Removing a Director: Why a Written Resolution Will Not Work

Pemegang saham majoriti mempunyai undi yang mencukupi. Setiausaha syarikat menyediakan draf resolusi bertulis untuk menyingkirkan pengarah itu, mengedarkannya, mengumpul tandatangan, dan melaporkan perubahan itu kepada SSM. Ia kelihatan kemas, ia kelihatan pantas, dan ia cacat pada muka Akta itu sendiri.

Seksyen 297(2)(a) Akta Syarikat 2016 menyatakan bahawa resolusi di bawah s.206 untuk menyingkirkan pengarah sebelum tamat tempoh jawatannya tidak boleh diluluskan sebagai resolusi bertulis. Ia adalah satu daripada hanya dua resolusi yang dikecualikan oleh Akta itu daripada rejim resolusi bertulis — satu lagi, di bawah s.297(2)(b), ialah penyingkiran juruaudit di bawah s.276.

Mesyuarat agung diperlukan. Tiada jalan pintas di dalam Akta itu.

Apa yang dibenarkan oleh s.206?

Seksyen 206(1) membezakan mengikut jenis syarikat:

• (a) syarikat sendirian berhad — tertakluk kepada perlembagaan, seorang pengarah boleh disingkirkan sebelum tamat tempoh jawatannya melalui resolusi biasa;
• (b) syarikat awam — penyingkiran dibuat menurut seksyen ini, dan s.206(2) memperuntukkan bahawa walau apa pun kandungan perlembagaan atau sebarang perjanjian antara syarikat dan pengarah itu, syarikat boleh, melalui resolusi biasa pada suatu mesyuarat, menyingkirkan pengarah itu sebelum tamat tempoh jawatannya.

Ketidaksamaan ini adalah sengaja. Bagi syarikat sendirian berhad, perlembagaan boleh menentukan syarat kepada kuasa itu. Bagi syarikat awam ia tidak boleh berbuat demikian — kuasa berkanun itu mengatasi kedua-dua perlembagaan dan sebarang kontrak dengan pengarah itu.

Seksyen 206(3) memerlukan notis khas bagi resolusi untuk menyingkirkan pengarah di bawah seksyen ini, atau untuk melantik orang lain menggantikan tempatnya pada mesyuarat yang sama.

Dua peraturan selanjutnya bagi syarikat awam turut terpakai. Di bawah s.206(4), apabila seorang pengarah dilantik untuk mewakili kepentingan sesuatu kelas pemegang saham atau pemegang debentur tertentu, resolusi untuk menyingkirkannya tidak berkuat kuasa sehingga penggantinya dilantik. Dan di bawah s.206(5), pengarah yang dilantik menggantikan orang yang disingkirkan dianggap, bagi tujuan giliran persaraan, seolah-olah dia telah menjadi pengarah pada hari pengarah yang disingkirkan itu terakhir dilantik.

Apakah hak yang ada pada pengarah itu?

Seksyen 207 digubal untuk syarikat awam. Sebaik menerima notis khas itu, syarikat mesti dengan segera menghantar satu salinan kepada pengarah itu — s.207(1). Dia berhak membuat representasi lisan atau bertulis yang munasabah panjangnya berhubung resolusi itu — s.207(2). Jika dia membuat representasi bertulis dan meminta supaya ahli-ahli dimaklumkan, syarikat mesti menyatakan hakikat itu dalam notis resolusi tersebut dan menghantar satu salinan representasi itu kepada setiap ahli yang menerima notis mesyuarat itu — s.207(3).

Jika representasi itu tiba terlalu lewat, atau syarikat gagal berbuat demikian, s.207(4) membenarkan pengarah itu menghendaki representasi tersebut dibacakan pada mesyuarat itu, tanpa menjejaskan haknya untuk didengar secara lisan. Seksyen 207(5) membenarkan Mahkamah, atas permohonan syarikat atau mana-mana orang yang terkilan, membebaskan syarikat daripada kewajipan ini apabila hak tersebut disalahgunakan, dan s.207(6) membenarkan Mahkamah memerintahkan pengarah itu membayar kos permohonan tersebut kepada syarikat.

Seksyen 207(7) ialah peruntukan yang perlu disemak dalam pertikaian syarikat sendirian berhad: perlembagaan syarikat sendirian berhad boleh memperuntukkan hak ini kepada pengarah-pengarahnya. Hak ini tidak automatik — tetapi apabila perlembagaan telah menerima pakainya, mengabaikannya merupakan satu kecacatan dalam penyingkiran itu.

Apa yang berlaku selepas undian itu?

Penyingkiran mengosongkan jawatan itu di bawah s.208(1)(c). Ini mencetuskan:

• notifikasi kepada SSM dalam tempoh empat belas hari di bawah s.58(1)(c), denda sehingga RM50,000 ditambah RM500 sehari di bawah s.58(4); dan
• mengemas kini daftar pengarah syarikat itu sendiri dalam tempoh empat belas hari di bawah s.57(4).

Semak s.196 sebelum mesyuarat itu, bukan selepasnya. Jika penyingkiran itu akan menyebabkan lembaga pengarah kurang daripada seorang pengarah bagi syarikat sendirian berhad atau kurang daripada dua pengarah bagi syarikat awam, atau kurang daripada bilangan pengarah yang bermastautin biasa di Malaysia, lantik pengganti pada mesyuarat yang sama — s.206(3) memang mengambil kira perkara ini.

Kesilapan biasa

Menggunakan resolusi bertulis. Dilarang oleh s.297(2)(a). Inilah kesilapan yang menjadi sebab laman ini wujud untuk diperbetulkan, dan ia terdapat dalam sebahagian besar panduan Malaysia yang diterbitkan.

Menganggap perlembagaan tidak relevan. Bagi syarikat sendirian berhad, s.206(1)(a) secara nyata tertakluk kepadanya. Perlembagaan boleh menghendaki majoriti yang lebih tinggi atau langkah tambahan.

Melangkau notis khas. Seksyen 206(3) menghendakinya, dan bagi syarikat awam ia memulakan mekanisme representasi di bawah s.207.

Menyingkirkan pengarah layak yang terakhir. Tiada apa-apa dalam s.206 yang menggantung s.196(1) atau s.196(4). Lantik pengganti pada mesyuarat yang sama.

Menganggap penyingkiran menamatkan segala tuntutan. Pampasan atas kehilangan jawatan dikawal selia secara berasingan — lihat s.227 dan s.230.

Seterusnya

Jika pemergian itu dipersetujui bersama, mekanismenya berbeza dan lebih ringkas — lihat pelantikan dan peletakan jawatan pengarah. Sebarang bayaran yang dibuat semasa pemergian itu perlu melepasi kelulusan yuran dan pampasan pengarah, dan kewajipan asas yang biasanya mendorong penyingkiran turut digariskan dalam kewajipan pengarah.