Written Resolutions of a Sdn Bhd: How They Work and What They Cannot Do

Kebanyakan keputusan pemegang saham Sdn Bhd di Malaysia tidak pernah melibatkan sesuatu mesyuarat. Kertas-kertas ditandatangani, setiausaha memfailkannya, dan tiada siapa memikirkannya lagi. Ia berkesan — sehinggalah satu-satunya keputusan yang tidak boleh dibuat dengan cara itu di sisi undang-undang dibuat juga dengan cara itu, dan penyingkiran seorang pengarah kemudiannya dicabar sebagai terbatal.

Terdapat tepat dua keputusan sedemikian. Mengetahui yang mana dua, dan mengapa, adalah keseluruhan nilai memahami s.297.

Apakah resolusi bertulis di bawah Akta Syarikat 2016?

Seksyen 290(1) memberikan syarikat sendirian berhad dua laluan untuk resolusi ahli: resolusi bertulis, atau resolusi pada suatu mesyuarat ahli. Kedua-duanya sama sah. Seksyen 290(2) menutup laluan pertama itu kepada syarikat awam — resolusi ahli mereka mesti diluluskan pada suatu mesyuarat, tanpa pengecualian.

Seksyen 290(3) memberikan lalai yang berguna: apabila Akta itu tidak menetapkan jenis resolusi yang diperlukan, dan perlembagaan berdiam diri, resolusi biasa memadai.

Resolusi bertulis boleh dicadangkan oleh Lembaga Pengarah atau oleh mana-mana ahli syarikat sendirian berhad itu (s.297(1)). Tiada pegangan saham minimum untuk mencadangkan satu resolusi — ambang 5% dalam s.302 hanya terpakai kepada memaksa syarikat mengedarkan satu resolusi.

Apakah yang tidak boleh diluluskan melalui resolusi bertulis?

Inilah bahagian yang penting, dan Akta itu luar biasa ringkas mengenainya. Seksyen 297(2) memperuntukkan:

Yang berikut tidak boleh diluluskan sebagai resolusi bertulis: (a) resolusi di bawah seksyen 206 untuk menyingkirkan seorang pengarah sebelum tamat tempoh jawatannya; atau (b) resolusi di bawah seksyen 276 untuk menyingkirkan seorang juruaudit sebelum tamat tempoh jawatannya.

Dua perkara sahaja. Tiada yang lain. Banyak ulasan Malaysia menganggap laluan resolusi bertulis itu dikawal oleh had-had yang tidak dinyatakan — sebenarnya tidak. Apa jua lagi yang boleh diputuskan oleh ahli syarikat sendirian berhad, mereka boleh putuskan secara bertulis, termasuk resolusi khas, pengurangan modal, pindaan perlembagaan dan penggulungan secara sukarela.

Logik di sebalik kedua-dua pengecualian itu sama dalam setiap kes: orang yang berdepan penyingkiran mempunyai hak berkanun untuk didengar. Notis khas diperlukan bagi mana-mana resolusi untuk menyingkirkan pengarah di bawah s.206 — termasuk penyingkiran syarikat sendirian berhad di bawah s.206(1)(a) — menurut s.206(3), dan s.207 kemudiannya memberikan pengarah itu hak untuk membuat representasi lisan atau bertulis. Seksyen 277(3) memberikan juruaudit tujuh hari daripada penerimaan notis khas itu untuk membuat representasi bertulis, dan s.277(5) membenarkan juruaudit itu menghendaki representasi tersebut dibacakan pada mesyuarat itu. Tiada satu pun hak ini boleh beroperasi jika tiada mesyuarat. Pengecualian itu melindungi hak untuk didengar, bukan undi itu sendiri.

Perhatikan akibatnya bagi syarikat sendirian berhad. Di bawah s.206(1)(a) syarikat sendirian berhad boleh menyingkirkan pengarah melalui resolusi biasa, tertakluk kepada perlembagaan — suatu ambang yang rendah. Tetapi ia tetap mesti mengadakan mesyuarat untuk berbuat demikian. Ambangnya mudah; prosedurnya tidak boleh dipilih sesuka hati.

Bagaimana resolusi bertulis diedarkan?

