Register of Members: Two Duties, Two Separate Clocks

Seorang pemegang saham menunjukkan sijil saham kepada seorang peguam dan berkata dia memiliki 30% syarikat itu. Peguam itu meminta daftar ahli. Daftar itu menunjukkan 10%. Sijil itu kalah.

Ini bukan sekadar teknikaliti. Di bawah s.50(3) Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016), daftar ahli merupakan keterangan prima facie bagi perkara yang direkodkan di dalamnya. Sijil saham pula hanya dikeluarkan apabila seorang pemegang saham memohonnya di bawah s.97(1) — banyak Sdn Bhd yang tidak pernah mengeluarkan walau satu sijil sepanjang penubuhannya. Daftar itulah rekod yang menentukan siapa yang menjadi ahli.

Apakah sebenarnya yang menjadikan seseorang itu ahli?

Tiga laluan, semuanya berakhir di daftar.

Semasa pemerbadanan, s.18(2) memperuntukkan bahawa setiap orang yang dinamakan sebagai ahli dalam permohonan pemerbadanan direkodkan sebagai ahli dalam daftar ahli, dan s.18(3) menjadikan setiap mereka pemegang saham seperti yang dinyatakan dalam permohonan itu.

Bagi peruntukan saham (allotment), syarikat memfailkan penyata peruntukan (return of allotment) dengan SSM dalam tempoh 14 hari di bawah s.78(1), dan merekodkan peruntukan itu dalam daftar di bawah s.50(1)(e).

Bagi pindahan saham, s.105(1) menghendaki suatu instrumen pindahan yang telah dilaksanakan dengan sempurna dan disetemkan difailkan dengan syarikat, dan s.106(1) kemudiannya menghendaki syarikat merekodkan nama pemindahterima (transferee) dalam daftar dalam tempoh 30 hari. Perhatikan urutannya: instrumen itu disetemkan dahulu, direkodkan kemudian.

Apakah yang mesti terkandung dalam daftar?

Seksyen 50(1) menetapkan keperluan minimum. Ia lebih daripada sekadar nama dan bilangan saham.

Keperluan	Sumber
Nama, alamat, nombor NRIC, kewarganegaraan dan tempat tinggal biasa setiap ahli	s.50(1)(a)
Bagi ahli korporat: nama korporat, tempat pemerbadanan, nombor pendaftaran, pejabat berdaftar	s.50(1)(a)
Penyata saham yang dipegang oleh setiap ahli, dibezakan mengikut nombor atau nombor sijil, serta jumlah yang dibayar atau dipersetujui untuk dianggap dibayar	s.50(1)(b)
Tarikh nama setiap orang direkodkan sebagai ahli	s.50(1)(c)
Tarikh mana-mana orang berhenti menjadi ahli dalam tempoh tujuh tahun sebelumnya	s.50(1)(d)
Tarikh setiap peruntukan saham dan bilangan saham dalam setiap peruntukan	s.50(1)(e)

Dua butiran sering tercicir. Pertama ialah s.50(1)(d) — tempoh susulan tujuh tahun bagi bekas ahli. Daftar yang hanya menunjukkan pemegang saham semasa adalah tidak lengkap. Kedua ialah jumlah yang dibayar bagi setiap saham di bawah s.50(1)(b), yang menjadi penting sebaik sahaja sesiapa bertanya sama ada saham itu telah dibayar penuh.

Seksyen 52 menambah satu kewajipan berasingan bagi syarikat yang lebih besar: mana-mana syarikat yang mempunyai lebih daripada lima puluh ahli mesti menyimpan indeks ahli, dan mengemas kininya dalam tempoh 14 hari selepas berlaku perubahan dalam daftar.

Di manakah daftar mesti disimpan, dan siapa yang boleh melihatnya?

