Changing Your Company Secretary: The Handover Checklist

Menukar firma setiausaha kelihatan seperti tugasan pentadbiran tetapi berkelakuan seperti migrasi kecil. Pemfailan kepada SSM adalah bahagian yang mudah. Apa yang menentukan sama ada firma baharu boleh benar-benar bertindak ialah sama ada firma lama menyerahkan satu set rekod yang lengkap — dan tiada panduan Malaysia yang mendokumentasikan apa yang terkandung dalam set tersebut, kerana firma-firma yang menulis panduan itulah yang diminta untuk menyerahkannya.

Akta Syarikat 2016 (Companies Act 2016) tetap menjawab persoalan ini. Cuma ia menjawabnya dalam seksyen yang tiada siapa membacanya untuk tujuan ini.

Seksyen 47 ialah senarai semak serah terima

Seksyen 47(1) menyatakan apa yang mesti disimpan oleh syarikat di pejabat berdaftarnya. Baliknya, ia menjadi inventori yang dipegang oleh setiausaha yang keluar bagi pihak syarikat:

s.47(1)	Perkara
(a)	Notis pendaftaran yang dikeluarkan di bawah s.15
(b)	Perlembagaan syarikat, jika ada
(c)	Sijil yang diberikan di bawah Akta ini atau undang-undang bertulis terdahulu
(d)	Semua daftar, buku, rekod dan dokumen yang dikehendaki di bawah Akta
(e)	Minit semua mesyuarat ahli dan resolusi ahli
(f)	Minit semua mesyuarat dan resolusi Lembaga Pengarah dan jawatankuasa Lembaga
(g)	Salinan semua komunikasi bertulis kepada semua ahli, atau semua pemegang sesuatu kelas saham
(h)	Salinan semua penyata kewangan dan penyata kewangan kumpulan
(i)	Rekod perakaunan yang dikehendaki di bawah s.245
(j)	Salinan semua instrumen yang mewujudkan atau membuktikan caj di bawah s.357
(k)	Dokumen lain sedemikian yang dikehendaki disimpan oleh Pendaftar

Perenggan (d) memikul beban yang berat: ia merangkumi daftar ahli, daftar pengarah, pengurus dan setiausaha di bawah s.57, daftar caj, dan — sejak Akta Syarikat (Pindaan) 2024 (Companies (Amendment) Act 2024) memasukkan Division 8A — daftar pemilik benefisial.

Satu-satunya perkara yang tidak boleh disimpan di tempat lain

Seksyen 47(2) membenarkan mana-mana dokumen dalam subseksyen (1) disimpan di tempat lain selain pejabat berdaftar, dengan syarat notis telah diberikan kepada Pendaftar — kecuali dokumen dalam perenggan (1)(e).

Minit mesyuarat ahli dan resolusi ahli mesti berada di pejabat berdaftar. Titik. Jika firma yang keluar sedang menyimpannya dan pejabat berdaftar akan berpindah bersama firma tersebut, inilah perkara yang perlu dikejar dahulu.

Berkaitan, dan sama-sama sering terlepas pandang: s.342(2) menghendaki notis kepada Pendaftar dalam tempoh 14 hari apabila rekod resolusi dan mesyuarat disimpan di tempat lain selain pejabat berdaftar, atau apabila tempat itu berubah. Serah terima yang memindahkan buku minit tanpa notis tersebut mencipta pelanggarannya sendiri.

Tiga tempoh masa yang dicetuskan oleh satu pertukaran

Pengarah cenderung menganggap pertukaran setiausaha sebagai satu pemfailan sahaja. Lazimnya ia adalah tiga, dan ketiga-tiganya berjalan serentak.