Langkah	Keperluan	Seksyen
Kenal pasti ahli yang layak	Ahli yang berhak mengundi pada tarikh pengedaran	s.298(1)
Tetapkan tarikh pengedaran	Tarikh salinan-salinan itu dihantar, atau yang pertama daripada tarikh-tarikh itu	s.299
Pilih medium	Salinan bercetak atau bentuk elektronik	s.300(1)
Hantar	Secara peribadi atau melalui pos ke alamat yang diberikan, atau ke alamat elektronik yang diberikan	s.300(2)
Lampirkan penyataan itu	Prosedur persetujuan dan tarikh luput	s.301(2), s.303(4)

Apabila Lembaga Pengarah mencadangkan resolusi itu, s.301(1) menghendaki salinan dihantar kepada setiap ahli yang layak pada masa yang sama, setakat yang praktik. Kegagalan berbuat demikian adalah suatu kesalahan yang membawa denda sehingga RM10,000 (s.301(3)) — tetapi s.301(4) mengekalkan kesahihan resolusi itu jika ia tetap diluluskan. Pembahagian yang sama terdapat pada s.303(5).

Seksyen 298(2) menangani kes janggal apabila daftar itu berubah semasa hari pengedaran: kelayakan ditetapkan pada saat salinan pertama dihantar.

Bolehkah ahli memaksa syarikat mengedarkan resolusi?

Boleh, dan inilah separuh subbahagian ini yang kurang digunakan. Di bawah s.302(1), mana-mana ahli yang memegang 5% daripada jumlah hak mengundi semua ahli yang layak — atau peratusan yang lebih rendah jika perlembagaan menyatakan demikian — boleh menghendaki syarikat mengedarkan suatu resolusi yang boleh dengan sewajarnya dicadangkan sebagai resolusi bertulis. Mereka boleh melampirkan suatu penyataan sepanjang sehingga 1,000 patah perkataan (s.302(3)).

Syarikat hanya boleh menolak atas empat alasan dalam s.302(2): resolusi itu tidak akan berkuat kuasa kerana tidak selaras dengan undang-undang bertulis atau perlembagaan, bersifat fitnah, remeh atau menyusahkan, atau tidak akan menepati kepentingan terbaik syarikat itu.

Sebaik sahaja permintaan itu berkuat kuasa, s.303(3) memberikan pengarah-pengarah 21 hari untuk menghantar salinan-salinan itu. Jika mereka gagal berbuat demikian, s.303(6) membenarkan ahli yang membuat permintaan itu mengedarkannya sendiri, dan s.303(7) mewajibkan syarikat membayar balik perbelanjaan munasabah — dengan s.303(8) membenarkan syarikat menuntut semula jumlah itu daripada yuran pengarah-pengarah yang mungkir.

Kos pula berjalan secara bertentangan sebagai lalai. Di bawah s.304 ahli yang membuat permintaan itu membayar perbelanjaan pengedaran syarikat, dan syarikat tidak perlu mematuhinya melainkan suatu jumlah yang mencukupi didepositkan tidak lewat daripada seminggu sebelum kewajipan itu timbul. Seksyen 305 membenarkan syarikat atau mana-mana orang yang terkilan memohon ke mahkamah apabila hak di bawah s.302 disalahgunakan.

Bilakah resolusi bertulis sebenarnya diluluskan?

Seorang ahli menyatakan persetujuannya apabila syarikat menerima suatu dokumen yang disahkan yang mengenal pasti resolusi itu dan menunjukkan persetujuan (s.306(1)). Ia boleh dihantar dalam bentuk salinan bercetak atau elektronik (s.306(2)). Sebaik dinyatakan, persetujuan itu tidak boleh ditarik balik (s.306(3)).

Resolusi itu diluluskan pada saat majoriti yang diperlukan telah menyatakan persetujuan (s.306(4)) — bukan apabila tandatangan terakhir dikejar, dan bukan apabila setiausaha menyusun fail itu.

Apa yang dianggap sebagai majoriti yang diperlukan bergantung kepada jenisnya:

• Resolusi biasa — lebih daripada separuh ahli yang berhak mengundi bagi resolusi bertulis itu (s.291(1)(b)).
• Resolusi khas — tidak kurang daripada 75% ahli sedemikian (s.292(1)(b)), dan dokumen itu mesti menyatakan bahawa ia adalah resolusi khas serta diluluskan sebagai satu (s.292(2)).

Keperluan terakhir itu adalah kecacatan teknikal yang paling lazim dalam resolusi bertulis di Malaysia. Suatu dokumen yang mencapai 90% persetujuan tetapi tidak pernah menyatakan perkataan “resolusi khas” bukanlah, pada muka s.292(2), suatu resolusi khas.

Adakah notis 21 hari bagi resolusi khas terpakai kepada resolusi bertulis?

