Board Meetings and Minutes: The Third Schedule Is Your Default Rulebook

Kebanyakan Sdn Bhd di Malaysia tiada perlembagaan. Di bawah Akta Syarikat 2016 mereka tidak diwajibkan mempunyai satu, dan majoriti besar pemerbadanan sejak 2017 tidak pernah mengambil pakai satu pun. Tanya pengarah syarikat sebegini apa yang mentadbir mesyuarat Lembaga Pengarah mereka, dan jawapan biasa adalah angkat bahu.

Jawapannya ialah Jadual Ketiga (Third Schedule), dan ia adalah manual operasi yang lengkap — 27 perenggan meliputi pengerusi, notis, kuorum, pengundian, minit, resolusi bertulis, jawatankuasa dan pengarah urusan. Ia mengikat syarikat-syarikat tersebut sepenuhnya, dan hampir tiada siapa yang membacanya.

Mengapa Jadual Ketiga terpakai kepada syarikat anda

Seksyen 211(1) meletakkan perniagaan dan hal ehwal syarikat di bawah pengurusan, atau di bawah arahan, Lembaga Pengarah. Seksyen 212 kemudian menyatakan:

Tertakluk kepada perlembagaan, peruntukan yang ditetapkan dalam Jadual Ketiga mentadbir prosiding Lembaga Pengarah.

“Tertakluk kepada perlembagaan” adalah keseluruhan engselnya. Jika terdapat perlembagaan, peruntukan lembaga pengarahnya menggantikan Jadual itu setakat mana terdapat ketidakselarasan. Jika tiada perlembagaan — keadaan biasa bagi sebuah Sdn Bhd — tiada apa-apa yang menggantikannya, dan Jadual itu ialah prosedur Lembaga Pengarah syarikat itu.

Ini penting dari segi praktikal. Seorang pengarah yang berhujah bahawa sesuatu mesyuarat tidak mencukupi kuorum, atau bahawa sesuatu resolusi tidak pernah diluluskan dengan sah, sebenarnya sedang berhujah tentang Jadual Ketiga, tidak kira sama ada sesiapa di dalam bilik itu pernah membacanya atau tidak.

Memanggil mesyuarat Lembaga Pengarah

Soalan	Jawapan Jadual Ketiga
Siapa boleh memanggilnya?	Mana-mana pengarah, atau setiausaha jika diminta oleh seorang pengarah (perenggan 3)
Apa yang mesti terkandung dalam notis?	Tarikh, masa, tempat, dan perkara yang akan dibincangkan (perenggan 4)
Siapa yang menerima notis?	Setiap pengarah yang berada di Malaysia (perenggan 4)
Berapa lama notis diperlukan?	Tidak dinyatakan
Bagaimana jika notis itu cacat?	Ketidakteraturan itu diketepikan jika semua pengarah yang berhak menerima notis hadir tanpa bantahan (perenggan 5)

Dua ciri di sini luar biasa dan wajar diberi perhatian.

Notis hanya dihantar kepada pengarah yang berada di Malaysia. Perenggan 4 menyatakannya secara nyata. Sebuah syarikat yang mempunyai pengarah di luar negara tidak diwajibkan menghubungi mereka, yang mana ini memudahkan urusan tetapi kadangkala menimbulkan pertikaian. Bagi syarikat yang benar-benar mempunyai Lembaga Pengarah antarabangsa, uruskan perkara ini dalam perlembagaan dan bukan bergantung kepada peruntukan lalai.

Tiada tempoh notis minimum. Jadual itu tidak menetapkan satu pun. Bandingkan ini dengan mesyuarat ahli, di mana s.316 menetapkan 14 atau 21 hari. Kemunasabahan mengikut keadaan adalah ujian praktikalnya, dan satu perlembagaan atau dasar Lembaga Pengarah yang menetapkan suatu tempoh adalah berbaloi dimiliki.

Kuorum, pengundian dan perangkap bantahan

Perenggan 7 membenarkan Lembaga Pengarah menetapkan kuorumnya sendiri; jika tidak ditetapkan, kuorum adalah majoriti pengarah. Perenggan 8 melarang sebarang urusan dijalankan tanpa kuorum.

Pengundian adalah mudah: satu undi bagi setiap pengarah (perenggan 9), dengan pengerusi memegang undi pemutus (perenggan 10). Di bawah perenggan 11, sesuatu resolusi diluluskan jika dipersetujui oleh semua pengarah yang hadir tanpa bantahan, atau jika majoriti undi yang dibuat menyokongnya.

Kemudian perenggan 12, iaitu perenggan yang wajib dihafal:

Seorang pengarah yang hadir pada suatu mesyuarat Lembaga Pengarah dianggap telah bersetuju dengan, dan telah mengundi menyokong, sesuatu resolusi Lembaga Pengarah melainkan dia membantah secara nyata atau mengundi membantah resolusi itu pada mesyuarat tersebut.

