Stamp Duty on Employment Contracts in Malaysia

Pada Jun 2025, LHDN memberitahu majikan sesuatu yang jarang difikirkan oleh kebanyakan mereka: setiap kontrak penggajian dalam fail simpanan adalah instrumen yang dikenakan duti, dan audit sudah pun bermula. Konsesi yang menyusul kini telah tamat tempoh, dan apa yang menggantikannya adalah kewajipan pematuhan biasa dengan penalti biasa.

Apa yang dikenakan duti, dan berapa banyak

Pendirian LHDN ialah kontrak penggajian mewujudkan hubungan antara majikan dan pekerja, merupakan instrumen di bawah s.2, dan dikenakan duti di bawah Jadual Pertama menurut kuasa s.4(1).

Kadarnya ialah RM10 di bawah item 4, bagi setiap salinan asal kontrak itu.

Penilaian dibuat berdasarkan kandungan, bukan tajuk. LHDN menyenaraikan ciri-ciri kontrak penggajian: majikan dan pekerja yang dikenal pasti, pembayaran gaji atau upah secara berkala, waktu bekerja dan tempat bekerja yang tetap, pematuhan kepada polisi majikan, faedah seperti caruman KWSP dan SOCSO serta cuti tahunan, kerja yang dilakukan di bawah arahan dan kawalan majikan, dan larangan bekerja untuk pihak ketiga tanpa kebenaran.

Jika sesuatu instrumen tidak termasuk di bawah item 4, LHDN menganggapnya sebagai kontrak perkhidmatan yang dikenakan duti di bawah item 22(1)(a) sebaliknya — iaitu secara ad valorem, bukan RM10. Salinan pendua di bawah s.12 dikenakan RM10, dengan syarat salinan asal telah disetem dengan sempurna.

Pengecualian RM3,000 yang mengubah keadaan mulai 2026

Item 4 mempunyai pengecualiannya sendiri bagi perjanjian untuk perkhidmatan atau penggajian peribadi. Sehingga akhir 2025, pengecualian itu hanya terpakai jika upah tidak melebihi RM300 sebulan — satu ambang yang ditetapkan berdekad-dekad lalu dan cukup rendah sehingga pada amalannya hampir semua kontrak penggajian dikenakan duti.

Finance Act 2025 (Akta 874) menggantikan RM300 dengan RM3,000 sebulan, berkuat kuasa mulai 1 Januari 2026.

Kesannya besar dan hampir tidak dilaporkan langsung: mulai 1 Januari 2026, kontrak penggajian dengan upah bulanan RM3,000 atau kurang dikecualikan daripada duti setem di bawah pengecualian item 4 itu sendiri. Bagi sebahagian besar tenaga kerja, caj RM10 itu langsung tidak timbul.

Melebihi RM3,000 sebulan, RM10 itu masih kena dibayar dan semua yang di bawah ini terpakai.

Tiga tempoh

Inilah bahagian yang paling sering disalahfahami secara meluas, kerana dua jenis kelegaan berbeza telah diberikan dan hanya satu daripadanya merupakan pengecualian daripada duti.

Kontrak dimuktamadkan	Duti	Penalti lewat menyetem
Sebelum 1 Januari 2025	Dikecualikan oleh Menteri Kewangan di bawah s.80(1A)	Dilepaskan di bawah s.47A(2)
1 Jan 2025 – 31 Dis 2025	Kena dibayar — tiada pengecualian	Dilepaskan di bawah s.47A(2), hanya jika disetem pada atau sebelum 31 Disember 2025
Mulai 1 Januari 2026	Kena dibayar	Kena dibayar — penalti terpakai seperti biasa

Perhatikan baris tengah dengan teliti. Kontrak yang ditandatangani semasa 2025 tidak pernah dikecualikan daripada duti. Ia hanya dilepaskan daripada penalti, dan itu pun hanya jika disetem dalam tempoh yang ditetapkan. Tempoh itu berakhir pada 31 Disember 2025. Pelepasan itu diberikan secara automatik melalui STAMPS semasa tempoh berkenaan; ia tidak lagi tersedia sekarang.

Tarikh akhir dan penalti

Di bawah s.47, kontrak itu mesti disetem dalam tempoh 30 hari dari tarikh ditandatangani di Malaysia, atau 30 hari selepas ia mula-mula diterima di Malaysia jika ditandatangani di luar negara. Setelah dinilai, duti itu kena dibayar dalam tempoh 14 hari, atau tempoh lain yang dibenarkan oleh Pemungut.

Jika terlepas tempoh 30 hari itu, s.47A terpakai:

• RM50 atau 10% daripada duti yang tertunggak, mana-mana yang lebih tinggi, jika disetem dalam tempoh tiga bulan selepas tarikh akhir;
• RM100 atau 20%, mana-mana yang lebih tinggi, selepas itu.

Bagi duti RM10, bahagian peratusan itu tidak relevan — penaltinya ialah RM50 atau RM100 secara rata, lima hingga sepuluh kali ganda duti itu sendiri. Merentasi beberapa ratus pekerja, kiraan itulah yang menjadikan isu ini isu sebenar dan bukan sekadar kesilapan kecil.

Dua akibat lanjut: di bawah s.52, instrumen yang tidak disetem dengan sempurna tidak boleh diterima sebagai keterangan, yang menjadi penting pada hari anda perlu menguatkuasakan kovenan sekatan (restrictive covenant); dan s.63 memperuntukkan denda kerana melaksanakan instrumen yang tidak disetem.

