合约利益的披露：s.221 与 s.222 的实务

申报是作出了。房里每一个人都听见了。两年后，一名小股东要求查阅那次会议的董事局会议 记录，而记录上只写着供应协议获得批准。关于那项利益，一个字也没有。

到了那一刻，公司面对的麻烦比那份合约大得多。依 Companies Act 2016 s.221(10)，该合约 在公司要求下可予撤销。而没有守住法条的人，不只是董事——还有秘书，因为 s.221(8) 是 指名把写会议记录的义务压在秘书身上的。

在马来西亚公司里，利益披露几乎从来不是在开口那一刻失守的。它是在落笔那一刻失守的。

董事究竟必须申报什么？

s.221(1) 要求每一名以任何方式（无论直接或间接）在公司的合约或拟议合约中拥有 利益的董事，在相关事实为其所知悉后尽快在董事局会议上申报其利益的性质。

有四个要素在发挥作用：

• 「以任何方式，直接或间接」——开头这几个字里没有重大性门槛，也不要求该项利益 必须是财务上的。
• 「合约或拟议合约」——这项义务在合约签署之前就咬人，不是之后。
• 「在董事局会议上」——场合是定死的。与主席私下交谈、给其他董事发一封电邮，或 在档案里留一张便条，都不构成 s.221(1) 下的申报。
• 「在相关事实为该董事所知悉后尽快」——时钟从知悉起算，不是从董事局下一次已排定 的会议日期起算。

s.221(6) 另加一项独立的、经常被漏掉的义务：每一名担任任何职位或持有任何财产、而其 职责或利益可能与其董事职责相冲突的董事，都必须在董事会议上申报该项事实以及该项冲突 的性质、特征与范围。s.221(7) 定下了时间——在他成为董事之后所举行的第一次董事 会议上，或若他已是董事，则在他开始担任该职位或持有该财产之后的第一次会议上。

那是一份常设的利益冲突申报，而多数 Sdn Bhd 的董事局从来没有作过。

谁的利益算是你的？

s.221(9) 伸进了家庭。若某公司的股份或债券由以下人士持有：

• 董事的配偶，而该配偶本人并非该公司的董事；或
• 董事的子女，包括养子女或继子女，而该子女并非该公司的董事，

即视为该董事在该合约或拟议合约中的利益。

留意它的形状。这项拟制只在该家庭成员并非董事时适用——因为如果他们是董事，他们 自己就背着 s.221(1) 的义务。

什么时候不必披露？

有两项例外，而两者都比看起来窄。

s.221(2)——董事的利益源自其为在该合约中拥有利益的法团的成员或债权人，而该 项利益可被视为并非重大利益。重大性是那道闸门，而本条并未加以界定。

s.221(3)——董事不会仅因以下理由而被视为拥有利益：

• 该合约与公司的一笔贷款有关，而该董事曾为该笔贷款作担保或参与担保；或
• 该合约已经或将会与依 s.7 视为关联于其担任董事的公司的法团订立、为其利益订立， 或代其订立。

s.221(3) 述明它就其他成文法的目的同样有效——但它以一句把许多公司的指望都拆掉的话 作结：该款不影响公司章程中任何条文的施行。如果你的公司章程订下了更严格的披露 规则，s.221(3) 救不了你。s.221(11) 从另一头说的是同一件事：s.221 是章程限制之外的 附加，并不减损章程限制。

一般通知管用吗？

管用，但有限度。s.221(4) 允许董事向董事局给予一般通知，大意为他是某特定法团的高职 人员或成员、或某特定事务所的成员，并且就该通知日期之后与该法团或事务所订立的任何 合约，须视为他拥有利益。

该通知只有在以下情况下才被视为充分的申报：

1. 它述明该董事在该法团或事务所中的利益的性质与范围；并且
2. 在订立每一份合约时的实际利益，在性质上并无不同、在范围上并无更大于该通知 所述明者。

而 s.221(5) 提供了那条多数一般通知都栽在上面的送达规则：除非该通知是在董事会议上 给予，或该董事采取合理步骤确保它在给予后的下一次董事会议上被提出并宣读，否则该通知 不生效力。

所以，一份交给秘书归档、却从来没有提呈过的一般通知，一文不值。它必须抵达一次董事 会议，而会议记录必须显示它确实抵达了。

为什么 s.221(8) 是秘书的麻烦？

s.221(8) 只有一句：

公司秘书须把依本条作出的每一次申报，记入作出该项申报的那次会议的会议记录。

它不是以良好实务的口吻写的，也不是写给董事局的。它是加在秘书身上的义务，而 s.221(12) 规定，违反本条的每一名高职人员及任何其他人，一经定罪可处最高五年监禁 或最高 RM3 million 罚款或两者兼施。依 s.2 的定义，秘书是高职人员。

