e-Invoice, MyInvois and Your Statutory Records

Salah faham paling lazim dalam fungsi kewangan Malaysia sekarang ialah anggapan bahawa MyInvois telah mengambil alih peti fail. Ia tidak. LHDN sendiri menyatakannya, dalam satu ayat yang tersorok pada langkah kelapan garis panduannya sendiri, dan hampir tiada siapa yang membacanya bersama Akta Syarikat.

Tiga rejim penyimpanan rekod kini berjalan ke atas transaksi yang sama, dan mereka tidak sepakat tentang apa yang perlu disimpan, di mana, dalam bentuk apa, atau untuk berapa lama.

Tiga rejim itu

	Akta Syarikat 2016	Akta Cukai Pendapatan 1967	MyInvois
Peruntukan	s.245	s.82, s.82A, s.82C	Garis Panduan e-Invois v4.7, dikeluarkan di bawah s.134A ITA
Apa yang perlu disimpan	Rekod perakaunan dan rekod lain yang cukup menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan	Rekod yang mencukupi untuk menentukan pendapatan perniagaan, dan dokumen untuk menentukan pendapatan boleh dicukai	Tiada — IRBM menyimpan dokumen yang disahkan
Jam penyimpanan	7 tahun daripada penyempurnaan transaksi (s.245(3))	7 tahun daripada akhir tahun yang berkaitan dengan pendapatan itu (s.82(1)(a)); 7 tahun daripada akhir tahun taksiran (s.82A(1))	Tiada komitmen tempoh penyimpanan yang diterbitkan
Di mana	Pejabat berdaftar atau sebagaimana difikirkan sesuai oleh pengarah (s.245(4))	Di Malaysia (s.82(8), s.82A(5))	Pangkalan data IRBM
Tarikh akhir kemasukan	60 hari daripada penyempurnaan (s.245(2))	60 hari daripada setiap transaksi (s.82(6))	72 jam untuk menolak selepas pengesahan
Penalti	Sehingga RM500,000 atau 3 tahun, atau kedua-duanya (s.245(9))	RM300 hingga RM10,000, atau 1 tahun, atau kedua-duanya (s.119A)	—

Tiga sauh penyimpanan bukan sekadar keunikan penggubalan. Bagi transaksi yang disempurnakan pada Mac 2026 oleh syarikat yang berakhir tahun kewangannya pada 31 Disember, jam seksyen 245 berjalan sehingga Mac 2033, jam seksyen 82 sehingga akhir 2033, dan jam seksyen 82A sehingga akhir 2033 juga dengan merujuk kepada tahun taksiran 2026. Jika penyata bagi tahun itu tidak pernah difailkan, seksyen 82(1A) memulakan semula jam itu daripada akhir tahun ia akhirnya difailkan — yang merupakan kewajipan tanpa had yang berpakaian sebagai kewajipan tujuh tahun.

Tetapkan dasar mengikut tarikh terkemudian yang terpakai, bagi setiap tahun, dan hentikan usaha mengoptimumkannya. Penjimatan daripada memusnahkan rekod sembilan bulan lebih awal tiada nilainya; kos akibat tidak dapat membuktikan sesuatu potongan ialah potongan itu sendiri ditambah penalti.

Apa yang sebenarnya dikatakan LHDN tentang penyimpanan

Garis Panduan e-Invois (Versi 4.7), diterbitkan 7 Julai 2026 dan menggantikan Versi 4.6 bertarikh 7 Disember 2025, membincangkan penyimpanan pada perenggan 2.3.7 bagi laluan Portal MyInvois dan perenggan 2.4.6 bagi laluan API. Kedua-duanya menyatakan perkara yang sama:

Semua e-Invois yang disahkan akan disimpan dalam pangkalan data IRBM. Walaupun e-Invois disimpan oleh IRBM, pembayar cukai diingatkan supaya menyimpan rekod dan dokumentasi yang mencukupi berkaitan transaksi tersebut.

Itulah LHDN memberitahu anda bahawa pangkalan data itu bukan arkib anda. Garis panduan itu menawarkan pendapatan semula butiran e-Invois melalui portal atau API dalam bentuk XML atau JSON, metadata, grid atau PDF — suatu kemudahan, bukan jaminan, dan bukan pengganti rekod yang anda kawal sendiri.

Mengapa e-Invois yang disahkan bukan rekod seksyen 245 yang mencukupi

Seksyen 245(1)(a) memerlukan rekod yang cukup menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan syarikat serta membolehkan akaun yang benar dan saksama disediakan. Seksyen 245(1)(b) memerlukan rekod itu disimpan supaya dapat diaudit dengan mudah dan betul.

e-Invois yang disahkan ialah satu dokumen, mengandungi set medan yang ditentukan, membuktikan bahawa satu bekalan telah diinvoiskan. Ia adalah bukti kukuh bagi fakta itu dan tidak lebih. Ia tidak mengandungi:

• kontrak atau pesanan pembelian yang menetapkan terma, dan seterusnya tarikh potongan serta obligasi prestasi;
• bukti penghantaran atau penerimaan — nota terima barang, lembaran masa yang ditandatangani, sijil pencapaian tonggak;
• kos di sebalik margin, atau pergerakan inventori di sebalik kos jualan;
• pertimbangan di sebalik sesuatu peruntukan, penjejasan, akruan atau kedudukan penetapan harga pihak berkaitan;
• penyelesaian — rekod bank yang membuktikan sama ada dan bila ia dibayar.

