Minute Books and Records: Every Retention Clock in One Place

Tanya mana-mana setiausaha syarikat Malaysia berapa lama buku minit perlu disimpan, dan anda akan mendapat jawapan “tujuh tahun” tanpa teragak-agak. Tanya pula apakah tarikh akhir untuk menyediakan minit pada mulanya, dan jawapannya biasanya suatu angka yang disebut dengan yakin tetapi tidak wujud dalam Akta tersebut.

Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) menetapkan beberapa tempoh penyimpanan dan satu tarikh akhir kemasukan yang sebenar. Tiada satu pun daripadanya merupakan tarikh akhir untuk menyediakan minit. Perbezaan ini penting untuk difahami dengan tepat, kerana kewajipan yang benar-benar mempunyai tarikh akhir adalah yang membawa penalti RM500,000.

Apakah sebenarnya yang diliputi oleh seksyen 341?

Kurang daripada yang disangka kebanyakan orang. Seksyen 341(1) menghendaki setiap syarikat menyimpan rekod yang merangkumi:

• (a) semua resolusi ahli yang diluluskan selain daripada di sesuatu mesyuarat ahli;
• (b) minit semua prosiding mesyuarat ahli; dan
• (c) butiran yang diberikan kepada syarikat di bawah s.344, iaitu kewajipan ahli tunggal untuk memberikan syarikat butiran keputusan yang dibuat di luar mesyuarat.

Minit Lembaga Pengarah tidak termasuk dalam senarai itu. Seksyen 341(2) menetapkan tempoh penyimpanan sekurang-kurangnya tujuh tahun dari tarikh resolusi, mesyuarat atau keputusan tersebut. Seksyen 341(3) menjadikan pelanggaran sebagai suatu kesalahan bagi setiap pegawai, boleh didenda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari bagi kesalahan berterusan.

Seksyen 343 menjelaskan kepentingan rekod tersebut dari segi keterangan. Rekod resolusi yang diluluskan selain daripada di sesuatu mesyuarat, jika didakwa ditandatangani oleh seseorang pengarah atau setiausaha, adalah keterangan yang mencukupi bahawa resolusi itu telah diluluskan. Apabila wujud rekod prosiding, s.343(4) menganggap mesyuarat itu telah disidangkan dengan sewajarnya, prosidingnya telah dijalankan dengan sewajarnya dan pelantikan yang dibuat di dalamnya sah, sehingga dibuktikan sebaliknya.

Jadi, di manakah minit Lembaga Pengarah disimpan?

Dua tempat, tiada satu pun daripadanya s.341.

Seksyen 47(1)(f) menghendaki minit semua mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah serta jawatankuasa Lembaga Pengarah disimpan di pejabat berdaftar. Berbeza dengan minit ahli di bawah s.47(1)(e), minit Lembaga Pengarah boleh disimpan di tempat lain di bawah s.47(2) jika notis diberikan kepada Pendaftar.

Jadual Ketiga menyediakan tatacara bagi syarikat yang perlembagaannya tidak menyatakan apa-apa mengenainya — iaitu kebanyakan Sdn Bhd, memandangkan s.31(1) menjadikan perlembagaan sebagai pilihan dan s.31(3) menggunakan hak dan kewajipan lalai Akta tersebut apabila tiada perlembagaan. Perenggan 13 menyatakan secara ringkas bahawa Lembaga Pengarah hendaklah memastikan minit semua prosiding mesyuarat Lembaga Pengarah disimpan. Perenggan 17 menambah bahawa satu salinan resolusi bertulis Lembaga Pengarah hendaklah dimasukkan ke dalam buku minit prosiding Lembaga Pengarah.

Kedua-dua perenggan itu tidak menyatakan sebarang tarikh akhir. Begitu juga s.47. Tiada had masa berkanun untuk memasukkan minit ke dalam buku minit. Panduan yang mendakwa sebaliknya — 14 hari, 30 hari, sebulan — sebenarnya menyatakan dasar firma, bukan undang-undang. Dasar firma yang munasabah, tetapi bukan sesuatu yang boleh dikompaunkan oleh SSM jika terlepas pandang.

Apa yang dikehendaki oleh Akta tersebut, dalam kes-kes tertentu, ialah supaya perkara tertentu direkodkan dalam minit itu sendiri. Seksyen 221(8) menghendaki setiausaha merekodkan setiap pengisytiharan kepentingan seseorang pengarah dalam minit mesyuarat di mana pengisytiharan itu dibuat. Seksyen 230(3) menghendaki kelulusan yuran pengarah direkodkan dalam minit mesyuarat pengarah. Seksyen 233(2) menghendaki terma kontrak tertentu yang tidak dibuat secara bertulis direkodkan dalam minit mesyuarat pengarah sejurus selepas kontrak itu dibuat.

