What Counts as an Accounting Record Under Section 245

Hampir setiap panduan Malaysia tentang rekod perakaunan menyatakan dua perkara yang sama: simpan rekod itu selama tujuh tahun, dan masukkan transaksi dalam tempoh enam puluh hari. Kedua-duanya benar. Kedua-duanya juga bahagian yang paling kurang menarik dalam seksyen 245.

Bahagian yang menarik ialah piawaian yang mesti dipenuhi oleh rekod itu, hakikat bahawa kewajipan itu terletak secara peribadi ke atas ketua eksekutif sama ada dia pengarah atau tidak, dan satu subseksyen yang senyap-senyap terus terpakai selepas pengecualian audit.

Apa sebenarnya yang dinyatakan oleh seksyen ini

Seksyen 245(1) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) mengenakan kewajipan ke atas sesebuah syarikat, pengarah-pengarah dan pengurus-pengurus syarikat itu, dan mengkehendaki dua perkara yang berasingan:

• s.245(1)(a) — menyebabkan disimpan rekod perakaunan dan rekod lain yang secukupnya menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan syarikat serta membolehkan akaun untung rugi dan kunci kira-kira yang benar dan saksama, dan mana-mana dokumen yang perlu dilampirkan bersamanya, disediakan; dan
• s.245(1)(b) — menyebabkan rekod itu disimpan dengan cara yang membolehkan ia diaudit dengan mudah dan sempurna.

Itu adalah ujian fungsi, bukan senarai. Akta ini tidak pernah menyenaraikan apa itu rekod perakaunan. Ia menyatakan apa yang mesti mampu dilakukan oleh rekod itu. Jika seseorang pembaca lejar anda tidak dapat mengikuti sesuatu transaksi dari asal-usulnya hinggalah kepada angka dalam penyata kewangan, rekod itu tidak menjelaskan transaksi tersebut secukupnya, walau secantik mana pun baki imbangan percubaan itu kelihatan.

Dari segi amalan, ini sekurang-kurangnya merangkumi:

Lapisan	Contoh
Buku akaun	Lejar am, sub-lejar, jurnal, imbangan percubaan
Dokumen sumber	Invois jualan, invois belian, resit, baucar bayaran, nota kredit, nota debit
Perbankan	Penyata bank, penyesuaian, keratan cek, nasihat pemindahan
Aset	Daftar aset tetap, jadual susut nilai, dokumen hak milik, perjanjian sewa beli
Inventori	Helaian kiraan stok, kerja penilaian, nota barang diterima dan nota penghantaran
Pekerja	Daftar gaji, penyerahan KWSP, PERKESO, EIS dan PCB, kontrak pekerjaan
Kontrak	Kontrak pelanggan dan pembekal, pajakan, perjanjian pinjaman dan kemudahan, perjanjian pihak berkaitan
Pertimbangan	Penilaian rosot nilai, pengiraan peruntukan, penilaian usaha berterusan, laporan penilaian

Baris terakhir itulah yang selalu dilupakan oleh syarikat. Apabila sesuatu angka dalam penyata kewangan bergantung kepada anggaran, rekod yang secukupnya menjelaskan angka itu ialah kerja pengiraan yang menghasilkan anggaran tersebut — bukan angka akhirnya.

Dua jam yang berjalan

Kemasukan: 60 hari. Seksyen 245(2) mengkehendaki kemasukan yang sewajarnya dibuat dalam rekod perakaunan dan rekod lain dalam tempoh enam puluh hari selepas selesainya transaksi yang berkaitan dengan kemasukan itu. Perhatikan pencetusnya. Ia adalah selesainya transaksi itu, bukan penerimaan invois, bukan akhir bulan, dan bukan juga tarikh juruwang luar sumber anda menerima kotak dokumen tersebut.

Simpanan: 7 tahun. Seksyen 245(3) mengkehendaki rekod disimpan selama tujuh tahun selepas selesainya transaksi atau operasi yang berkaitan dengan kemasukan itu.

Titik rujukan itu berbeza daripada peraturan cukai. Seksyen 82(1)(a) Akta Cukai Pendapatan 1967 (Income Tax Act 1967) mengira tujuh tahun dari akhir tahun berkaitan pendapatan itu, dan seksyen 82(1A) melanjutkannya sekiranya tiada penyata cukai difailkan. Bagi transaksi yang selesai pada bulan Januari, kedua-dua jam itu boleh berbeza hampir setahun. Simpan rekod sehingga tarikh yang lebih lewat antara kedua-duanya.

Siapa yang bertanggungjawab secara peribadi

Di sinilah seksyen 245 berbeza daripada kebanyakan peruntukan penyimpanan rekod lain dalam Akta ini.

Kewajipan dalam s.245(1) dikenakan ke atas tiga pihak: syarikat, pengarah-pengarah, dan pengurus-pengurus. Seksyen 2 mentakrifkan pengurus sebagai pegawai eksekutif utama syarikat pada masa berkenaan, walau apa jua namanya dan sama ada dia pengarah atau tidak. Itu adalah ketua eksekutif, pengarah urusan, pengurus besar — orang yang sebenarnya menguasai operasi syarikat itu. Tidak berada dalam lembaga pengarah bukanlah suatu perlindungan.

