Certified True Copies vs Original Sighted: What Actually Differs

Sebuah bank meminta salinan diakui sah bagi perlembagaan syarikat. Seseorang di pejabat mencop imbasan, menandatanganinya, dan menghantarnya. Tiada siapa yang pernah melihat dokumen asal itu sejak empat tahun lalu.

Cop itu menyatakan salinan itu benar. Tiada siapa bertanya benar kepada apa.

Apakah sebenarnya yang diakui oleh kedua-dua endorsan ini?

Ia adalah dua pengakuan yang berbeza, dan perbezaannya terletak pada apa yang diperiksa sendiri oleh pengesah.

Salinan diakui sah menyatakan bahawa salinan itu sepadan dengan dokumen yang diperiksa oleh pengesah. Dokumen itu sendiri mungkin sudah pun merupakan sesalinan.

Endorsan asal disaksikan menyatakan lebih daripada itu: bahawa pengesah telah melihat dokumen asal. MAICSA, dalam Amalan Terbaik yang dikemas kini, menekankan “the higher burden associated with original-sighted verification” (beban yang lebih tinggi yang berkait dengan pengesahan asal disaksikan) — dan itulah sebabnya kedua-duanya tidak sepatutnya dilayan sebagai cop yang boleh ditukar ganti daripada laci yang sama.

Apakah kandungan Amalan Terbaik MAICSA yang dikemas kini?

MAICSA mengeluarkan Amalan Terbaik mengenai Pengesahan dan Asal Disaksikan Dokumen oleh Setiausaha Syarikat pada 7 April 2025, kemudian memansuhkannya dan mengeluarkan versi yang dikemas kini yang diumumkan pada 29 April 2025.

Pengumuman awam itu menerangkan dokumen yang dikemas kini sebagai menggariskan perbezaan antara salinan diakui sah dan dokumen asal disaksikan, “without specifying which documents qualify for CTC or original-sighted” (tanpa menetapkan dokumen mana yang layak untuk CTC atau asal disaksikan). Sebaliknya ia “allows company secretaries to determine the appropriate method based on their risk assessment and apply a risk-based approach in the verification of documents” (membenarkan setiausaha syarikat menentukan kaedah yang sesuai berdasarkan penilaian risiko mereka dan menggunakan pendekatan berasaskan risiko dalam pengesahan dokumen).

Itu adalah pilihan rekaan yang disengajakan, dan ia mengalihkan bebannya. Tiada senarai semak untuk dipatuhi. Setiausaha itu sendiri yang menentukan piawaian mana yang wajar bagi sesuatu dokumen, dan kebolehpertahanan keputusan itu bergantung pada alasan di sebaliknya — bermakna alasan itu perlu direkodkan di suatu tempat selain daripada ingatan semata-mata.

Amalan Terbaik penuh hanya tersedia kepada ahli MAICSA; pengumuman yang diringkaskan di sini adalah bersifat awam.

Adakah pengesahan setiausaha membawa bobot berkanun?

Tidak sama bobotnya dengan pengesahan Pendaftar. Seksyen 599(1) Akta Syarikat 2016 memperuntukkan bahawa salinan atau petikan daripada mana-mana dokumen yang difailkan atau dilodgekan di pejabat Pendaftar, yang disahkan sebagai salinan atau petikan benar serta ditandatangani dan dimeteraikan oleh Pendaftar, boleh diterima sebagai keterangan dalam mana-mana prosiding dengan kesahan yang sama seperti dokumen asal.

Tiada apa-apa dalam Akta itu yang memberikan taraf tersebut kepada pengesahan setiausaha syarikat. CTC seorang setiausaha adalah pengakuan profesional yang dipilih oleh penerima untuk dipercayai — nilainya terletak pada kredibiliti pengesah, bukan pada peraturan berkanun.

Apabila pihak rakan niaga memerlukan keterangan yang disokong oleh daftar, SSM menjualnya secara terus. Panduannya yang dikemas kini pada 31 Disember 2024 menyenaraikan salinan diakui sah secara digital bagi Borang Seksyen 51, di samping profil syarikat dan petikan Butiran Pemegang Saham, yang tersedia melalui portal SSM e-Info, MYDATA-SSM, SSM Search dan SAFEDATA.

Khusus bagi kedudukan pemegang saham semasa, pendirian SSM sendiri ialah surat pengesahan daripada setiausaha syarikat boleh dipercayai sebagai tambahan kepada cetakan SSM — kerana kelewatan 14 hari di bawah s.51(1) bermakna daftar itu tidak semestinya rekod yang paling terkini.

Di manakah letaknya risiko sebenar?

Bukan pada cop pengesahan itu sendiri, tetapi pada kegunaan dokumen yang disahkan itu.

Seksyen 593 Akta Syarikat 2016 menjadikannya suatu kesalahan untuk membuat atau memberikan, atau dengan sengaja membenarkan atau membenarkan pembuatan atau pemberian, apa-apa kenyataan, maklumat atau laporan yang palsu atau mengelirukan kepada Pendaftar berhubung dengan hal ehwal sesebuah perbadanan. Hukumannya ialah penjara bagi tempoh tidak melebihi sepuluh tahun atau denda tidak melebihi RM3 juta atau kedua-duanya.

Seksyen 49(2) berjalan selari dari segi penyimpanan rekod, menghendaki syarikat mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah untuk mencegah dokumen dan rekod daripada dipalsukan, dengan denda sehingga RM500,000 atau penjara lima tahun di bawah s.49(4).

Kesilapan biasa

• Mengesahkan daripada imbasan sambil mengendorskan “original sighted”. Ini adalah dua pengakuan yang berbeza dan hanya satu daripadanya benar.
• Menggunakan peraturan tetap dan bukannya penilaian risiko. Amalan Terbaik yang dikemas kini sengaja tidak menetapkan dokumen mana mendapat layanan yang mana.
• Menganggap CTC setiausaha setara dengan salinan yang disahkan SSM. Hanya pengesahan Pendaftar yang membawa taraf s.599(1).
• Mengesahkan tanpa merekodkan apa yang diperiksa, bila, dan oleh siapa. Pendekatan berasaskan risiko yang tidak meninggalkan sebarang jejak penilaian risiko tidak dapat dipertahankan selepas kejadian.
• Bergantung pada versi 7 April 2025 yang telah dimansuhkan. Ia digantikan dalam masa tiga minggu; semak bahawa templat dalaman merujuk kepada dokumen yang dikemas kini.

Langkah seterusnya

Semak templat pengesahan anda dan pastikan ia menyatakan piawaian mana yang digunakan — salinan diakui sah atau asal disaksikan — dan bukannya membiarkannya kabur. Kemudian tambahkan satu rekod ringkas mengenai apa yang diperiksa dan bila. Apabila pihak rakan niaga memerlukan keterangan bertaraf daftar dan bukannya pengakuan profesional, arahkan mereka kepada perkhidmatan salinan diakui sah secara digital daripada SSM dan bukannya mencop satu lagi fotokopi.