Di manakah rekod ini perlu disimpan, dan siapakah yang boleh melihatnya?

Seksyen 342(1) menghendaki rekod s.341 bagi tujuh tahun terkini disediakan untuk pemeriksaan di pejabat berdaftar atau di tempat lain yang dimaklumkan kepada Pendaftar. Jika rekod tersebut tidak berada di pejabat berdaftar pada setiap masa, s.342(2) menghendaki notis diberikan kepada Pendaftar mengenai tempat itu, atau perubahan tempat, dalam tempoh 14 hari.

Akses yang diberikan agak luas. Seksyen 342(3) membuka rekod tersebut untuk pemeriksaan oleh mana-mana ahli tanpa sebarang caj, dan s.342(4) memberi hak kepada seseorang ahli untuk mendapatkan salinan mana-mana minit yang dinyatakan dalam s.341 dalam tempoh 14 hari daripada permintaan bertulis, dengan caj tidak melebihi RM2 bagi setiap seratus perkataan. Pelanggaran s.342 membawa denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari.

Apakah peraturan bagi rekod perakaunan?

Seksyen 245 adalah peruntukan paling ketat dalam bidang ini, dan peruntukan yang mempunyai tarikh akhir yang hampir tidak pernah disiarkan oleh sesiapa.

Kewajipan	Keperluan	Sumber
Menyimpan rekod	Mencukupi untuk menjelaskan transaksi dan kedudukan kewangan, serta membolehkan penyediaan akaun yang benar dan saksama	s.245(1)(a)
Bentuk boleh diaudit	Disimpan supaya boleh diaudit dengan mudah dan sewajarnya	s.245(1)(b)
Tarikh akhir kemasukan	Kemasukan yang sewajarnya dalam tempoh 60 hari daripada selesainya transaksi	s.245(2)
Penyimpanan	Tujuh tahun selepas selesainya transaksi atau operasi	s.245(3)
Lokasi	Di pejabat berdaftar atau di tempat lain yang difikirkan sesuai oleh para pengarah, terbuka kepada para pengarah pada setiap masa	s.245(4)
Operasi luar negara	Boleh disimpan di luar negara tetapi mesti dihantar ke dan disimpan di Malaysia serta disediakan kepada para pengarah pada setiap masa	s.245(5)

Kewajipan dalam s.245(1) dikenakan bukan sahaja ke atas syarikat tetapi secara nyata ke atas para pengarah dan pengurus juga. Penalti di bawah s.245(9) ialah denda tidak melebihi RM500,000 atau penjara tidak melebihi tiga tahun atau kedua-duanya — tiada denda harian, tetapi pendedahan jenayah yang jauh melebihi apa-apa yang terdapat dalam peruntukan daftar.

Seksyen 245(8) menambah satu mekanisme yang jarang digunakan: Mahkamah boleh memerintahkan rekod perakaunan dibuka untuk pemeriksaan oleh juruaudit syarikat yang diluluskan bertindak bagi pihak seseorang pengarah, tertakluk kepada akujanji bertulis bahawa maklumat itu tidak akan didedahkan kepada sesiapa selain pengarah tersebut. Itulah remedi bagi seseorang pengarah yang disekat daripada mengakses buku akaun oleh rakan-rakan pengarahnya.

Bagaimana pula dengan rekod pemilikan benefisial?

Bahagian 8A, yang dimasukkan oleh Companies (Amendment) Act 2024 (Act A1701), menambah satu lagi tempoh tujuh tahun yang ketiga — dan mengulangi pembahagian antara daftar dan pemberitahuan yang turut terdapat di bahagian lain dalam Akta tersebut.

Seksyen 60B(1) menghendaki syarikat menyimpan daftar pemilik benefisial, yang disimpan di bawah s.60B(2) di pejabat berdaftar atau di tempat lain di Malaysia yang dimaklumkan kepada Pendaftar. Seksyen 60B(3) secara berasingan menghendaki syarikat mengemukakan notis bagi sebarang perubahan kepada butiran dalam daftar tersebut, dan s.60B(4) menetapkan tarikh akhir 14 hari dari tarikh perubahan itu direkodkan dalam daftar — jadi tempoh pengemukaan itu dicetuskan oleh kemasukan dalaman, bukan oleh peristiwa asal itu sendiri.

