Domestic inquiry: running one that survives the Industrial Court

Kebanyakan panduan HR di Malaysia memberikan siasatan dalaman hanya satu ayat: “jalankan DI sebelum memberhentikan atas salah laku.” Ayat itulah punca majikan kalah kes. Siasatan bukan sekadar kotak untuk ditanda sebelum keputusan yang sudah pun dibuat — ia adalah asas keterangan yang akan menjadi pegangan majikan berbulan-bulan kemudian di Mahkamah Perusahaan, dan ia gagal atas sebab prosedur jauh lebih kerap berbanding atas sebab fakta.

Seksyen 14(1) Akta Kerja 1955 adalah ringkas dan tidak bertolak ansur. Seorang majikan boleh, atas alasan salah laku yang tidak konsisten dengan pemenuhan syarat perkhidmatan yang nyata atau tersirat, selepas siasatan yang sewajarnya, memberhentikan tanpa notis, menurunkan pangkat, atau mengenakan hukuman yang lebih ringan. Segala-galanya bergantung pada tiga perkataan itu.

Apakah itu siasatan dalaman?

Ia adalah perbicaraan dalaman yang dikendalikan oleh majikan bagi menyiasat sesuatu dakwaan salah laku. Ia bukan mahkamah, bukan mediasi, dan bukan perbincangan prestasi. Ia mempunyai satu tugas sahaja: untuk menentukan, berdasarkan imbangan kebarangkalian dan melalui proses yang adil, sama ada pekerja itu melakukan apa yang didakwa.

Akta Kerja 1955 tidak menetapkan prosedurnya. Apa yang disediakan oleh Akta ialah kuasa untuk menghukum selepas siasatan (s.14(1)), had penggantungan kerja (s.14(2)), had penggantungan sebagai hukuman (s.14(1)(c)), dan hak untuk membuat aduan kepada Ketua Pengarah (s.69(3)). Kandungan prosedur — kesaksamaan, notis, hak untuk didengar — datang daripada prinsip am keadilan asasi (natural justice) sebagaimana diguna pakai oleh Mahkamah Perusahaan, bukan daripada statut itu sendiri.

Urutan, langkah demi langkah

1. Siasat dahulu, dakwa kemudian. Kumpulkan dokumen, rakaman CCTV, log sistem dan keterangan saksi sebelum apa-apa dikemukakan kepada pekerja. Siasatan yang dijalankan selepas pertuduhan dirangka kelihatan seperti usaha mencari justifikasi.

2. Keluarkan surat tunjuk sebab. Nyatakan perbuatan yang didakwa berserta tarikh, masa dan butiran khusus — bukan sekadar “kelakuan tidak profesional” tetapi apa yang dilakukan, bila, dan kepada siapa. Berikan tempoh akhir yang jelas untuk jawapan bertulis. Dua hari bekerja adalah ketat; seminggu boleh dipertahankan.

3. Baca jawapan dan buat keputusan. Jawapan tunjuk sebab mungkin sudah menyelesaikan perkara itu. Jika ia menjelaskan kelakuan tersebut, tutup fail dan rekodkan sebabnya. Meneruskan ke siasatan penuh tanpa mengira jawapan yang diberikan dengan sendirinya menjadi bukti bahawa keputusan telah pun ditentukan lebih awal.

4. Gantung kerja hanya jika perlu, dan hanya dalam lingkungan s.14(2). Majikan boleh menggantung pekerja daripada bekerja semasa menunggu siasatan bagi tempoh tidak melebihi dua minggu, dan mesti membayar tidak kurang daripada separuh gajinya bagi tempoh itu. Jika siasatan tidak mendapati salah laku, s.14(2) menghendaki majikan memulangkan dengan segera jumlah penuh gaji yang ditahan. Tiada laluan berkanun untuk penggantungan yang lebih panjang atau tanpa gaji pada peringkat ini. Penggantungan juga bersifat pilihan — kebanyakan salah laku tidak memerlukan pekerja disingkirkan daripada tempat kerja.

5. Rangka kertas pertuduhan. Satu pertuduhan bagi setiap dakwaan. Setiap pertuduhan hendaklah menyatakan perbuatan itu, tarikhnya, dan peraturan, klausa polisi atau terma kontrak yang dilanggar. Pertuduhan yang kabur atau digulung menjadi satu adalah kecacatan paling lazim: seorang pekerja tidak dapat menjawab “keingkaran sepanjang tahun 2025”.

