在马来西亚谁可以担任公司秘书

问多数人在马来西亚当公司秘书需要什么，你会得到五个字：「MAICSA、MIA，或 SSM 发照。」那个 答案不算错，但它漏掉了真正决定坐在桌子对面那个人能不能合法签署你决议的那一步。依 s.235 符合资格，与依 s.241 有权执行职务，是两回事，而一名秘书完全可能满足前者却栽在后者。

Act 在其他一切之前要求什么

Companies Act 2016 s.235(1) 订下的基准与专业团体毫无关系。每一家公司都必须至少有一名秘书， 其人须为：

要求	s.235(1) 的措辞
自然人	不是事务所，不是公司
年满十八岁	无年龄上限
马来西亚公民或永久居民	公民身份或永久居民身份，不能更低
通常居住于马来西亚	在马来西亚设有主要居所

四项累积适用。一名已把主要居所迁往新加坡的马来西亚公民不满足第四项，不论其资历多么亮眼。

只有在这些都满足之后，s.235(2) 才问专业资格的问题——而它给出两条途径。

途径一：Fourth Schedule 团体的会员资格

s.235(2)(a) 使该 Act 的 Fourth Schedule（第四附表）所列任何团体的会员取得资格。多数指南 只点两个名。其实有七个：

1. 马来西亚特许秘书及行政人员公会（MAICSA）
2. 马来西亚会计师公会（MIA）
3. 马来西亚律师公会
4. 马来西亚公司秘书协会（MACS）
5. 马来西亚注册会计师公会（MICPA）
6. Sabah Law Society
7. Advocates Association of Sarawak

s.235(3) 容许部长以刊登于宪报的公告，按其认为适当的条款与条件规定更多团体，因此这份名单 是可以增长的。个人隶属超过一个获认可团体的，SSM 要求其就执业证书申请指定单一团体。

途径二：s.20G 下的 SSM 执照

s.235(2)(b) 使依 Companies Commission of Malaysia Act 2001 s.20G 由委员会发照的人取得资格。 这是给那些循经验与 SSM 自身发照程序、而非循专业公会出身的执业者走的路——持照者传统上以 「LS」号码标识。

其机制在 CCM Act 里，不在 Companies Act 里：

• s.20F 赋予 SSM 批出与续发执照的权力。
• s.20G(4) 要求 SSM 信纳申请人是适当人选，并须考虑其品格、资格与经验、公众利益，以及 其过往是否曾违反 CCM Act 或其 First Schedule 所列法律。
• s.20G(5) 使执照自签发或续期之日起有效三年，惟 SSM 另有指明或提早撤销者除外。
• s.20G(1)(b) 要求在执照届满前不迟于 30 天提出续期申请。

SSM 也可依 s.20H 暂停执照，而被暂停者在暂停期间视为从未持照——在你信赖一个自己不曾近期 查核过的执照号码之前，这是个值得知道的细节。

为什么符合资格并不使任何人可以执行职务

这是同业页面跳过的那部分。s.241(1) 订明，合资格担任秘书且有意执行职务的人，必须依该 条文注册，方可执行职务。SSM 确认 s.241 于 2019 年 3 月 15 日生效。

注册会产生一份由注册官依 s.241(4)(b) 签发的执业证书，而相关资料会记入依 s.241(2) 保存的 秘书登记册。现行框架的依据是 Companies (Practising Certificate for Secretaries) Regulations 2019 与 SSM 的秘书执业证书指南。

项目	SSM 确认的立场
申请费用	RM100
首份证书有效期	自签发之日起一年
续期有效期	一年、两年或三年
续期费用	分别为 RM100、RM200 或 RM300
续期期限	届满前不迟于 30 天
续期后的证书号码	维持不变
到哪里申请	esecretary.ssm.com.my 的 e-Secretary 系统

由此有两项人们低估的后果。第一，s.238(1)(c) 取消不再持有执业证书者的资格——所以证书 失效不是行政上的不便，那是自动丧失资格。第二，SSM 要求秘书以该身份签署任何文件、提交任何 文件，或与注册官通信时，都必须列明执业证书号码。

