# Who Can Be a Company Secretary in Malaysia > Dua laluan berkanun untuk melayakkan diri sebagai setiausaha syarikat, sebab kelayakan sahaja tidak memberi hak untuk bertindak, dan cara mengesahkan setiausaha melalui SSM. - Category: company-secretary - Language: ms - Status: published - Updated: 2026-07-20 - Canonical: https://negaraku.md/company-secretary/company-secretary-qualification --- Tanya kebanyakan orang apa yang diperlukan untuk menjadi setiausaha syarikat di Malaysia, dan anda akan mendapat lima perkataan: "MAICSA, MIA, atau berlesen SSM." Jawapan itu tidak salah, tetapi ia terlepas pandang langkah yang sebenarnya menentukan sama ada orang yang duduk di hadapan anda boleh menandatangani resolusi anda secara sah di sisi undang-undang. Melayakkan diri di bawah s.235 dan *berhak untuk bertindak* di bawah s.241 adalah dua perkara yang berbeza, dan seseorang setiausaha boleh memenuhi yang pertama tetapi gagal pada yang kedua. ## Apa yang dikehendaki Akta sebelum apa-apa lagi Seksyen 235(1) Akta Syarikat 2016 menetapkan garis dasar yang tiada kaitan dengan badan-badan profesional. Setiap syarikat mesti mempunyai sekurang- kurangnya seorang setiausaha yang: | Keperluan | Peruntukan s.235(1) | | --- | --- | | Orang perseorangan | Bukan firma, bukan syarikat | | Berumur lapan belas tahun ke atas | Tiada had umur maksimum | | Warganegara atau penduduk tetap Malaysia | Kewarganegaraan atau PR, tidak kurang daripada itu | | Bermastautin biasa di Malaysia | Dengan mempunyai tempat kediaman utama di Malaysia | Keempat-empat syarat ini terpakai secara kumulatif. Seorang warganegara Malaysia yang telah berpindah tempat kediaman utamanya ke Singapura tidak memenuhi syarat keempat, walau bagaimanapun cemerlang kelayakannya. Hanya setelah syarat-syarat itu dipenuhi barulah s.235(2) menimbulkan soalan profesional — dan ia menawarkan dua laluan. ## Laluan pertama: keahlian badan Jadual Keempat Seksyen 235(2)(a) melayakkan ahli mana-mana badan yang disenaraikan dalam Jadual Keempat kepada Akta. Kebanyakan panduan hanya menamakan dua. Sebenarnya terdapat tujuh: 1. Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA) 2. Malaysian Institute of Accountants (MIA) 3. Malaysian Bar 4. Malaysian Association of Company Secretaries (MACS) 5. Malaysian Institute of Certified Public Accountants (MICPA) 6. Sabah Law Society 7. Advocates Association of Sarawak Seksyen 235(3) membenarkan Menteri menetapkan badan-badan tambahan melalui notifikasi dalam Warta, tertakluk kepada apa-apa terma dan syarat yang difikirkannya wajar, jadi senarai ini boleh berkembang. Sekiranya seseorang itu ahli lebih daripada satu badan yang diluluskan, SSM mengehendakinya menetapkan satu badan sahaja bagi tujuan permohonan sijil amalan. ## Laluan kedua: lesen SSM di bawah s.20G Seksyen 235(2)(b) melayakkan seseorang yang dilesenkan oleh Suruhanjaya di bawah s.20G Akta Suruhanjaya Syarikat Malaysia 2001. Ini ialah laluan bagi pengamal yang naik melalui pengalaman dan proses pelesenan SSM sendiri, bukannya melalui institut profesional — pemegangnya lazimnya dikenal pasti melalui nombor "LS". Mekanismenya terletak dalam Akta SSM (CCM Act), bukan Akta Syarikat: - **s.20F** memberi SSM kuasa untuk memberi dan memperbaharui lesen. - **s.20G(4)** mengehendaki SSM berpuas hati bahawa pemohon adalah *orang yang layak dan wajar* (fit and proper person), dengan mengambil kira sahsiah, kelayakan dan pengalamannya, kepentingan awam, dan sama ada dia pernah melanggar Akta SSM atau undang-undang dalam Jadual Pertamanya. - **s.20G(5)** menetapkan lesen itu sah selama tiga tahun dari tarikh dikeluarkan atau diperbaharui, melainkan SSM menetapkan sebaliknya atau membatalkannya lebih awal. - **s.20G(1)(b)** mengehendaki permohonan pembaharuan dibuat tidak lewat daripada 30 hari sebelum lesen tamat tempoh. SSM juga boleh menggantung lesen di bawah s.20H, dan pemegang lesen yang digantung dianggap tidak pernah dilesenkan sepanjang tempoh penggantungan itu — satu butiran yang wajar diketahui sebelum anda bergantung kepada nombor lesen yang belum disemak baru-baru ini. ## Mengapa kelayakan sahaja