Perlembagaan Syarikat: Pakai, Pinda dan Kukuhkan

Sebuah Sdn Bhd boleh beroperasi bertahun-tahun tanpa satu pun dokumen bertajuk “perlembagaan” — dan itu sah sepenuhnya di sisi undang-undang Malaysia. Akta Syarikat 2016 menjadikan perlembagaan pilihan bagi kebanyakan syarikat, satu peralihan besar daripada zaman Memorandum dan Tataurusan (M&A) yang wajib. Persoalannya bukan lagi “apa yang mesti ada dalam perlembagaan kami”, tetapi “adakah kami perlukan satu, dan jika ya, bagaimana kami memakainya, memindanya, atau menguncinya?”

Adakah syarikat anda benar-benar memerlukan perlembagaan?

Seksyen 31(1) memperuntukkan bahawa syarikat, selain syarikat berhad menurut jaminan, “boleh atau tidak boleh mempunyai perlembagaan”. Ertinya, sebuah syarikat berhad menurut syer (Sdn Bhd atau Bhd) dan syarikat tidak berhad bebas memilih.

Jika syarikat memilih untuk tidak mempunyai perlembagaan, seksyen 31(3) menjadikan Akta itu sendiri sebagai buku peraturannya: hak, kuasa, tugas dan kewajipan syarikat, setiap pengarah dan setiap ahli adalah seperti yang ditetapkan dalam Akta. Ini bermakna peruntukan “lalai” Akta — daripada kuorum mesyuarat hingga pelantikan pengarah — terpakai secara automatik. Bagi banyak syarikat sendirian kecil, rangka lalai ini sudah memadai.

Sebaliknya, jika syarikat mempunyai perlembagaan, seksyen 31(2) membenarkan perlembagaan itu mengubah suai peruntukan Akta — tetapi hanya setakat yang dibenarkan oleh Akta. Perlembagaan tidak boleh mengatasi peruntukan mandatori.

Jenis syarikat	Perlembagaan	Rujukan
Berhad menurut syer (Sdn Bhd / Bhd)	Pilihan	s.31(1)
Tidak berhad (unlimited)	Pilihan	s.31(1)
Berhad menurut jaminan (CLBG)	Wajib, difailkan semasa pemerbadanan	s.38(1)–(2)
Syarikat lama sebelum CA 2016	M&A sedia ada diteruskan sebagai perlembagaan	s.619(3)

Bilakah perlembagaan wajib?

Hanya bagi syarikat berhad menurut jaminan (CLBG) — biasanya badan bukan untung, kelab dan yayasan. Seksyen 38(1) menetapkan syarikat sebegini “hendaklah mempunyai perlembagaan”, dan seksyen 38(2) mewajibkan perlembagaan itu ditandatangani oleh pemerbadan dan difailkan dengan Pendaftar semasa syarikat diperbadankan. Perlembagaan itu mesti menyatakan bahawa syarikat adalah berhad menurut jaminan, objek syarikat, serta kuasa dan bilangan ahlinya (s.38(3)). Sebarang peruntukan yang cuba membahagikan usaha syarikat kepada syer, atau memberi hak kepada keuntungan boleh bahagi, adalah terbatal (s.38(4)–(5)).

Bagaimana syarikat memakai perlembagaan?

Bagi syarikat berhad menurut syer, prosesnya dinyatakan dalam seksyen 32:

• Luluskan resolusi khas. Seksyen 32(1) menetapkan pemakaian “hendaklah melalui resolusi khas”. Menurut seksyen 292, resolusi khas ialah majoriti tidak kurang 75% ahli yang berhak mengundi, dengan notis tidak kurang 21 hari.
• Pastikan ia tidak bercanggah dengan Akta. Perlembagaan tidak berkesan setakat mana ia bercanggah atau tidak selaras dengan Akta (s.32(2)).
• Failkan dengan SSM dalam 30 hari. Seksyen 32(4) mewajibkan syarikat memfailkan perlembagaan dengan Pendaftar dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemakaian.

Gagal memfailkan dalam masa adalah satu kesalahan: syarikat dan setiap pegawainya boleh didenda sehingga RM50,000, tambah RM500 bagi setiap hari kesalahan berterusan selepas sabitan (s.32(5)).

Setelah dipakai, perlembagaan menjadi kontrak berkanun. Seksyen 33(1) mengikat syarikat dan ahli seolah-olah perlembagaan itu telah ditandatangani dan dimeterai oleh setiap ahli, mengandungi waad setiap ahli untuk mematuhi semua peruntukannya. Wang yang kena dibayar oleh mana-mana ahli di bawah perlembagaan menjadi hutang kepada syarikat (s.33(2)).

Apa yang boleh dimuatkan dalam perlembagaan?

Seksyen 35(1) membenarkan perlembagaan memuatkan peruntukan mengenai objek syarikat; sekatan ke atas keupayaan, hak atau kuasanya; perkara yang dikehendaki Akta; dan apa-apa perkara lain yang syarikat ingin masukkan.

Klausa objek membawa akibat penting. Jika perlembagaan menyatakan objek syarikat, seksyen 35(2)(a) menyekat syarikat daripada menjalankan apa-apa perniagaan atau aktiviti di luar objek tersebut — walaupun syarikat mempunyai keupayaan dan kuasa penuh untuk mencapai objek itu (s.35(2)(b)). Sebab itu banyak syarikat moden sengaja meninggalkan klausa objek supaya mengekalkan keupayaan penuh.

