. Seksyen 209(2) memakai peraturan yang sama apabila pengarah tunggal itu juga merupakan pemegang saham tunggal.

Apabila jawatan pengarah tunggal itu dikosongkan sebaliknya akibat hilang kelayakan, ketidakupayaan mental, kematian atau di bawah perlembagaan — s.208(1)(d), (e), (f) atau (g) — kewajipan itu jatuh ke atas setiausaha. Seksyen 209(3) mengkehendaki setiausaha itu, secepat yang boleh dilaksanakan, memanggil mesyuarat waris terdekat, wakil peribadi lain, atau ahli-ahli mengikut mana yang berkenaan, bagi tujuan melantik seorang pengarah baharu. Seksyen 209(4) memberikan setiausaha itu hak untuk diberi ganti rugi oleh syarikat bagi kos dan perbelanjaan munasabah mesyuarat itu.

Dan terdapat had akhir. Di bawah s.209(5), apabila waris terdekat, wakil peribadi atau ahli-ahli gagal melantik seorang pengarah dalam tempoh enam bulan dari kematian pengarah terakhir itu, Pendaftar boleh mengarahkan syarikat itu dibatalkan daripada daftar.

Seksyen 210(6) menyediakan satu lagi laluan: apabila seorang pengarah tunggal yang juga pemegang saham tunggal tidak berupaya menguruskan hal ehwal syarikat itu akibat ketidakupayaan mental, jawatankuasa yang dilantik di bawah Akta Kesihatan Mental 2001 untuk menguruskan hartanya boleh melantik seseorang sebagai pengarah.

Apakah yang perlu difailkan, dan bila?

Empat belas hari, dua kali, bagi dua kewajipan yang berbeza.

Seksyen 58(1)(c) mengkehendaki syarikat memberitahu Pendaftar dalam tempoh empat belas hari selepas seseorang berhenti menjadi, atau menjadi, pengarah, dengan memberikan butiran yang dikehendaki dalam daftar s.57. Bagi sesuatu perlantikan, s.58(3) mengkehendaki notis itu mengandungi butiran s.57(1)(a) dan disertakan dengan persetujuan orang itu untuk bertindak — dan di sinilah persetujuan s.201 itu sebenarnya digunakan. Pelanggaran membawa denda sehingga RM50,000 ditambah RM500 sehari di bawah s.58(4).

Secara berasingan, s.57(4) mengkehendaki syarikat melaksanakan perubahan itu dalam daftarnya sendiri dalam tempoh empat belas hari. Daftar itu disimpan di pejabat berdaftar dan membawa penaltinya sendiri. Pemfailan dengan SSM tidak melepaskan kewajipan ini.

Seorang pengarah baharu juga serta-merta memperoleh kewajipan peribadinya sendiri: di bawah s.219(2)(a) dia mempunyai empat belas hari dari tarikh dia menjadi pengarah untuk memberitahu syarikat secara bertulis tentang kepentingannya dalam saham dan debentur syarikat itu.

Kesilapan yang biasa berlaku

Memetik s.208 bagi sekatan bilangan minimum. Sepatutnya s.196(3). Seksyen 208(2) hanya menjadikan kuasa peletakan jawatan itu tertakluk kepadanya. Panduan yang memetik s.208 bagi peraturan ini biasanya turut terlepas pandang bahawa sekatan itu meliputi pengosongan jawatan, bukan sekadar peletakan jawatan.

Menganggap sesuatu peletakan jawatan memerlukan penerimaan lembaga pengarah. Seksyen 208(3) menjadikannya berkuat kuasa apabila diserahkan kepada pejabat berdaftar. Tiada syarat penerimaan, dan suatu resolusi lembaga pengarah yang “menerima” peletakan jawatan itu hanya merekodkan fakta tersebut, bukan mewujudkannya.

Menyerahkan notis itu di tempat lain selain pejabat berdaftar. Seksyen 208(2) dan (3) kedua-duanya menyebut pejabat berdaftar secara khusus.

Melantik tanpa persetujuan bertulis dan perisytiharan. Seksyen 201 menjadikan persetujuan dan perisytiharan tidak hilang kelayakan itu sebagai prasyarat, dan s.58(3)(b) mengkehendaki persetujuan itu difailkan bersama notis perlantikan.

Mengira pengarah silih ke arah bilangan minimum. Seksyen 196(4)(b) mengecualikan pengarah silih dan pengganti secara nyata.

Terlepas pandang syarat kediaman selepas perlantikan. Seksyen 196(4)(a) adalah suatu kelayakan berterusan tentang siapa yang dikira ke arah bilangan minimum, bukan semakan sekali sahaja semasa pemerbadanan.

Menganggap risiko pembatalan enam bulan itu terpakai kepada mana-mana kekosongan jawatan. Seksyen 209(5) dirangka khusus untuk kematian pengarah terakhir. Laluan kekosongan jawatan yang lain ditadbir oleh kewajipan s.209(3) ke atas setiausaha untuk memanggil mesyuarat secepat yang boleh dilaksanakan, tanpa tempoh akhir yang dinyatakan.

Apa seterusnya

Apabila pemergian itu tidak sukarela, mekanismenya berubah sepenuhnya dan resolusi bertulis adalah dilarang — lihat pemecatan seorang pengarah.

Bagi pemfailan yang dicetuskan oleh perubahan ini, lihat daftar pengarah untuk pembahagian antara s.57 dan s.58, dan daftar berkanun untuk set yang lebih luas. Seorang pengarah yang baru dilantik perlu ditaklimatkan tentang kewajipan pengarah dan diberikan notis pemegangan saham s.219 untuk dilengkapkan dalam tempoh empat belas hari pertamanya.