Kesenyapan adalah satu undi menyokong. Seorang pengarah yang duduk diam sepanjang sesuatu keputusan yang tidak disukainya, dari segi statut, telah mengundi menyokongnya — dan menanggung pendedahan yang berkaitan di bawah ss.213 hingga 218. Satu-satunya perlindungan ialah bantahan nyata, yang direkodkan dalam minit pada mesyuarat itu sendiri. Berkecuali (abstain) bukanlah bantahan.

Perenggan 1 membenarkan pengarah-pengarah memilih seorang pengerusi dan menetapkan tempohnya; perenggan 2 memperuntukkan bahawa jika tiada pengerusi dipilih, atau pengerusi tidak hadir 15 minit selepas waktu yang ditetapkan, pengarah-pengarah yang hadir memilih seorang daripada kalangan mereka.

Mesyuarat yang diadakan melalui video atau telefon

Perenggan 6 memberikan dua kaedah untuk mengadakan mesyuarat Lembaga Pengarah: pengarah-pengarah yang membentuk kuorum berhimpun bersama di tempat yang ditetapkan, atau melalui komunikasi audio, atau audio dan visual, yang membolehkan semua pengarah yang mengambil bahagian dan membentuk kuorum saling mendengar secara serentak sepanjang mesyuarat itu.

Perhatikan apa yang dikehendaki oleh perkataan itu — mendengar secara serentak, sepanjang keseluruhan mesyuarat. Seorang pengarah yang menyertai melalui talian untuk satu item sahaja, atau satu siri panggilan berasingan, tidak memenuhi perenggan 6(b).

Tiada syarat kehadiran di Malaysia bagi mesyuarat Lembaga Pengarah. Bandingkan ini dengan s.327(2), yang menghendaki tempat utama mesyuarat ahli berada di Malaysia dengan pengerusi hadir di situ. Lembaga Pengarah bebas daripada sekatan itu di bawah Akta itu.

Namun, ia tidak bebas daripada akibat cukainya. Kediaman syarikat di bawah s.8 Akta Cukai Pendapatan 1967 bergantung kepada sama ada pengurusan dan kawalan dijalankan di Malaysia, dan LHDN Public Ruling 9/2019 Contoh 3 memutuskan bahawa mesyuarat yang disidangkan di Malaysia tetapi dihadiri oleh pengarah dari luar negara melalui persidangan video bukanlah pengurusan dan kawalan di Malaysia. Sah sepenuhnya di bawah Akta Syarikat; berpotensi membawa padah kepada kediaman cukai Malaysia.

Resolusi bertulis pengarah

Perenggan 15 adalah padanan resolusi bertulis ahli pada pihak Lembaga Pengarah, dan ambangnya jauh lebih ketat:

Suatu resolusi bertulis, yang ditandatangani atau dipersetujui oleh semua pengarah yang pada masa itu berhak menerima notis mesyuarat Lembaga Pengarah, adalah sah dan berkesan seolah-olah ia telah diluluskan pada suatu mesyuarat Lembaga Pengarah yang disidangkan dengan sempurna.

Semua pengarah, bukan majoriti. Seorang sahaja yang tidak menandatangani sudah cukup membatalkannya. Dibaca bersama perenggan 4, “berhak menerima notis” merujuk kepada pengarah yang berada di Malaysia — yang mana ini merupakan persoalan tafsiran sebenar bagi syarikat yang mempunyai pengarah di luar negara, dan sesuatu yang perlu diselesaikan dalam perlembagaan dan bukan dalam pertikaian.

Perenggan 16 membenarkan resolusi itu terdiri daripada beberapa dokumen berasingan (counterpart), termasuk melalui faksimile atau komunikasi seumpamanya, setiap satu ditandatangani oleh seorang atau lebih pengarah. Perenggan 17 menghendaki satu salinan direkodkan dalam buku minit prosiding Lembaga Pengarah.

Minit Lembaga Pengarah: apa yang sebenarnya dikehendaki oleh undang-undang

Inilah bidang yang paling kerap direka-reka peraturannya oleh panduan Malaysia.

Perenggan 13 menghendaki Lembaga Pengarah memastikan minit bagi semua prosiding pada mesyuarat Lembaga Pengarah disimpan. Seksyen 47(1)(f) menghendaki minit semua mesyuarat pengarah disimpan di pejabat berdaftar. Itulah keseluruhan kandungan berkanunnya.

Tiada tarikh akhir untuk merekodkan minit Lembaga Pengarah. Dua perkara yang kerap dinyatakan sebagai undang-undang sebenarnya bukan:

• Seksyen 341 mentadbir minit Lembaga Pengarah. Tidak. Seksyen 341(1) terhad kepada resolusi ahli yang diluluskan selain daripada pada suatu mesyuarat, minit prosiding mesyuarat ahli, dan butiran yang diberikan di bawah s.344 oleh seorang ahli tunggal. Tempoh simpanan tujuh tahun dalam s.341(2) dan hak pemeriksaan dalam s.342 terpakai kepada rekod-rekod tersebut, bukan kepada minit Lembaga Pengarah.
• Minit mesti direkodkan dalam masa 60 hari. Tempoh itu ialah s.245(2), dan ia terpakai kepada kemasukan dalam rekod perakaunan dan rekod lain, bukan kepada minit.

