Keeping the Register of Beneficial Owners (s.60B)

Minta seorang setiausaha syarikat Malaysia mengeluarkan daftar pemilik benefisial dan ramai antaranya akan mengeluarkan resit penyerahan e-BOS. Itu bukan daftar tersebut. Ia hanyalah bukti bahawa satu kewajipan lain telah dilaksanakan.

Seksyen 60B mewujudkan rekod yang disimpan sendiri oleh syarikat, di premisnya sendiri, dengan failnya sendiri, mengikut jadual masanya sendiri. SSM tidak pernah melihat sebahagian besar daripadanya. Pihak berkuasa yang kompeten dan agensi penguatkuasaan undang-undang pula melihatnya — dan mereka melihatnya atas permintaan.

Di mana daftar itu disimpan

Seksyen 60B(2) menghendaki daftar pemilik benefisial disimpan di pejabat berdaftar syarikat, atau di mana-mana tempat lain di Malaysia yang dimaklumkan kepada Pendaftar. Jika syarikat menyimpannya di tempat lain, pemakluman dibuat di bawah s.47(2).

Companies (Amendment) Act 2024 turut memasukkan perenggan 68(3)(ib), yang akan menghendaki penyata tahunan menyatakan alamat tempat daftar itu disimpan sekiranya ia bukan pejabat berdaftar.

Daftar boleh disimpan dalam bentuk fizikal atau elektronik, dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris. Apa jua bentuk yang dipilih, ujian yang digunakan oleh SSM bersifat fungsian: pihak berkuasa yang kompeten dan agensi penguatkuasaan undang-undang mesti dapat mengaksesnya dengan tepat pada masanya apabila diperlukan, dan syarikat mesti dapat membekalkan salinan atas permintaan.

Apa yang perlu direkodkan

Seksyen 60B(1) menetapkan keperluan minimum berkanun. Bagi setiap pemilik benefisial:

• Nama penuh, alamat, kewarganegaraan, pengenalan dan tempat kediaman biasa
• Tarikh orang itu menjadi pemilik benefisial
• Tarikh orang itu tidak lagi menjadi pemilik benefisial
• Maklumat lain sebagaimana yang dikehendaki oleh Pendaftar

“Pengenalan” ditakrifkan dalam s.60B(10): bagi seseorang yang memegang kad pengenalan yang dikeluarkan di bawah National Registration Act 1959, nombor kad pengenalan; jika tidak, butiran pasport atau keterangan lain yang setara yang ada.

Pendaftar telah menghendaki jauh lebih banyak daripada itu. Garis Panduan menyenaraikan tiga belas butiran yang perlu diperoleh:

	Butiran
1	Nama penuh
2	Alamat tempat kediaman biasa
3	Alamat perniagaan, jika ada
4	Alamat e-mel, jika ada
5	Kewarganegaraan
6	Tarikh lahir
7	Bangsa
8	Jantina
9	Nombor kad pengenalan (NRIC) atau pasport
10	Jawatan dalam syarikat, jika berkenaan
11	Jenis dan kriteria pemilik benefisial
12	Tarikh menjadi pemilik benefisial
13	Tarikh pemberhentian sebagai pemilik benefisial

Jika seseorang individu memenuhi lebih daripada satu daripada enam kriteria, setiap kriteria direkodkan terhadap mereka.

Seksyen 60C(4) menambah satu keperluan yang mudah terlepas pandang: apabila maklumat diterima sebagai jawapan kepada satu notis, syarikat merekodkan kedua-dua tarikh notis yang menghendaki maklumat itu dikeluarkan dan butiran yang diterima. Daftar yang hanya menunjukkan jawapan, tanpa sebarang kesan soalan itu, adalah tidak lengkap.

Jika syarikat menamakan pengurusan kanan sebagai ganti pemilik benefisial, satu set butiran yang setara turut terpakai, termasuk jawatan yang disandang, tarikh perlantikan ke jawatan itu, dan sebab penamaan pengurusan kanan itu.

Jangka masa 14 hari untuk kemasukan

Seksyen 60C(4) menghendaki kemasukan dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh maklumat itu diterima.

Ini adalah jangka masa pertama daripada dua jangka masa dalam rangka kerja ini, dan ia adalah yang paling kerap terlepas, kerana tiada apa-apa dari luar yang menggesanya. Jangka masa kedua — pemfailan dengan Pendaftar dalam tempoh 14 hari selepas kemasukan di bawah s.60B(3) dan (4) — dibincangkan dalam pemfailan maklumat BO melalui e-BOS.

	Kewajipan daftar	Kewajipan pemfailan
Seksyen	s.60C(4), s.60B(1)	s.60B(3) dan (4)
Tempat	Pejabat berdaftar syarikat	SSM, melalui e-BOS
Jangka masa bermula	Tarikh maklumat diterima	Tarikh kemasukan direkodkan
Tempoh akhir	14 hari	14 hari
Fi	Tiada	Tiada; fi pemfailan lewat terpakai

Melakukan yang kedua tanpa yang pertama adalah kegagalan pematuhan yang paling lazim dalam keseluruhan rangka kerja ini, dan ia tidak kelihatan sehingga seseorang meminta untuk melihat daftar tersebut.

