The 30-Day Company Secretary Vacancy Rule

Kebanyakan pengarah Sdn Bhd menemui peraturan ini seperti cara anda menyedari bateri penggera asap: lewat, dan kerana sesuatu yang lain sudah pun tidak kena. Setiausaha meletak jawatan, sebut harga penggantinya kelihatan mahal, dan tiga bulan kemudian syarikat masih membanding-banding harga.

Setiap hari selepas hari ke-30 itu adalah pelanggaran statutori yang berterusan — dan pengarah, bukan setiausaha yang telah keluar, yang menanggungnya.

Apa yang sebenarnya diperuntukkan oleh s.240

Peruntukan ini hanya satu ayat:

Jawatan setiausaha sesebuah syarikat tidak boleh dibiarkan kosong melebihi tiga puluh hari pada bila-bila masa.

Baca empat perkataan terakhir itu. Kebanyakan panduan menyatakan ini sebagai tempoh 30 hari selepas pemerbadanan. Ini tidak tepat. Seksyen 240 adalah kewajipan berterusan yang terpakai kepada setiap kekosongan sepanjang hayat syarikat. Tarikh akhir selepas pemerbadanan adalah peruntukan yang berbeza — s.236(2), yang mewajibkan setiausaha pertama dilantik dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan.

Kedua-dua peruntukan ini sering digabungkan menjadi satu ayat, yang menyebabkan pengarah percaya bahawa sebaik sahaja setiausaha pertama dilantik, peraturan itu sudah selesai. Ia tidak selesai.

Pelanggaran itu berganda dua

Kekosongan yang melebihi 30 hari melanggar dua peruntukan serentak.

Peruntukan	Apa yang diwajibkan
s.235(1)	Syarikat mesti mempunyai sekurang-kurangnya seorang setiausaha — kewajipan pada setiap masa
s.240	Jawatan itu tidak boleh dibiarkan kosong melebihi 30 hari pada bila-bila masa

Seksyen 235(1) langsung tidak mempunyai tempoh tangguh. Seksyen 240 lebih baik difahami sebagai toleransi penguatkuasaan di sekelilingnya: SSM tidak akan menganggap jurang yang singkat sebagai pelanggaran, tetapi 30 hari adalah had toleransi itu.

Siapa yang bertanggungjawab pada hari ke-31

Seksyen 235(4) adalah jawapannya, dan ia ringkas: syarikat dan setiap pengarah yang melanggar seksyen ini melakukan suatu kesalahan.

Setiausaha yang telah meletak jawatan tidak bertanggungjawab. Mereka tidak lagi memegang jawatan itu, dan di bawah s.237(4), pendedahan mereka terhad kepada tindakan dan peninggalan semasa tempoh perkhidmatan mereka. Nota Amalan 4/2018 meletakkan kewajipan penggantian terus ke atas syarikat, menyatakan bahawa apabila setiausaha yang meletak jawatan itu adalah satu-satunya setiausaha, pelantikan setiausaha baharu mesti dilaksanakan dalam tempoh 30 hari dari hari jawatan itu menjadi kosong.

Pengarah kadangkala berhujah bahawa setiausaha yang keluar sepatutnya kekal berkhidmat sehingga penggantinya ditemui. Seksyen 237 tidak mengenakan sebarang kewajipan sedemikian.

Apakah penaltinya

Baik s.235 mahupun s.240 tidak menyatakan sebarang denda. Kedua-duanya hanya mewujudkan suatu kesalahan, atau dalam kes s.240, satu larangan. Di situlah s.588 memainkan peranannya.

Seksyen 588(2) memperuntukkan bahawa apabila sesuatu penalti tidak dinyatakan secara nyata, seseorang yang disabitkan kesalahan di bawah Akta ini boleh dikenakan, dalam kes seorang individu, denda tidak melebihi RM50,000 atau penjara selama tempoh tidak melebihi tiga tahun atau kedua-duanya, dan dalam kes seseorang selain individu, denda tidak melebihi RM50,000.

Oleh sebab “individu” bermaksud seorang manusia di bawah s.588(3), setiap pengarah terdedah secara peribadi, berasingan daripada syarikat.

Kerosakan praktikal tiba lebih awal daripada pendakwaan

Pendakwaan jarang berlaku. Kelumpuhan operasi tidak. Pemfailan berkanun dilaksanakan dan difailkan oleh setiausaha dalam kapasiti itu, dan SSM mewajibkan nombor sijil amalan pada dokumen yang difailkan dengan Pendaftar. Tanpa setiausaha yang memegang jawatan, syarikat tidak dapat memfailkan perubahan pengarah, peruntukan saham, gadaian atau penyata tahunan dengan kemas — dan tarikh akhir tersebut terus berjalan.

Oleh itu, satu kekosongan cenderung mewujudkan lapisan kegagalan kedua, masing-masing dengan penaltinya sendiri, jauh sebelum sesiapa di SSM bertanya mengapa jawatan itu kosong.

Kesilapan biasa

• Membaca s.240 sebagai tempoh tangguh selepas pemerbadanan. Ia menyatakan pada bila-bila masa, dan ia mentadbir setiap kekosongan.
• Menganggap setiausaha yang keluar masih bertanggungjawab. Liabiliti di bawah s.235(4) melekat pada syarikat dan setiap pengarah.
• Menganggap profil korporat sebagai bukti pematuhan. Nama bekas setiausaha kekal dipaparkan sehingga syarikat memfailkan notifikasi s.58, jadi profil itu boleh memaparkan setiausaha yang sudah tidak lagi dimiliki syarikat.
• Membiarkan carian firma yang lebih murah melangkaui tarikh akhir. Lantik seseorang dahulu, kemudian tukar kemudian jika mahu.
• Terlupa bahawa setiausaha baharu memerlukan sijil amalan yang sah. Melantik seseorang yang hilang kelayakan di bawah s.238 tidak menghentikan jam kiraan itu.

Apa seterusnya

Jika kekosongan itu berpunca daripada peletakan jawatan, semak sama ada setiausaha itu telah memfailkan apa-apa dengan SSM di bawah Nota Amalan 4/2018, kerana itulah yang menentukan apa yang dipaparkan pada rekod awam sekarang. Jika penggantinya sudah bersedia, serah-terima daftar berkanun, buku minit dan capaian sistem itulah yang menentukan sama ada mereka boleh memfailkan apa-apa bagi pihak anda pada mulanya.