在马来西亚辞任公司秘书

这个题目的每一份指南都是从公司那一边写的：你的秘书辞职了，以下是你要呈报的东西。 那是搞错了读者。真正在晚上十一点搜索这件事的人，是那名想脱身的秘书——客户已经 不回电邮、不付款，而且肯定不会代他向 SSM 提交任何东西。

Companies Act 2016 的 s.237 正是为那个人而写的，而且即使公司什么都不做，它照样 有效。

一般路径：向董事会发出通知

s.237(1) 规定，在受公司章程或委任条款规限的前提下，秘书可向董事会发出通知辞去 职位。

请留意缺席了什么。没有接受，没有批准其离任的董事会决议，也不要求先结清费用。 这是一项单方面的行为。

s.237(3)(a) 接着敲定它何时生效。秘书在自通知之日起 30 天届满时，或在公司章程 或委任条款所指明的期间届满时——以适用者为准——不再担任该职位。Practice Note 4/2018 重述这三种可能：

卸任的触发点	出处
公司章程所指明期间届满	公司章程
委任条款中通知期届满	委聘书
向董事会发出通知之日起 30 天届满	s.237(1) 默认

董事会可以缩短该期间。Practice Note 4/2018 确认，若秘书同意，董事可通过提交 一份 s.58 通报，把任期提早于所订通知期之前结束。他们不能做的是把它拉长，或者把 辞职扣作人质。

没人回应时的脱身之路：s.237(2)

这是使 s.237 真正好用的条文，也是几乎没有哪个同类页面解释得清楚的一条。

s.237(2) 规定，若无法在最后已知的住址与公司的任何一名董事联络上，秘书可就该事实 及其辞职意向通报注册官。s.237(3)(b) 接着使该项委任在向注册官发出该通知之日起 30 天届满时终止。

公司被完全绕过。直接告诉 SSM，时钟就开始跑。

SSM 要求什么作为证据

Practice Note 4/2018 述明，该通知须附上无法与任何董事联络上的佐证——例如寄给 董事而被退回的信件的凭证。SSM 自己的 FAQ 添上两点细化，多数实际个案就靠它们决定：

• 单靠电邮不是主要证据。 若秘书能证明电邮是他与董事惯常的沟通媒介，电邮副本 可用作附加的佐证文件。
• 收件凭证会击垮这条路。 SSM 说得很明白：若有证据显示以挂号信送达董事的辞职 通知已被签收，秘书就不能循 s.237(2) 辞职，因为董事仍然联络得上。

最后那一点是陷阱。一封退回、无法投递的挂号信，才是你要的证据。一份签收回执，则是 你必须改用 s.237(1) 的证据——然后把那 30 天等完。

公司不肯呈报时，怎样保护自己

依 s.237 辞职终结的是你的职位。它不会更新 SSM 的记录。在 14 天内就某人不再是秘书 通报注册官的义务，依 s.58(1)(e) 落在公司身上，而一家已经不再回应你的公司， 不太可能去履行它。

SSM 把后果讲得很直白：在公司依 s.58 更新该项辞职之前，秘书的名字仍会显示在公司的 公司资料档上。

Practice Note 4/2018 提供了反制。依 s.237(1) 辞职的秘书，若认为其辞职可能不会被 通报注册官，可向注册官提交该通知的副本，并附上该 Practice Note 附录中格式的 声明。该表格名为 Declaration by Secretary to Cease Office，明载为依 s.237(3)(a) 作出。它记录公司的详情、秘书的详情（包括执照或会员号码与 SSM 执业证书号码）、 卸任日期，以及三种卸任触发点中适用的是哪一种。

一经提交，该文件便会在支付订明费用后向任何人提供。即使公司资料档上仍显示你的 名字，你的辞职已成为可供查册记录的一部分。

如果你从本页只取走一个程序步骤，就取这一个。 它的代价是一份表格与一笔费用， 而它是「已经辞职」与「能够证明自己辞职了」之间的差别。

第 31 天起你必须停止做什么

Practice Note 4/2018 毫不含糊：秘书在不再担任该公司的秘书之后，不得再代表公司或 董事提交任何文件。

秘书事务所经常出于习惯或善意在这里出错——把一份已经在进行中的常年申报表做完， 为刚刚离开的客户呈报一份地址变更。卸任之后你不是公司的高职人员，以那个身份提交 不是帮忙，是向注册官作出虚假陈述。

辞职并不会把你的档案合上

s.237(4) 保留责任。s.237(1) 或 (2) 中没有任何东西免除秘书在其离任之前任何作为 或不作为的责任。

留下不准确的登记册、以错误详情提交的申报表、任内从未写好的会议记录——辞职不会 回到过去。这是把交接做完整、而不是在第 30 天一走了之的实务理由，也是自己留一份 所呈报文件副本的理由。

还有第二种风险值得点名。若你的执业证书在你仍被列为多家公司的秘书期间失效， s.238(1)(c) 会自动取消你的资格，而 SSM 的 Guidelines 要求续期时在前一个证书期间内 须有一项活跃的委任。辞掉每一项委任、然后让证书过期，这条路的尽头是必须以新的 证书号码重新提出 s.241 申请。

你走之后公司必须做什么

若你是唯一的秘书，你的离开会造成空缺，而 s.240 规定该职位在任何一次都不得悬空 超过 30 天。Practice Note 4/2018 说得直接：凡辞职的秘书是唯一的秘书，新秘书的委任 必须自该职位悬空之日起 30 天内完成。

那项义务属于公司及其董事。它不是你的，也不会延长你的通知期。董事有时会主张离任的 秘书必须留任至找到接替人为止；s.237 里没有这样的要求。

常见错误

• 等公司接受辞职。 s.237(1) 要求的是通知，不是同意。那 30 天怎样都在跑。
• 因为董事在无视你就伸手去拿 s.237(2)。 被无视跟联络不上不是同一回事。 若通知已被收到，SSM 不会接受 s.237(2) 这条路。
• 在 s.237(2) 下只靠电邮作为证据。 SSM 把电邮当作附加佐证，而且仅限于它曾是 惯常沟通媒介的情况。
• 以为你一辞职 SSM 就会更新登记册。 不会。在公司依 s.58 提交之前，你的名字 留在公司资料档上。
• 跳过 Practice Note 4/2018 的声明。 那是依 s.237(1) 辞职、又碰上不肯呈报的 公司时，唯一可用的自救步骤。
• 在交接期间继续提交文件。 卸任之后，你没有权限为该公司提交任何东西。
• 把辞职当成与过往呈报一刀两断。 s.237(4) 不这么说。

下一步

如果你是公司而不是离任的秘书，s.240 下的接替时钟从该职位悬空当天开始跑，而承担 风险的是董事。如果接替人选已经就位，登记册、会议记录簿与系统权限的交接，才是决定 新任秘书到底能不能把工作做起来的那一环。