6. Berikan notis dan pendedahan. Sampaikan kertas pertuduhan berserta tarikh perbicaraan, identiti panel, dokumen yang akan dijadikan sandaran, dan nama saksi. Sama ada masa persediaan itu mencukupi adalah persoalan fakta — perbicaraan pada hari yang sama bagi pertuduhan penipuan dokumen tidak akan bertahan apabila diteliti.

7. Bentuk panel yang saksama. Akta tidak menetapkan komposisinya, jadi kekangannya ialah berat sebelah (bias), bukan bilangan ahli. Panel mesti mengecualikan pengadu, penyiasat, dan sesiapa yang membuat keputusan untuk mendakwa. Panel seramai tiga orang — seorang pengerusi, seorang ahli daripada jabatan lain, dan seorang pencatat atau setiausaha — adalah amalan piawai, bukan undang-undang. Seorang pegawai perbicaraan yang saksama sudah memadai; panel yang dipengerusikan oleh pengurus yang terlibat sebagai pihak yang terkilan tidak akan pernah memadai.

8. Dengar kes itu dengan sewajarnya. Kes majikan dikemukakan dahulu, saksi demi saksi. Pekerja mesti dapat mensoal balas setiap saksi, kemudian mengemukakan kes dan saksinya sendiri. Panel boleh bertanya soalan tetapi tidak boleh membina kes bagi pihak majikan. Simpan rekod verbatim atau hampir verbatim dan pastikan ia ditandatangani.

9. Buat dapatan, kemudian pertimbangkan hukuman — mengikut urutan itu. Panel memutuskan setiap pertuduhan sebagai terbukti atau tidak terbukti, berserta alasan. Hanya selepas dapatan barulah hukuman patut dipertimbangkan, dan hanya pada ketika itu barulah rekod perkhidmatan, amaran terdahulu dan faktor meringankan patut diambil kira. Panel yang dimaklumkan tentang amaran terdahulu sebelum ia memutuskan fakta telah pun terjejas keberpihakannya (prejudiced).

10. Maklumkan keputusan secara bertulis. Nyatakan pertuduhan, dapatan, dan hukuman. Tarikh ini penting: ia memulakan tempoh masa s.69(3), dan ia memulakan tempoh masa s.20 di bawah Akta Perhubungan Perusahaan 1967.

Apakah hukuman yang boleh dikenakan?

Seksyen 14(1) memperuntukkan tiga: pemberhentian tanpa notis, penurunan pangkat, atau apa-apa hukuman lain yang lebih ringan yang difikirkan adil dan wajar oleh majikan. Akta menambah satu had yang ketat — apabila hukuman itu ialah penggantungan tanpa gaji, ia tidak boleh melebihi dua minggu (s.14(1)(c)).

Perhatikan dua had dua minggu yang berbeza. Seksyen 14(2) menghadkan penggantungan yang bersifat pencegahan semasa siasatan kepada dua minggu dengan separuh gaji atau lebih. Seksyen 14(1)(c) menghadkan penggantungan yang bersifat hukuman tanpa gaji kepada dua minggu. Kedua-duanya adalah kuasa yang berasingan dengan syarat yang berasingan, dan mencampuradukkan kedua-duanya adalah kesilapan yang kerap berlaku.

Kecacatan prosedur yang menyebabkan majikan rugi dalam award

Berikut ialah kegagalan yang berulang, disusun secara kasar mengikut kekerapan ia menentukan keputusan sesuatu kes:

Kecacatan	Mengapa ia membawa padah
Pembuat keputusan turut menganggotai panel	Peraturan menentang berat sebelah — tiada sesiapa boleh menghakimi kesnya sendiri
Pertuduhan terlalu kabur untuk dijawab	Menghapuskan sebarang peluang sebenar untuk didengar
Pekerja langsung tidak dibenarkan mensoal balas saksi	Teras kepada hak untuk didengar, bukan tambahan pilihan
Dokumen dijadikan sandaran tetapi tidak pernah ditunjukkan kepada pekerja	Dapatan bergantung pada bahan yang tidak dapat dijawab oleh pekerja
Hukuman diputuskan sebelum dapatan	Menunjukkan siasatan itu direka selepas kejadian
Penggantungan melebihi dua minggu atau tanpa gaji	Pelanggaran langsung s.14(2) tanpa mengira keputusan
Surat pemberhentian bertarikh sebelum siasatan selesai	Bukti dokumentar bahawa keputusan telah pun ditentukan lebih awal
Tiada rekod prosiding	Majikan tiada cara untuk membuktikan apa yang berlaku
Mendakwa salah laku sedangkan sebenarnya prestasi lemah	Prestasi lemah memerlukan laluan penambahbaikan prestasi, bukan siasatan salah laku

Yang terakhir ini wajar diberi penekanan. Prestasi kurang memuaskan bukanlah salah laku. Menjalankan siasatan dalaman terhadap “kegagalan mencapai sasaran” salah label kes itu sejak awal lagi, dan laluan yang betul — amaran, pelan penambahbaikan yang didokumenkan, sokongan, dan peluang sebenar untuk memperbaiki diri — tiada penggantinya.