Seksyen 292(1) bermula dengan kata-kata “suatu resolusi yang mana notis tidak kurang daripada dua puluh satu hari telah diberikan”. Keperluan notis itu ditujukan kepada mesyuarat — s.316(1) mengecualikan mesyuarat resolusi khas daripada tempoh notis biasa 14 hari justeru kerana s.292 menetapkan tempoh yang lebih panjang tersendiri.

Bagi laluan bertulis, kawalan yang beroperasi adalah berbeza: kewajipan pengedaran 21 hari di bawah s.303(3) apabila ahli membuat permintaan, tempoh luput 28 hari di bawah s.307(1), dan keperluan pelabelan di bawah s.292(2). Panduan yang mendakwa “notis 21 hari secara rata sebelum resolusi khas bertulis boleh ditandatangani” sebenarnya mengimport peraturan mesyuarat ke dalam suatu mekanisme yang tiada mesyuarat.

Apakah yang perlu disimpan selepas itu?

Seksyen 341(1)(a) menghendaki syarikat menyimpan rekod semua resolusi ahli yang diluluskan selain daripada pada suatu mesyuarat — iaitu, setiap resolusi bertulis. Seksyen 341(2) menghendaki rekod-rekod itu disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun.

Tiada tarikh akhir berkanun untuk memasukkan resolusi bertulis ke dalam rekod. Seksyen 341 adalah peruntukan penyimpanan, bukan peruntukan penyediaan. Peraturan 60 hari yang sering dikaitkan dengannya sebenarnya ialah s.245(2), yang mentadbir kemasukan perakaunan.

Seksyen 343(1) menjadikan rekod resolusi bertulis yang ditandatangani oleh seorang pengarah atau setiausaha sebagai keterangan yang mencukupi bahawa ia telah diluluskan, dan s.343(2) menganggap keperluan Akta itu telah dipatuhi melainkan sebaliknya dibuktikan. Anggapan keterangan itulah sebabnya fail yang kemas, ditandatangani dan bertarikh bernilai lebih daripada prosedur sempurna yang tidak pernah direkodkan oleh sesiapa.

Kesilapan lazim

Menyingkirkan pengarah melalui resolusi pusingan. Kesilapan paling membawa akibat dalam bidang ini, dan ia berlaku kerana s.206(1)(a) menjadikan penyingkiran dalam syarikat sendirian berhad begitu mudah sehingga prosedur itu diabaikan. Seksyen 297(2)(a) adalah jelas. Adakan mesyuarat itu.

Tidak melabel resolusi khas. Seksyen 292(2) adalah suatu formaliti yang mempunyai kesan sebenar. Apabila resolusi itu adalah jenis yang dikehendaki oleh Akta sebagai khas — pindaan perlembagaan di bawah s.36(1), pengurangan modal di bawah s.115 — label itu penting.

Menganggap syarikat awam boleh menggunakan laluan bertulis. Seksyen 290(2) menyekatnya. Ini sering berlaku kepada syarikat yang bertukar daripada sendirian berhad kepada awam dan mengekalkan tabiat kesetiausahaan lama mereka.

Menganggap 5% dalam s.302 sebagai ambang untuk mencadangkan. Ini tidak benar. Seksyen 297(1) membenarkan mana-mana ahli mencadangkan resolusi bertulis; s.302 adalah mengenai memaksa syarikat mengedarkannya bertentangan dengan kehendak Lembaga Pengarah.

Mengedarkan kepada senarai yang salah. Kelayakan ditetapkan oleh daftar pada tarikh pengedaran (s.298), bukan pada tarikh tandatangan terakhir tiba. Pemindahan yang didaftarkan semasa pengedaran tidak mengubah secara retrospektif siapa yang layak.

Membiarkan resolusi yang diminta hanyut melepasi 28 hari. Seksyen 307(2) menjadikan persetujuan lewat tidak berkesan. Tiada penyelesaian selain daripada mengedarkan semula.

Seterusnya

Semak perlembagaan anda dahulu — beberapa peraturan di atas dinyatakan sebagai lalai yang boleh diubah oleh perlembagaan, termasuk peratusan s.302 dan tempoh luput s.307. Jika Sdn Bhd anda tiada perlembagaan, lalai Akta itu adalah buku peraturan anda.

Jika keputusan yang dipertimbangkan ialah penyingkiran pengarah, baca remove-a-director untuk prosedur mesyuarat dan peraturan notis khas. Untuk setiap tempoh notis lain dalam satu jadual, lihat resolution-notice-periods. Untuk apa yang dilakukan oleh Lembaga Pengarah secara selari, lihat board-meetings-and-minutes.