Tiada satu pun daripada ini menjadikan minit sebagai pilihan. Andaian bantahan dalam perenggan 12 bermakna minit adalah satu-satunya tempat bantahan seseorang pengarah boleh direkodkan, dan pendedahan kepentingan di bawah s.221 juga direkodkan di situ. Sebuah syarikat yang meminitkan dengan buruk akan kalah dalam pertikaian yang sepatutnya dimenanginya.

Jika mesyuarat itu adalah mesyuarat ahli dan bukannya mesyuarat Lembaga Pengarah, keadaannya berbalik: s.330(2) menjadikan pengisytiharan pengerusi tentang keputusan undian secara angkat tangan, berserta rekodan berkenaan dalam minit, sebagai bukti muktamad keputusan itu tanpa perlu membuktikan undi.

Jawatankuasa dan pengarah urusan

Perenggan 19 hingga 21 membenarkan Lembaga Pengarah mewakilkan mana-mana kuasanya kepada jawatankuasa, atas terma yang dikenakan oleh Lembaga Pengarah; sesebuah jawatankuasa boleh memilih pengerusinya sendiri dan menentukan prosidingnya sendiri, dengan undi pemutus bagi pengerusinya.

Perenggan 22 hingga 25 membenarkan Lembaga Pengarah melantik seorang pengarah urusan bagi tempoh dan terma yang difikirkannya wajar, mengecualikan orang itu daripada persaraan secara giliran, dan memberikan kepadanya mana-mana kuasa Lembaga Pengarah sendiri — sama ada bersama-sama dengan atau tidak termasuk Lembaga Pengarah — yang boleh dibatalkan pada bila-bila masa. Perenggan 23 menamatkan pelantikan itu secara automatik jika orang itu berhenti menjadi pengarah.

Perenggan 26 dan 27 meliputi pengarah bersekutu, yang boleh dilantik oleh Lembaga Pengarah tetapi tiada hak untuk menghadiri atau mengundi pada mesyuarat Lembaga Pengarah kecuali dengan jemputan.

Pewakilan tidak melepaskan tanggungjawab. Seksyen 210 melanjutkan ss.213 hingga 218, 223 dan 228 kepada ketua pegawai eksekutif, ketua pegawai kewangan dan ketua pegawai operasi serta kepada sesiapa yang bertanggungjawab utama bagi pengurusan syarikat, sama ada dia seorang pengarah atau tidak.

Kesilapan lazim

Menganggap tiada perlembagaan bermakna tiada peraturan. Seksyen 212 membekalkan peraturan tersebut, dan ia cukup terperinci untuk memutuskan kebanyakan pertikaian.

Meluluskan resolusi bertulis pengarah dengan majoriti. Perenggan 15 menghendaki semua pengarah yang berhak menerima notis. Ini adalah kecacatan tunggal yang paling lazim dalam dokumentasi Lembaga Pengarah Malaysia, biasanya kerana resolusi bertulis ahli beroperasi atas dasar majoriti dan tabiat itu terbawa-bawa.

Berdiam diri berbanding membantah. Perenggan 12 menukar kesenyapan menjadi sokongan. Nyatakannya, dan pastikan ia diminitkan.

Merujuk s.341 bagi minit Lembaga Pengarah. Peruntukan yang salah. Minit Lembaga Pengarah terletak di bawah s.47(1)(f) dan perenggan 13, tanpa tarikh akhir kemasukan dan tanpa hak pemeriksaan ahli di bawah s.342.

Menjalankan mesyuarat Lembaga Pengarah di Malaysia melalui video dengan pengarah luar negara dan menganggap kediaman cukai Malaysia dengan sendirinya terpakai. PR 9/2019 Contoh 3 menyatakan sebaliknya.

Mengabaikan seorang pengarah di luar negara kerana perenggan 4 membenarkannya. Sah di sisi undang-undang, tetapi ia akan ditafsirkan sebagai niat tidak jujur jika masanya kelihatan direka-reka, dan kewajipan di bawah s.213(1) terpakai kepada keputusan untuk memanggil mesyuarat sama seperti ia terpakai kepada keputusan yang diambil.

Langkah seterusnya

Jika syarikat anda tiada perlembagaan, cetak Jadual Ketiga dan jadikan ia piagam Lembaga Pengarah anda, atau ambil pakai perlembagaan yang menyatakan apa yang anda benar-benar mahukan — terutamanya tentang tempoh notis, kuorum, dan sama ada pengarah di luar negara menerima notis.

Bagi tempoh simpanan dan tempat rekod perlu disimpan, lihat minute-books-and-records. Bagi mekanisme yang sama pada pihak ahli, lihat written-resolutions dan resolution-notice-periods. Bagi pendedahan kepentingan yang sepatutnya direkodkan dalam minit Lembaga Pengarah, lihat disclosure-of-interest.