2025 年 10 月改了什么

SSM 修订了执业证书指南，自 2025 年 10 月 22 日起生效，随附的 FAQ 则于 2025 年 10 月 23 日 更新。续期不再是一次缴费手续。有两项新条件：

• 持续专业进修。 首次续期须有最少 20 个 CPE 时数，其后一年、两年或三年期的证书分别为 20、40 或 60 个时数。时数必须在所续证书的有效期内取得。
• 在任委任。 持证人须在续期前一份证书的有效期内，曾在至少一家公司获委任并具名为公司 秘书。SSM 通过 s.58 通报与 e-Secretary 记录核实这一点。没有这一项，续期申请即不合资格， 可能被驳回或搁置。

SSM 也收紧了对已过期证书的立场。过期不超过 12 个月的证书仍可续期，期间会有一段空档。超过 12 个月的，持证人必须重新提出 s.241 申请，并会取得一个新的证书号码——且须先补足在已 过期证书下应完成的 CPE 时数。SSM 已确认，不论前一份证书是何时过期，此规定一律适用。

谁丧失资格

s.238(1) 取消下列人士的资格：未获解除破产者、在马来西亚境内或境外曾就 s.198 所述罪行被 定罪者，以及不再持有 s.241 执业证书者。

在此之外，s.238(2) 给了注册官一项要求申辩的权力：SSM 若认为某人在履行职责时未能诚实行事或 未能运用合理勤勉，可要求其申辩为何不应撤销其执业证书或为何不应取消其资格。

s.238(3) 一路伸进董事会议室。若已丧失资格者未经法庭准许而继续执行职务，该人及每一名明知 而容许此事的董事均属犯罪。

双重身份陷阱

s.242 禁止任何人在要求或授权由一名董事与一名秘书共同办理某事的任何场合，以董事与秘书的 双重身份行事。它并不禁止同时担任两个职位——它禁止的是用一个人去满足需要两个签名的要求。 对只有一名董事的 Sdn Bhd 来说，实务效果就是该董事不能就那些场合同时担任公司的秘书。

委任之前如何核实一名秘书

SSM 依一份日期为 2024 年 11 月 21 日的通告，在线上提供公司秘书资料数据（CSID）， 自 2024 年 11 月 20 日起生效。CSID 涵盖公司秘书的资历、受雇类型以及 SSM 所掌握的其他数据，并以 Excel 格式通过 SSM 四个授权数据门户分发：SSM e-Info、MyData SSM、SSM Search 与 SafeData SSM。

几乎没有哪一份马来西亚指南提到 CSID 的存在。对一名要为候任秘书——或为那家多年来代公司提交 文件的事务所——做尽职调查的董事来说，除了直接要求查看执业证书之外，它是最直接的查核途径。

常见错误

• 把获认可团体的会员资格当成执行职务的许可。 那确立的是 s.235(2) 下的资格。s.241 仍然 要求先取得执业证书，该人方可执行任何职务。
• 以为 Fourth Schedule 就是指 MAICSA 与 MIA。 它列出七个团体，包括 Sabah Law Society 与 Advocates Association of Sarawak。
• 让证书失效了还继续干。 s.238(1)(c) 使那成为自动丧失资格，而 s.238(3) 使明知而容许的 董事一并承担风险。
• 迟了才续期。 SSM 要求在届满前不迟于 30 天提出申请。自 2025 年 10 月起，它也要求 CPE 时数以及在前一份证书期间内至少一项在任委任。
• 委任一名住在国外的马来西亚公民。 s.235(1) 要求主要居所在马来西亚，不只是公民身份。
• 让一名唯一董事以董事与秘书两种身份签署。 Act 同时要求两者时，s.242 禁止的正是这个。

下一步

如果你是在委任而不是在取得资格，其排序与 30 天的注册成立期限收在委任指南。如果你是在更换 现任者，移交义务与 s.58 通报比资历查核更要紧。而如果你就是那名秘书、并且想脱身，s.237 订下 一个 30 天的时钟，不论公司配不配合它都照跑。