Register of Directors, Managers and Secretaries: s.57 vs s.58

Seorang pengarah meletakkan jawatan pada 3 Mac. Setiausaha syarikat memfailkan pemberitahuan s.58 dengan SSM pada 14 Mac, jauh dalam tempoh yang ditetapkan, dan menutup fail itu. Sebelas bulan kemudian, peguam seorang pembeli meminta untuk memeriksa daftar pengarah dan mendapati pengarah yang telah meletakkan jawatan itu masih tersenarai. Syarikat itu telah mematuhi satu kewajipan tetapi melanggar satu lagi — dan pelanggaran dengan penalti yang lebih tinggi itulah yang tidak disedari oleh sesiapa.

Seksyen 57 dan 58 Akta Syarikat 2016 terletak bersebelahan antara satu sama lain, kedua-duanya berjalan atas tempoh 14 hari, dan dianggap oleh hampir setiap panduan yang diterbitkan sebagai satu langkah tunggal. Sebenarnya tidak. Satu adalah buku yang anda simpan. Satu lagi adalah borang yang anda hantar.

Apakah sebenarnya yang perlu disimpan di bawah s.57?

Seksyen 57(1) mewajibkan setiap syarikat menyimpan, di pejabat berdaftarnya, satu daftar pengarah, pengurus dan setiausahanya yang mengandungi sekurang-kurangnya:

Pegawai	Butiran yang diperlukan	Sumber
Pengarah	Nama, alamat kediaman, alamat perkhidmatan, tarikh lahir, pekerjaan perniagaan, pengenalan diri	s.57(1)(a)(i)
Pengarah	Butiran pengarahan lain di syarikat awam atau anak syarikat syarikat awam	s.57(1)(a)(ii)
Pengurus dan setiausaha	Nama penuh, pengenalan diri, alamat kediaman, alamat perniagaan (jika ada), pekerjaan lain	s.57(1)(b)

Dua takrifan dalam s.57(7) meluaskan lagi skop ini berbanding kelihatan pada pandangan pertama. “Pengenalan diri” bermaksud nombor kad pengenalan (NRIC), atau bagi seseorang tanpa NRIC, butiran pasport atau bukti identiti lain yang ada. Dan “pengarah” termasuk pengarah alternatif, ganti atau tempatan — jadi seorang pengarah alternatif yang dilantik untuk satu mesyuarat lembaga pengarah sahaja tetap tergolong dalam daftar itu.

Seksyen 57(2) menawarkan satu penyederhanaan: jika seseorang adalah pengarah bagi satu atau lebih anak syarikat kepunyaan syarikat induk yang sama, sudah memadai untuk mendedahkan bahawa mereka memegang satu atau lebih jawatan pengarah dalam kumpulan itu, diterangkan dengan nama syarikat induk itu ditambah perkataan “Group”.

Perhatikan juga bahawa s.57(1) tidak memberikan sebarang alamat alternatif untuk daftar itu. Daftar ahli boleh disimpan di pejabat ejen di bawah s.54(1); daftar pengarah tidak boleh. Ia mesti berada di pejabat berdaftar.

Siapa yang boleh memeriksanya?

Di bawah s.57(3), mana-mana ahli syarikat boleh memeriksanya secara percuma, dan mana-mana orang lain boleh memeriksanya dengan bayaran RM10 atau jumlah yang lebih rendah sebagaimana yang ditetapkan oleh syarikat.

Itu merupakan daftar yang benar-benar terbuka kepada umum. Pengarah yang menganggap alamat kediaman mereka adalah sulit kerana SSM hanya memaparkan alamat perkhidmatan adalah tersilap: s.57(1)(a)(i) mewajibkan kedua-dua alamat berada dalam daftar itu, dan s.57(3) membuka daftar itu kepada sesiapa sahaja yang sanggup membayar RM10.

Seksyen 57(5) menambah kesan keterangan pada arah yang sebaliknya — satu sijil daripada Pendaftar yang menyatakan bahawa seseorang didapati daripada pemulangan s.57 pernah menjadi pengarah, pengurus atau setiausaha pada waktu yang tertentu boleh diterima sebagai keterangan dan merupakan keterangan prima facie bagi fakta yang dinyatakan.

Di manakah s.57 dan s.58 berbeza?

Kedua-duanya adalah 14 hari. Kedua-duanya bermula daripada tarikh perubahan. Di situlah persamaannya berakhir.

Seksyen 57(4) — kewajipan daftar. Jika terdapat sebarang perubahan dalam butiran seorang pengarah, pengurus atau setiausaha, syarikat hendaklah melaksanakan perubahan itu dalam daftar dalam tempoh 14 hari daripada perubahan tersebut. Penalti di bawah s.57(6): denda tidak melebihi RM10,000, ditambah RM500 sehari bagi kesalahan berterusan.

Seksyen 58(1) — kewajipan pemberitahuan. Syarikat hendaklah memberitahu Pendaftar dalam tempoh 14 hari daripada tarikh:

• (a) pemerbadanan, bagi butiran yang dikehendaki di bawah s.57;
• (b) sebarang perubahan pada nama, alamat kediaman atau butiran lain yang ditetapkan bagi seorang pengarah, pengurus atau setiausaha, atau alamat perkhidmatan mana-mana pengarah;
• (c) seseorang berhenti menjadi, atau menjadi, seorang pengarah;
• (d) seseorang menjadi pengurus atau setiausaha, dengan menyatakan nama penuh, alamat dan pekerjaan lain; dan
• (e) seseorang berhenti menjadi pengurus atau setiausaha.