Dokumen yang sering dilupakan

• Pembaharuan. Setiap kontrak baharu adalah instrumen berasingan yang memerlukan penyetemannya sendiri.
• Adendum. Polisi penggunaan IT atau surat penjelasan faedah yang ditandatangani oleh kedua-dua pihak adalah perjanjian yang mengikat dan dikenakan duti.
• Tawaran penajaan pengajian. Dikenakan duti, tetapi di bawah item 22(4).
• Kontrak dalam bahasa lain. Untuk tujuan penyeteman, kontrak dalam bahasa selain Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris mesti diterjemahkan baris demi baris di dalam dokumen yang sama, oleh perkhidmatan terjemahan yang bertauliah.

Tiada sebarang fi untuk mengendors kontrak pra-2025 yang dikecualikan: di bawah s.37(2A), fi endorsan RM10 hanya terpakai jika duti melebihi RM10 dan dikecualikan.

Penyeteman dalam praktik

Permohonan dibuat melalui STAMPS di stamps.hasil.gov.my. Daftar ID pengguna dahulu: ID syarikat boleh mengemukakan permohonan bagi perjanjian milik syarikat dan pelanggannya, manakala ID individu terhad kepada perjanjian peribadi sahaja.

Di dalam STAMPS, pilih Penyeteman Am sebagai kategori penyeteman, masukkan tarikh perjanjian itu ditandatangani, dan pilih Employment Contract sebagai tajuk dokumen sebelum memuat naik. Nombor adjudikasi dikeluarkan sebaik sahaja penyerahan berjaya dan menjadi rujukan bagi kedua-dua dokumen dan pembayaran.

Bagi permohonan selain daripada pindah milik harta tanah, LHDN menyatakan bahawa pejabat setem negeri akan memproses permohonan yang lengkap dan teratur serta mengeluarkan notis taksiran dalam tempoh lima hingga tujuh hari bekerja. Pembayaran kemudiannya boleh dibuat melalui FPX, atau melalui akaun maya jika jumlahnya melebihi had transaksi FPX, bank tiada perkhidmatan FPX, atau pembayaran datang dari luar negara — satu nombor akaun maya hanya meliputi satu nombor adjudikasi, dan pengesahan mengambil masa sekurang-kurangnya tiga hari bekerja.

Langkah notis taksiran lima-hingga-tujuh-hari itu adalah proses taksiran formal. Bagi kontrak penggajian, ia telah diambil alih oleh taksiran sendiri (self-assessment): kerana kontrak itu adalah instrumen penyeteman am di dalam Fasa 1 (lihat di bawah), mulai 1 Januari 2026 penyata yang anda kemukakan itu sendiri yang membangkitkan taksiran, dan tidak perlu menunggu LHDN mengeluarkan notis.

Setelah dibayar, sistem akan menjana sijil setem. Sijil itu mesti dicetak dan dilampirkan pada dokumen asal: LHDN menyatakan dengan jelas bahawa sesuatu dokumen tidak dianggap telah disetem jika sijil itu tidak dilampirkan padanya.

Majikan yang perlu menyetem dalam jumlah besar tidak seharusnya melakukannya satu kontrak pada satu masa. LHDN mengendalikan laluan penyeteman pukal, yang dimohon melalui borang maklum balas di portal HASiL, dan ia akan memberikan manual pengguna serta spesifikasi XML untuk penyerahan secara kelompok (batch).

Kesilapan biasa

• Menganggap tempoh 2025 itu sebagai pengecualian daripada duti. Ia hanya melepaskan penalti sahaja; RM10 itu sentiasa kena dibayar.
• Menganggap konsesi itu masih berjalan. Ia telah berakhir pada 31 Disember 2025.
• Menyetem kontrak tetapi tidak adendumnya. Setiap dokumen yang mengikat adalah instrumennya sendiri.
• Tidak menyetem semula apabila diperbaharui. Kontrak yang diperbaharui adalah instrumen baharu.
• Mengenakan RM10 itu kepada pekerja. Penandatangan pertama yang menanggungnya, dan itu biasanya adalah majikan.
• Menganggap pelatih dan kakitangan jangka pendek berada di luar skop. Jika wujud hubungan majikan-pekerja, dokumen itu dikenakan duti — tertakluk kini kepada pengecualian upah bulanan RM3,000 mulai 2026.
• Menggunakan ambang pengecualian lama RM300. Ia telah dinaikkan kepada RM3,000 sebulan pada 1 Januari 2026.

Langkah seterusnya

Jalankan inventori mengikut tarikh tandatangan, kemudian mengikut gaji. Apa-apa sebelum 1 Januari 2025 dikecualikan daripada duti dan boleh diendors secara percuma jika anda mahu sijilnya disimpan sebagai rekod. Apa-apa yang ditandatangani semasa 2025 dan masih belum disetem kini menanggung kedua-dua duti dan penalti, kerana tempoh pelepasan telah berakhir. Mulai 1 Januari 2026, kontrak melebihi RM3,000 sebulan diproses melalui STAMPS dalam tempoh 30 hari sebagai rutin, dan yang bersamaan atau kurang daripada RM3,000 termasuk dalam pengecualian item 4.

Kontrak penggajian tergolong dalam kategori penyeteman am, yang berada di dalam Fasa 1 sistem taksiran sendiri duti setem — jadi mulai 1 Januari 2026 anda menaksir duti itu sendiri dan bukannya menunggu LHDN memberitahu jumlahnya.