Fail sokongan

Daftar itu tidak berdiri dengan sendirinya. Garis Panduan menghendaki dokumen sokongan disimpan bersama dengannya — bahan yang menjadi asas pengenalan dan pengesahan. Ini mungkin termasuk salinan disahkan kad pengenalan negara atau pasport, dokumen penubuhan, dan perjanjian yang mengawal kuasa untuk mengikat syarikat.

Setiap notis yang dikeluarkan di bawah s.60C dan setiap jawapan yang diterima membentuk sebahagian daripada fail itu, dengan tarikh setiap satu dihantar dan setiap satu diterima direkodkan. Pendirian SSM adalah jelas: dokumen-dokumen ini adalah bukti bahawa langkah munasabah telah diambil untuk mengenal pasti pemilik benefisial. Jika seorang pemegang saham tidak pernah menjawab, fail itu adalah satu-satunya perkara yang membezakan syarikat daripada tuduhan bahawa ia tidak pernah cuba.

Pengesahan adalah satu kewajipan yang berasingan. Syarikat mesti mengesahkan identiti orang perseorangan yang direkodkan, dan mengesahkan bahawa orang itu memang seorang pemilik benefisial, apabila timbul kewajipan untuk merekodkan sesuatu nama atau merekodkan perubahan butiran — dan pada bila-bila masa sebagaimana yang diarahkan oleh Pendaftar. Setiausaha syarikat memikul kewajipan pengesahan yang sama pada ketika merekodkan, melainkan syarikat telah pun melaksanakannya.

Penyimpanan: tujuh tahun selepas pemberhentian

Seksyen 60B(5) menghendaki syarikat menyimpan maklumat seseorang yang telah direkodkan dalam daftar sebagai pemilik benefisial tetapi kemudiannya tidak lagi menjadi demikian, selama tujuh tahun dari tarikh orang itu berhenti.

Oleh itu, cara yang betul untuk mengendalikan sesuatu penamatan ialah merekodkan tarikh pemberhentian, bukan membuang kemasukan itu. Dokumen sokongan kekal bersamanya.

Ini menyelaraskan fail pemilikan benefisial dengan tempoh penyimpanan tujuh tahun bagi rekod perakaunan di bawah s.245 — satu rujukan yang berguna semasa menetapkan dasar rekod, memandangkan kedua-dua jangka masa berjalan untuk tempoh yang sama tetapi bermula daripada peristiwa pencetus yang berbeza.

Siapa yang boleh memeriksanya

Daftar yang disimpan oleh syarikat tidak terbuka kepada orang awam dan tidak terbuka kepada ahli. Akses adalah milik:

• Pihak berkuasa yang kompeten — Bank Negara Malaysia, menurut s.3 Anti-Money Laundering, Anti-Terrorism Financing and Proceeds of Unlawful Activities Act 2001
• Agensi penguatkuasaan undang-undang sebagaimana yang ditakrifkan dalam s.3 Akta tersebut
• Pemilik benefisial yang namanya direkodkan, terhad kepada maklumat mereka sendiri
• Orang yang diberi kuasa oleh pemilik benefisial itu

Seksyen 60B(9) membenarkan Menteri menetapkan orang tambahan, cara dan syarat akses, dan fi bagi pembekalan maklumat. Daftar pusat Pendaftar, yang dikemas kini melalui e-BOS, mempunyai senarai akses yang sedikit lebih luas termasuk badan awam yang menjalankan perolehan kerajaan.

Juruaudit berada di luar kesemua ini. SSM telah mengesahkan bahawa juruaudit tidak dikehendaki melapor sebarang kekurangan dalam daftar pemilik benefisial dan tidak memerlukan akses kepadanya untuk tujuan audit.

Satu akibat daripada menguruskan daftar dengan betul: s.60B(8) menjadikannya keterangan prima facie bagi perkara yang direkodkan di dalamnya. Jika disimpan dengan betul, ia menjadi aset pertahanan dalam sesuatu pertikaian pemilikan. Jika disimpan dengan buruk, ia menjadi keterangan yang memudaratkan syarikat.

Kesilapan lazim

• Langsung tiada daftar, kerana penyerahan e-BOS dianggap sebagai rekod itu.
• Merekodkan jawapan tetapi tidak tarikh notis, bertentangan dengan s.60C(4)(a).
• Memadamkan bekas pemilik benefisial sebaliknya daripada merekodkan pemberhentian dan menyimpannya selama tujuh tahun.
• Menyimpan daftar di pejabat setiausaha tanpa memfailkan pemakluman s.47(2).
• Memfailkan notis dan jawapan secara berasingan daripada daftar, sehingga bukti langkah munasabah tidak dapat dikemukakan bersamanya.
• Merekodkan satu kriteria sahaja sedangkan individu itu memenuhi beberapa kriteria.
• Memberikan akses kepada juruaudit atau seorang ahli apabila diminta, sedangkan kedua-duanya tidak mempunyai hak akses.

Langkah seterusnya

Setelah daftar disediakan, jangka masa pemfailan menjadi mekanikal — lihat pemfailan maklumat BO melalui e-BOS. Jika analisis pengenalpastian masih belum selesai, kaji enam kriteria itu melalui siapa yang tergolong sebagai pemilik benefisial.

Jika seorang pemegang saham enggan menjawab dan daftar tidak dapat disempurnakan, bukti yang perlu anda bina digariskan dalam apabila pemilik benefisial tidak memberi respons.