Juruaudit yang menguji pengiktirafan hasil, atau LHDN yang menguji sesuatu potongan, meneliti rantaian itu. e-Invois hanyalah satu mata rantai.

Empat jurang khusus wajar disebut kerana ia berulang.

e-Invois konsolidasi mengagregatkan. Apabila sesebuah perniagaan menghantar invois transaksi konsolidasi di bawah s.82C(7), dokumen yang disahkan itu ialah ringkasan bulanan. Ia tidak mengenal pasti pembeli atau jualan individu, jadi ia tidak dapat dengan sendirinya menjelaskan transaksi di sebaliknya. Perhatikan juga s.82(2B): seseorang yang dikehendaki menghantar invois transaksi konsolidasi masih perlu mengeluarkan resit bagi setiap jumlah yang diterima, walaupun terdapat pengecualian am dalam s.82(2A).

e-Invois yang dikeluarkan sendiri (self-billed) merekodkan pandangan pembeli tentang sesuatu bekalan. Bukti sokongan bagi apa yang sebenarnya dibekalkan berada di pihak pembeli, bukan dalam dokumen itu.

Penolakan dan pembatalan berlaku dalam tempoh 72 jam dan meninggalkan perubahan keadaan yang perlu dapat direkonsiliasikan dalam lejar anda. Jika sistem anda hanya menyimpan dokumen akhir, anda tidak dapat menjelaskan pergerakan itu.

e-Invois gantian yang dikeluarkan di bawah s.82C(8) untuk membetulkan sesuatu ralat mesti dikeluarkan dalam tempoh tiga hari daripada dokumen yang rosak itu. Anda memerlukan kedua-dua dokumen dan sebab penggantian itu, bukan sekadar dokumen yang telah dibetulkan.

Di mana e-Invois memang menggantikan sesuatu

Untuk berlaku adil kepada rejim ini, ia menghapuskan satu kewajipan dengan bersih. Seksyen 82(2A) memperuntukkan bahawa apabila seseorang mengeluarkan e-Invois di bawah s.82C, keperluan resit bersiri nombor bercetak dalam s.82(1)(b) boleh dihapuskan. Keperluan itu terpakai apabila jumlah kasar melebihi RM150,000 daripada jualan barang atau RM100,000 daripada perkhidmatan, jadi ia melibatkan sebilangan besar perniagaan kecil. Bagi mereka yang mengeluarkan e-Invois bagi setiap transaksi, keperluan itu telah hilang.

Bagi mereka yang bergantung pada konsolidasi, sebagaimana dinyatakan, s.82(2B) mengembalikannya semula.

Syarat format dan lokasi yang sering terlepas pandang

Seksyen 82(7) Akta Cukai Pendapatan 1967 mengenakan syarat yang tidak dikenakan oleh Akta Syarikat:

• rekod yang disimpan secara elektronik mesti dikekalkan dalam bentuk yang boleh dibaca secara elektronik dan disimpan supaya mudah diakses dan boleh ditukar kepada bentuk bertulis; dan
• jika rekod yang asalnya disimpan secara manual kemudian ditukar kepada bentuk elektronik, rekod manual asal itu masih perlu dikekalkan dalam bentuk asalnya.

Dan s.82(8): semua rekod berkaitan sesuatu perniagaan di Malaysia mesti disimpan dan dikekalkan di Malaysia. Seksyen 82A(5) menyatakan perkara yang sama bagi dokumen berkaitan pendapatan di Malaysia. Platform perakaunan awan yang dihoskan di luar negara, disepadukan dengan MyInvois melalui penyedia perisian tengah, tidak memenuhi mana-mana satu statut itu dengan sendirinya. Anda memerlukan set rekod yang dikekalkan di Malaysia.

Kesilapan lazim

• Menganggap MyInvois sebagai arkib. Garis panduan LHDN sendiri menyatakan ia bukan.
• Menggunapakai satu peraturan tujuh tahun sahaja. Terdapat tiga jam dengan tiga sauh, ditambah lanjutan tanpa had s.82(1A) apabila tiada penyata difailkan.
• Hanya menyimpan perwakilan visual PDF. Itu hanyalah paparan. Simpan XML atau JSON yang dihantar serta respons pengesahan, yang membawa nombor pengenalan unik dan status pengesahan.
• Menganggap e-Invois memenuhi keperluan invois SST. Seksyen 82C(4) menyatakan bahawa jika butiran itu bercanggah dengan keperluan invois di bawah undang-undang bertulis lain, e-Invois itu sah hanya untuk tujuan Akta Cukai Pendapatan.
• Membuang dokumen yang ditolak atau dibatalkan. Sejarah status itu adalah sebahagian daripada apa yang menjelaskan lejar.
• Membiarkan penyedia perisian tengah menjadi sistem rekod. Jika kontrak itu tamat, kewajipan itu tidak turut tamat.

Apa seterusnya

Dua perkara berikutan daripada ini. Jika rekod atau ERP anda berada di luar Malaysia, seksyen 82(8) dan seksyen 245(5) menetapkan syarat yang tidak dipenuhi oleh kebanyakan susunan perkhidmatan kongsi serantau sebagaimana ia direka bentuk. Dan jika anda belum memetakan apa yang dikehendaki seksyen 245 selain invois, itulah senarai yang perlu menjadi asas dasar penyimpanan anda — bukan senarai medan dalam spesifikasi e-Invois.