1. s.58 — notifikasi kepada SSM, 14 hari. Seksyen 58(1)(e) meliputi seseorang yang berhenti menjadi setiausaha; s.58(1)(d) meliputi seseorang yang menjadi setiausaha. Kedua-duanya berjalan selama 14 hari. Seksyen 58(4) membawa denda tidak melebihi RM50,000, ditambah RM500 bagi setiap hari kesalahan berterusan itu berlanjutan.
2. s.57(4) — daftar syarikat itu sendiri, 14 hari. Satu kewajipan berasingan. Apabila terdapat sebarang perubahan pada butiran pengarah, pengurus atau setiausaha, syarikat hendaklah melaksanakan perubahan tersebut dalam daftar dalam tempoh 14 hari. Seksyen 57(6) membawa denda tidak melebihi RM10,000 ditambah RM500 sehari.
3. s.46(3) — pejabat berdaftar, 14 hari. Hanya jika alamat berpindah, yang biasanya berlaku. Seksyen 46(4) membawa denda tidak melebihi RM50,000.

Pasangan s.57 dan s.58 ialah perbezaan yang paling kerap dikelirukan oleh laman pesaing. Satu ialah daftar dalaman yang diselenggara oleh syarikat; satu lagi ialah notifikasi kepada Pendaftar. Membuat pemfailan tidak melunaskan kewajipan daftar, dan mengemas kini daftar tidak melunaskan pemfailan.

Pejabat berdaftar berpindah bersama firma

Inilah butiran praktikal yang menukar pertukaran yang kemas menjadi huru-hara. Kebanyakan firma setiausaha membekalkan alamat pejabat berdaftar sebagai sebahagian daripada retainer. Tinggalkan firma dan anda meninggalkan alamat tersebut — dan di bawah s.46(1) syarikat mesti pada setiap masa mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia yang boleh dialamatkan komunikasi dan notis, terbuka dan boleh diakses oleh orang awam pada waktu perniagaan biasa.

Dua mod kegagalan berikutan daripada ini. Sama ada syarikat terus menggunakan alamat yang ia tidak lagi berhak menggunakannya, jadi surat-menyurat SSM dan LHDN dihantar kepada firma yang tiada insentif untuk mengirimkannya semula. Atau syarikat memberitahu alamat baharu sebelum firma yang baharu itu benar-benar bersetuju untuk menempatkannya.

Aturkan begini: sahkan pejabat berdaftar yang baharu, lantik setiausaha baharu, kemudian barulah beritahu.

Apa yang perlu diminta selain daripada s.47

Seksyen 47 meliputi dokumen. Serah terima yang berfungsi juga memerlukan lapisan operasi, yang tidak disenaraikan oleh Akta:

• Daftar pemilik benefisial. Division 8A dimasukkan oleh Akta Syarikat (Pindaan) 2024. Daftar tersebut dan bukti sokongan adalah rekod syarikat dan berpindah bersama syarikat.
• Akses sistem pemfailan. Kelayakan MBRS dan MyCoID lazimnya dipegang atas nama firma dan bukan atas nama syarikat, itulah sebabnya pemindahannya perlu dibangkitkan secara eksplisit dan bukan diandaikan sahaja.
• Meterai biasa, jika ada. Seksyen 61(1) memperuntukkan bahawa sesebuah syarikat boleh mempunyai atau tidak mempunyai meterai biasa. Jangan kejar sesuatu objek yang tidak pernah diguna pakai oleh syarikat; tetapi kejarlah jika perlembagaan atau dokumen lampau mengandaikan kewujudannya.
• Rekod perakaunan. Seksyen 245(3) menghendaki penyimpanan selama tujuh tahun selepas selesainya transaksi, dan s.245(4) menghendaki ia terbuka pada setiap masa untuk pemeriksaan oleh para pengarah. Seksyen 245(9) merupakan penalti paling tajam dalam bidang ini — denda tidak melebihi RM500,000 atau penjara sehingga tiga tahun, atau kedua-duanya.
• Resolusi dan minit. Seksyen 341(2) menghendaki ini disimpan sekurang-kurangnya tujuh tahun dari tarikh resolusi, mesyuarat atau keputusan itu.

Satu pembetulan yang wajar dibuat

Panduan sering menyatakan tarikh akhir tetap untuk memasukkan minit ke dalam buku minit. Seksyen 341 tidak mengenakan tarikh akhir sedemikian. Ia mengenakan kewajipan penyimpanan selama sekurang-kurangnya tujuh tahun, dengan denda tidak melebihi RM10,000 di bawah s.341(3). Perkara yang paling hampir dengan tempoh kemasukan dalam bahagian Akta ini ialah s.245(2), yang menghendaki kemasukan yang sesuai dalam rekod perakaunan dalam tempoh 60 hari daripada selesainya transaksi yang berkaitan. Jangan kelirukan kedua-duanya.