Seksyen 245(9) kemudiannya memperuntukkan bahawa syarikat dan setiap pegawai yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan dan boleh dikenakan, apabila disabitkan, denda tidak melebihi RM500,000 atau penjara tidak melebihi tiga tahun, atau kedua-duanya. Pegawai ditakrifkan secara luas dalam seksyen 2 dan termasuk mana-mana pengarah, setiausaha atau pekerja perbadanan itu.

Bagi sesebuah syarikat awam atau anak syarikat kepada syarikat awam, seksyen 246 menambah satu lagi kewajipan ke atas pengarah-pengarah untuk mengekalkan sistem kawalan dalaman yang memberikan jaminan munasabah bahawa aset dilindungi dan transaksi dibenarkan serta direkodkan dengan wajar. Seorang pengarah yang melanggar seksyen 246 boleh dikenakan penjara sehingga tiga tahun atau denda sehingga RM1,000,000, atau kedua-duanya.

Subseksyen yang terus terpakai selepas pengecualian audit

Seksyen 245(1)(b) mengkehendaki rekod disimpan supaya ia dapat diaudit dengan mudah dan sempurna. Tiada apa-apa dalam subseksyen itu yang bersyarat kepada sama ada audit sebenarnya berlaku atau tidak.

Sesebuah syarikat yang layak mendapat pengecualian audit di bawah Practice Directive 10/2024 SSM dibebaskan daripada kewajipan mengaudit penyata kewangannya. Ia tidak dibebaskan daripada seksyen 245. Piawaian penyimpanan rekod itu tidak berubah, dan frasa yang mentakrifkannya adalah suatu piawaian yang ditulis dengan rujukan kepada audit itu sendiri.

Itu bukan sekadar titik teori. Di bawah rejim pengecualian audit, ahli yang memegang 5 peratus saham, 5 peratus ahli mengikut bilangan, atau Pendaftar boleh mengkehendaki syarikat itu mengaudit sesuatu tahun kewangan atas notis. Jika notis itu tiba, syarikat itu perlu menghasilkan rekod bagi tempoh yang telahnya ditutup, mengikut piawaian yang mungkin telah diandaikannya tidak lagi terpakai. Penjimatan yuran audit itu pun lesap dan biasanya diatasi oleh kos senaman pembinaan semula rekod.

Di mana rekod itu perlu disimpan

Seksyen 245(4) mengkehendaki rekod disimpan di pejabat berdaftar atau di mana-mana tempat lain yang difikirkan sesuai oleh pengarah-pengarah, dan terbuka pada setiap masa untuk pemeriksaan oleh pengarah-pengarah. Tiada kewajipan untuk menyimpan rekod di pejabat berdaftar, dan tiada kewajipan untuk memaklumkan SSM tentang lokasinya — sesuatu yang mengejutkan mereka yang menyangka ia perlu difailkan.

Rekod bagi operasi di luar Malaysia boleh disimpan di luar Malaysia di bawah s.245(5), tertakluk kepada syarat-syarat tertentu. Itu adalah topik berasingan dengan perangkapnya sendiri, terutamanya bagi syarikat yang menggunakan ERP berasaskan awan yang dihoskan di luar negara.

Kesilapan yang biasa berlaku

• Menganggap tempoh tujuh tahun itu dikira dari akhir tahun kewangan. Seksyen 245(3) dikira dari selesainya transaksi. Tiada peruntukan lain dalam undang-undang Malaysia yang berbuat demikian, dan itulah sebabnya ia sering tersilap.
• Mengenakan peraturan 60 hari kepada minit mesyuarat. Seksyen 245(2) berkaitan dengan kemasukan perakaunan. Seksyen 341 mengenakan tempoh simpanan tujuh tahun ke atas rekod yang diliputinya tetapi tidak menetapkan tarikh akhir untuk membuat kemasukan itu.
• Menganggap pengarah kewangan sahaja yang menanggung risiko. Kewajipan itu dikenakan ke atas pengarah-pengarah dan pegawai eksekutif utama, dan peruntukan kesalahan itu meliputi setiap pegawai.
• Menganggap pengecualian audit sebagai kelonggaran penyimpanan rekod. Seksyen 245(1)(b) terus terpakai sepenuhnya walaupun selepas itu.
• Hanya menyimpan apa yang diminta oleh juruaudit. Senarai permintaan juruaudit hanyalah suatu sampel. Seksyen 245 mengkehendaki rekod yang menjelaskan setiap transaksi, bukan hanya yang diuji.
• Membuang kerja pengiraan di sebalik anggaran. Model rosot nilai, pengiraan peruntukan dan laporan penilaian adalah sebahagian daripada apa yang secukupnya menjelaskan kedudukan kewangan itu.
• Menganggap Akta ini mengatasi piawaian perakaunan. Seksyen 244(7) menyatakan sebaliknya — apabila sesuatu piawaian perakaunan yang diluluskan berbeza dengan Akta ini dalam penggunaannya terhadap penyata kewangan, piawaian itulah yang mengatasi.

Apa seterusnya

Dua soalan susulan sering timbul. Jika sistem perakaunan atau pusat perkhidmatan kongsi syarikat anda berada di luar Malaysia, seksyen 245(5) hingga (7) menetapkan syarat-syarat yang secara senyap-senyap sedang dilanggar oleh kebanyakan anak syarikat multinasional. Dan jika anda mengeluarkan e-Invois, sesuatu dokumen yang disahkan dalam MyInvois bukan secara automatik menjadi rekod s.245 yang mencukupi — tiga rejim simpanan kini berjalan serentak dan ketiga-tiganya tidak sependapat tentang jam yang sama.