Lokasi asalnya ialah pejabat berdaftar. Seksyen 54(1) membenarkan dua alternatif: daftar boleh disimpan di pejabat lain syarikat di Malaysia jika ia disediakan di situ, atau di pejabat ejen di Malaysia yang menyediakannya bagi pihak syarikat. Jika kemungkiran ejen menyebabkan syarikat melanggar s.54, s.54(2) menjadikan ejen itu bertanggungan kepada penalti yang sama seperti seorang pegawai syarikat — satu peruntukan yang jarang disebut oleh firma setiausaha yang diluar-sumberkan (outsourced).

Jika daftar tidak disimpan di pejabat berdaftar, alamat itu mesti dinyatakan dalam penyata tahunan di bawah s.68(3)(d).

Hak akses ditetapkan oleh s.55. Ahli boleh memeriksa daftar secara percuma. Sesiapa selain ahli perlu membayar RM10 bagi setiap pemeriksaan, atau kurang jika syarikat memilih demikian. Di bawah s.55(2) mana-mana orang boleh meminta salinan daftar — terhad kepada nama, alamat, saham yang dipegang dan jumlah yang dibayar — dengan bayaran RM10 bagi setiap seratus perkataan atau kurang, dan syarikat mesti menghantarnya dalam tempoh 21 hari. Daftar boleh ditutup dengan memberi notis sekurang-kurangnya 14 hari kepada SSM di bawah s.55(3), tetapi tidak boleh melebihi 30 hari secara keseluruhan dalam satu tahun kalendar di bawah s.55(4).

Di manakah dua kewajipan ini berbeza?

Inilah bahagian yang hampir setiap panduan lain kecilkan menjadi satu ayat sahaja.

Seksyen 50 ialah kewajipan dalaman. Simpan daftar. Rekodkan butiran yang ditetapkan. Pastikan ia sentiasa terkini. Penalti di bawah s.50(4) ialah denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari bagi kesalahan berterusan.

Seksyen 51 ialah kewajipan luaran. Maklumkan kepada Pendaftar. Seksyen 51(1) menetapkan tempoh 14 hari daripada tarikh perubahan mana-mana pemegang saham, daripada tarikh selepas seseorang berhenti menjadi atau menjadi pemegang saham, atau daripada tarikh maklumat yang dikehendaki di bawah s.56 diterima atau direkodkan. Penalti di bawah s.51(4) ialah denda tidak melebihi RM20,000 ditambah RM500 sehari.

Kedua-duanya boleh dilanggar secara berasingan. Sebuah syarikat yang mengemas kini daftarnya dengan sempurna tetapi tidak pernah memfailkan notifikasi s.51 adalah patuh sepenuhnya kepada s.50 dan melanggar sepenuhnya s.51. Sebuah syarikat yang memfailkan notifikasi tetapi tidak pernah mengemas kini daftar mempunyai masalah yang bertentangan — dan juga baru sahaja mengesahkan kepada Pendaftar maklumat yang tidak disokong oleh rekodnya sendiri.

Seksyen 51(3) mengecualikan hanya satu kategori: syarikat yang sahamnya disebut harga di bursa saham. Setiap syarikat persendirian termasuk dalam skop ini.

Apakah urutan bagi pindahan saham?

Tiga jam berjalan serentak, dan hanya dua yang pertama merupakan tarikh akhir berkanun ke atas syarikat.

1. Penyeteman. Seksyen 105(1) menghendaki instrumen yang disetemkan dengan sempurna. Duti setem ditadbir oleh LHDN di bawah Akta Setem 1949 (Stamp Act 1949), bukan oleh SSM.
2. Kemasukan dalam daftar — 30 hari. Seksyen 106(1) menghendaki nama pemindahterima direkodkan dalam daftar dalam tempoh 30 hari selepas menerima instrumen itu, melainkan para pengarah membuat resolusi dalam tempoh 30 hari yang sama untuk menolak atau menangguhkan pendaftaran, menyatakan sebab-sebab penuh dalam resolusi itu, dan menghantar notis kepada pemindah (transferor) dan pemindahterima dalam tempoh 7 hari selepas resolusi diluluskan. Penalti di bawah s.106(3) ialah denda tidak melebihi RM50,000 ditambah RM500 sehari.
3. Notifikasi SSM — 14 hari. Seksyen 51(1) bermula daripada tarikh perubahan itu.