Apabila firma yang keluar tidak lagi mempunyai kuasa

Practice Note 4/2018 jelas menyatakan bahawa seorang setiausaha tidak lagi dibenarkan memfailkan sebarang dokumen bagi pihak syarikat atau para pengarah selepas berhenti memegang jawatan. Itu berlaku dalam kedua-dua arah semasa serah terima.

Ini bermakna firma yang keluar tidak boleh menyelesaikan pemfailan yang sedang dijalankan sebaik sahaja perletakan jawatan berkuat kuasa — jadi sama ada ia diselesaikan sebelum tarikh berkuat kuasa, atau ia diserahkan kepada setiausaha baharu. Ini juga bermakna syarikat tidak boleh bergantung kepada firma lama untuk memfailkan notifikasi s.58 bagi perletakan jawatannya sendiri selepas ia berlaku.

SSM turut mengesahkan bahawa nama setiausaha yang keluar kekal pada profil korporat syarikat sehingga syarikat mengemas kininya di bawah s.58. Melihat nama lama pada carian profil bukanlah bukti bahawa serah terima gagal; ia biasanya bukti bahawa pemfailan belum dibuat.

Susunan yang mengelakkan kekosongan

Seksyen 240 memberikan 30 hari, tetapi tiada sebab untuk menggunakan kesemuanya. Susunan yang bersih:

1. Dapatkan persetujuan bertulis setiausaha baharu di bawah s.236(3), dan semak bahawa mereka memegang sijil amalan s.241 yang sah semasa.
2. Persetujui tarikh perletakan jawatan dengan setiausaha yang keluar, atau catatkan tempoh notis s.237 yang sudah berjalan.
3. Luluskan resolusi Lembaga Pengarah melantik setiausaha baharu berkuat kuasa mulai tarikh perletakan jawatan, supaya kedua-dua tarikh itu bertemu tanpa jurang.
4. Terima penyerahan dokumen s.47 dan sahkan pejabat berdaftar.
5. Failkan notifikasi s.58 dan, jika alamat berubah, notifikasi s.46(3).
6. Kemas kini daftar s.57.

Kesilapan biasa

• Menganggap pemfailan s.58 sebagai keseluruhan tugas. Daftar s.57 ialah kewajipan berasingan dengan tempoh 14 harinya sendiri dan penaltinya sendiri.
• Terlupa bahawa pejabat berdaftar turut berpindah. Ini ialah kewajipan yang paling kerap terabai dalam sesuatu pertukaran, dan ia membawa denda sehingga RM50,000.
• Meninggalkan minit ahli bersama firma lama. Seksyen 47(2) tidak membenarkan minit tersebut disimpan jauh daripada pejabat berdaftar.
• Membiarkan pertikaian yuran melengahkan serah terima. Rekod tersebut adalah milik syarikat; invois ialah persoalan kontraktual yang berasingan.
• Melantik setiausaha baharu dari tarikh yang lebih lewat daripada tarikh perletakan jawatan. Sebarang jurang adalah kekosongan di bawah s.240 dan pelanggaran s.235(1).
• Menganggap akses sistem berpindah secara automatik. Ia tidak berpindah secara automatik, dan menyedarinya selepas firma lama telah berhenti berurusan adalah mahal.
• Menerima serah terima tanpa daftar pemilik benefisial. Ia ialah rekod berkanun di bawah Division 8A, bukan tambahan pilihan.

Seterusnya

Jika pertukaran itu dicetuskan oleh setiausaha yang sedia ada meletakkan jawatan berbanding oleh syarikat, tempoh notis di bawah s.237 mengawal masanya dan syarikat mungkin mempunyai kurang kawalan terhadap tarikh tersebut berbanding yang dijangkakan. Jika kekosongan itu telah melebihi 30 hari, uruskan pendedahan itu dahulu — ia terbeban pada para pengarah secara peribadi.