Resigning as a Company Secretary in Malaysia

Setiap panduan mengenai topik ini ditulis daripada sudut pandang syarikat: setiausaha anda telah meletakkan jawatan, inilah apa yang perlu difailkan. Itu adalah khalayak yang salah. Orang yang sebenarnya mencari pada pukul 11 malam ialah setiausaha yang mahu keluar daripada klien yang telah berhenti menjawab e-mel, berhenti membayar, dan pastinya tidak akan memfailkan apa-apa dengan SSM bagi pihak mereka.

Seksyen 237 Akta Syarikat 2016 dirangka khas untuk orang itu, dan ia berfungsi walaupun syarikat tidak berbuat apa-apa langsung.

Laluan biasa: notis kepada Lembaga Pengarah

Seksyen 237(1) memperuntukkan bahawa, tertakluk kepada perlembagaan atau terma pelantikan, seorang setiausaha boleh meletakkan jawatan dengan memberikan notis kepada Lembaga Pengarah.

Perhatikan apa yang tiada. Tiada penerimaan, tiada resolusi Lembaga Pengarah meluluskan pemergian, tiada keperluan supaya fi diselesaikan terlebih dahulu. Ia adalah tindakan sepihak.

Seksyen 237(3)(a) kemudiannya menetapkan bila ia berkuat kuasa. Setiausaha berhenti memegang jawatan pada tamat tempoh 30 hari daripada tarikh notis, atau tempoh yang ditetapkan dalam perlembagaan atau terma pelantikan, mana-mana yang mengawal. Practice Note 4/2018 menyatakan semula tiga kemungkinan tersebut:

Pencetus pemberhentian	Sumber
Tamat tempoh yang ditetapkan dalam perlembagaan	Perlembagaan
Tamat tempoh notifikasi dalam terma pelantikan	Surat perjanjian perkhidmatan
Tamat tempoh 30 hari daripada tarikh notis kepada Lembaga Pengarah	Lalai s.237(1)

Lembaga Pengarah boleh memendekkan tempoh tersebut. Practice Note 4/2018 mengesahkan para pengarah boleh menamatkan tempoh perkhidmatan lebih awal daripada tempoh notis yang ditetapkan, jika setiausaha bersetuju, dengan memfailkan notifikasi s.58. Apa yang mereka tidak boleh lakukan ialah melanjutkannya, atau menahan peletakan jawatan itu sebagai tebusan.

Laluan keluar apabila tiada siapa membalas: s.237(2)

Inilah peruntukan yang menjadikan s.237 benar-benar berguna, dan yang hampir tiada satu pun laman pesaing menerangkannya dengan betul.

Seksyen 237(2) memperuntukkan bahawa jika tiada seorang pengarah syarikat pun dapat dihubungi di alamat kediaman terakhir yang diketahui, setiausaha boleh memberitahu Pendaftar tentang hakikat itu dan tentang niat mereka untuk meletakkan jawatan. Seksyen 237(3)(b) kemudiannya menamatkan pelantikan itu pada tamat tempoh 30 hari daripada tarikh notis kepada Pendaftar tersebut.

Syarikat dilangkau sepenuhnya. SSM diberitahu secara langsung, dan jamnya berjalan.

Apa yang dikehendaki SSM sebagai bukti

Practice Note 4/2018 menyatakan notis itu mesti disertakan dengan bukti sokongan bahawa tiada seorang pengarah pun dapat dihubungi — sebagai contoh, bukti surat-menyurat yang dikembalikan yang dialamatkan kepada para pengarah. FAQ SSM sendiri menambah dua nuansa yang menentukan kebanyakan kes sebenar:

• E-mel sahaja bukan bukti utama. Salinan e-mel boleh digunakan sebagai dokumen sokongan tambahan jika setiausaha dapat membuktikan e-mel itu adalah medium biasa komunikasi mereka dengan para pengarah.
• Bukti penerimaan mengalahkan laluan ini. SSM telah menyatakan dengan jelas: jika terdapat bukti penerimaan notis peletakan jawatan yang dihantar kepada pengarah melalui surat berdaftar, setiausaha tidak boleh meletakkan jawatan melalui s.237(2), kerana para pengarah masih boleh dihubungi.

Itulah perangkapnya. Surat berdaftar yang dikembalikan dan tidak berjaya dihantar ialah bukti yang anda mahukan. Pengakuan penerimaan yang ditandatangani ialah bukti bahawa anda perlu menggunakan s.237(1) sebaliknya — dan menunggu 30 hari itu berlalu.

Melindungi diri anda apabila syarikat tidak mahu memfailkan

Peletakan jawatan di bawah s.237 menamatkan jawatan anda. Ia tidak mengemas kini rekod SSM. Kewajipan untuk memberitahu Pendaftar dalam tempoh 14 hari bahawa seseorang telah berhenti menjadi setiausaha terbeban pada syarikat di bawah s.58(1)(e), dan syarikat yang telah berhenti membalas anda tidak mungkin melaksanakannya.

SSM mengesahkan akibatnya dengan jelas: nama setiausaha masih dipaparkan pada profil korporat syarikat sehingga peletakan jawatan itu dikemas kini oleh syarikat di bawah s.58.

Practice Note 4/2018 menyediakan langkah balas. Seorang setiausaha yang telah meletakkan jawatan di bawah s.237(1) boleh memfailkan salinan notis itu dengan Pendaftar, disertakan dengan deklarasi dalam borang yang dilampirkan pada Practice Note tersebut, jika mereka berpandangan bahawa peletakan jawatan mereka mungkin tidak akan diberitahu kepada Pendaftar. Borang itu bertajuk Declaration by Secretary to Cease Office dan dinyatakan di bawah s.237(3)(a). Ia merekodkan butiran syarikat, butiran setiausaha termasuk nombor lesen atau keahlian dan nombor sijil amalan SSM, tarikh pemberhentian, dan yang mana satu daripada tiga pencetus pemberhentian itu terpakai.