Perlu diingat, seksyen 39 menghapuskan doktrin notis konstruktif: tiada sesiapa dianggap mengetahui kandungan perlembagaan hanya kerana ia didaftarkan dengan Pendaftar atau tersedia untuk pemeriksaan di pejabat berdaftar — kecuali dokumen berkaitan instrumen cas.

Bagaimana perlembagaan dipinda?

Seksyen 36 menyediakan laluan pindaan biasa:

1. Resolusi khas. Syarikat yang mempunyai perlembagaan boleh, melalui resolusi khas, meminda atau mengubah perlembagaannya — “melainkan perlembagaan itu sendiri melarang” pindaan itu (s.36(1)).
2. Kuat kuasa. Pindaan mengikat syarikat dan ahli mulai tarikh resolusi diluluskan, atau tarikh kemudian yang dinyatakan dalam resolusi (s.36(2)).
3. Failkan dalam 30 hari. Syarikat mesti memberitahu Pendaftar dan memfailkan salinan perlembagaan yang dipinda dalam tempoh 30 hari dari tarikh resolusi khas (s.36(3)).

Denda kerana lewat fail di bawah seksyen 36 lebih rendah daripada pemakaian: sehingga RM10,000, tambah RM500 sehari bagi kesalahan berterusan (s.36(4)).

Tindakan	Seksyen	Kelulusan diperlukan	Tarikh had fail	Denda maksimum
Memakai perlembagaan	s.32	Resolusi khas (75%)	30 hari	RM50,000 + RM500/hari
Meminda perlembagaan	s.36	Resolusi khas (75%)	30 hari	RM10,000 + RM500/hari
Perintah mahkamah	s.37	Perintah Mahkamah	30 hari	RM10,000 + RM500/hari

Bolehkah perlembagaan “dikukuhkan” (entrenched)?

Ini soalan yang halus. Frasa “melainkan perlembagaan itu sendiri melarang” dalam seksyen 36(1) memberi asas kepada pengukuhan (entrenchment): syarikat boleh menulis ke dalam perlembagaannya bahawa peruntukan tertentu tidak boleh dipinda, atau hanya boleh dipinda dengan syarat lebih ketat (contohnya persetujuan sebulat suara, bukan sekadar 75%). Ini melindungi hak pemegang saham minoriti atau pengasas dalam perjanjian usaha sama.

Namun, terdapat had. Prinsip common law yang mantap ialah syarikat tidak boleh melucutkan sepenuhnya kuasa berkanunnya untuk meminda perlembagaan — ia tidak boleh menyekat dirinya daripada kuasa itu, sama ada melalui perjanjian mahupun peruntukan dalam perlembagaan itu sendiri. Pengukuhan menyekat pindaan, tetapi tidak boleh menguncinya selama-lamanya secara mutlak. (Autoriti kes yang tepat bagi prinsip ini perlu disemak oleh peninjau manusia — lihat verificationNeeded.)

Di sinilah seksyen 37 bertindak sebagai injap keselamatan. Mahkamah boleh, atas permohonan pengarah atau ahli, memerintahkan pindaan perlembagaan jika berpuas hati bahawa tidak praktik untuk meminda menggunakan prosedur dalam Akta atau perlembagaan itu sendiri. “Tidak praktik” memerlukan bukti percubaan yang gagal — seperti kegagalan kuorum berulang atau kebuntuan — bukan sekadar kesulitan. Dalam Chew Meu Jong v Lysaght (Malaysia) Sdn Bhd [2018] 1 LNS 1132, mahkamah membenarkan pindaan apabila pemindahan syer meninggalkan hanya seorang pemegang saham Kelas A, menjadikan syarat kuorum dalam perlembagaan mustahil dicapai. Perintah mahkamah mesti difailkan dengan Pendaftar dalam 30 hari (s.37(2)).

Apa yang berlaku kepada syarikat lama sebelum 2016?

Syarikat yang diperbadankan di bawah Akta Syarikat 1965 tidak perlu tergesa-gesa menyediakan perlembagaan baharu. Peruntukan peralihan seksyen 619(3) memperuntukkan bahawa M&A syarikat sedia ada yang berkuat kuasa pada permulaan Akta 2016 — termasuk Jadual A jika diterima pakai — terus berkuat kuasa seolah-olah dibuat di bawah Akta ini, “melainkan diputuskan sebaliknya oleh syarikat”. M&A lama itu kini menjadi perlembagaan syarikat. Syarikat boleh, pada bila-bila masa, menyemak semula dan meminda atau membatalkannya melalui resolusi khas di bawah seksyen 36.

Langkah seterusnya

Sebelum memakai atau meminda perlembagaan, timbang sama ada rangka lalai Akta sudah memenuhi keperluan syarikat — banyak Sdn Bhd kecil tidak memerlukan perlembagaan berasingan langsung. Jika perlembagaan diperlukan (contohnya untuk hak khas pemegang saham, kelas syer, atau syarat usaha sama), draf dengan teliti: elakkan klausa objek yang tidak perlu, dan gunakan peruntukan pengukuhan hanya di tempat perlindungan minoriti benar-benar diperlukan. Pastikan resolusi khas diluluskan dengan notis 21 hari yang betul, dan tandakan tarikh had pemfailan 30 hari dalam kalendar pematuhan setiausaha syarikat. Untuk situasi kebuntuan, rujuk laluan seksyen 37 sejak awal kerana ia memerlukan bukti bahawa prosedur biasa benar-benar tidak praktik. Dapatkan nasihat guaman bagi pindaan yang menyentuh hak kelas syer atau kewajipan ahli.