一份合规的会议记录，表面上必须显示什么：

要素	为什么
该董事的姓名，以及他申报了一项利益	s.221(1) 要求由该董事作出申报
该项利益的性质，须述明	s.221(1) 要求申报的是性质，而不只是存在某项利益
若有援引，须显示 s.221(4) 的一般通知已提呈并宣读	s.221(5)
该董事是否参与讨论或表决	s.222(1)，在其适用时
该项决议案，以及谁投了赞成票	以证明批准有效

一份写着「林先生申报了一项利益」的会议记录，第二行就不及格。本条要求申报的是 性质，而一份没有记下性质的会议记录，并不能证明性质曾被申报。

s.222 的表决限制到底什么时候适用？

这正是多数已发表指引说过了头的地方，而这处更正对大多数马来西亚公司都很要紧。

s.222(1) 订明，在公司已订立或拟订立的合约中拥有利益的董事，只计入以构成法定人数， 在考虑该合约期间不得参与任何讨论，并且不得就其表决。

接着 s.222(2) 把 s.222(1) 排除适用于：

• (a) 私人公司，除非它是公众公司的子公司；
• (b) 身为公众公司全资子公司的私人公司，就其与控股公司或同系全资子公司订立的合约；
• (c) 就董事因成为公司的担保人而可能蒙受的损失所订立的弥偿合约；以及
• (d) 公众公司、或身为公众公司子公司的私人公司，与另一家公司订立的合约，而该董事在 该另一家公司的利益仅限于身为持股不超过其资格股份的董事，或仅限于该另一家公司实缴 资本不超过百分之五的权益。

所以，对一家并非公众公司子公司的普通 Sdn Bhd 而言，法定的表决与讨论禁令并不适用。 s.221 下的披露义务完整适用；s.222 的限制则不适用。

但这并不等于有利害关系的董事就可以放手表决。仍有两样东西约束着他。公司章程可以 订下自己的限制，而 s.221(11) 明文保留了它。而且 s.213(1) 仍然要求权力须为正当目的、 本着善意、为公司最佳利益而行使——这与在自己的合约上投下决定性一票，实在很难兼容。 在董事局人数少的情况下，无论 s.222(2)(a) 允许什么，较稳妥的做法都是弃权，并把弃权 记入会议记录。

在 s.222(1) 确实适用的情形下，违反即属 s.222(4) 下的罪行，可处最高五年监禁或 RM3 million 罚款或两者兼施，而 s.222(3) 使该合约在与 s.221(10) 相同的条件下、在公司 要求下可予撤销。

常见错误

只记下有作出申报这件事，不记它的性质。 s.221(1) 要求申报的是性质。漏掉它的会议 记录，就没有留下任何证据证明那项法定申报确实作出过。

把一般通知归了档却从不提呈。 s.221(5) 使它不生效力。该通知必须在会议上给予，或 在下一次会议上被宣读。

把 s.222 当成通用规则。 s.222(2)(a) 把一般私人公司完全排除在表决限制之外。告诉 Sdn Bhd 董事说他在法律上被禁止表决的指引，是把 Act 说过头了——不过公司章程与 s.213(1) 仍可能把你带到同一个结论。

以为豁免私人公司在 s.221 之外。 Act 中的 EPC 豁免依附的是 s.224 的贷款，不是利益 披露。s.221 适用于每一家公司。

签了才申报。 这项义务依附于拟议合约，并从知悉起算。在合约签署之后、于下一次 季度董事会议上才作出的申报，不叫「尽快」。

忘了 s.221(6) 的常设申报。 一名同时担任另外三家公司董事、并持有租予公司的财产的 新董事，必须在他的第一次董事会议上申报那些相冲突的职位与持有。这是有别于合约 专属那一项的、另一项义务。

下一步

把申报纳入董事局的常设议程，让 s.221(1) 与 s.221(6) 在每一次会议上都被处理，并让 会议记录模板强制把利益的性质记下来——会议记录一旦存在便随之适用的保存与查阅规则， 见会议记录簿与记录。

本文要与董事职责对读，那里列出了披露义务 所处身其中的 s.213 与 s.218 框架；也要与 董事贷款对读，同一项利益在那里通常以另一 种法定形式出现。