Cara Syarikat Menyempurnakan Dokumen (Cop Mohor dan Alternatifnya)

Sebelum Akta Syarikat 2016 mula berkuat kuasa pada 31 Januari 2017, cop mohor merupakan cara lazim sebuah syarikat menyempurnakan dokumen penting di Malaysia. Hari ini, cop mohor itu boleh langsung tidak wujud — dan syarikat tetap boleh menandatangani kontrak, pinjaman, dan surat ikatan dengan sah. Perubahan ini datang daripada Akta Syarikat 2016, khususnya Seksyen 61 dan Seksyen 66, dan ia sering mengelirukan penandatangan yang masih mencari “cop syarikat”.

Adakah cop mohor masih wajib?

Tidak lagi. Seksyen 61(1) Akta Syarikat 2016 menyatakan dengan jelas bahawa sebuah syarikat “may or may not have a common seal”. Ini satu perubahan daripada kedudukan di bawah Akta Syarikat 1965 yang telah digantikan oleh Akta 2016.

Jika syarikat memilih untuk menyimpan cop mohor, Seksyen 61(2) menghendaki nama dan nombor pendaftaran syarikat diukir dengan huruf romawi yang boleh dibaca pada cop tersebut. Akta memisahkan dua kesalahan yang berbeza di sini. Di bawah Seksyen 61(3), syarikat dan setiap pegawai yang tidak memenuhi kehendak mengukir itu (iaitu melanggar Seksyen 61(2)) melakukan satu kesalahan. Seksyen 61(4) pula mewujudkan kesalahan yang berasingan: seseorang pegawai syarikat, atau orang yang bertindak bagi pihak syarikat, yang menggunakan atau membenarkan penggunaan cop yang berupa cop syarikat tetapi tanpa nama syarikat diukir sepertimana dikehendaki oleh Seksyen 61(2), melakukan kesalahan dan boleh, apabila disabitkan, dikenakan denda tidak melebihi RM50,000.

Walaupun cop mohor kini pilihan, SSM memberi amaran bahawa keputusan untuk tidak memilikinya tidak mengatasi (“does not override”) keperluan di bawah undang-undang bertulis lain. Contohnya, urusan di Pejabat Tanah mungkin masih menghendaki cop mohor, dan syarikat boleh mengguna pakai satu apabila keperluan itu timbul.

Bagaimana syarikat menyempurnakan dokumen di bawah Seksyen 66?

Seksyen 66(1) memberi dua laluan. Sebuah dokumen disempurnakan oleh syarikat sama ada:

• (a) dengan menurunkan cop mohornya, tertakluk kepada syarat atau had dalam perlembagaan; atau
• (b) dengan tandatangan mengikut seksyen ini.

Laluan tandatangan diperincikan dalam Seksyen 66(2). Dokumen sah disempurnakan jika ia ditandatangani bagi pihak syarikat oleh sekurang-kurangnya dua pegawai diberi kuasa, salah seorangnya mesti seorang pengarah. Bagi syarikat yang hanya mempunyai seorang pengarah, pengarah itu menandatangani seorang diri di hadapan seorang saksi yang mengesahkan tandatangan.

Kesan undang-undangnya adalah sama. Seksyen 66(3) menyatakan dokumen yang ditandatangani mengikut subseksyen (2) “shall have the same effect as if the document is executed under the common seal of the company”. Dengan kata lain, tandatangan dua pegawai adalah setara sepenuhnya dengan turunan cop mohor.

Jadual berikut meringkaskan kaedah yang sah:

Situasi syarikat	Kaedah sah di bawah Seksyen 66	Rujukan
Ada cop mohor	Turunkan cop mohor mengikut syarat perlembagaan	s.66(1)(a)
Tiada cop mohor / pilih tandatangan	Dua pegawai diberi kuasa menandatangani; seorang mesti pengarah	s.66(2)(a)
Hanya seorang pengarah	Pengarah tunggal menandatangani di hadapan seorang saksi	s.66(2)(b)
Dokumen memerlukan pengesahan (authentication)	Ditandatangani oleh seorang pegawai diberi kuasa; tidak perlu cop mohor	s.66(4)

Siapakah “pegawai diberi kuasa”?

Istilah ini ditakrifkan dalam Seksyen 66(5). “Authorized officer” bermaksud:

• (a) seorang pengarah syarikat;
• (b) seorang setiausaha syarikat; atau
• (c) mana-mana orang lain, yang diluluskan oleh Lembaga.

Ini memberi fleksibiliti operasi. Sebagai contoh, sebuah syarikat boleh meluluskan seorang Ketua Pegawai Kewangan atau pengurus tertentu sebagai penandatangan kedua melalui resolusi Lembaga — tetapi syarat asas kekal: apabila dua tandatangan diperlukan, salah seorang mesti seorang pengarah, bukan dua orang bukan pengarah.