Seksyen 60C(4) menyediakan tarikh akhir kemasukan yang tiada dalam s.341: apabila syarikat menerima maklumat sebagai respons kepada notis di bawah s.60C(1), (2) atau (3), ia mesti merekodkan tarikh notis itu dikeluarkan dan butiran yang diterima dalam daftar BO dalam tempoh 14 hari daripada menerima maklumat tersebut.

Seksyen 60B(5) seterusnya menghendaki syarikat menyimpan maklumat seseorang yang telah berhenti menjadi pemilik benefisial selama tujuh tahun dari tarikh penamatan tersebut. Pelanggaran s.60B membawa denda tidak melebihi RM20,000 ditambah RM500 sehari.

Bolehkah mana-mana daripadanya disimpan secara elektronik?

Boleh, tertakluk kepada dua syarat. Seksyen 49(1) membenarkan dokumen dan rekod yang dirujuk dalam s.47 disimpan dalam bentuk bertulis atau dalam apa-apa bentuk atau cara lain, sama ada elektronik atau sebaliknya, yang membolehkannya diakses dengan mudah dan dihasilkan semula ke dalam bentuk bertulis. Seksyen 49(2) menghendaki langkah berjaga-jaga yang munasabah terhadap pemalsuan, dan s.49(3) menghendaki pemberitahuan segera kepada Pendaftar jika pemalsuan dikesan.

Penalti bagi pelanggaran s.49 ialah denda tidak melebihi RM500,000 atau penjara sehingga lima tahun atau kedua-duanya — yang paling berat dalam Bahagian 8.

Satu lagi perangkap: s.586(3) menghendaki bahawa jika penyata kewangan, buku minit atau rekod lain yang dikehendaki oleh Akta tersebut tidak disimpan dalam Bahasa Melayu atau Bahasa Inggeris, para pengarah mesti memastikan terjemahan yang benar disediakan pada selang masa tidak melebihi tujuh hari dan disimpan bersama-sama dengan yang asal selama tempoh yang asal itu dikehendaki disimpan.

Kesilapan lazim

• Menganggap s.341 meliputi minit Lembaga Pengarah. Ia meliputi resolusi dan mesyuarat ahli serta keputusan ahli tunggal di bawah s.344. Minit Lembaga Pengarah terletak di bawah s.47(1)(f) dan Jadual Ketiga.
• Mempercayai wujudnya tarikh akhir penyediaan minit. Tiada yang sedemikian dalam Akta tersebut. Tempoh tujuh tahun itu adalah tempoh penyimpanan.
• Terlepas pandang peraturan kemasukan perakaunan 60 hari dalam s.245(2). Ini merupakan tarikh akhir sebenar yang boleh ditentukan tarikhnya, membawa penalti RM500,000, dan ia tidak disebut dalam kebanyakan kandungan pematuhan di Malaysia.
• Memusnahkan rekod tujuh tahun dari akhir tahun kewangan. Seksyen 245(3) bermula dari selesainya transaksi, dan s.341(2) dari tarikh resolusi atau mesyuarat — bukan dari akhir tahun kewangan.
• Memindahkan rekod ke luar premis tanpa notis. Seksyen 342(2) dan s.47(3) masing-masing menghendaki pemberitahuan 14 hari kepada Pendaftar.
• Menganggap daftar BO sebagai cetakan e-BOS semata-mata. Seksyen 60B(1) menghendaki syarikat menyimpan daftarnya sendiri; s.60B(3) pula adalah kewajipan pengemukaan yang berasingan.
• Menolak permintaan seseorang ahli untuk mendapatkan minit. Seksyen 342(4) memberikan tempoh 14 hari dan mengehadkan caj kepada RM2 bagi setiap seratus perkataan.

Langkah seterusnya

Bina satu jadual penyimpanan dengan tiga lajur — dokumen, tempoh berkanun, tarikh mula — dan isikan berdasarkan s.245(3), s.341(2) dan s.60B(5). Kemudian semak peraturan kemasukan 60 hari dalam s.245(2) berbanding kelajuan sebenar pembukuan anda dipos; bagi kebanyakan PKS, itulah pelanggaran yang sememangnya berlaku dalam artikel ini. Sahkan di mana setiap kategori disimpan secara fizikal berbanding keperluan pejabat berdaftar, dan bahawa mana-mana lokasi luar premis dilindungi oleh notis yang telah dikemukakan.