How Members Can Force a Company to Hold a Meeting

Hampir semua firma setiausaha syarikat di Malaysia menulis tentang mesyuarat dari sudut lembaga pengarah, kerana lembaga pengarahlah yang menjadi klien. Akibatnya, satu-satunya prosedur yang sebenarnya diperlukan oleh pemegang saham minoriti — iaitu memaksa satu mesyuarat yang tidak mahu diadakan oleh pengarah — hampir tiada dalam pasaran.

Prosedur ini ada dalam Akta, ia tidak sukar, dan ia berjalan mengikut tempoh masa yang singkat.

Dua laluan berasingan untuk mengadakan mesyuarat

Akta ini memberikan ahli dua mekanisme yang berbeza, dan kedua-duanya mudah dikelirukan.

Seksyen 310 — mengadakan mesyuarat secara terus. Mesyuarat ahli boleh diadakan oleh Lembaga Pengarah, atau oleh mana-mana ahli yang memegang sekurang-kurangnya 10% daripada modal saham terbitan, atau peratusan yang lebih rendah seperti yang ditetapkan dalam perlembagaan syarikat. Bagi syarikat tanpa modal saham, angka itu ialah sekurang-kurangnya 5% daripada bilangan ahli. Tiada keperluan diperlukan, tiada perlu menunggu pengarah.

Seksyen 311 — memerlukan pengarah mengadakan mesyuarat. Ahli boleh memerlukan pengarah mengadakan satu mesyuarat. Inilah laluan keperluan (requisition), yang meletakkan mekanisme dan kos ke atas syarikat, dan inilah laluan yang disokong oleh mekanisme penguatkuasaan dalam ss.312 dan 313.

Perhatikan ukuran yang berbeza: s.310 merujuk kepada modal saham terbitan, manakala s.311(3)(a) merujuk kepada modal berbayar yang membawa hak mengundi, tidak termasuk saham perbendaharaan. Dalam syarikat yang mempunyai saham separa berbayar atau saham tanpa hak mengundi, ukuran ini menghasilkan jawapan yang berbeza.

Ambang di bawah seksyen 311

Syarikat	Ambang	Seksyen
Syarikat yang mempunyai modal saham	10% daripada modal berbayar yang membawa hak mengundi, tidak termasuk saham perbendaharaan	s.311(3)(a)
Syarikat tanpa modal saham	5% daripada jumlah hak mengundi	s.311(3)(b)
Syarikat sendirian berhad, apabila lebih 12 bulan telah berlalu sejak berakhirnya mesyuarat terakhir yang diminta	5% daripada modal berbayar yang mengundi	s.311(4)

Laluan s.311(4) ini kurang digunakan. Ia wujud supaya golongan minoriti dalam syarikat sendirian berhad tidak boleh disekat buat selama-lamanya, dan ia membawa syaratnya sendiri — resolusi yang dicadangkan tidak boleh bersifat fitnah, menyusahkan atau remeh.

Di bawah s.311(6), hak mengundi bagi kedua-dua s.311(3) dan s.311(4) ditentukan pada tarikh keperluan itu diserahkan kepada syarikat. Lembaga pengarah tidak boleh mengalahkan sesuatu keperluan dengan mengeluarkan saham baharu selepas ia diterima.

Apa yang perlu dinyatakan dalam keperluan

Seksyen 311(2) menetapkan empat keperluan. Keperluan itu:

• mestilah dalam bentuk salinan keras atau bentuk elektronik
• mestilah menyatakan sifat am urusan yang hendak dijalankan
• boleh mengandungi teks resolusi yang dicadangkan untuk dikemukakan
• mestilah ditandatangani atau disahkan oleh orang yang membuatnya

Menyertakan teks itu adalah pilihan tetapi hampir selalu wajar dilakukan. Apabila keperluan itu menyertakannya, s.312(2) mewajibkan syarikat mengulangi teks itu dalam notis mesyuarat, yang menghapuskan sebarang pertikaian tentang skop pada hari mesyuarat.

Seksyen 311(5) menyenaraikan satu-satunya alasan yang membolehkan sesuatu resolusi tidak boleh dikemukakan dengan sewajarnya: ia tidak akan berkuat kuasa kerana tidak selaras dengan undang-undang bertulis atau perlembagaan syarikat; ia bersifat fitnah; ia remeh atau menyusahkan; atau jika diluluskan ia tidak akan menjadi kepentingan terbaik syarikat. Ketetapan ini sama seperti s.302(2) di bahagian resolusi bertulis.