Bagi setiausaha syarikat, ini bermakna anda boleh bertindak sebagai salah seorang penandatangan yang sah, berpasangan dengan seorang pengarah, tanpa perlu mencari pengarah kedua.

Dokumen mana yang tertakluk kepada Seksyen 66?

Inilah titik yang paling kerap disalah faham. Selepas Akta 2016 berkuat kuasa, timbul kebimbangan bahawa setiap invois, resit, atau pesanan belian pun perlu ditandatangani oleh dua pegawai — satu beban pentadbiran yang tidak praktikal.

Kebimbangan itu tidak berasas. Seksyen 66(6) mentakrifkan “document” sebagai dokumen yang dikehendaki disempurnakan oleh mana-mana undang-undang bertulis, resolusi, perjanjian atau perlembagaan mengikut subseksyen (1). SSM mengesahkan dalam FAQ Part G bahawa skop Seksyen 66 “is intended to cover the execution of documents which are required under any written law/regulations or agreement to be executed under common seal”.

Maka formaliti dua penandatangan hanya terpakai apabila sesuatu undang-undang, resolusi, atau perjanjian secara khusus menghendaki penyempurnaan formal. Surat harian dan kontrak biasa tidak tertakluk kepadanya.

Untuk kontrak biasa, laluannya ialah Seksyen 64. Seksyen 64(1) membenarkan kontrak dibuat oleh syarikat secara bertulis di bawah cop mohor, atau bagi pihak syarikat oleh seorang yang bertindak di bawah kuasa nyata atau tersirat — malah secara lisan. Justeru seorang wakil yang diberi kuasa boleh mengikat syarikat dalam kontrak komersial tanpa memenuhi formaliti Seksyen 66.

Bagaimana pula dengan surat ikatan (deed)?

Surat ikatan diuruskan secara berasingan di bawah Seksyen 67, bukan Seksyen 66. Ini penting kerana banyak dokumen bercagar, jaminan, dan pindah milik hartanah disempurnakan sebagai deed.

Seksyen 67(1) menetapkan dua syarat. Dokumen sah disempurnakan oleh syarikat sebagai deed jika:

• (a) ia disempurnakan dengan wajar oleh syarikat (iaitu mengikut kaedah Seksyen 66); dan
• (b) ia diserahkan (delivered) sebagai deed.

Untuk mengelakkan pertikaian tentang bila penyerahan berlaku, Seksyen 67(2) mewujudkan satu anggapan: dokumen dianggap telah diserahkan sebaik sahaja ia disempurnakan dengan sah, melainkan niat sebaliknya dibuktikan. Amalan biasa adalah menyatakan dengan jelas dalam dokumen bahawa ia “executed as a deed”.

Seksyen 67 juga membenarkan perwakilan. Di bawah Seksyen 67(3), syarikat boleh, melalui suatu instrumen yang disempurnakan sebagai deed, memberi kuasa kepada seseorang untuk menyempurnakan deed atau dokumen lain bagi pihaknya — sama ada secara umum atau bagi perkara tertentu. Deed yang disempurnakan oleh orang itu berkuat kuasa seolah-olah ia disempurnakan oleh syarikat itu sendiri (Seksyen 67(4)). Inilah asas undang-undang bagi surat kuasa wakil (power of attorney) korporat.

Senarai semak praktikal sebelum menandatangani

• Kenal pasti jenis dokumen. Adakah ia dokumen berkanun yang tertakluk kepada Seksyen 66, kontrak biasa di bawah Seksyen 64, atau surat ikatan di bawah Seksyen 67?
• Semak bilangan pengarah. Pengarah tunggal memerlukan saksi; dua atau lebih pengarah membolehkan kaedah dua penandatangan.
• Sahkan kuasa penandatangan. Jika penandatangan kedua bukan pengarah atau setiausaha, pastikan Lembaga telah meluluskannya di bawah Seksyen 66(5)(c).
• Untuk deed, nyatakan ia deed dan pastikan syarat penyerahan Seksyen 67 dipenuhi.
• Semak perlembagaan syarikat untuk sebarang syarat atau had tambahan ke atas penggunaan cop mohor.

Apa seterusnya

Sahkan sama ada pihak lawan dalam transaksi anda — bank, Pejabat Tanah, atau agensi kerajaan — mempunyai keperluan penyempurnaan tersendiri yang melangkaui Akta Syarikat 2016, kerana Seksyen 66 tidak mengatasi keperluan undang-undang bertulis lain. Jika syarikat anda kerap menyempurnakan deed, pertimbangkan untuk meluluskan resolusi Lembaga yang mengenal pasti pegawai diberi kuasa terlebih dahulu supaya penandatanganan tidak tergendala. Untuk transaksi bernilai tinggi atau rumit, dapatkan nasihat guaman bertauliah bagi mengesahkan bentuk penyempurnaan yang betul sebelum dokumen ditandatangani.