tidak membenarkan seseorang bertindak Inilah bahagian yang dilangkau oleh laman-laman lain. Seksyen 241(1) memperuntukkan bahawa seseorang yang layak bertindak sebagai setiausaha dan yang berhasrat untuk bertindak mesti berdaftar di bawah seksyen tersebut **sebelum dia boleh bertindak**. SSM mengesahkan s.241 berkuat kuasa pada 15 Mac 2019. Pendaftaran menghasilkan sijil amalan yang dikeluarkan oleh Pendaftar di bawah s.241(4)(b), dan butirannya dimasukkan ke dalam daftar setiausaha yang disenggarakan di bawah s.241(2). Rangka kerja semasa berasaskan Companies (Practising Certificate for Secretaries) Regulations 2019 dan Guidelines Relating to Practising Certificate for Secretaries SSM. | Perkara | Kedudukan yang disahkan oleh SSM | | --- | --- | | Yuran permohonan | RM100 | | Tempoh sah sijil pertama | Satu tahun dari tarikh dikeluarkan | | Tempoh sah pembaharuan | Satu, dua atau tiga tahun | | Yuran pembaharuan | RM100, RM200 atau RM300 masing-masing | | Tarikh akhir pembaharuan | Tidak lewat daripada 30 hari sebelum tamat tempoh | | Nombor sijil semasa pembaharuan | Tidak berubah | | Tempat memohon | Sistem e-Secretary di esecretary.ssm.com.my | Dua akibat berikut sering dipandang rendah. Pertama, s.238(1)(c) menghilangkan kelayakan seseorang yang *terhenti memegang* sijil amalan — jadi sijil yang luput bukan sekadar kesulitan pentadbiran, ia adalah kehilangan kelayakan secara automatik. Kedua, SSM mengehendaki nombor sijil amalan dinyatakan apabila setiausaha melaksanakan apa-apa dokumen dalam kapasiti itu, memfailkan apa-apa dokumen, atau berhubung dengan Pendaftar. ## Apa yang berubah pada Oktober 2025 SSM menyemak semula Guidelines sijil amalan berkuat kuasa 22 Oktober 2025, dan FAQ yang menyertainya dikemas kini pada 23 Oktober 2025. Pembaharuan bukan lagi sekadar urusan membayar yuran. Dua syarat baharu ialah: - **Pendidikan Profesional Berterusan (Continuing Professional Education, CPE).** Sekurang-kurangnya 20 jam CPE diperlukan untuk pembaharuan pertama, dan seterusnya 20, 40 atau 60 jam untuk sijil bertempoh satu, dua atau tiga tahun. Jam tersebut mesti dikumpul dalam tempoh sah sijil yang sedang diperbaharui. - **Pelantikan aktif.** Pemegang sijil mesti telah dilantik dan dinamakan sebagai setiausaha syarikat di sekurang-kurangnya satu syarikat sepanjang tempoh sah sijil sebelum pembaharuan. SSM mengesahkan perkara ini melalui notifikasi s.58 dan rekod e-Secretary. Tanpanya, permohonan pembaharuan tidak layak dan boleh ditolak atau ditangguhkan. SSM turut mengetatkan pendirian mengenai sijil yang telah luput. Sijil yang telah luput sehingga 12 bulan masih boleh diperbaharui, dengan jurang dalam tempoh tersebut. Melebihi 12 bulan, pemegang mesti membuat permohonan s.241 yang baharu dan akan menerima **nombor sijil baharu** — dan mesti menyelesaikan dahulu jam CPE yang tertunggak di bawah sijil yang telah luput itu. SSM telah mengesahkan perkara ini terpakai tanpa mengira bila sijil terdahulu itu luput. ## Siapa yang hilang kelayakan Seksyen 238(1) menghilangkan kelayakan seseorang yang merupakan bankrap yang belum dilepaskan, yang telah disabitkan sama ada di dalam atau di luar Malaysia atas kesalahan yang dirujuk dalam s.198, atau yang terhenti memegang sijil amalan s.241. Selain itu, s.238(2) memberi Pendaftar kuasa tunjuk sebab: apabila SSM membentuk pendapat bahawa seseorang telah gagal bertindak secara jujur atau menggunakan ketekunan yang munasabah dalam melaksanakan tugasnya, ia boleh mengehendaki orang itu menunjukkan sebab mengapa sijil amalannya tidak patut dibatalkan atau mengapa dia tidak patut hilang kelayakan. Seksyen 238(3) turut menjangkau ke bilik lembaga pengarah. Jika seseorang yang telah hilang kelayakan terus bertindak tanpa kebenaran Mahkamah, kedua-dua orang itu **dan setiap pengarah yang dengan pengetahuannya membenarkan perkara itu** melakukan suatu kesalahan. ## Perangkap kapasiti berganda Seksyen 242 melarang seseorang bertindak dalam kapasiti berganda sebagai pengarah dan setiausaha dalam apa-apa keadaan yang menghendaki atau membenarkan sesuatu perkara dilakukan oleh seorang pengarah *dan* seorang setiausaha. Ia tidak melarang seseorang memegang kedua-dua jawatan itu — ia melarang penggunaan seorang individu untuk memenuhi keperluan dua tandatangan. Bagi Sdn Bhd yang mempunyai seorang pengarah tunggal, kesan praktisnya ialah pengarah itu tidak boleh turut berkhidmat sebagai setiausaha syarikat bagi tujuan-tujuan tersebut. ## Cara mengesahkan setiausaha sebelum melantik Menerusi notis bertarikh 21 November 2024, SSM menyediakan **Company Secretary Information Data (CSID)** secara dalam talian berkuat kuasa 20 November 2024. CSID merangkumi kelayakan setiausaha syarikat, jenis penggajian dan data lain yang disimpan oleh SSM, dan diedarkan dalam format Excel melalui empat portal data yang diberi kuasa oleh SSM: SSM e-Info, MyData SSM, SSM Search dan SafeData SSM. Hampir tiada panduan di Malaysia yang menyebut kewujudan CSID. Bagi seorang pengarah yang menjalankan due diligence ke atas bakal setiausaha — atau ke atas firma yang telah memfailkan dokumen bagi pihak syarikat selama bertahun-tahun — inilah semakan paling langsung yang tersedia, selain daripada sekadar meminta untuk melihat sijil amalan itu sendiri. ## Kesilapan biasa - **Menganggap keahlian badan yang diluluskan sebagai kebenaran untuk bertindak.** Ia hanya mewujudkan kelayakan di bawah s.235(2). Seksyen 241 masih mengehendaki sijil amalan sebelum orang itu boleh bertindak langsung. - **Menganggap Jadual Keempat hanya bermaksud MAICSA dan MIA.** Ia menyenaraikan tujuh badan, termasuk Sabah Law Society dan Advocates Association of Sarawak. - **Membiarkan sijil luput dan terus bertindak.** Seksyen 238(1)(c) menjadikan itu kehilangan kelayakan secara automatik, dan s.238(3) mendedahkan pengarah yang dengan pengetahuannya membenarkan perkara itu kepada liabiliti. - **Memperbaharui lewat.** SSM mengehendaki permohonan dibuat tidak lewat daripada 30 hari sebelum tamat tempoh. Sejak Oktober 2025, ia juga mengehendaki jam CPE dan sekurang-kurangnya satu pelantikan aktif sepanjang tempoh sijil sebelumnya. - **Melantik warganegara Malaysia yang tinggal di luar negara.** Seksyen 235(1) mengehendaki tempat kediaman utama di Malaysia, bukan sekadar kewarganegaraan. - **Menggunakan seorang pengarah tunggal untuk menandatangani sebagai pengarah dan setiausaha sekali gus.** Seksyen 242 melarang perkara itu tepat sekali apabila Akta menghendaki kedua-duanya. ## Apa seterusnya Jika anda sedang melantik dan bukan sekadar melayakkan diri, susunan langkah dan tarikh akhir 30 hari selepas pemerbadanan terdapat dalam panduan pelantikan. Jika anda sedang menggantikan setiausaha sedia ada, kewajipan serah tugas dan notifikasi s.58 lebih penting berbanding semakan kelayakan. Dan jika anda ialah setiausaha yang ingin berhenti, s.237 menetapkan tempoh 30 hari yang berjalan sama ada syarikat itu bekerjasama atau tidak. ## Sources - Companies Act 2016 (Act 777), reprint as at 1 August 2022 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/Companies%20Act%202016_Akta%20777_BI%20(1.8.2022).pdf (SSM) - Companies Commission of Malaysia Act 2001 (Act 614), reprint as at 1 March 2018 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/CCMA%20Act%20614_as%20at%201%20March%202018).pdf (SSM) - FAQ Part K — Registration of Secretary — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/Part%20K.pdf (SSM) - FAQ Part R — Practising Certificate (amendments to the 2025 Guidelines) — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/FAQ%20-%20PINDAAN%20KE%20ATAS%20GARIS%20PANDUAN%20PC%202025_FINAL.pdf (SSM) - Guidelines Relating to Practising Certificate for Secretaries under Section 241 — https://www.ssm.com.my/Pages/Legal_Framework/Document/GUIDELINE%20FOR%20REGISTRATION%20TO%20ACT%20AS%20SECRETARY%20UNDER%20S%20241%20AS2016_FINAL.pdf (SSM) - SSM Company Secretary Information Data (CSID) — https://www.maicsa.org.my/resources/technical-research/technical-announcements/2024/241122-ssm-company-secretary-information-data (MAICSA) - MAICSA Profile — https://www.maicsa.org.my/about-maicsa/profile (MAICSA) --- Source of truth: https://github.com/negaraku-md/NegaraKu.md License: CC BY-SA 4.0