Tempoh masa yang perlu dipatuhi oleh pengarah

Seksyen 312(1) menetapkan tempoh yang ketat:

• 14 hari dari tarikh keperluan untuk memanggil mesyuarat
• mesyuarat itu mesti diadakan pada tarikh tidak lewat daripada 28 hari selepas tarikh notis yang memanggilnya

Seksyen 312(4) menutup satu lubang yang jelas. Jika resolusi itu hendak dicadangkan sebagai resolusi khas, pengarah dianggap tidak memanggil mesyuarat itu dengan sewajarnya melainkan notis diberikan selaras dengan s.292 — iaitu, sekurang-kurangnya 21 hari. Pengarah tidak boleh mematuhi keperluan itu secara teknikal dengan mengeluarkan notis 14 hari bagi resolusi yang memerlukan 21 hari.

Apabila pengarah tidak berbuat apa-apa

Seksyen 313(1) terpakai apabila pengarah dikehendaki memanggil satu mesyuarat tetapi tidak berbuat demikian selaras dengan s.312. Pihak yang membuat keperluan — atau mana-mana antara mereka yang mewakili lebih daripada separuh jumlah hak mengundi semua pihak yang membuat keperluan itu — boleh memanggil mesyuarat itu sendiri.

Tiga syarat membentuk laluan ini:

• Mesyuarat itu mesti diadakan dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pengarah menerima keperluan itu (s.313(3)).
• Ia mesti diadakan dengan cara yang sama, sedekat mungkin, seperti mesyuarat yang diadakan oleh pengarah (s.313(4)).
• Jika keperluan itu menyertakan teks sesuatu resolusi, notis mesti menyertakan teks itu (s.313(2)).

Kos ditanggung oleh syarikat. Seksyen 313(6) mewajibkan pembayaran balik perbelanjaan munasabah ahli tersebut, dan s.313(7) membenarkan syarikat menahan jumlah itu daripada fi atau apa-apa saraan lain yang perlu dibayar kepada pengarah yang gagal berbuat demikian. Golongan minoriti tidak perlu membiayai halangan yang dilakukan oleh lembaga pengarah.

Laluan mahkamah sebagai jalan terakhir

Apabila mekanisme keperluan langsung tidak dapat berfungsi — lembaga pengarah yang buntu, atau pemegang saham yang enggan hadir untuk menghalang kuorum — s.314 membenarkan Mahkamah, atas inisiatifnya sendiri atau atas permohonan seorang pengarah, seorang ahli yang berhak mengundi, atau wakil peribadi ahli tersebut, memerintahkan supaya satu mesyuarat dipanggil, diadakan dan dijalankan dengan cara yang difikirkannya patut.

Seksyen 314(4) memberikan kuasa praktikal: Mahkamah boleh mengarahkan bahawa seorang ahli yang hadir sendiri atau melalui proksi membentuk kuorum. Ini menghapuskan sepenuhnya taktik menghalang kuorum.

Bagi syarikat awam yang gagal mengadakan AGM, terdapat peruntukan selari yang lebih ringkas dalam s.340(5), di mana Mahkamah boleh memerintahkan satu mesyuarat agung atas permohonan mana-mana ahli.

Kesilapan lazim

Membuat keperluan sedangkan boleh terus mengadakan mesyuarat. Jika anda memegang 10% daripada modal saham terbitan, s.310 membolehkan anda memanggil mesyuarat itu sendiri tanpa perlu menunggu 14 hari untuk pengarah bertindak. Semak laluan mana yang lebih pantas sebelum menulis surat kepada lembaga pengarah.

Mengukur ambang berdasarkan modal terbitan dan bukannya modal berbayar yang mengundi. Seksyen 311(3)(a) merujuk kepada yang kedua, ditolak saham perbendaharaan.

Tidak menyertakan teks resolusi. Ini pilihan di bawah s.311(2)(c), tetapi tanpanya lembaga pengarah yang mengawal apa yang tertera dalam notis.

Membiarkan tempoh tiga bulan tamat. Seksyen 313(3) bermula dari tarikh pengarah menerima keperluan itu, bukan dari tarikh mereka gagal berbuat demikian. Tempoh 14 hari dan 28 hari turut termasuk dalam tempoh ini.

Menganggap seorang pengarah boleh disingkirkan melalui laluan ini dalam syarikat sendirian berhad tanpa mesyuarat. Keperluan itu memberikan anda mesyuarat, dan itulah sebenarnya intipatinya: s.297(2)(a) menghalang penyingkiran pengarah melalui resolusi bertulis, jadi golongan minoriti yang ingin menyingkirkan pengarah mesti melalui ss.311 hingga 313.

Langkah seterusnya

Serahkan keperluan itu dengan cara yang boleh dibuktikan — penghantaran yang distempkan tarikh ke pejabat berdaftar — kerana setiap tarikh akhir dalam ss.312 dan 313 bermula dari tarikh tersebut.

Jika tujuannya adalah untuk menyingkirkan seorang pengarah, baca remove-a-director untuk jenis resolusi dan kedudukan notis khas. Bagi tempoh notis yang terpakai kepada mesyuarat yang terhasil, lihat resolution-notice-periods.