Dua tempoh masa yang bermula apabila keputusan disampaikan

Kebanyakan panduan hanya menyebut satu. Sebenarnya ada dua, dan kedua-duanya berjalan serentak.

Seksyen 69(3), Akta Kerja 1955. Ketua Pengarah Buruh boleh menyiasat, dan mengesahkan atau mengetepikan, sesuatu keputusan yang dibuat oleh majikan di bawah s.14(1) — tetapi hanya apabila pekerja membuat aduan dalam tempoh enam puluh hari dari tarikh keputusan itu dimaklumkan kepadanya, sama ada secara lisan atau bertulis. Jika KP mengetepikan pemberhentian di bawah s.14(1)(a), perintah susulan itu terhad kepada indemniti ganti notis dan bayaran lain yang sepatutnya diterima oleh pekerja sekiranya tiada salah laku berlaku. KP tidak akan mengusik hukuman yang lebih ringan di bawah s.14(1)(c) yang tidak menyebabkan sebarang kehilangan gaji. Perintah bayaran dikenakan faedah sehingga 8% setahun dari hari ke-31 (s.69(3A)), dan ketidakpatuhan adalah suatu kesalahan yang membawa denda sehingga RM50,000 di samping denda harian sehingga RM1,000 (s.69(4)).

Seksyen 20, Akta Perhubungan Perusahaan 1967. Laluan berasingan bagi pemberhentian tanpa alasan sabit (unfair dismissal), dengan tempoh 60 harinya sendiri dan remedi yang sangat berbeza. Perkara ini dibincangkan dalam unfair-dismissal-malaysia.

Laluan s.69(3) lebih murah dan lebih pantas tetapi hadnya setakat bayaran ganti notis dan kelayakan lain. Laluan s.20 pula boleh menghasilkan gaji tertunggak (backwages) dan pampasan. Majikan yang menganggap siasatan dalaman menamatkan perkara itu biasanya tidak memikirkan kedua-duanya sama sekali.

Kesilapan lazim

Menganggap siasatan sebagai formaliti selepas keputusan dibuat. Surat pemberhentian yang dirangka sebelum perbicaraan adalah bukti paling lazim yang dicipta sendiri oleh majikan dalam bidang ini.

Menggantung kerja tanpa had masa dan tanpa gaji. Seksyen 14(2) membenarkan dua minggu dengan separuh gaji atau lebih. Apa-apa yang melebihi itu tiada asas berkanun.

Lupa memulangkan gaji yang ditahan. Apabila siasatan membersihkan pekerja daripada tuduhan, s.14(2) menghendaki separuh gaji yang ditahan dibayar semula dengan segera dan sepenuhnya. Majikan lazimnya mengembalikan pekerja bekerja semula tetapi diam-diam menyimpan wang tersebut.

Membiarkan HR menjadi pendakwa sekali gus pembuat keputusan. Jika HR mengemukakan kes bagi pihak majikan, HR tidak boleh turut menganggotai panel.

Melangkau siasatan kerana salah laku itu dianggap jelas. Seksyen 14(1) menjadikan siasatan yang sewajarnya sebagai prasyarat bagi pemberhentian tanpa notis. Kejelasan bukanlah pengecualian, dan majikan yang tiada dapatan siasatan terpaksa membuktikan segala-galanya dari awal kelak.

Menganggap siasatan diperlukan bagi setiap pemberhentian. Ia hanya laluan bagi kes salah laku. Lebihan tenaga kerja (redundancy), prestasi lemah dan pemisahan secara persetujuan bersama masing-masing mempunyai prosedurnya sendiri.

Langkah seterusnya

Sediakan dokumentasi sebelum ia diperlukan: templat tunjuk sebab yang piawai, format kertas pertuduhan yang mewajibkan tarikh dan rujukan peraturan, serta nota bertulis tentang siapa yang layak menganggotai panel. Jika pemberhentian itu bukan berkaitan salah laku, mulakan di termination-of-employment-malaysia untuk mengenal pasti laluan yang betul, dan baca unfair-dismissal-malaysia untuk memahami apa yang perlu dipertahankan oleh majikan sekiranya pekerja memfailkan tuntutan.