Justeru, satu pindahan boleh mengambil sehingga 44 hari kelonggaran berkanun dari hujung ke hujung, dan jam notifikasi 14 hari adalah yang lebih pendek antara kedua-duanya. Syarikat yang menganggap sikap “kita akan failkan dengan SSM apabila sempat” sebagai tidak berbahaya biasanya sudah pun lewat.

Jika sesuatu nama direkodkan secara salah atau tertinggal secara salah, s.103 membenarkan pihak yang terkilan memohon kepada Mahkamah untuk pembetulan, ganti rugi, atau kedua-duanya — termasuk ganti rugi yang perlu dibayar oleh pegawai yang menyebabkan kesilapan itu.

Apakah yang perlu diberikan kepada bank atau kementerian yang mahukan bukti pemegangan saham?

SSM menangani perkara ini secara langsung dalam kemas kini FAQ bertarikh 31 Disember 2024. Oleh kerana s.51(1) membenarkan kelewatan 14 hari, dan oleh kerana syarikat tersenarai dikecualikan di bawah s.51(3), pendirian Pendaftar sendiri ialah bahawa butiran pemegangan saham yang paling terkini sebaik- baiknya diperoleh terus daripada setiausaha syarikat. Surat pengesahan daripada setiausaha, yang diperoleh daripada daftar yang menjadi keterangan prima facie di bawah s.50(3), dianggap sebagai bukti yang mencukupi bersama- sama cetakan syarikat SSM.

Jika rekod SSM diperlukan, produk yang tersedia ialah profil syarikat, ekstrak Particulars of Shareholders yang diambil daripada sepuluh tarikh terkini borang s.51 yang difailkan, dan salinan diakui sah secara digital bagi borang s.51 itu sendiri.

Kesilapan lazim

• Menganggap pemfailan s.51 sebagai kemas kini itu sendiri. Pemfailan dengan SSM tidak mengemas kini daftar. Daftar itulah rekod sah; pemfailan hanyalah notifikasi mengenainya.
• Menarikh-belakangkan (backdating) daftar supaya sepadan dengan pemfailan lewat. Ini menjadikan satu pelanggaran pentadbiran sebagai rekod yang dipalsukan, dan s.49(2) menghendaki syarikat mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah bagi mengelakkan perkara itu sendiri.
• Membuang bekas ahli sebaik sahaja mereka berhenti. Seksyen 50(1)(d) menghendaki tarikh pemberhentian kekal dalam daftar selama tujuh tahun.
• Merekodkan pemindahterima sebelum instrumen disetemkan. Seksyen 105(1) mensyaratkan instrumen yang telah disetemkan; merekodkan terlebih dahulu membalikkan urutan dan mewujudkan jejak dokumen yang tidak boleh disetemkan lagi.
• Membiarkan tempoh 30 hari untuk menolak pindahan luput tanpa tindakan. Jika para pengarah ingin menolak sesuatu pindahan, resolusi mesti diluluskan dalam tempoh 30 hari berserta sebab-sebab penuh, dan notis diberikan dalam tempoh 7 hari. Tidak berbuat apa-apa bukanlah penolakan — ia adalah pelanggaran s.106(1).
• Menganggap ejen setiausaha yang menanggung risiko. Seksyen 54(2) menjadikan ejen bertanggungan seolah-olah seorang pegawai, tetapi ini tidak melepaskan syarikat atau para pengarahnya daripada tanggungjawab.

Apakah langkah seterusnya?

Padankan daftar dengan rekod SSM sebelum penyata tahunan seterusnya difailkan, memandangkan s.68(3)(i) menghendaki senarai ahli difailkan bersamanya. Jika kedua-duanya tidak sepadan, betulkan daftar dahulu dan failkan pembetulan itu kemudian. Selepas itu, semak sama ada pembahagian yang sama — daftar dalaman berbanding notifikasi luaran — telah ditangani pada daftar pengarah, di mana kewajipan-kewajipan itu terletak pada s.57 dan s.58 dan penalti notifikasinya lebih tinggi lagi.