Setelah difailkan, dokumen itu disediakan kepada mana-mana orang atas bayaran fi yang ditetapkan. Peletakan jawatan anda menjadi sebahagian daripada rekod yang boleh dicari walaupun profil korporat masih menunjukkan nama anda.

Jika anda mengambil satu langkah prosedur daripada halaman ini, ambillah yang ini. Ia memerlukan satu borang dan satu fi, dan ia adalah perbezaan antara telah meletakkan jawatan dan mampu membuktikan anda telah meletakkan jawatan.

Apa yang mesti anda hentikan pada hari ke-31

Practice Note 4/2018 jelas: setiausaha tidak lagi dibenarkan memfailkan sebarang dokumen bagi pihak syarikat atau para pengarah selepas berhenti menjadi setiausaha syarikat itu.

Firma setiausaha sering melakukan kesilapan ini kerana tabiat atau niat baik — menyelesaikan penyata tahunan yang sudah pun dalam proses, memfailkan perubahan alamat bagi klien yang baru sahaja pergi. Selepas pemberhentian anda bukan lagi pegawai syarikat itu, dan memfailkan dalam kapasiti itu bukanlah suatu budi bicara, ia adalah salah nyata kepada Pendaftar.

Peletakan jawatan tidak menutup fail anda

Seksyen 237(4) mengekalkan liabiliti. Tiada apa-apa dalam s.237(1) atau (2) yang melepaskan setiausaha daripada liabiliti bagi sebarang tindakan atau peninggalan yang dilakukan sebelum setiausaha itu berhenti memegang jawatan.

Daftar yang tidak tepat, penyata yang difailkan dengan butiran yang salah, minit yang tidak pernah ditulis sepanjang tempoh perkhidmatan anda — peletakan jawatan tidak mengembalikan masa. Ini adalah hujah praktikal untuk menyelesaikan serah terima dengan betul berbanding meninggalkannya begitu sahaja pada hari ke-30, dan untuk menyimpan salinan sendiri bagi apa yang telah anda failkan.

Terdapat satu lagi pendedahan yang wajar disebut. Jika sijil amalan anda luput sementara anda masih dinamakan sebagai setiausaha bagi syarikat-syarikat, s.238(1)(c) mendiskualifikasikan anda secara automatik, dan Guidelines SSM menghendaki pelantikan aktif sepanjang tempoh sijil terdahulu untuk pembaharuan. Meletakkan jawatan daripada setiap pelantikan dan kemudian membiarkan sijil itu luput adalah laluan kepada keperluan membuat permohonan s.241 yang baharu di bawah nombor sijil yang baharu.

Apa yang mesti dilakukan syarikat sebaik sahaja anda pergi

Jika anda adalah satu-satunya setiausaha, pemergian anda mencipta kekosongan, dan s.240 memperuntukkan bahawa jawatan itu tidak boleh dibiarkan kosong melebihi 30 hari pada bila-bila masa. Practice Note 4/2018 menyatakannya secara langsung: apabila setiausaha yang meletakkan jawatan itu adalah satu-satunya setiausaha, pelantikan setiausaha baharu mesti dilaksanakan dalam tempoh 30 hari daripada hari jawatan itu menjadi kosong.

Kewajipan itu terbeban pada syarikat dan para pengarahnya. Ia bukan kewajipan anda, dan ia tidak melanjutkan tempoh notis anda. Para pengarah kadangkala berhujah setiausaha yang keluar mesti kekal sehingga penggantian ditemui; s.237 tidak mengandungi sebarang keperluan sedemikian.

Kesilapan biasa

• Menunggu syarikat menerima peletakan jawatan. Seksyen 237(1) menghendaki notis, bukan persetujuan. Tempoh 30 hari itu berjalan tanpa mengira.
• Menggunakan s.237(2) hanya kerana para pengarah mengabaikan anda. Diabaikan bukanlah sama dengan tidak boleh dihubungi. Jika notis itu diterima, SSM tidak akan menerima laluan s.237(2).
• Bergantung pada e-mel sebagai satu-satunya bukti di bawah s.237(2). SSM menganggap e-mel sebagai sokongan tambahan, dan hanya jika ia adalah medium biasa komunikasi.
• Menganggap SSM mengemas kini daftar apabila anda meletakkan jawatan. Ia tidak. Sehingga syarikat memfailkan di bawah s.58, nama anda kekal pada profil korporat.
• Melangkau deklarasi Practice Note 4/2018. Ia adalah satu-satunya langkah bantu diri yang tersedia kepada seseorang yang meletakkan jawatan di bawah s.237(1) yang berhadapan dengan syarikat yang tidak mahu memfailkan.
• Terus memfailkan dokumen semasa serah terima. Selepas pemberhentian anda tiada kuasa untuk memfailkan apa-apa bagi syarikat itu.
• Menganggap peletakan jawatan sebagai pemutus bersih daripada pemfailan lampau. Seksyen 237(4) menyatakan sebaliknya.

Seterusnya

Jika anda adalah syarikat berbanding setiausaha yang meninggalkan jawatan, jam penggantian di bawah s.240 bermula pada hari jawatan itu menjadi kosong, dan para pengarah menanggung pendedahan itu. Jika penggantian sudah pun diatur, serah terima daftar, buku minit dan akses sistem adalah bahagian yang menentukan sama ada setiausaha baharu dapat benar-benar melaksanakan tugas tersebut.