Penalti di bawah s.58(4): denda tidak melebihi RM50,000, ditambah RM500 sehari.

Kedua-dua tempoh ini berjalan serentak daripada peristiwa yang sama, bukan berturutan. Tiada tempoh tenggang di mana daftar itu menunggu pemfailan SSM diterima. Dan kewajipan yang membawa penalti lima kali ganda itulah yang diingati orang ramai, sedangkan kewajipan yang lebih murah itulah yang meninggalkan jejak kertas kekal yang boleh diperiksa bagi pelanggaran tersebut.

Apakah yang perlu disertakan bersama pemberitahuan pengarah baharu?

Seksyen 58(3) menetapkan dua syarat ke atas notis bahawa seseorang telah menjadi pengarah. Notis itu mesti mengandungi satu pernyataan butiran pengarah baharu itu sebagaimana yang dinyatakan dalam s.57(1)(a), dan mesti disertakan dengan persetujuan orang itu untuk bertindak dalam kapasiti tersebut.

Persetujuan untuk bertindak bukanlah pilihan dan bukan kerja kertas retrospektif. Pemberitahuan yang difailkan tanpanya adalah tidak lengkap, dan pelantikan yang direkodkan tanpanya menimbulkan persoalan sama ada orang itu pernah bersetuju untuk berkhidmat.

FAQ Bahagian E SSM menyelesaikan satu persoalan berkaitan yang sering mengelirukan pasukan setiausaha: satu resolusi lembaga pengarah hanya perlu dilampirkan apabila terdapat perubahan dalam pelantikan atau pemberhentian seorang pengarah. Perubahan butiran — nombor pasport yang diperbaharui, alamat rumah yang baharu — tidak memerlukan resolusi.

Apakah yang dianggap sebagai alamat perkhidmatan, dan mengapa ia berasingan?

“Alamat perkhidmatan” ditakrifkan dalam s.2 sebagai alamat, sama ada elektronik atau selainnya, yang diberikan kepada syarikat untuk penghantaran sebarang komunikasi. Ia berada bersama alamat kediaman sebagai butiran yang berasingan dalam s.57(1)(a)(i), dan s.58(1)(b) secara jelas menjadikan perubahan pada alamat perkhidmatan seorang pengarah sebagai perkara yang perlu dimaklumkan.

FAQ Bahagian E SSM, yang dikemas kini pada 9 Jun 2017, membincangkan kes lazim di mana seorang pengarah tidak mempunyai alamat perniagaan atau e-mel yang berasingan. Jawapannya ialah pemberitahuan itu tetap perlu dibuat, dengan menyatakan bahawa alamat kediaman dan alamat perkhidmatan adalah alamat yang sama. Membiarkan ruangan itu kosong bukanlah sama dengan membiarkannya tidak berubah.

Kesilapan lazim

• Memfailkan dengan SSM dan menganggap ia selesai. Pelanggaran paling lazim dalam pasangan ini. Seksyen 57(4) adalah kewajipan berasingan pada tempoh masa yang sama.
• Menyimpan daftar di firma setiausaha sedangkan pejabat berdaftar berada di tempat lain. Seksyen 57(1) mengaitkan daftar itu dengan pejabat berdaftar, tanpa sebarang peruntukan alamat alternatif.
• Mengabaikan pengarah alternatif. Seksyen 57(7) mentakrifkan “pengarah” sebagai termasuk pengarah alternatif, ganti dan tempatan.
• Menganggap alamat kediaman sebagai sulit. Seksyen 57(3) membuka daftar itu kepada sesiapa sahaja dengan bayaran RM10, dan s.57(1)(a)(i) mewajibkan alamat kediaman berada di dalamnya.
• Memfailkan pemberitahuan pengarah baharu tanpa persetujuan untuk bertindak. Seksyen 58(3)(b) menjadikannya sebagai lampiran yang diwajibkan, bukan sekadar dokumen sokongan.
• Melampirkan resolusi lembaga pengarah bagi setiap perubahan butiran. SSM menyatakan ia hanya diperlukan bagi pelantikan atau pemberhentian, dan lampiran yang tidak perlu melambatkan pertanyaan.
• Melupakan pengurus. Seksyen 57 dan 58 kedua-duanya merangkumi pengurus, bukan sekadar pengarah dan setiausaha, dan syarikat yang melantik seorang pengurus jarang mendaftarkannya.

Langkah seterusnya

Jalankan penyesuaian yang sama seperti yang anda jalankan ke atas daftar ahli: dapatkan profil SSM syarikat, letakkan ia bersebelahan dengan daftar s.57, dan semak baris demi baris sebelum penyata tahunan, yang di bawah s.68(3)(h) mesti membawa butiran pengarah, pengurus, setiausaha dan juruaudit. Jika kedua-duanya tidak sepadan, betulkan daftar itu dan failkan pemberitahuan s.58 yang tertunggak secara berasingan — satu tindakan tidak membetulkan yang lain. Kemudian gunakan ujian yang sama ke atas daftar ahli, di mana pembahagian yang sama muncul sebagai s.50 berbanding s.51.