管理层声明书：它是什么以及为何审计师需要它

在每次审计接近尾声时，董事都会被要求签署一份容易被忽视却分量十足的文件：一封以他们自己的签名承认已将一切告知审计师的信函。这就是管理层声明书。

管理层声明书究竟是什么？

ISA 580《书面声明》（Written Representations）将书面声明定义为”管理层向审计师提供的书面陈述，用以确认特定事项或支持其他审计证据”（第 7 段）。该定义明确不包括财务报表本身、其中的认定（assertions），也不包括支持性的账簿与记录。

换言之，这封信函既不是财务报表，也不是审计工作底稿。它是一份独立的确认——一封致审计师的信函（第 15 段）——管理层在其中确认那些审计师无法完全通过其他证据核实的事项。

ISA 580 第 3 段说明了它为何重要：书面声明属于审计证据，如同对询问的答复一样。然而第 4 段警告，它本身并不提供充分且适当的证据。这封信函是对审计工作的支持，而非取代。

董事实际上承认了什么？

ISA 580 要求三项核心声明。下表加以概括：

段落	必需的声明	其含义
10	管理层已履行其依据适用财务报告框架编制财务报表的责任，包括公允列报	”这些报表属于我们，而非审计师”
11(a)	管理层已按照审计业务约定条款所约定，向审计师提供所有相关信息与查阅权限	”我们没有隐瞒任何事情”
11(b)	所有交易均已记录并反映在财务报表中	”没有隐藏的交易”

除这三项必需事项外，其他 ISA 要求特定的声明，审计师亦可索取额外声明以支持特定认定的证据（第 13 段）。管理层可加上”就我们所知所信”的措辞，若审计师确信作出声明的人员具备适当的责任与认识，则可接受（第 A5 段）。

谁必须签署，以及何时签署？

第 9 段要求审计师向”对财务报表负有适当责任并了解相关事项的管理层”索取声明。第 A2 段说明，这通常是首席执行官（CEO）与首席财务官（CFO），在不使用此类职称的实体中则为同等人员。

时机同样重要。第 14 段规定，声明书的日期应”尽量接近但不迟于审计师报告的日期”，并涵盖该报告所述及的所有财务报表与期间。这正是声明书往往成为审计报告发出前最后签署文件之一的原因。

签署——或拒绝签署——的分量如何？

正是在这里，这封信函与马来西亚法律相衔接。根据《2016 年公司法》（Akta Syarikat 2016），董事负有编制经审计财务报表的法定义务：

• 第 248(1) 分节——董事须在财政年度结束后六个月内（首年则为注册成立后 18 个月内）编制财务报表，并依据核准会计准则编制。
• 第 245(1) 分节——董事须保存充分的会计记录，以便报表能够得到妥善审计。
• 第 252 条——董事报告须经董事会批准，并由至少两名董事签署。

管理层声明书成为一项书面确认，证明管理层已履行这些基本义务。在缺乏合理依据的情况下签署它是一件严肃的事：若书面声明与其他审计证据不一致，审计师应设法解决，并重新评估管理层的诚信（第 17 段）。

那么，若管理层拒绝提供必需的声明呢？ISA 580 第 20 段表述明确：审计师应依据 ISA 705 对财务报表**否定（disclaim）**其意见——无论是因为对管理层诚信存有足够怀疑，以致声明无法信赖，或是因为管理层未提供第 10 段与第 11 段所必需的声明。否定意见是审计最糟糕的结果之一——它向银行、投资者与监管机构发出信号，表明审计师无法直接形成意见。

ISA 580 适用于财务报表期间始于或迟于 2009 年 12 月 15 日的审计。在马来西亚，IAASB 的公告——包括 ISA 580——由马来西亚会计师协会（MIA）辖下的审计与鉴证准则委员会（AASB）不加修改地采纳为《马来西亚核准审计准则》（Malaysian Approved Standards on Auditing），并适用于该司法管辖区内的所有强制审计。

接下来该做什么

如果你是即将签署声明书的董事，请逐段阅读，确保每一项承认属实——必要时进行内部询问（第 A6 段），因为你的签名向审计师确认信息完整无遗。如果你是审计师，请核查声明书日期尽量接近你的报告日期，且由正确的人员签署。要了解这封信函在更广泛的审计周期中所处的位置，请参阅有关外部审计流程与审计师报告的相关文章。